具有成本效益的律师文件存储和备份解决方案

您是一名律师,正在寻找最有效,最经济实惠的方式来在云中存储和备份文件吗?然后,您在处理合同,机密的个人或公司数据以及财务信息时,主要要考虑的安全风险.


您可以冒险通过外部存储提供商将所有这些文件上传到云中吗?如果没有,有哪些替代方案?前面的一件事:您需要备份。不管在哪里或如何。这是第一步。其他一切都是次要的.

是的,安全性和价格都非常重要,但永远不要让这些因素阻止您备份文件。话虽如此,让我们看看一些符合成本效益的文件存储和备份的替代方案,专门针对您的专业需求。我们为您的文件提供两个主要选择。您可以在本地(内部)存储和备份文件,也可以选择非现场解决方案. 

本地备份 & 档案储存

您可能认为最好的存储和访问文件的方法是通过外部硬盘驱动器。尽管这只是一个开始,但这可能还不足以满足您的情况。外部硬盘驱动器将使您最重要的文件快速从计算机中删除;如果您还没有备份,可以考虑将其快速解决.

我们认为最好快速采取行动,因为外部硬盘驱动器的限制太多,并且如果您与多个合作者一起工作,则外部硬盘驱动器的可能性将迅速停止。因此,您应该考虑对文件使用NAS。我们已经列出了为什么我们对文件使用(和喜欢)NAS的原因.

但让我们在这里再次为您解决. 

使用NAS的优势

NAS设备提供大量廉价的存储空间。 NAS的主要优点之一是可以让您快速插入硬盘驱动器,因此,即使您的存储需要大幅度扩展(例如,如果您购买了一个需要处理大量文档的新公司客户端),您可以通过购买新硬盘来适应.

而且,硬盘驱动器的价格已经变得非常便宜。您只需$ 100即可获得2TB的存储空间. 

NAS设备使您可以访问网络中任何位置的文件。 NAS的优点在于不必插入它即可访问文件。不管你在办公室什么地方,如果您已连接到网络,则可以访问文件。当然,您可以配置NAS,以便即使在非现场也可以访问文件,但这使您面临更多的安全问题。. 

NAS设备使您可以管理用户对文件的访问。 NAS设备使您可以添加可以访问您的文件和文件夹的用户。假设您希望实习生为客户处理文件的子集,但不允许您与她分享完整的故事。您可以只创建一个她可以使用的特殊文件夹.

此外,您可以授予对文件夹的读写访问权限,并通过特权进行详细说明。我们在办公室使用Synology DiskStation,并对结果感到非常满意。它可以快速可靠地工作。您可以选择适合您需要的不同托架大小(适合DiskStation的硬盘驱动器大小)。对于初学者来说,通常最好是两个到四个托架.

RAID管理文件冗余。许多NAS设备使用RAID技术。 Synology使用自动RAID来镜像您插入的硬盘上的文件。因此,如果一个硬盘发生故障,您总是将所有文件备份到另一个磁盘上。只需更换坏掉的HD,您就可以开始了. 

当然,您会发现使用NAS的更多优势。例如,它始终在您的控制之下。虽然这是一种责任,但它使您可以完全控制安全设置。只要确保您熟悉文件加密技术或聘请外部顾问,即可帮助您入门. 

使用NAS的缺点

文件管理和备份是您的责任。如果您选择将文件存储在内部,则一切都由您负责。您必须检查硬盘的运行状况,进行备份并管理加密设置.

您要么负担得起为您做这些工作的技术人员,要么您必须自己把头缠在他们身上,这可能非常耗时且令人困惑.

使用NAS并非备份!我们采访过的许多律师都使用NAS来“保护和备份”他们的文件。但是拥有NAS不能被视为真正的备份,因为它无法保护文件免受办公室空间内或附近可能发生的事故或灾难的影响。使用NAS只是备份文件的第一步. 

您可能选择了错误的NAS。为您的企业选择一个好的NAS不是最容易的任务。尽管我们建议使用Synology DiskStation,但这可能不是满足您需求的最佳选择。我们认为您不会犯错,但可以肯定的是,有些NAS设备可以更好地处理文件同步,如果这对您很重要.

异地备份 & 律师文件存储

我们认为备份解决方案越简单越好。但是您至少需要两种备份类型:一种是本地备份,另一种是异地备份;另一种是备份。例如,与在线备份服务提供商.

使用此两层备份,几乎可以保护您免受办公室中可能发生的事故的影响。那些事故可能是您自己或您的助手确定的“ d’oh”时刻。文件通常比创建起来更容易删除.

安全 & 在线备份服务

在处理客户的数据时,将这些文件上传到外部服务提供商需要对如何处理文件进行很多考虑。您的文件在哪里以及如何加密?谁能真正看到您的文件?这个多少钱? 

您可能需要阅读有关在线备份安全性的文章,其中我们将剖析在线备份服务应具有的三个安全层: 

  • 本地加密–例如448位Blowfish加密
  • 传输时加密(标准的SSL加密)
  • 服务器端加密-例如AES 256位 

您可能需要考虑业务在线备份解决方案,该解决方案虽然价格较高,但可以根据需要进行定制。以下是推荐给律师的在线备份解决方案的汇总.

蜘蛛橡木

SpiderOak的主要优势在于它非常重视安全性。如果您正在寻找最安全的在线备份和文件同步服务,那肯定是这一项.

SpiderOak在线备份和同步

SpiderOak相对较贵(GB为0美元/年),其接口有时感觉有些笨拙,但整体安全功能非常值得。您可以在这里注册并免费试用.

碳酸盐业务

Carbonite Home缺乏的功能(无限带宽,视频文件自动备份等),您可以通过Carbonite Business获得,价格仍然非常实惠,每年229美元.

CrashPlan Pro与Carbonite业务
Carbonite商业软件

尽管不是无限的,但是您仍然可以备份250GB(或使用Business Premier备份500GB)。优点是您可以备份无限数量的计算机,这在与多个协作者或客户端一起使用时非常有用。您可以在这里免费试用. 

CrashPlan专业版

如果您需要更多功能,尤其是在监视备份和管理多个用户帐户方面,CrashPlan Pro对于消费者来说是很棒的选择.

CrashPlan以其无限的备份产品而闻名,因此您不必担心空间不足。您可以在这里免费试用.

优点 & 对公司使用在线备份的缺点

如果您注册了在线备份服务,则可以确保服务提供商会妥善保管一切-至少应该如此。您将软件程序下载到PC或Mac,设置时间表和要备份的文件夹,仅此而已。许多服务都通过易于使用的向导指导您完成此过程.

借助云存储和备份,您可以从任何地方轻松访问文件-在智能手机,机场,商务午餐中。即使您忘记了重要的销售介绍,也可以从云中备份的文件中下载. 

一些在线备份服务使您可以与同事或队友共享文件,以便您可以轻松地为客户在项目或特定文档上进行协作。无需发送卡在垃圾邮件过滤器中的大型电子邮件附件. 

现在,让我们看一下在线备份对律师事务所的弊端。将文件发送到另一家公司的服务器时,您必须信任该公司不要破坏您的数据。在发送文件之前,请确保已实施正确的安全功能.

您可能会发现无法控制在线备份服务,但是肯定有一些方法可以使备份尽可能安全. 

根据您的Internet连接和要存储和备份的数据量,在线备份可能需要很长时间。如果您拥有良好的Internet连接并且计算机硬件是最新的,则它应在后台运行,而无需注意有备份的内容. 

如果您刚开始是律师,那么在建立稳固的客户基础之前,您可能需要节省尽可能多的钱。商业异地备份往往比消费者在线备份要贵得多。考虑一下与此同时,消费者在线备份解决方案是否足够。您有足够的可用资金时可以稍后升级. 

结论

最重要的是:可以为律师提供经济高效的文件存储和备份。始终保留文件的两个冗余副本。一份副本应在您的办公室内,另一份副本应保存在云中或主要工作场所之外的其他位置.

理想情况下,您希望为此目的使用在线备份服务。继续查看我们的比较表以获取更多信息.

文件存储和备份策略最重要的方面应该是安全性。加密是保护文件免遭间谍和盗窃的基础。确保备份解决方案正确加密文件. 

另外,请记住,如果不测试还原,最好的备份策略将毫无价值。始终执行备份的测试还原,甚至每月一次。这样,您可以检查硬盘故障或其他类型的数据丢失时是否所有文件都可用. 

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map