Si të përdorni një grafik Gantt: Udhëzues për fillestar për vitin 2023

Ka shumë mjete atje për t’ju ndihmuar të organizoheni. Softueri i menaxhimit të projektit ofron veçori të të gjitha llojeve për t’ju ndihmuar në planifikimin e punës suaj. Ne po përqëndrohemi në një mënyrë të veçantë të organizimit të detyrave në këtë tutorial se si të përdorim një graf Gantt.

Ne do të sqarojmë se çfarë mund të bëjë një tabelë Gantt për ju, atëherë shikoni se si funksionojnë gjërat në disa platforma. Së pari, ne do të shohim një shembull të thjeshtë në monday.com, të cilin mund ta lexoni në rishikimin tonë të hënën. Pastaj, ne do të kalojmë në një shembull më të avancuar me TeamGantt, të cilin mund ta lexoni në rishikimin tonë të TeamGantt.

Listat e Gantt janë të sofistikuara. Nëse preferoni diçka më të thjeshtë, hidhni një sy në mënyrën tonë për të përdorur një artikull të bordit kanban. Shqyrtimi ynë në Trello diskuton një shembull të shkëlqyeshëm të një mjeti kanban.

Isfarë është një Gantt Grafik?

Ka shumë mjete që ju lejojnë të shtoni dhe rregulloni detyra dhe t’i shikoni ato në mënyra të ndryshme. Mjetet e Gantt ofrojnë një avantazh të madh ndaj të tjerëve në atë që ato ju lejojnë të shtoni dhe menaxhoni varësi, kështu që ju mund ta bëni që një gjë të ndodhë e varur nga një tjetër.

Kjo do të thotë që ju mund të shihni se çfarë duhet të bëhet para se të përfundojë çdo detyrë. Nëse keni nevojë për patatet tuaja të dorëzuara përpara se të bëni patate të skuqura, mund ta krijoni atë marrëdhënie në një grafik Gantt. Nëse ka një problem me dorëzimin tuaj, mund të shihni se cili efekt do të jetë duke ndjekur varësitë përpara.

Ju gjithashtu mund të llogaritni se çfarë efekti do të ketë një vonesë. Në këtë rast kjo tingëllon e parëndësishme, por në një projekt kompleks shumë detyra mund të varen nga njëra-tjetra. Një tabelë Gantt do t’ju lejojë të llogarisni lehtësisht trokitjet në efektet e çdo problemi.

Një tabelë Gantt tregon zakonisht një kornizë kohore të veçantë, të tillë si një javë ose muaj, dhe ju lejon të rrokullisni ose lëvizni datat, si me shumicën e mjeteve të bazuara në kalendar.

Krijuesi i Grafit Grafik

Grafiku i parë i Gantt u shpik nga akademiku polak Karol Adamiecki në 1896. Sidoqoftë, ai nuk bëri shumë spërkatje. Henry Gantt, për të cilin tani emërtohet sistemi, botoi versionin e tij në 1910.

Grafikët e hershëm treguan datat e fillimit dhe mbarimit të detyrave që krijojnë një projekt. Vartësitë u shtuan më vonë, edhe pse ato janë kryesore për dobinë e grafikëve Gantt.

Gantt Grafikët dhe Punoni me Vartësitë

Krijimi i detyrave është zakonisht i drejtpërdrejtë. Ju shtoni një emër dhe ndoshta një përshkrim. Nëse jeni duke punuar në një ekip, detyrat mund t’u caktohen njerëzve. Ato mund të kategorizohen dhe përcaktohen me përparësi. Shpesh, mund të lini komente ose t’i bashkëngjitni skedarë. Këto gjëra do të varen nga mjeti që përdorni.

Me mjetet e bazuara në tabelë Gantt, do të dëshironi gjithashtu të vendosni një datë fillimi, si dhe një datë përfundimi ose vlerësim se sa do të zgjasë detyra. Në atë mënyrë, detyrat mund të shfaqen në pozicionin e duhur në kalendarin tuaj, duke treguar kur gjërat do të ndodhin, ose të paktën kur shpresoni se do të ndodhin.

Për të krijuar varësi midis tyre, ju zakonisht klikoni dhe zvarritni nga fundi i një detyre në fillimin e një tjetri. Kjo e bën detyrën e dytë të varur nga e para. Ju mund të përdorni Microsoft Excel për të bërë Listat Gantt, por përdorimi i një programi të dedikuar është zakonisht shumë më i lehtë.

Disa mjete kanë një buton që ju lejon të krijoni varësi duke mbushur detajet në një dritare që shfaqet. Në projekte komplekse, kjo mund të jetë më e lehtë sesa metoda e tërheqjes dhe rënies.

Në disa mjete, ju mund të rregulloni gjatësinë e detyrave, t’i zhvendosni ato dhe të ndryshoni datat e fillimit dhe të mbarimit individualisht. Mjetet që ju lejojnë të bëni të gjitha ato gjëra mund të jenë më të ndërlikuara për t’u përdorur, sepse, është më e vështirë të gjesh dorezat për të krijuar varësi.

Praktika e bën të përsosur, por ia vlen të theksohet se thjesht sepse gjen se një zbatim nuk ju përshtatet, mund të jetë një tjetër që bën.

Ështjet e Grafit Grafik

Nëse një detyrë është planifikuar të fillojë para atyre që varet nga përfundimi, ju keni një problem. Grafët e Gantit do t’ju informojnë kur të ndodhë kështu, duke ju lejuar ta rregulloni atë. Ju mund ta bëni atë me dorë duke zvarritur detyra për t’i rregulluar ato ose duke ndryshuar gjatësinë e tyre të vlerësuar.

Disa mjete do të azhurnojnë orarin tuaj automatikisht për ta mbajtur atë të zbatueshëm. Kjo do të thotë nëse një detyrë varet nga një tjetër, fillimi i saj do të përshtatet automatikisht nëse detyra nga e cila varet nuk përfundon me kohë. Mund të bëhet komplekse, por duke e bërë atë kompleksitet të menaxhueshëm është ajo për të cilat janë grafikët Gantt.

Shumë platforma gjithashtu do t’ju njoftojnë nëse keni një lak varësie. Nëse një detyrë është e varur nga detyra dy, provoni që detyra dy të varet nga detyra një dhe të shihni se çfarë ndodh. Shtë një situatë e pamundur, por, përsëri, tabelat e Gantt mund t’i dallojnë ato marrëdhënie midis rrjeteve komplekse të detyrave dhe t’ju kursejnë të caktoni dhimbje koke.

Si të bëni një grafik Gantt mënyra e thjeshtë: hënë

monday.com ka afate kohore, të cilat janë të ngjashme me Listat Gantt por nuk përfshijnë menaxhimin e varësisë. Afati kohor ju lejon të caktoni datat e fillimit dhe mbarimit të detyrave.

Ju mund të lëvizni artikujt përreth duke zvarritur ose ndryshuar datat e fillimit dhe mbarimit të tyre. Ju gjithashtu mund të caktoni detyra njerëzve, si dhe të shihni se kush po bën çfarë. Kjo ju lejon të vizualizoni atë që duhet të bëhet dhe ju lejon të shihni problemet.

Planifikimi i një projekti është shumë më i lehtë me mjete si kjo. Për projekte të mëdha me shumë detyra të ndërvarura, sidoqoftë, të punosh vizualisht dhe intuitivisht mund të mos jetë aq i mirë. Këtu mund të ndihmojnë varësitë.

monday.com ka një ndërfaqe fantastike, si dhe veçori të shkëlqyera të sigurisë për t’ju mbrojtur nga krimi në internet. Mbajtja e sigurt është thelbësore kur punoni në re, kështu që angazhimi i monday.com për sigurinë në internet e bën atë një zgjedhje të fortë për menaxhimin e projekteve tuaja.

Gantt Grafiku Falas: Hap pas hapi me TeamGantt

Tjetra, ne do të shikojmë TeamGantt, i cili, siç sugjeron emri, është ndërtuar rreth pamjes së tij Gantt. Ka një shtresë falas që lejon që tre persona ta përdorin atë për asgjë. Kjo do të thotë që ju mund ta provoni atë pa pasur nevojë të ktheni shumë krahun e shefit. Përtej kësaj, ka plane të paguara me karakteristika shtesë.

Le të hedhim një vështrim se si të fillojmë me të. Pas regjistrimit, do t’ju bëj disa pyetje dhe, nëse e përshkruani veten si fillestar, do t’ju tregojë një video hyrëse. Pas kësaj, është koha për të krijuar projektin tuaj të parë.

Ne do t’ju tregojmë se si të filloni nga e para, por ka shabllone. Ato janë mjaft themelore dhe përfshijnë një projekt mostër që është i mirë për të mësuar rrugën tuaj rreth TeamGantt. Ekziston gjithashtu një projekt themelor me disa detyra dhe grupe të vendosura për ju që të përdorni ose riemëroni siç kërkohet.

Klikoni “projektet e mia” në panelin e dorës së majtë nëse nuk jeni atje, atëherë klikoni butonin “projekt i ri” blu në të djathtë. Do të shihni ekranin e mëposhtëm.

Aty, ju mund t’i jepni një emër projektit tuaj, të zgjidhni një model siç u diskutua më lart dhe madje të zgjidhni ditët e javës që do të përdoren në projektin tuaj. Zgjidhni të gjitha shtatë ditët nëse jeni tipi i zënë, pesë nëse ju pëlqen shumica prej nesh ose dy nëse preferoni një qasje më të rastësishme në jetë.

Pastaj, klikoni në butonin “krijoni një projekt të ri” për të realizuar projektin tuaj. Ju do të duhet të shikoni një video të shpejtë së pari, kështu që të ndjehen të lirë për të bërë një kafe të shpejtë dhe të kthehen dy minuta më vonë.

Ja se si duket projekti juaj menjëherë pasi të jetë krijuar. Ekziston një grup i vetëm që përmban një detyrë të vetme. Grupet ju lejojnë të organizoni detyrat tuaja në kategori. Mund t’i emëroni ato që ju pëlqen.

Detyrat e TeamGantt

Së pari, le të krijojmë një detyrë të re, atëherë ne do t’i modifikojmë grupet tona përpara se të shohim varësitë.

Për të krijuar një detyrë, klikoni tek teksti “detyrë” ngjitur me butonin plus nën detyrën e parë të dhënë. Tekstet “moment historik” dhe “grup detyrash” ju lejojnë t’i krijoni ato.

Detyra juaj e re do të shfaqet, theksohet dhe me kursorin në fushën e emrit, kështu që mund ta quani atë që ju pëlqen, siç kemi bërë këtu. Shtypni kthimin ose klikoni miun dhe detyra do të jetë gati.

Ka gjëra të tjera që mund të bëni me detyrat. Me TeamGantt, ju mund t’i caktoni secilit një përdorues, të shënoni se sa është bërë ose të shtoni një listë kontrolli të nën-detyrave për t’i thyer në copëza më të lehta. Ne do t’i harrojmë të gjitha ato tani për tani.

Detyrat dhe grupet përmbajnë një ikonë të vogël stilolaps që mund të klikoni për t’i ndryshuar ato. Ekziston edhe një kryq për t’i fshirë ato. Ata janë të dukshëm nëse lëvizni mbi detyrën ose grupin me miun.

Klikoni në butonin editues dhe një dritare do të shfaqet duke ju lejuar të redaktoni detajet e detyrës.

Ne kemi shtuar disa detyra dhe një grup të ri dhe riemërtuam projektin tonë. Tani është klasiku i kuzhinës, veza e zier dhe ushtarët.

Vartësitë e ekipit

Tani do të krijojmë një varësi. Do të duhet ta vendosni ujin në tigan para se ta vlojë. Detyra e dytë varet nga e para. Ne mund ta shtojmë atë marrëdhënie në TeamGantt. Në atë mënyrë, ne nuk mund të planifikojmë aksidentalisht detyrën e dytë për të filluar para së pari.

Kjo është e qartë në këtë rast, por mund të mos jetë në projekte të mëdha.

Për të krijuar varësinë, ne e lëvizim miun mbi detyrën “ujë të valë”. Ndërsa veprojmë kështu, në të dyja anët e saj shfaqen pika të vogla. Pastaj klikojmë dhe tërhiqemi nga pika në të majtë, tek detyra “vendos ujë në tigan”. Kur lëshojmë miun, varësia krijohet.

Ne mund të zvarritnim pikën në të djathtë të ‘vendosni ujë në tigan’ dhe u zvarritëm në detyrën e “ujit të vluar”. Sido që të jetë, efekti është i njëjtë. Ajo që ka rëndësi është që ju të përdorni pikën në të majtë për ta bërë atë detyrë të varur nga diçka tjetër dhe pika në të djathtë për të bërë diçka tjetër të varur nga ajo.

Nëse e shihni foton e ekranit më lart, do të vini re që linja është e kuqe. Kjo tregon se orari ynë nuk është i mundur. Të dy detyrat e lidhura janë planifikuar në të njëjtën kohë. Shtë e qartë, në këtë rast, njeriu duhet të përfundojë para se të fillojë tjetri. Nëse e tërheqim detyrën “ujë të valë” në të djathtë, gjithçka do të jetë në rregull dhe linja do të ndryshojë ngjyrën për ta treguar këtë.

Nëse keni nevojë për një mjet që mund të rregullojë varësitë për ju, kështu që nuk duhet të tërhiqni ato rreth vetes, hidhini një sy shqyrtimit tonë të ClickUp.

Tani ju i kuptoni bazat e menaxhimit të varësisë dhe mund të krijoni dhe lidhni detyra të tuajat. TeamGantt dhe monday.com kanë prova falas, kështu që shikoni se çfarë mund të bëni me ta.

Mendimet përfundimtare

Ka shumë platforma që përfshijnë një graf Gantt. Ne i mbulojmë ato rregullisht në artikujt tanë të menaxhimit të projektit. Grafikët e Gantit kanë tendencë të shfaqen në mjetet më të përqendruara në biznes, por siç kemi parë, ato nuk duhet të jenë të vështira për t’u përdorur. Merrni varet nga kjo teknikë e fuqishme dhe ju mund të përmirësoni rrjedhën e punës tuaj dhe t’i mbani të gjithë në ekipin tuaj të zënë.

Për të parë se çfarë mund të bëjnë platformat tona të preferuara, hidhni një sy në përmbledhjen më të mirë të softuerit për menaxhimin e projektit.

Duke parë përtej monday.com dhe TeamGantt, një nga mjetet tona të preferuara, Wrike, bën një punë të shkëlqyeshme të menaxhimit të varësisë. Lexoni më shumë rreth saj në shqyrtimin tonë Wrike. Nëse preferoni të punoni në vend, shikoni rishikimin tonë të GanttProject për të mësuar rreth një programi kompjuterik të modës së vjetër që është i përshtatshëm për përdorim zyre.

Nëse keni përdorur ndonjë nga mjetet e Gantt këtu ose dini për të tjerët që nuk kemi përmendur, ju lutemi ndani njohuritë tuaja në komentet më poshtë. Faleminderit per leximin.