IBM Connections Review – Aktualisiert 2020

IBM Connections Review

Es sieht so aus, als ob IBM Connections zu einem Social-Media-Tool umgebaut wurde, das die meisten Speicher- und EFSS-Merkmale vollständig überflüssig macht. Somit gilt diese Überprüfung nicht mehr.


Bestes EFSS

KMU-Besitzer, die nach einem Cloud-Collaboration-Tool mit Social-Media-Touch suchen, finden in IBM Connections möglicherweise das, wonach sie suchen. Zusätzlich zu den üblichen Funktionen zum Synchronisieren und Freigeben von Dateien können Sie mit diesem erweiterten EFSS-Tool chatten, E-Mails senden, Online-Meetings abhalten und sogar Ihren Status mit Kollegen teilen.

Betrachten Sie es als das Facebook des EFSS-Raums.

Machen die zusätzlichen Kommunikationsfunktionen IBM Connections zu einer besseren Wahl als Dropbox, Box und alle anderen besten EFSS-Anbieter? Bleiben Sie bei uns, wenn wir einen Überblick über die Funktionen und Preise des Dienstes geben und dann die Benutzererfahrung, die Funktionen für die Zusammenarbeit, die Sicherheit und den Support aufschlüsseln.

Stärken & Schwächen

Alternativen für IBM Connections

Eigenschaften

In der folgenden Tabelle erhalten Sie einen kurzen Überblick über einige der wichtigsten Funktionen der Connections-Plattform.

IBM Connections-Logowww-03.ibm.com

Ab 600 USD pro MonatAlle Pläne

Zusammenarbeit

Gerätesynchronisation

Selektive Synchronisation

Synchronisierung auf Blockebene

Geteilte Ordner

Dateiverknüpfung

Dateiversionierung

Maximale Dateigröße
2 GB

Microsoft Office-Integration

Google Text & Tabellen-Integration

App-Integrationsbibliothek von Drittanbietern

Überwachen Sie die Benutzeraktivität

Legen Sie Benutzerrollen fest

Erstellen Sie Benutzergruppen

Sicherheit

Verschlüsselung im Ruhezustand
AES-128

Verschlüsselung während der Übertragung

End-to-End-Verschlüsselungsintegration

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Benutzerdefinierte Passwortanforderungen

Single-Sign-On-Integration (SSO)

Remote-Geräte löschen

Unterstützung

Live-Chat

Telefonische Unterstützung

Benutzerforum

24/7 Support

Verbindungen sind insofern ein interessanter Fall, als sie einige Funktionen (wie Aufgabenlisten und Online-Besprechungen) enthalten, die Sie auf anderen Plattformen nicht finden, aber gleichzeitig einige fehlen, die alltäglich sein sollten (wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung)..

Es ist auch im Hinblick auf Anwendungsintegrationen von Drittanbietern schwach.

Wir geben Ihnen eine bessere Vorstellung davon, wie all dies abläuft, damit Sie später in unserem Test entscheiden können, ob Connections für Ihr Unternehmen funktioniert. Lassen Sie uns zunächst über die Preisgestaltung sprechen.

Preisgestaltung

IBM Connections verfügt über drei grundlegende Preisplattformen: Social, S1 und S2. Sie können sich vor dem Abonnieren mit einer 14-tägigen kostenlosen Testversion ein gutes Gefühl für den Service verschaffen.

Jeder Plan bietet Ihnen 1 TB Teamspeicher plus 1 GB persönlichen Speicher für jedes Benutzerkonto. Unabhängig davon, ob Sie sich für Social, S2 oder S1 entscheiden, gibt es keine Mindestanforderungen an die Benutzer. Dies ist eine erfrischende Abwechslung. Viele andere EFSS-Anbieter haben nicht nur hohe Anforderungen, sondern kosten pro Benutzer doppelt so viel.  

Für Huddle sind beispielsweise mindestens 15 Konten erforderlich, und für jedes Konto werden 20 US-Dollar berechnet.  

Alle drei Connections-Pläne ermöglichen die gemeinsame Bearbeitung, Synchronisierung und Freigabe von Dokumenten. Jedes bietet auch Instant Messaging-Funktionen, um mit Ihren Mitarbeitern in Kontakt zu bleiben. Connections S2 fügt Online-Meetings für bis zu 200 Teilnehmer hinzu. S1 fügt E-Mail- und Wiki-Speicherplatz hinzu.

Benutzererfahrung

Wie bei den meisten Tools zum Synchronisieren und Freigeben von Unternehmensdateien erfolgt ein Großteil der Benutzerinteraktion mit Connections über Ihren Browser. Im Gegensatz zu ihnen stehen Dateien nicht im Mittelpunkt der Benutzererfahrung: soziale Interaktionen tun dies.

Der Startbildschirm enthält Platz, um Ihren Status zu aktualisieren und die anderer zu lesen, genau wie bei einer Social-Media-Plattform.  

Am linken Rand können Sie zwischen vier anderen Ansichten navigieren, darunter Erwähnungen, Benachrichtigungen, Aktionselemente und gespeicherte Inhalte.

Auf der rechten Seite des Portals befindet sich ein Tool, mit dem Sie an einem Online-Meeting teilnehmen oder ein Online-Meeting starten können, ein Ort für Ereigniserinnerungen und sogar ein Feed mit Empfehlungen, der Ihnen interne Inhaltsvorschläge basierend auf Ihrem Profil, Ihren Verbindungen und anderen Kriterien enthält.

Über die Navigationsleiste oben auf der Seite können Sie andere Seiten besuchen, einschließlich einer E-Mail, eines Kalenders, Ihrer Kontaktliste und der Communitys (Gruppen), zu denen Sie gehören. Um tatsächlich zu Ihren Dateien zu gelangen, müssen Sie auf “Mehr” klicken und “Dateien” aus dem Dropdown-Menü auswählen.

Der Ansatz ist keine schlechte Sache, er ist einfach anders. IBM hat beschlossen, die sozialen Funktionen von Connections bei der Synchronisierung und Freigabe hervorzuheben. Für KMU-Eigentümer, die mit einer Remote-Belegschaft arbeiten, ist dies eine Möglichkeit, ein Gemeinschaftsgefühl zu fördern, das ansonsten möglicherweise fehlt, ohne dass ein Wasserkühler herumklatscht.

Die sozialen Funktionen sind auch eine gute Möglichkeit, die Zusammenarbeit voranzutreiben.

Zusätzlich zur Weboberfläche verfügt Connections über einen Desktop-Client für Windows und Mac. Wie bei vielen anderen EFSS-Tools wird bei der Installation dieses Clients ein Synchronisierungsordner in Ihrem Dateisystem erstellt. Alle Dateien oder Ordner in diesem Ordner werden in Ihren Cloud-Speicher hochgeladen.

Die meisten von uns evaluierten Cloud-Speicher-Tools halten dort an. Connections geht noch einen Schritt weiter, indem Sie auch in den Synchronisierungsordneransichten von freigegebenen Inhalten, Communitys und Mitarbeitern navigieren können.

Wenn Sie nicht an Ihrem Computer arbeiten, können Sie sich auch von Ihrem Smartphone aus mit Apps für Android, iOS und Windows Phone bei Connections anmelden, um Ihren Status zu aktualisieren, Aktionselemente zu überprüfen und Communitys zu besuchen.

Sie können auch auf Ihre Cloud-Inhalte zugreifen und neue Inhalte von Ihrem Telefon hochladen.

Es steht außer Frage, dass die Benutzererfahrung von Connections nicht über den vereinfachten Ansatz zum Synchronisieren und Teilen von Dropbox und seinen vielen Klonen verfügt. Es ist jedoch eine nette Abwechslung, die viele Geschäftsinhaber viel mehr nach ihren Wünschen finden werden.

Benutzerverwaltung

Ein Großteil der Benutzerverwaltung mit Connections basiert auf der Verwendung von „Communities“. Communitys sind eine Möglichkeit, die Zusammenarbeit zu fokussieren, indem Inhalte einfacher für mehrere Personen freigegeben werden. Sie könnten beispielsweise eine Community für Grafikdesigner oder eine Community für Mitarbeiter an vorderster Front haben.

Die meisten anderen EFSS-Tools rufen diese Gruppen auf. IBM rechtfertigt jedoch mehr als die Änderung der Terminologie. Dies liegt daran, dass Connections die kollaborativen Aspekte von Gruppen wesentlich weiter verbessert als jedes andere von uns getestete EFSS-Tool.

Jede Community erhält eine eigene Community-Seite, auf der Mitglieder Inhalte durchsuchen, Statusaktualisierungen anzeigen, das Community-Wiki lesen und hinzufügen, am Community-Forum teilnehmen und Community-Lesezeichen auf wichtige Ressourcen überprüfen können. 

Wenn Sie Benutzer hinzufügen, können Sie ihnen mit Connections eine von vier Rollen zuweisen, um ihre Berechtigungen zu steuern:

  • Benutzer: Zusammenarbeit und E-Mail-Zugriff
  • Administrator: Vollzugriff für die Kontoverwaltung
  • Admin-Assistent: Grundlegende Benutzer- / Kennwortverwaltung
  • App-Entwickler: Zugriff auf die Erweiterungsentwicklung

Connections verfügt auch über gute Berichterstellungstools, mit denen Sie Ihre Belegschaft im Auge behalten können. Dazu gehören Verwaltungsbereiche zum Überwachen von Dateidownloads und zum Überprüfen der grundlegenden Site-Metriken.

Mappe & Datenaustausch

Während der Zugriff auf Ihre Inhalte möglicherweise unter einer Vielzahl sozialer Funktionen verborgen ist, verfolgt IBM Connections einen ehrgeizigeren Ansatz bei der Freigabe von Ordnern und Dateien als die meisten EFSS-Tools.

Wenn Sie einen Ordner erstellen, haben Sie die Möglichkeit, ihn privat zu halten oder für bestimmte Personen und Communitys freizugeben. Einzelpersonen und Communitys können schreibgeschützt, bearbeitet oder vom Eigentümer auf diesen Ordner zugreifen. Es besteht auch die Möglichkeit, anderen Benutzern die Freigabe des Ordners für Personen außerhalb Ihres Unternehmens zu ermöglichen.  

Die gleichen Freigabeeinstellungen abzüglich des Besitzerstatus sind auch für Dateien verfügbar. Einige EFSS-Tools erlauben nur die Freigabe von Ordnern, wobei alle Dateien in einem bestimmten Ordner denselben Zugriffsberechtigungen unterliegen. Die zusätzliche Anpassung ist eine gute Sache.

Eine weitere Option für die Dateifreigabe ist die Linkfreigabe. Alles, was Sie tun müssen, ist mit der rechten Maustaste auf eine Datei zu klicken und auf “Link kopieren” zu klicken. Jeder, dem Sie diesen Link geben, kann auf die angehängte Datei zugreifen. Diese Methode der Freigabe ist zwar praktisch, aber nicht genau sicher, zumal Sie mit Connections keine Links mit einem Kennwort schützen oder ihnen kein automatisches Ablaufdatum geben können.

Ein weiteres Problem bei der Freigabe von Connections besteht darin, dass der Dienst zwar über zwei nützliche Ansichten verfügt, mit denen Sie sehen können, welche Ordner und Dateien für Sie freigegeben wurden, es jedoch keine analoge Ansicht gibt, mit der überprüft werden kann, welche Ordner und Dateien Sie freigegeben haben.

Mit Symbolen über Ordnern und neben Dateinamen können Sie nach freigegebenen Inhalten suchen. Eine Seite, auf der Sie alles auf einen Blick überprüfen können, ohne suchen zu müssen, erleichtert jedoch die Verfolgung von Freigaben.

Synchronisieren

IBM Connections verarbeitet die Synchronisierung gut und verwendet ein Synchronisierungsordnermodell, das jedem bekannt ist, der Google Drive, Dropbox, Onedrive oder die meisten anderen Cloud-Speicher-Tools verwendet. IBM nennt diesen Ordner “Mein Laufwerk”.

Das Synchronisierungsordnermodell ist beliebt, da es bis zur Eleganz einfach ist. Es sieht aus und funktioniert meistens wie jeder andere Dateisystemordner.

Der einzige wirkliche Unterschied besteht darin, dass alle darin enthaltenen Inhalte sowohl auf Ihrer Festplatte als auch in der Cloud gespeichert werden. Alle in den Ordner gespeicherten Inhalte werden an ein Connections-Rechenzentrum gesendet und dann an andere Geräte weitergeleitet, auf denen ein Synchronisierungsclient installiert ist. Auf diese Weise können Sie Inhalte nahezu in Echtzeit für Mitarbeiter freigeben.

Leider verwendet Connections keine differenzielle Synchronisierung oder Synchronisierung auf Blockebene wie Dropbox. Dies beschleunigt die Synchronisierung, indem nur die Teile der Dateien verschoben werden, die sich tatsächlich geändert haben.

Connections unterstützt jedoch eine weitere hervorragende Synchronisierungsfunktion, die als selektive Synchronisierung bezeichnet wird. Mit der selektiven Synchronisierung können Sie die Synchronisierung für bestimmte Ordner deaktivieren. Auf diese Weise wird verhindert, dass Cloud-Inhalte auf Ihrer Festplatte gespeichert werden, wodurch Sie Speicherplatz sparen können.

Produktivitätswerkzeuge

Connections wird mit einer Handvoll integrierter nativer Tools geliefert, die viele Geschäftsbenutzer gutheißen werden. Dazu gehören ein E-Mail-Client, eine Aufgabenliste zum Verfolgen von Aktionselementen, ein Kalender und eine Notizenanwendung.

In Ihrer Aufgabenliste erstellte Elemente können zur Aufgabenverfolgung und Anzeige in Ihrem Kalender anderen zugewiesen werden. Die Integration in Connections ist zwar nicht ganz so einfach zu bedienen oder optisch so ansprechend wie Trello, sorgt jedoch für ein reibungsloses Management der Zusammenarbeit.

Ebenso kann die Connections Notes-Anwendung nicht mit Evernote konkurrieren, ist jedoch aufgrund ihrer Integration immer noch eine gute Option, um die Produktivität im Connections-Ökosystem zu steigern. Verwenden Sie es, machen Sie sich Notizen, machen Sie ein Brainstorming und arbeiten Sie während der Bürozeiten heimlich an diesem Roman

Während Geschäftsanwendern, die in den Cloud-Speicher integriert sind, viele großartige virtuelle Besprechungs-Apps zur Verfügung stehen, bieten nicht viele EFSS-Dienste tatsächlich ihre eigenen an. Connections funktioniert und die Verwendung dieser Funktion kostet Sie kein zusätzliches Geld.

Klicken Sie auf Ihrer Connections-Startseite einfach auf die Schaltfläche “Host-Meeting” auf der rechten Seite des Bildschirms. Eine Besprechungs-ID und ein Link werden generiert, die Sie mit Ihren Mitarbeitern teilen können, und das Besprechungsfenster wird geöffnet.

Von dort aus können Sie Ihren Bildschirm oder eine bestimmte Datei, die Sie gespeichert haben, freigeben.

Die Funktionen zur Bildschirmfreigabe funktionieren genauso reibungslos wie alle anderen Funktionen, die wir verwendet haben, einschließlich join.me, Skype for Business und Zoho, ohne dass Verzögerungen oder Bildunschärfen auftreten.

Während Connections-Meetings nicht 250 Teilnehmer wie Skype for Business aufnehmen können, können 200 Teilnehmer teilnehmen, was für die meisten Geschäftsbenutzer mehr als ausreichend sein dürfte. Zu den Optionen für Besprechungen gehören eine Dateibibliothek, ein Besprechungsdatenstrom, Zeichenwerkzeuge und eine Aufzeichnungsoption.

Connections bietet Ihnen nur eine Handvoll Tools von Drittanbietern zur Auswahl. Die Liste ist nicht annähernd so lang oder interessant wie bei Dropbox, Box und einigen anderen Plattformen, obwohl Favoriten wie SalesForce und einige Anwendungen aus der Cisco-Suite sehr häufig anwesend sind.

Zu den fehlenden Favoriten zählen Slack, Trello, IFFT, DocuSign, Zoho und viele andere Top-Namen für die Arbeitsproduktivität. Aufgrund der sozialen Funktionen von Connection sind diese Fehler jedoch weitaus weniger kritisch als bei jedem anderen EFSS-Tool.

Connections verfügt über ein Plugin für Microsoft Office, mit dem Sie Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokumente direkt in Ihrem Connections-Speicher speichern können. Wir wünschen uns jedoch eine browserbasierte Integration mit Office Online oder sogar Google Text & Tabellen.

Sicherheit

Alle Daten, die Sie in der IBM Connections Cloud speichern, werden auf redundanten Servern gesichert. Die Server selbst werden in sicheren Rechenzentren aufbewahrt, die Bränden, Erdbeben und anderen Katastrophen standhalten sollen.

Nur für den Fall, dass Rechenzentren an beiden Küsten der USA und an zwei verschiedenen japanischen Standorten unterhalten werden. Biometrische Scanner, CCTV-Kameras und Sicherheitspatrouillen rund um die Uhr halten unbefugte Besucher fern.

Vor der Übertragung von Ihrem Gerät in die Cloud werden die Daten in 128-Bit-AES verschlüsselt. Während 256-Bit-AES im Cloud-Speichersektor sicherer und häufiger ist, gibt es keinen wirklichen Grund, sich vor der Entscheidung von IBM für 128 zu fürchten.

Theoretisch würde der fortschrittlichste Supercomputer der Welt Milliarden von Jahren brauchen, um 128-Bit-AES zu knacken. Transitdaten werden mit einem SSL-Tunnel bei HTTP-Aufrufen weiter gesichert. Sobald es eintrifft, bleibt es im Ruhezustand verschlüsselt.

Die Verschlüsselung während des Transports und im Ruhezustand schützt Ihre Daten vor bestimmten Arten von Online-Kriminalität. Die Transitverschlüsselung schützt Ihre Daten vor sogenannten Man-in-the-Middle-Angriffen, während die Verschlüsselung im Ruhezustand Ihre Daten vor potenziellen Serververletzungen schützt.

Weitere Informationen zum Sicherheits-Setup finden Sie im Whitepaper zur IBM Connections-Cloud-Sicherheit. Wie Sie es von einem Technologieunternehmen erwarten können, das so ehrwürdig ist wie IBM, ist es in den meisten Fällen sehr vollständig.

Ein Hinweis ist, dass IBM Connections keine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) unterstützt. Dies würde erfordern, dass Benutzer einen Sicherheitscode eingeben, der an ihr Telefon gesendet wird, wenn sie sich von einem unbekannten Gerät aus anmelden.

Das Problem beim Auslassen von 2FA besteht darin, dass 128-Bit-AES-Verschlüsselungsschlüssel möglicherweise nicht geknackt werden können, schwache Kennwörter jedoch nicht. Zwei-Faktor-Sicherheit würde bedeuten, dass jeder, der das Passwort eines Kontoinhabers errät, auch das Telefon dieses Kontoinhabers benötigen würde, um es verwenden zu können.

Zusätzlich zum Problem gibt es keine Administratoroption, um die obligatorischen Kennwortanforderungen zu ändern. Connections zwingt Benutzer jedoch mindestens dazu, Kennwörter mit mindestens acht Zeichen zu erstellen. Sie können auch Kennwortablaufzeiten festlegen, um Ihre Benutzer zu zwingen, ihre Anmeldeinformationen regelmäßig zu ändern.

Kundendienst

Das Finden des besten Support-Kanals für Ihr technisches Problem bei größeren Unternehmen kann ein bisschen wie das Suchen nach einer Nadel im Heuhaufen sein. IBM macht die Sache nicht einfacher, zumindest wenn es um Verbindungen geht.

Ein Teil des Problems besteht darin, dass die Kontounterstützung nur für Connections-Administratoren verfügbar ist. Alle anderen können nur auf Selbsthilfemöglichkeiten zugreifen. Um Unterstützung zu erhalten, müssen Sie sich als Administrator zunächst bei Ihrer IBM Customer Number (ICN) registrieren..

Telefonischer Support ist verfügbar, aber Connections Cloud ist nicht in der Liste der IBM Produkte aufgeführt, die über diesen Kanal unterstützt werden. Live-Chat ist verfügbar, jedoch nur für Verkaufsanfragen.

Wir haben die Antwortzeiten sowohl für Support-Tickets als auch für die E-Mail-Adresse für allgemeine Anfragen von IBM getestet. In beiden Fällen haben wir nie eine Antwort erhalten, was gelinde gesagt beunruhigend war.  

Der DIY-Support umfasst eine Produktdokumentation, häufig gestellte Fragen (FAQs), Anleitungen zur Fehlerbehebung und Community-Support-Foren. Es gibt eine Suchoption, um die Navigation zu vereinfachen. Wir haben jedoch festgestellt, dass viele der über die Suche zurückgegebenen Seiten leer waren.

Wir konnten auch keine Informationen zu wichtigen Themen wie Versionierung und selektive Synchronisierung finden. Auch schlecht, die meisten Beiträge im Support-Forum bleiben unbeantwortet, was es praktisch nutzlos macht.

Wir hätten erwartet, dass ein Unternehmen mit dem Ruf von IBM in der Technologiebranche eine bessere Unterstützung erhält. Es ist möglich, dass wir bei unseren Hilfeanfragen die kalte Schulter bekommen haben, weil wir ein Testkonto hatten, aber das ist keine Möglichkeit, Kunden zu gewinnen.

Das Urteil

Wenn es um Benutzererfahrung und Komponenten geht, haben wir uns bitte mit dem Ansatz von IBM für EFSS befasst. Es stimmt, wir waren zunächst erstaunt darüber, dass der Dateispeicher in dieser Erfahrung nicht im Mittelpunkt steht. Sobald Sie sich daran gewöhnt haben, beeinträchtigt dies die Arbeitsproduktivität nicht wirklich. Mit einem Synchronisierungsordner sind Ihre Dateien ohnehin nie schwer zu finden.

Funktionen wie Statusaktualisierungen, virtuelle Communitys, Aufgabenlisten und Online-Besprechungen machen Connections zu einer der besten Allround-Plattformen im EFSS-Bereich, wenn es um die Zusammenarbeit mit anderen geht.  

Eine Handvoll Schwachstellen verhindern jedoch, dass es in die oberste Ebene der EFSS-Tools mit Dropbox for Business, Box, Egnyte Connections und Citrix ShareFile gerät. Dazu gehören keine Zwei-Faktor-Authentifizierung, kein Kennwortschutz für Linkfreigaben, minimale App-Integrationen von Drittanbietern und schlechte Unterstützung.

Wenn diese Fehler Ihnen keine Pause geben, hat Connections ein Preisschild, das preisbewusste KMUs anziehen sollte, die ihren Mitarbeitern die Vorteile einer Cloud-vernetzten Kollaborationsplattform bieten möchten.

Das war’s für unseren IBM Connections-Test. Wir würden uns freuen, wenn Sie in den Kommentaren unten Ihre eigene Meinung zum Service äußern würden.

Danke fürs Lesen.

Kim Martin Administrator
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