Разходно ефективни решения за съхранение на файлове и архивиране за юристи

Вие адвокат търсите най-ефективния и достъпен начин за съхранение и архивиране на вашите файлове в облака? Тогава основната ви грижа трябва да бъде рисковете за сигурността, тъй като се занимавате с договори, поверителни лични или корпоративни данни и финансова информация.


Можете ли да рискувате да качите всички тези файлове в облака чрез външен доставчик на хранилище? Ако не, какви са алтернативите? Едно нещо отпред: имате нужда от резервно копие. Няма значение къде или как. Това е първата стъпка Всичко останало е просто второстепенно.

Да, сигурността и цената са важни, но никога не позволявайте на тези фактори да ви пречат да архивирате вашите файлове. С това казано, нека разгледаме някои от алтернативите за рентабилно съхранение и архивиране на файлове, специално за вашите професионални изисквания. Имаме две основни опции за вашите файлове. Можете или да съхранявате и архивирате вашите файлове локално (вътрешно) или да изберете решение извън сайта. 

Локално архивиране & Съхранение на файлове

Вероятно смятате, че най-добрият начин за съхранение и достъп до вашите файлове е чрез външен твърд диск. Въпреки че това е начало, това може да не е достатъчно за вашата ситуация. Външен твърд диск бързо ще извади най-важните ви файлове от вашия компютър; считайте това за бързо поправяне, ако все още нямате резервно копие.

Смятаме, че е по-добре да продължите бързо, тъй като външните твърди дискове имат твърде много ограничения и ако работите с няколко сътрудници, възможностите с външен твърд диск бързо се спират. Ето защо трябва да помислите да използвате NAS за вашите файлове. Вече изброихме защо използваме (и обичаме) NAS за нашите файлове.

Но нека да ги прегледаме отново тук. 

Предимства на използването на NAS

NAS устройствата осигуряват много евтино пространство за съхранение. Едно от основните предимства е, че устройствата на NAS ви позволяват бързо да включвате твърди дискове, така че дори ако вашето хранилище трябва да се разшири драстично (например, ако придобиете нов корпоративен клиент, който изисква да боравите с голям брой документи), можете да се адаптирате, като купувате нови твърди дискове.

Освен това съхранението на твърд диск стана много достъпно; можете да получите 2TB място за съхранение за около $ 100. 

NAS устройства позволяват достъп до файлове навсякъде във вашата мрежа. Красотата на NAS е, че не е необходимо да бъдете включени, за да имате достъп до вашите файлове. Няма значение къде се намирате в офиса си; можете да получите достъп до вашите файлове, ако сте свързани с вашата мрежа. Разбира се, можете да конфигурирате NAS, така че да имате достъп до вашите файлове дори извън сайта, но това ви излага на повече проблеми със сигурността. 

NAS устройствата ви позволяват да управлявате потребителския достъп до вашите файлове. NAS устройствата ви позволяват да добавяте потребители, които имат достъп до вашите файлове и папки. Кажете, искате стажантът ви да работи върху подмножество файлове за клиент, но нямате право да споделяте цялата история с нея. Може просто да създадете специална папка, която тя може да използва.

Освен това можете да предоставите достъп за четене или запис на вашите папки и да бъдете много подробни с привилегиите. Ние използваме Synology DiskStation в нашия офис и бяхме много доволни от резултатите. Работи бързо и надеждно. Можете да изберете различни размери на гнездото (размерите на твърдите дискове, които се вписват в DiskStation), които отговарят на вашите нужди. Като за начало обикновено са най-добри два до четири залива.

RAID управлява резервирането на файлове. Много NAS устройства използват RAID технология. Synology използва автоматичен RAID, който отразява вашите файлове през твърдите дискове, които включвате. Така че, ако един твърд диск не успее, винаги всичките ви файлове се архивират на втори диск. Просто обменете счупения HD и е добре да продължите. 

Разбира се, можете да намерите повече предимства от използването на NAS. Например, той е под ваш контрол по всяко време. Въпреки че това идва с отговорност, той ви дава пълен контрол върху вашите настройки за сигурност. Просто се уверете, че сте запознати с техниките за криптиране на файлове или наемете външен консултант, който ще ви помогне да започнете. 

Недостатъци на използването на NAS

Управлението на файловете и архивирането са ваша отговорност. Ако решите да съхранявате вашите файлове вътрешно, всичко попада под ваша отговорност. Трябва да проверите здравето на вашия твърд диск, да се грижите за архивирането и да управлявате настройките си за криптиране.

Или можете да си позволите техник, който прави тези за вас, или трябва сами да увиете главата си, което може да отнеме много време и объркващо.

Използването на NAS не е резервно копие! Много адвокати, с които сме говорили, използват NAS за „защита и архивиране“ на своите файлове. Но наличието на NAS не може да се счита за истинско архивиране, тъй като не защитава вашите файлове от злополуки или бедствия, които могат да се случат в или близо до офис пространството ви. Използването на NAS е само първата стъпка за архивиране на вашите файлове. 

Може да изберете грешен NAS. Изборът на добър NAS за вашия бизнес не е най-лесната задача. Въпреки че препоръчваме Synology DiskStation, това може да не е най-добрият вариант за вашите нужди. Смятаме, че не можете да се объркате с него, но със сигурност има NAS устройства, които се справят по-добре със синхронизирането на файлове, ако това е важно за вас.

Извън резервно копие & Съхранение на файлове за адвокати

Смятаме, че колкото по-просто е решението за архивиране, толкова по-добре. Но ви трябват поне два типа архивиране: един локален архив и друг архив извън сайта; например с доставчик на онлайн резервни услуги.

С това двустепенно архивиране вие ​​сте доста защитени от злополуки, които могат да възникнат във вашия офис. Тези злополуки може да са определени “d’oh” моменти, сами или от вашия помощник. Като цяло файловете се изтриват по-лесно от създадените.

Сигурност & Онлайн резервни услуги

Когато се занимавате с данни на клиентите, качването на тези файлове на външен доставчик на услуги изисква много размисли как се обработват вашите файлове. Къде и как са шифровани вашите файлове? Кой наистина може да види вашите файлове? Колко струва? 

Може да искате да прочетете нашата статия за сигурността на онлайн резервното копие, където ние разчленяваме трите слоя на сигурност, които една онлайн услуга за архивиране трябва да има: 

  • Локално криптиране – например 448-битово криптиране на Blowfish
  • Шифроване при транзит (SSL криптиране е стандартно)
  • Шифроване от страна на сървъра – например 256-битов AES 

Може да искате да обмислите бизнес резервни решения за онлайн архивиране, които обикновено са по-скъпи, но могат да бъдат персонализирани според вашите нужди. По-долу е обобщение на препоръчителни онлайн резервни решения за адвокати.

SpiderOak

Основното предимство на SpiderOak е, че взима сигурност наистина сериозно. Ако търсите най-сигурната услуга за онлайн архивиране и синхронизиране на файлове, това със сигурност е тази.

Онлайн архивиране и синхронизиране на SpiderOak

SpiderOak е сравнително скъп (GB за 0 $ / година) и интерфейсът му, понякога, се чувства малко тромав, но цялостните функции за сигурност си заслужават. Можете да се регистрирате тук и да го изпробвате безплатно.

Карбонит бизнес

Това, което Carbonite Home липсва (неограничена честотна лента, автоматично архивиране на видео файлове и т.н.), можете да получите с Carbonite Business при все още много достъпни $ 229 годишно.

CrashPlan Pro срещу Carbonite Business
Карбонитен бизнес софтуер

Въпреки че не е неограничен, все пак можете да архивирате 250GB (или 500GB с Business Premier). Предимството е, че можете да архивирате неограничен брой компютри, което е полезно, ако работите с няколко сътрудници или клиенти. Можете да получите безплатна пробна версия тук. 

CrashPlan Pro

CrashPlan Pro за потребителите е фантастичен, ако се нуждаете от повече функции, особено когато става въпрос за наблюдение на архивирането и управление на няколко потребителски акаунта.

CrashPlan е известен с неограниченото си предлагане на резервни копия, така че не е нужно да се притеснявате, че ще ви остане място. Можете да получите безплатна пробна версия тук.

Професионалисти & Минуси от използването на онлайн резервно копие за фирма

Ако се регистрирате за онлайн резервна услуга, можете да сте сигурни, че за всичко се грижи вашия доставчик на услуги – поне така трябва да бъде. Изтегляте софтуерна програма на вашия компютър или Mac, задавате график и папки, за да архивирате, и това е всичко. Много услуги ви водят през този процес с лесен за използване съветник.

С облачното съхранение и архивиране става много лесен достъп до вашите файлове отвсякъде – от вашия смартфон, на летището, на бизнес обяд. Дори да забравите важна презентация за продажбите си, можете просто да я изтеглите от вашите файлове, които са архивирани в облака. 

Някои онлайн резервни услуги ви позволяват да споделяте файлове с колеги или съотборници, така че да можете лесно да работите по проект или определен документ за клиент. Не е необходимо да изпращате големи прикачени файлове за електронна поща, които се забиват в спам филтри. 

Сега, нека да разгледаме недостатъците на онлайн резервното копие за адвокатските кантори. Докато изпращате файловете си до сървърите на друга компания, трябва да се доверите на тази компания да не компрометира вашите данни. Уверете се, че ПРЕДИ изпращането на вашите файлове се прилагат правилни функции за защита.

Може да откриете липса на контрол на прекъсвач на сделки, когато става въпрос за онлайн резервни услуги, но със сигурност има начини да направите резервните си копия възможно най-сигурни. 

В зависимост от вашата интернет връзка и количеството данни, които искате да съхранявате и архивирате, онлайн архивирането може да отнеме много време. Ако имате силна интернет връзка и компютърният ви хардуер е актуален, той трябва да работи на заден план, без да забелязвате, че нещо се архивира.. 

Ако току-що започвате като адвокат, вероятно трябва да спестите колкото е възможно повече пари, преди да създадете солидна клиентска база. Архивирането на бизнес извън сайта е много по-скъпо от потребителското архивиране онлайн. Помислете дали междувременно потребителско онлайн резервно копие ще бъде достатъчно. Можете да надстроите по-късно, когато имате достатъчно средства. 

заключение

Долният ред е следният: възможно е рентабилно съхранение и архивиране на файлове за адвокати. Винаги пазете две излишни копия на вашите файлове. Едно копие трябва да бъде на място в офиса ви, а друго да се съхранява в облака или на друго място извън основните ви работни помещения.

В идеалния случай бихте искали да използвате онлайн резервна услуга за тази цел. Продължете напред и разгледайте нашата таблица за сравнение за допълнителна информация.

Най-важният аспект на стратегията ви за съхранение и архивиране на файлове трябва да бъде сигурността. Шифроването е основата, която трябва да защитите вашите файлове от шпионаж и кражба. Уверете се, че резервните ви решения криптират правилно вашите файлове. 

Също така имайте предвид, че най-добрата стратегия за архивиране е безполезна, ако не тествате възстановяванията си. Винаги извършвайте тестови възстановявания на вашите архиви, евентуално дори веднъж месечно. По този начин можете да проверите дали всичките ви файлове са налични в случай на повреда на твърдия диск или други видове загуба на данни. 

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me