Най-добрите софтуерни инструменти за виртуални екипи

Вероятно е, че може би сте един от многото хора, които работят в екип, разпръснат по целия свят. С напредването на технологиите и изглежда, че границите изчезват за една нощ, все повече и повече хора се оказват да работят с хора в различни страни или часови зони, използвайки онлайн хранилище, за да свършат работата.


В момента повече от 30 милиона души в САЩ вече работят отдалечено и около 90 процента от тях са по-щастливи, защото могат да поддържат по-добър баланс между професионален и личен живот. Тук в Cloudwards.net също имаме виртуален екип с членове, работещи от цял ​​свят. Преди 20 години това не би било възможно, но сега, с появата на променяща се култура, повишена скорост на интернет и подобрени инструменти, ние сме в състояние да работим в абсолютна синхронизация.

Ако и вие работите във виртуален екип, шансовете са, че използвате повече инструменти за производителност, които можете да следите, само за да сте сигурни, че всички в екипа знаят какво правят и те винаги са в кръга. Защо обаче да използвате пет различни инструмента, за да направите нещо, което можете да направите с едно единствено приложение?

С софтуера за виртуален екип „всичко в едно“ можете да се справите с всички изисквания наведнъж и никога няма да трябва да прескачате от един раздел в друг. Това спестява на вас и на вашия екип много проблеми и повишава ефективността, за да стартирате.

Защо всеки виртуален екип се нуждае от софтуерни инструменти

Нека разгледаме някои от най-важните причини, поради които вашият екип може да се възползва от използването на тези инструменти.

По-добра комуникация

Когато сте в офис, всеки ден се срещате с колеги, автоматично създавате връзка. Лесно е да се свържете с членовете на екипа и да ги помолите за помощ, докато обсъждате новия филм, който излезе миналия уикенд.

Създаването на такъв вид връзка с виртуален екип може да бъде трудно, когато разговаряте един с друг само за работа. Slack помага за запълването на тази празнина, като предоставя място за чатове с охладител за вода със забавни емоджи и gifs.

Повишена производителност

С членове, работещи от цял ​​свят, може да бъде трудно да се уверите, че всички са на една и съща страница и знаят какво трябва да правят. Можете ли да си представите хаоса, ако сте забравили да изпратите на половината от членовете на екипа важна актуализация и промени относно проекта?

Ефективният инструмент за управление на проекти може да ви спести от тази ужасяваща мизерия и да увеличи и вашата ефективност. Например, Basecamp има табло за съобщения, което е насочено към актуализации. Всичко, което трябва да направите, е да въведете актуализациите тук и всички членове на вашия екип ще бъдат уведомени незабавно.

Контролирана видимост

Въпреки че е важно екипите да поддържат прозрачност, също е важно да контролират видимостта. Чрез регулиране кой може да види какви ресурси, можете да увеличите сигурността на организацията, да ограничите достъпа на служителите и да прегледате и дневника на транзакциите.

Асана, например, позволява на потребителите да споделят цялото си работно пространство, проект или само една задача. Ако потребителят не следва определена задача, той няма да го види в списъка със задачи или ще бъде уведомен за него.

По-малко претоварване с имейл

Колко пъти сте минавали през голяма пътека за имейл, само за да намерите тази част от важната информация? Инструментите за управление на проекти като Trello имат отделно поле за описание за всяка задача, където можете да запазите цялата информация и лесно да получите достъп до нея, когато имате нужда от нея.

Най-добрите софтуерни инструменти за виртуални екипи

Ето пет от най-добрите софтуерни инструменти за виртуален екип, които изпробвахме:

Асана

Ако търсите инструмент за управление на проекти, който осигурява мащабируемост, гъвкавост и контролирана видимост, тогава Асана е най-добрият ви кадър.

Асана ви позволява да създавате различни проекти и задачи, които могат да бъдат възложени на различни членове на екипа. Можете да зададете краен срок, тагове, описание, да добавите коментари и да прикачите файлове. Използван от компании като Uber, Airbnb и Pinterest, той е безплатен за до 15 членове, което също го прави чудесен инструмент за малки екипи и фрийлансъри.

Но най-добрата част на Асана трябва да бъде контролът на видимостта, който предлага – само членовете на екипа, които следват определена задача или са назначени на тази задача, могат да ги преглеждат. Те не могат да разглеждат други проекти или задачи, които не изпълняват.

Като цяло Asana е идеален за екипи, които искат да си сътрудничат, но все пак искат да поддържат контрол върху видимостта на всяка задача за всеки член.

Trello

Въпреки че Асана е доста изчерпателна и перфектна за големи проекти, тя не позволява правилен преглед на цял проект. Ето тук идва Trello: въз основа на концепция за борда на Kanban, Trello улеснява визуализирането на цял проект наведнъж, независимо от размера.

Това е като бяла дъска със списъци и лепкави бележки (Trello обича да ги нарича картички). С напредването на вашия проект можете да премествате бележките в други списъци. Всяка карта може да бъде назначена на множество потребители. Можете също така да добавите етикети, срокове на годност, прикачени файлове, контролни списъци и коментари към картата.

За съжаление контролът върху видимостта не е същият като на Асана, тъй като всички членове, добавени към определена задача, списък или борд, могат да виждат целия борд на Trello и какво правят другите членове. Trello определено е чудесен за творчески екипи, които търсят прозрачност и по-добро сътрудничество.

застой

Инструментите за управление на проекти са от съществено значение за задаване на задачи и за да сте сигурни, че всичко е на път, но когато работите във виртуален екип, комуникацията е по-важна от всякога. Всички останали инструменти в този списък предлагат раздел за коментари, но трябва да има специална платформа, на която целият екип да може да комуникира и да бъде актуализиран.

С компании като LinkedIn и Samsung, използващи Slack, инструментът наистина се е доказал като най-добрата комуникационна платформа за виртуални екипи. С Slack можете да създадете отделни канали за всеки проект, включително един за чатове с воден охладител, и лесно да интегрирате платформата и с инструменти на трети страни..

Базов лагер

Ако имате голяма организация с редица подразделения и проекти, но Асана не е достатъчно изчерпателна за вас, насочете се към Basecamp.

С невероятно лесен за използване табло за управление, Basecamp не само ще изчисти затрудненията по електронната поща, но и ще направи вашия екип изключително продуктивен. За всеки екип / проект имате общ календар, който отбелязва всички крайни срокове, табло за съобщения за съобщения, списък със задачи за всеки член, отделна папка с документи и секция за автоматично регистриране, за да задавате периодично въпроси на членовете на екипа..

Ако имате екип от 20 или повече членове, определено трябва да опитате Basecamp; това е безплатно за студенти, преподаватели и с нестопанска цел.

Wrike

За маркетингови и творчески екипи Wrike е невероятно решение за управление на проекти с времеви срокове, диаграми на Гант и онлайн редактиране на документи.

Ако имате агенция за съдържание и ви е писнало да преминавате от един документ в друг, Wrike може да ви спести много време и усилия. Можете да редактирате Word, Excel, изображения и .pdfs, без да ги изтегляте от платформата. Wrike също съхранява историята на версиите за всеки файл, което улеснява връщането назад.

Може да не е най-добрият софтуер за виртуален екип за продажби или технически екипи, но Wrike определено е чудесен за писане на съдържание и агенции за дигитален маркетинг.

заключение

В свят на фрийлансъри, виртуални екипи и кросплатформени приложения има остра нужда от инструменти, които позволяват онлайн сътрудничество, синхронизиране с различни устройства и помагат да се избегнат прекомерни офисни имейли.

Въпреки че току-що изброих някои от най-добрите софтуерни инструменти за виртуални екипи, налични на пазара в момента, перфектният инструмент за вашия екип ще зависи от вашите точни изисквания. Така че, за да изберете инструмент, направете списък на нуждите на вашия екип и след това изберете инструмента, който отговаря на повечето от елементите в списъка.

Използвали ли сте някой от тези инструменти? Уведомете ни в коментарите по-долу, благодаря за четенето.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map