Výukový program monday.com: Začínáme v roce 2020
Pro vaše podnikání existuje mnoho špičkových nástrojů pro řízení projektů. Sbírání jednoho může být těžké. Některé z možností jsou dobré a některé špatné, ale i ty dobré nabízejí různé věci.
monday.com není jen skvělá volba, je to naše nejoblíbenější, která se objevuje na prvním místě v našem seznamu nejlepších programů pro správu projektů. Má mnoho názorů a mnoho užitečných funkcí, které vám pomohou při organizaci vašich projektů. Ukážeme vám, jak z toho vytěžit maximum v této příručce pro začátečníky monday.com.
Přestože monday.com nabízí více funkcí než mnoho nástrojů pro správu projektů, dělá skvělou práci, protože se snadno používá. Jeho rozhraní je vynikající a jasně vám ukazuje, co daná akce udělá, a umožní vám to s důvěrou prozkoumat. Pokud chcete vidět, co si o tom myslíme, podívejte se na naši recenzi na monday.com.
Contents
Jak používat správu projektu monday.com
Projekty na monday.com jsou založeny na tabulích. Tabule se snadno vytvářejí. Stačí kliknout na ikonu velké plus vedle „tabulek“ na levém panelu. Můžete si vytvořit prázdnou tabuli nebo duplikovat stávající, abyste si ušetřili čas na nastavení. To je užitečné, pokud máte podobné projekty, které pravidelně děláte.
K dispozici je také výběr šablon. Jsou rozděleny do několika oblastí, mezi které patří řízení projektů, kancelářské operace, vzdělávání a spousta dalších. monday.com vám dává rady, co každý dělá, takže je lze snadno procházet.
Pokud vytvoříte prázdnou tabuli, skončíte s něčím, co vypadá jako níže uvedený snímek obrazovky.
Data na vaší desce se skládají z položek, které obvykle představují úkoly, které je třeba udělat. Položky jsou řazeny do seznamů. Seznamy můžete pojmenovat, co se vám líbí. Mohou odpovídat různým týmům ve vaší organizaci nebo různým typům úkolů. Prohlédněte si šablony, které vám mohou poskytnout představy o mnoha způsobech, jak věci uspořádat.
Na naší prázdné desce bylo ve výchozím nastavení vytvořeno několik seznamů a několik položek. Existují sloupce a některé obsahují vzorová data. Název desky a její popis, jakož i názvy položek a seznamů můžete změnit tak, že na ně přejdete myší a kliknete na ně.
Pokud umístíte kurzor myši na jiná pole, uvidíte změny pole, což vám poskytne vodítko, jak je můžete změnit. Rozhraní je intuitivní a zve vás k experimentování, abyste viděli, jak věci fungují.
monday.com vám dává velkou kontrolu nad tím, co položky obsahují. Raději je však oddělte.
Některé nástroje používají alternativní přístup, rozdělují položky na dílčí úkoly a umožňují vám nastavit vzájemné závislosti. Pokud to hledáte, podívejte se na naši recenzi Wrike. Náš článek monday.com vs. Wrike ukazuje, jak se tyto platformy navzájem porovnávají.
monday.com Přizpůsobení
Stejně jako u většiny nástrojů pro správu projektů mají položky název a další informace s nimi spojené. Na rozdíl od většiny nástrojů vám monday.com nabízí obrovský prostor pro přizpůsobení dalších informací. Umožňuje také přidat sloupce obsahující různé typy dat.
Struktura funguje jako uživatelsky přívětivý databázový nástroj. Připomíná nám populární vývojový nástroj phpMyAdmin, který byl navržen společností Apple během fialové opravy. Získáte moc ovládat své desky do detailů, aniž by se věci rozbily z důvodů, kterým nerozumíte.
Tato data jsou obsažena na hlavní desce, což vám umožňuje změnit strukturu a snadno přidávat nové položky. Chcete-li přidat sloupec, klikněte na černé znaménko plus napravo od desky a vyberte typ dat, který chcete zahrnout.
Můžete si vybrat ze sedmi základních typů dat, ale pokud kliknete na oblast „více sloupců“, uvidíte mnoho dalších možností. Zahrnují vše od hlasovacích systémů až po výběr barev a matematické vzorce.
Udělali jsme několik změn v názvech našich položek a seznamů a připravili jsme naši desku, aby představovala stavební projekt. Upravili jsme naše sloupce a přidali jsme zobrazení časové osy. Vypadá to takto.
Podívejme se, jak přidat pohledy. Existuje mnoho volitelných zobrazení, která umožňují uspořádat data různými způsoby. Přidáte je kliknutím na tlačítko + zobrazení a výběrem z rozevíracího seznamu.
monday.com Kanban View
Již jsme přidali časovou osu, takže příště přidáme zobrazení kanban. Pokud hledáte nástroj založený na kanbanu, prostudujte si v naší příručce pro začátečníky Trello jednoduchý příklad. Přečtěte si o tom více v naší recenzi na Trello.
Zobrazení Kanban umožňuje přetáhnout položky ze sloupce do sloupce a změnit jejich stav. Naše kanbanová deska byla automaticky nastavena tak, aby jako sloupce použila pole „status“ na naší hlavní desce. Můžete to změnit pomocí rozbalovacího seznamu „Kanban sloupec“. Dalo by se například přepnout z „stavu“ na „prioritu“, což způsobí, že deska bude vypadat jako na níže uvedeném snímku obrazovky..
Pokud hledáte nápovědu při nastavování sloupců, přečtěte si náš návod, jak používat průvodce nástěnkou Kanban, kde najdete tipy, jak z tohoto pohledu co nejlépe využít.
Pokud se nemůžete rozhodnout, kterou verzi desky kanban dáváte přednost, můžete přidat jinou. Například můžete udělat jeden pro „status“ a jeden pro „priority“. Pokud to uděláte, může být užitečné pojmenovat je jinak, abyste viděli, která je která.
Pokud chcete porovnat monday.com s jinými nástroji, které obsahují desku kanban, přečtěte si naše monday.com vs. Asana nebo monday.com vs. Trello vhazování.
monday.com Časová osa
Zobrazení časové osy ukazuje, jak jsou vaše úkoly uspořádány v průběhu času. Vizuálně uvidíte, kdy se věci začínají a zastavují, a také to, jak dlouho to bude trvat. Tyto informace můžete změnit přetažením a přetažením úlohy nebo přetažením jejích konců, které se změní při spuštění nebo zastavení.
Další informace o používání časové osy monday.com naleznete v našem průvodci Ganttovým grafem.
Stejně jako zobrazení na časové ose, zobrazení kalendáře ukazuje, kdy se vaše úkoly odehrávají. To vám však umožňuje prohlížet věci každý měsíc a má denní a týdenní zobrazení, které vám umožní rozdělit věci na hodinu až hodinu.
Pokud chcete pozorně sledovat čas strávený na projektech, přečtěte si naši recenzi TeamGantt, kde se dozvíte o platformě, která vám to umožní.
Zobrazení grafů monday.com usnadňuje přidávání výsečových, liniových a sloupcových grafů do vašich projektů. Opět můžete mít tolik, kolik chcete. Stačí kliknout na „+ zobrazení“, vybrat graf a vybrat typ grafu a sloupec, který chcete použít pro data. S pruhovými grafy vyberete dva sloupce pro osy xay.
monday.com Sdílení souborů
monday.com vám umožňuje sdílet soubory se svým týmem a můžete je spravovat pomocí zobrazení souborů. Nejlevnější plán má limit úložiště 5 GB, ale neomezuje se na plány Pro a Enterprise. Pokud hledáte řešení úložiště, podívejte se na našeho nejlepšího průvodce cloudovým úložištěm.
Soubory jsou připojeny ke konkrétním úkolům, ale můžete je použít k zobrazení všech souborů na jednom místě. Můžete si je odtud stáhnout, ale je třeba je upravit, abyste je odstranili. S výhodou můžete přistupovat k souvisejícím aktualizacím úkolů ze zobrazení souborů.
Kromě pohledů, na které jsme se dívali, můžete přidat zobrazení mapy, formuláře a vysílání. Jejich přidávání a odebírání je snadné, takže se nemusíte bát.
monday.com Integrace
Kromě standardních funkcí můžete získat další funkce díky integracím webu monday.com. Jsou jich všechny druhy. Většina z nich vám pomůže sdílet informace s jinými platformami.
Integrace Zapier si zaslouží zvláštní zmínku, protože umožňuje sdílet data s více než 1 500 aplikacemi. Integromat také vypadá užitečným, protože dokáže automatizovat pravidelně prováděné úkoly, což vám může ušetřit spoustu času a peněz.
monday.com má také své vlastní automatizační funkce, které vám umožňují vytvářet pravidla, která spouštějí konkrétní akce. To může být opět dobrý způsob, jak snížit množství práce, kterou váš tým potřebuje.
monday.com Zabezpečení
Správci hlavních plánů mohou spravovat své zabezpečení online změnou nastavení zabezpečení a ověřování svých projektů. Umožní vám aktivovat funkce, jako je registrace s omezením domény, a umožní vám přizpůsobit zásady hesla. Pokud potřebujete pomoci se všemi těmito hesly, podívejte se na náš nejlepší článek správce hesel.
monday.com má dvoufaktorovou autentizaci, o které pojednává náš průvodce dvojfaktorovou autentizací. Je také v souladu s obecným nařízením o ochraně údajů.
Závěrečné myšlenky
Nástroje jako monday.com mohou vaše projekty plynout hladce a ušetřit vám čas. S menším počtem schůzek, spolehlivější komunikací a jasnými cíli pro všechny existuje mnoho výhod jejich použití.
Nabízejí také spoustu bezpečnostních funkcí, které vás chrání před počítačovou kriminalitou při práci v cloudu.
Pokud jste vyzkoušeli web monday.com a chcete o něm něco sdílet, dejte nám prosím vědět v komentářích. Děkuji za přečtení.
