Jak používat nástěnku Kanban v roce 2023: Získání doplňků

Většina z nás by mohla dělat lepší organizaci. Naštěstí existují nejrůznější nástroje, které s tím pomáhají. Některé jsou užitečné pro týmy, jiné pro jednotlivce a mnohé pro oba. Podíváme se na jednoduchý nástroj, o kterém ne každý ví, v tomto článku vysvětlením, jak používat desku kanban.

Mezi nástroje pro správu projektů, které pokrýváme, často patří mezi jejich názory rada Kanban. Nejlepší příklad toho je Trello, který je téměř úplně založen na svém kanbanském pohledu. Další je monday.com, vítěz našeho nejlepšího softwaru pro správu projektů. Můžete si o tom přečíst v naší recenzi na monday.com.

Trello je k dispozici ve webové podobě, ale má také aplikace pro mobilní zařízení, takže je můžete používat i na cestách. Tabule Kanban na mobilu fungují dobře. Možná zjistíte, že ve vlaku pracuje překvapivé množství organizací.

Trello jsme již probrali v našem průvodci pro začátečníky, který je spolu s naší recenzí Trello skvělým místem pro skok na kanbanský rozjetý vůz. Je to také nejlepší bezplatná deska pro kanban, pro případ, že byste potřebovali jiný důvod pro její kontrolu.

Co je deska Kanban?

Kanban je vývoj japonské techniky určené ke zvýšení produktivity. Význam „billboard“ v japonštině je pojmenován po kartách používaných v továrnách. Systém začal v Toyota, ale o několik let později byl upraven pro použití v Microsoftu. Je to zvláště užitečné pro týmy Agile využívající rámce Scrum.

Deska kanban je klíčem k procesu a umožňuje týmům vizualizovat, jak pracovní toky od začátku do konce. Může také ukázat, kolik musí každý udělat. To znamená, že práci lze do systému vtáhnout, když jsou lidé svobodní, místo aby byli tlačeni, jak je požadováno.

Jak funguje deska Kanban: Sloupce a karty

Tabule Kanban jsou tvořeny sloupy. Sloupce obsahují karty, které se můžete pohybovat po deskách.

Chcete-li nastavit vaši kanbanovou desku, musíte vytvořit a pojmenovat několik sloupců. Nemusíte však začít od nuly. Mnoho našich oblíbených nástrojů pro správu projektů má výběr šablon kanbanů, které vám pomohou. Podívejte se na naši recenzi Airtable a dozvíte se více o platformě, která má nějaké.

Pokud to děláte tvrdě, je typickým nastavením kanbanu přístup ve třech sloupcích. Tato metoda používá sloupce „dělat“, „dělat“ a „hotovo“. Při vytváření úkolů je přidáte do sloupce „úkoly“.

Když něco začnete, přesunete jej do sloupce „děláte“. To je snadná operace drag and drop. Pravděpodobně jste uhádli, že až budou věci hotové, přejdou do sloupce „hotovo“. Zní to jednoduše a je to tak. Vyzkoušejte to a možná vás překvapí, jak moc vám vaše plány mohou pomoci udělat věci.

Dalším nástrojem, který se nám líbí, je Asana. Kanban je jen jedním z jeho názorů. Když něco zaškrtnete jako kompletní, odmění vás posláním barevného zvířete létajícího po obrazovce. Přečtěte si o tom v naší recenzi v Asaně a naučte se, jak je používat v naší příručce pro začátečníky Asany.

Příklad desky Kanban: Trello

Pojďme projít procesem nastavení desky v Trello. Je snadné se zaregistrovat a lze je používat zdarma, ale má k dispozici placené plány. Zahrnují další přizpůsobení a vylepšení desek.

Jakmile se zaregistrujete, musíte nejprve vytvořit tabuli. Můžete to udělat několika způsoby. Jedním ze způsobů je kliknout na tlačítko „desky“ a následně „vytvořit novou desku“. Poté se objeví vyskakovací okno.

Tam můžete dát desce název. Případně si můžete vybrat tým nebo zveřejnit tabulku namísto zachování výchozího nastavení, které je soukromé. Můžete si vybrat pozadí z výběru devíti barev nebo mnoha fotografií. Pokud jste na placeném plánu, můžete také nahrát své vlastní pozadí.

Je tu káva, která se nám líbí, ale musíme se jí vyhnout, protože už pijeme příliš mnoho. Vybrali jsme tuto tmavě červenou barvu, která snad bude snímky obrazovky jasnější. Pokud nerozumíte odkazu na tabuli, doporučujeme vám podívat se na našeho průvodce, jak sledovat Harryho Pottera.

Seznamy Trello

Trello odkazuje na své sloupce jako seznamy. Dalším krokem je přidání některých na tabuli. Na nově vytvořené desce na vás čeká velké pole „Přidat seznam“. Jak jsme viděli na snímku obrazovky, do oblasti názvů jsme napsali „dělat“.

Pole „Přidat seznam“ se posune doprava a použijeme jej k vytvoření dalších dvou sloupců v našem základním nastavení: „děláme“ a „uděláme“..

Nyní máme své seznamy na místě. Mohli jsme jim říkat cokoli nebo je z nich vyrobit více, ale prozatím to bude stačit. Dalším krokem je přidání karet. Udělali jsme to tím, že jste to uhodli, kliknutím na text „přidat kartu“ v dolní části každého seznamu.

Vše, co musíte udělat, je pojmenovat kartu a poté ji vytvořit stisknutím klávesy Return. Automaticky se otevře nové pole „přidat kartu“.

Používání karet Trello

Pokud chcete přidat další podrobnosti, klikněte na kartu a objeví se vyskakovací okno, které vám umožní přidat další informace.

Jak vidíte, na kartách můžete dělat několik věcí. Můžete přidat popis, přidávat komentáře a přiložit soubory. Pro přílohy v rámci bezplatného plánu je limit velikosti 10 MB, který se pro platící uživatele zvyšuje na 250 MB. Pokud potřebujete více místa pro ukládání souborů, podívejte se na naše nejlepší cloudové úložiště.

Můžete také přidat štítky, datum splatnosti a kontrolní seznamy dílčích úkolů.

Podrobnosti o kartě jsou specifické pro Trello. Ostatní nástroje kanban se budou lišit, ale získáte tak dobrou představu o tom, co můžete očekávat jinde.

Pohybující se karty Trello kolem

Vraťme se k tabuli. Ve sloupci „dělat“ jsme vytvořili několik úkolů. Když začneme pracovat na kartě, přetáhneme ji do sloupce „děláme“ a po dokončení ji přetáhneme do sloupce „hotovo“.

Jak vidíte na obrázku výše, přesunuli jsme jednu kartu do „hotového“ a jednu do „dělání“. Náš projekt je v plném proudu.

Můžete mít na cestách několik karet najednou nebo je můžete procházet po jedné. Je to na tobě. Můžete také přiřadit věci lidem a zjistit, kdo co dělá a co ještě musí udělat.

Toto je základní nastavení pro jednoduchou desku kanban, kterou můžete použít pro úkoly všeho druhu.

Alternativní rozvržení na Kanban

Existují i ​​jiné způsoby, jak zařídit Kanban board. Můžete mít sloupec pro každou fázi výroby nebo sloupce pro práci přiřazené různým členům týmu, jako to děláme na Cloudwards.net.

Můžete mít sloupce pro úkoly, které byly pozastaveny nebo archivovány. Možná více skupin sloupců pro práci přiřazenou různým oddělením. Desky kanban můžete dokonce použít k uspořádání sedadel, například se sloupy pro stoly na svatební hostině a kartami představujícími hosty.

Fungují také dobře jako menu, se startéry, hlavními chody, nápoji a dezertními sloupci. Tabule můžete zveřejnit, aby si zákazníci mohli prohlížet, co nabízíte, online nebo prostřednictvím tabletu ve vaší restauraci.

Kanbanské platformy

V tomto tutoriálu jsme se zaměřili na Trello, ale existuje několik dalších nástrojů, které zahrnují desku kanban. Mnohé z nich jsou silnější v celém řízení projektů a nabízejí funkce, které přesahují Trello. Již jsme zmínili monday.com a Asana.

LeanKit má také užitečné zobrazení kanban a zahrnuje dobrý ukázkový projekt, který vám ukáže, jak využít jeho funkcí. Přečtěte si o tom v naší recenzi LeanKit.

ClickUp je další sympatický nástroj. Zahrnuje závislosti a má také volnou úroveň. Přečtěte si o tom v naší recenzi ClickUp.

Další funkce Kanban

Mnoho nástrojů, které obsahují desku kanban, nabízí mnoho dalších funkcí. Trello nabízí výběr „power-ups“, které přidávají další funkce všeho druhu. Většina nástrojů vám nabízí několik způsobů, jak zobrazit úkoly kromě kanban.

Většina nástrojů vám umožňuje přiřadit úkoly konkrétním uživatelům, což vám pomůže spravovat projekty a upozornit každého na to, kdo co dělá.

Úlohy lze také kategorizovat a upřednostňovat. Obvykle je můžete komentovat a přidávat relevantní soubory. To je vše užitečné, ale nemusíte nic z toho používat, pokud chcete věci udržet jednoduché.

Správa závislostí je způsob, jak zjistit, které z vašich úkolů závisí na jiných, a dovede vaše dovednosti při plánování projektů na další úroveň. Přečtěte si naši recenzi Wrike, kde najdete příklad nástroje, který jej nabízí.

Funkce úložiště souborů, týmová komunikace a funkce sledování času najdete také v jiných nástrojích, pokud se rozhlédnete a porovnáte, co dělají.

Závěrečné myšlenky

Jak jsme viděli, zvládnutí věcí může být obtížné, ale existují nástroje, které vám pomohou, a desky Kanban patří mezi nejjednodušší použití. Nenechte se tím zmást. Rozdělit složité problémy na menší kousky je mocný způsob, jak tyto problémy vyřešit. I když vás malé věci ohromí, objasnění toho, co musíte udělat, vám může pomoci dosáhnout toho.

Dva z nejjednodušších nástrojů, které jsme zmínili, jsou Trello a Asana. Oba mají použitelné volné úrovně. Srovnáváme je přímo v našem Trello vs. Asana vhazování. Pokud chcete něco složitějšího, ale výkonnějšího, doporučujeme monday.com. Podívejte se, jak se to povedlo proti jiným oporám v oboru v našich monday.com vs. Jira a monday.com vs. Wrike bouts.

Používejte účinně desku kanban a možná zjistíte, že máte na ruce více času, než jste si mysleli, že byste na konci dne. Tabule Kanban používá mnoho velkých společností, protože pracují a zlevňují organizaci.

To znamená méně schůzek, méně zpoždění a tým, který je na stejné stránce. Úspora času na velkém projektu může být rozdílem mezi neúspěchem a úspěchem.

Pokud jste použili nástěnku Kanban nebo máte tipy, jak se s námi podělit, sdělte nám to prosím v komentářích. Děkuji za přečtení.