Jak používat Ganttův diagram: Příručka pro začátečníky do roku 2020

Existuje mnoho nástrojů, které vám pomohou s organizací. Software pro správu projektů nabízí funkce všeho druhu, které vám pomohou při plánování vaší práce. V tomto tutoriálu se zaměřujeme na konkrétní způsob organizace úkolů, jak používat Ganttovu tabulku.


Vysvětlíme, co pro vás může Ganttův graf udělat, a pak se podíváme, jak věci fungují na několika platformách. Nejprve se podíváme na jednoduchý příklad na stránce monday.com, o kterém si můžete přečíst v naší recenzi na stránce monday.com. Poté si projdeme pokročilejší příklad s TeamGantt, o kterém si můžete přečíst v naší recenzi TeamGantt.

Ganttovy mapy jsou sofistikované. Pokud dáváte přednost něčemu jednoduššímu, podívejte se na náš způsob použití článku o kanbanových deskách. Naše recenze Trello popisuje skvělý příklad nástroje kanban.

Co je Ganttův diagram?

Existuje mnoho nástrojů, které vám umožňují přidávat a uspořádat úkoly a zobrazit je různými způsoby. Ganttovy nástroje nabízejí oproti ostatním velkou výhodu v tom, že vám umožňují přidávat a spravovat závislosti, takže můžete jednu věc odkázat na jinou.

To znamená, že uvidíte, co je třeba udělat před dokončením každého úkolu. Pokud potřebujete, aby vaše brambory byly doručeny dříve, než budete moci připravovat hranolky, můžete si tento vztah vytvořit v Ganttově tabulce. Pokud se vyskytne problém s doručením, můžete sledovat, jaký bude mít dopad sledováním závislostí vpřed.

Můžete také vypočítat, jaký účinek bude mít zpoždění. V tomto případě to zní triviálně, ale ve složitém projektu může být mnoho úkolů na sobě závislých. Ganttův diagram vám umožní snadno vypočítat klepání na účinky jakéhokoli problému.

Ganttův diagram obvykle zobrazuje konkrétní časový rámec, například týden nebo měsíc, a umožňuje vám listovat nebo posouvat data, jako u většiny nástrojů založených na kalendáři..

Ganttův graf

První Ganttův diagram byl vynalezen polským akademikem Karlem Adamieckim v roce 1896. Přesto to nijak moc nezasáhlo. Henry Gantt, pro kterého je systém nyní pojmenován, vydal svou verzi v roce 1910.

První grafy zobrazovaly datum zahájení a ukončení úkolů tvořících projekt. Závislosti byly přidány později, i když jsou klíčem k užitečnosti Ganttových grafů.

Ganttovy diagramy a práce se závislostmi

Vytváření úkolů je obvykle jednoduché. Přidáte jméno a možná popis. Pokud pracujete v týmu, mohou být úkoly přiřazeny lidem. Lze je roztřídit a stanovit priority. Často můžete zanechat komentáře nebo k nim připojit soubory. Tyto věci budou záviset na nástroji, který používáte.

Pomocí nástrojů založených na Ganttově grafu budete také chtít nastavit počáteční datum a také datum ukončení nebo odhad, jak dlouho bude úkol trvat. Tímto způsobem se úkoly mohou zobrazovat na správném místě v kalendáři a zobrazovat, kdy se něco stane, nebo alespoň když doufáte.

Chcete-li mezi nimi vytvořit závislosti, obvykle kliknete a přetáhnete z jednoho úkolu na druhý. Díky tomu je druhý úkol závislý na prvním. Pomocí aplikace Microsoft Excel můžete vytvářet Ganttovy grafy, ale použití vyhrazeného programu je obvykle mnohem jednodušší.

Některé nástroje mají tlačítko, které umožňuje vytvářet závislosti vyplněním podrobností v rozbalovacím okně. Ve složitých projektech to může být jednodušší než metoda drag-and-drop.

V některých nástrojích můžete upravit délku úkolu, přesunout je a změnit datum zahájení a ukončení jednotlivě. Nástroje, které vám umožní dělat všechny tyto věci, však mohou být složitější, protože je obtížnější najít úchyty pro vytváření závislostí..

Praxe je dokonalá, ale stojí za to zdůraznit, že jen proto, že zjistíte, že jedna implementace vám nevyhovuje, může existovat jiná, která.

Ganttův graf

Pokud je naplánováno spuštění úlohy před tím, než závisí na dokončení, máte problém. Ganttovy grafy vás budou informovat, kdy k tomu dojde, a umožní vám to opravit. Můžete to provést ručně přetažením úkolů, abyste je mohli změnit, nebo změnit jejich odhadované délky.

Některé nástroje automaticky aktualizují váš plán, aby zůstaly funkční. To znamená, že pokud je úkol závislý na jiném, jeho začátek se automaticky upraví, pokud úkol, na kterém závisí, není včas dokončen. Může to být složité, ale zvládnutí této složitosti je tím, pro co jsou Ganttovy grafy.

Mnoho platforem vás také informuje, pokud máte smyčku závislosti. Pokud je úkol jedna závislý na úkolu dva, zkuste nastavit úkol dva na úkol jeden a uvidíte, co se stane. Je to nemožná situace, ale Ganttovy diagramy znovu mohou tyto vztahy mezi složitými sítěmi úkolů odhalit a ušetřit vám plánování bolesti hlavy..

Jak udělat Ganttovo schéma jednoduchým způsobem: monday.com

monday.com má časové osy, které jsou podobné Ganttovým grafům, ale nezahrnují správu závislostí. Časová osa umožňuje nastavit data zahájení a ukončení úkolů.

how-to-use-a-gantt-chart-pondělí-timeline

Položky můžete přesouvat přetažením nebo změnou jejich počátečních a konečných dat. Můžete také přiřadit úkoly lidem a zjistit, kdo co dělá. To vám umožní vizualizovat, co je třeba udělat, a umožňuje zjistit problémy.

Plánování projektu je s takovými nástroji mnohem snazší. Pro velké projekty s mnoha vzájemně závislými úkoly však nemusí být vizuální a intuitivní práce dost dobrá. Tam mohou pomoci závislosti.

monday.com má fantastické rozhraní a vynikající bezpečnostní funkce, které vás ochrání před počítačovou kriminalitou. Při práci v cloudu je zabezpečení bezpečné, a proto závazek společnosti monday.com k zabezpečení online z něj činí silnou volbu pro správu vašich projektů..

Zdarma Ganttův diagram: Krok za krokem s TeamGantt

Dále se podíváme na TeamGantt, který, jak název napovídá, je postaven na jeho Ganttově pohledu. Má volnou úroveň, která umožňuje až třem lidem používat jej pro nic za nic. To znamená, že to pravděpodobně můžete vyzkoušet, aniž byste příliš museli zatáčet šéfovi ruku. Kromě toho existují placené plány s dalšími funkcemi.

Pojďme se podívat, jak s tím začít. Po registraci se vás zeptá na několik otázek, a pokud se sami označíte za začátečníka, ukážeme vám úvodní video. Poté je čas vytvořit svůj první projekt.

Ukážeme vám, jak začít od nuly, ale existují šablony. Jsou zcela základní a zahrnují ukázkový projekt, který je vhodný pro to, abyste se seznámili s TeamGanttem. K dispozici je také základní projekt s několika úkoly a skupinami nastavenými pro použití nebo přejmenování podle potřeby.

how-to-use-a-gantt-chart-teamgantt-new-project

Pokud tam ještě nejste, klikněte na „moje projekty“ v levém podokně a poté na pravé straně klikněte na modré tlačítko „nový projekt“. Zobrazí se následující obrazovka.

how-to-use-a-gantt-chart-teamgantt-new-project

Zde můžete zadat název projektu, vybrat šablonu, jak je uvedeno výše, a dokonce vybrat dny v týdnu, které budou použity v projektu. Vyberte všech sedm dní, pokud jste zaneprázdněni, pět, pokud máte rádi většinu z nás, nebo dva, pokud dáváte přednost neformálnímu přístupu k životu.

Poté kliknutím na tlačítko „vytvořit nový projekt“ svůj projekt uvedete do praxe. Nejprve si budete muset prohlédnout rychlé video, takže si můžete udělat rychlou kávu a vrátit se o dvě minuty později.

Takto vypadá váš projekt hned po vytvoření. Existuje jedna skupina obsahující jeden úkol. Skupiny vám umožňují uspořádat úkoly do kategorií. Můžete je pojmenovat, co se vám líbí.

how-to-use-a-gantt-chart-teamgantt-blank

Úkoly TeamGantt

Nejprve vytvořme nový úkol, poté si před změnou závislostí upravíme své skupiny.

Chcete-li vytvořit úkol, klikněte na text „úkol“ vedle tlačítka plus pod poskytnutou první úlohou. Texty „milník“ a „skupina úkolů“ vám je umožní vytvořit.

how-to-use-a-gantt-chart-teamgantt-first

Váš nový úkol se objeví, zvýrazní as kurzorem v poli pro název, takže můžete nazvat, co se vám líbí, jak jsme to udělali zde. Stiskněte klávesu Return nebo klikněte na myš a úloha bude připravena.

S úkoly můžete dělat i jiné věci. S TeamGantt můžete každému přiřadit uživatele, označit, kolik toho bylo provedeno, nebo přidat kontrolní seznam dílčích úkolů a rozdělit jej na jednodušší kousky. Na to na chvíli zapomeneme.

Úkoly a skupiny obsahují malou ikonu pera, kterou můžete upravit kliknutím. K dispozici je také kříž k jejich odstranění. Jsou viditelné, pokud se pohybujete myší nad skupinou nebo skupinou.

Klikněte na tlačítko Upravit a objeví se okno, které vám umožní upravit podrobnosti o úkolu.

Přidali jsme několik úkolů a novou skupinu a přejmenovali jsme náš projekt. Nyní je to kulinářská klasika, vařené vejce a vojáci.

how-to-use-a-gantt-chart-teamgantt-multi-tasks

Závislosti TeamGanttu

Teď si vytvoříme závislost. Před vařením je třeba dát vodu do hrnce. Druhý úkol závisí na prvním. Můžeme přidat tento vztah k TeamGantt. Tímto způsobem nemůžeme náhodně naplánovat spuštění druhého úkolu před prvním.

To je v tomto případě zřejmé, ale nemusí to být u velkých projektů.

Abychom vytvořili závislost, přesuneme myš nad úkol „vařící vodu“. Přitom se na obou stranách objeví malé tečky. Poté klikneme a přetáhneme z tečky doleva na úkol „dát vodu do hrnce“. Po uvolnění myši se vytvoří závislost.

how-to-use-a-gantt-chart-teamgantt-dependence-added

Mohli jsme přetáhnout tečku vpravo od „vody do hrnce“ a přetáhnout k úkolu „vařit vodu“. V obou případech je účinek stejný. Záleží na tom, že pomocí tečky vlevo nastavíte tento úkol na něčem jiném a tečkou napravo uděláte na něm něco jiného..

Pokud se podíváte na výše uvedený snímek obrazovky, zjistíte, že je řádek červený. To ukazuje, že náš harmonogram není možný. Obě spojené úlohy jsou naplánovány současně. Je zřejmé, že v tomto případě musí jeden skončit dříve, než druhý může začít. Pokud přetáhneme úkol „vroucí voda“ doprava, vše bude v pořádku a čára změní barvu tak, aby to bylo vidět.

návod k použití-a-gantt-chart-teamgantt-úkoly-přeplánované

Pokud potřebujete nástroj, který může změnit vaše závislosti, abyste je nemuseli přetahovat kolem sebe, podívejte se na naši recenzi ClickUp.

Nyní rozumíte základům správy závislostí a můžete vytvářet a propojovat své vlastní úkoly. TeamGantt a monday.com mají bezplatné zkušební verze, takže se podívejte, co s nimi můžete dělat.

Závěrečné myšlenky

Existuje mnoho platforem, které obsahují Ganttův graf. Pravidelně je pokrýváme v našich článcích o řízení projektů. Ganttovy grafy mají tendenci se vyskytovat v nástrojích více zaměřených na podnikání, ale jak jsme viděli, nemusí být těžké je používat. Získejte pověst této výkonné techniky a vy můžete zlepšit své pracovní postupy a udržet všechny ve svém týmu plné ruce práce.

Chcete-li zjistit, co naše oblíbené platformy mohou udělat, podívejte se na náš nejlepší software pro správu projektů.

Při pohledu za monday.com a TeamGantt, jeden z našich oblíbených nástrojů, Wrike, odvádí skvělou práci v oblasti správy závislostí. Přečtěte si o tom více v naší recenzi Wrike. Pokud raději pracujete lokálně, podívejte se na naši recenzi GanttProject, kde se dozvíte o staromódním stolním softwaru, který je vhodný pro kancelářské použití..

Pokud jste zde použili některý z Ganttových nástrojů nebo víte o ostatních, které jsme nezmínili, podělte se o své znalosti v komentářích níže. Děkuji za přečtení.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map