Sådan bruges Cloud Storage som en Pro

Der var en tid, hvor skyopbevaring bare handlede om at uploade og downloade filer fra skyen. I disse dage kan du gøre så meget mere med det – som at synkronisere filer med et lokalt system, samarbejde om dokumenter, noter og integrere skydata med tredjeparts apps.


Men det store spørgsmål er – bruger du skylagring til sit fulde potentiale? I denne artikel diskuterer vi, hvordan du kan bruge skylagring som en pro, ved at maksimere ledig plads, integrere udbydere af lageropbevaring med dine foretrukne arbejdsværktøjer, sikre data i skyen og meget mere.

Her er alt hvad du har brug for at vide, for at kunne bruge skylagring som en professionel.

1. Få maksimal gratis opbevaring

De fleste cloud-lagerudbydere har en indstillet lagergrænse for gratis brugere, men her er en lille, men alligevel vigtig hemmelighed: Du kan gå ud over denne grænse og udvide mængden af ​​gratis lagerplads.

Alt hvad du skal gøre er at kigge efter de rigtige tilbud. For eksempel giver Dropbox 2 GB lagerplads, som kan udvides til over 16 GB ved at henvise tjenesten til venner og downloade dens desktop- og mobilapps. Du kan også få gratis lagerplads, hvis du lige har købt en ny Lenovo-, HP- eller Samsung-enhed.

Tilsvarende giver Google Drev gratis lagerplads til Chromebook- eller Asus-brugere, og OneDrive kører også et tilbud til nye Seagate-kunder.

Disse tilbud er kun gyldige i en begrænset periode og på specifikke enheder. Men hvis du alligevel planlægger at købe en ny gadget, er det bedre at søge efter cloud-lagringstilbud, før du foretager det endelige køb.

2. Kig efter betalte planer, der går ud over lagerplads

Hvis du har besluttet at betale for skyopbevaring, skal du vælge en udbyder, der tilbyder ekstra funktioner, bortset fra blot at give skylagringsplads.

For eksempel får du med Google Drevs betalte planer (G Suite) adgang til Googles hele produktsuite og et gratis forretnings-e-mail-domæne. Så hvis du søger at få et professionelt e-mail-domæne, får du en personlig e-mail-adresse, adgang til e-mails via Gmail og 30 GB lagerplads på Google Drive ved at bruge $ 5 om måneden.

Tilsvarende leverer Microsoft 1 TB OneDrive lagerplads til alle Office 365-brugere. Så for $ 70 pr. År får du 1 TB cloud-plads og Microsoft 365, som kan downloades på 1 pc / Mac og en smartphone. Forresten, at købe 1 TB plads på OneDrive koster $ 60 pr. År, så teknisk set betaler du kun $ 10 ekstra for hele Office 365-pakken.

3. Send e-mail-vedhæftede filer fra skyen

En primær årsag til, at brugere vælger cloud-lagring, er, at de kan dele filer online uden at skulle uploade den samme fil kontinuerligt, hver gang de har brug for at sende den til en ny person. Mange prominente leverandører af cloud-lager giver brugerne mulighed for direkte at vedhæfte filer som e-mail-vedhæftede filer, som modtageren derefter direkte kan downloade uden at tilmelde sig nogen cloud-lagring.

Google Drive har naturligvis indbygget Gmail-integration, så brugerne kan sende Drive-filer direkte som links eller vedhæftede filer.

Dropbox giver også Gmail-integration med Dropbox til Gmail Chrome-udvidelsen. Men i modsætning til Google Drive tillader Dropbox kun brugere at tilføje et fillink og ikke en faktisk filvedhæftning. Tilsvarende kan Microsoft Outlook-brugere direkte vedhæfte OneDrive-filer til enhver e-mail eller gemme vedhæftede vedhæftede filer til OneDrive.

4. Samarbejde om dokumenter online

Deling og samarbejde online er utroligt praktisk takket være skyopbevaring, men før du begynder at dele kritiske filer, er det vigtigt at forstå, hvordan adgangskontrol og filtilladelser fungerer.

Der er tre niveauer af tilladelser:

  • Vis kun
  • Vis og kommenter kun
  • Kun rediger

Det første tilladelsesniveau er perfekt til at dele den samme fil med et stort antal brugere, og du vil ikke have dem til at redigere eller ændre filen, selv ved en fejltagelse.

Det andet tilladelsesniveau er nyttigt, når du har brug for brugerfeedback, men alligevel ønsker ikke, at brugere skal ændre en fil på nogen måde. Hvis du allerede har kommentarer i den fil, som du vil have brugere til at se, skal du vælge tilladelsen “kun kommentarer”. Giv kun redigeringsrettigheder, hvis du vil have brugere til at ændre filer eller samarbejde med dig.

5. Selektiv synkronisering for at få adgang til data på flere enheder

Selektiv synkronisering giver adgang til skydata, som om de var på et lokalt drev. Vi har normalt en masse filer på vores cloud-lagringskonti, og synkronisering af dem alle med et lokalt drev kan føre til pladsproblemer på din pc. Med selektiv synkronisering vil mangel på plads aldrig være et problem, og du kan stadig få adgang til vigtige filer fra flere enheder.

Hvis du vil aktivere selektiv synkronisering, skal du downloade desktopklienten til din bestemte cloud-tjenesteudbyder. Når det er gjort, skal du blot markere alle de mapper, du vil synkronisere med det lokale drev. Eventuelle ændringer foretaget af filer lokalt synkroniseres til skyen, hver gang systemet tilsluttes internettet, og ændringer vises derefter på alle synkroniserede enheder.

6. Indarbejd produktivitetsværktøjer

Cloudbaseret produktivitetsværktøjer er blevet en nødvendighed, især for freelancere og fjernteam, der har medlemmer fra hele verden. Nogle cloud-lagerudbydere har indbygget produktivitetsværktøjer, og andre understøtter et stort antal tredjepartsudvidelser.

For eksempel introducerede Google Drive for nylig Googles noteopbevaringsapp, Keep – som en indbygget funktion til Google Dokumenter. Så hver gang du arbejder på et dokument, kan du åbne Keep, noter og revidere det, hver gang du åbner dokumentet igen.

Dropbox har konverteret sit nye tekstredigeringsværktøj, Dropbox Paper, til et opgavehåndteringsværktøj. Brugere kan nu tilføje afkrydsningsfelter, tildele det til en bruger, efterlade en kommentar og endda sætte en frist.

Evernote, en note-tager produktivitet app, også sport Google Drive integration. Så hver gang du indsætter et Google Drive-link i Evernote, begynder det automatisk at vise linkoplysningerne.

Projektstyringsværktøjer som Asana og Trello understøtter også udbydere af cloud-lager, så brugerne kan uploade filer fra en sky-konto direkte.

7. Deling af billeder via skyen

Når det kommer til at dele billeder via skyen, skal du kigge efter en cloud-lagerudbyder med masser af plads, da billeder kan tage en masse plads, især hvis du bruger digitale kameraer med høj ydeevne. Google Drev giver ubegrænset cloud-opbevaring til billeder, så længe et billedkvalitet er lavere end 16 megapixel.

Og selvfølgelig er der Flickr, der giver 1 TB lagringsplads til billeder uden filstørrelse eller type begrænsninger. Hvis du bare ønsker at gemme billeder i skyen til delingsformål, gør næsten enhver leverandør af cloud-lager. Men den professionelle fotograf vil måske bruge en leverandør som OneDrive eller Flickr.

Fordi de viser metadata for hvert billede og kan tilføje tags (selvom Flickr ikke virkelig kvalificerer sig som en cloud-lagerudbyder, da det er mere en platform for fotografer at vise deres arbejde).

8. Krypter data i skyen

Sikkerhed er en vigtig bekymring, når det kommer til lagring af data i skyen. For at sikre, at dine data altid er sikre under skyen, skal du vælge en cloud-lagerudbyder med privat kryptering fra ende til ende og en nul-viden-politik.

Med privat kryptering forbliver nøglen til krypterede data hos dig og ikke hos leverandøren. Så teknisk set kan selv cloud-udbyderen ikke vide, hvilke data du lagrer på deres servere. Men på samme tid, hvis du mister eller glemmer krypteringsnøglen, er der ingen måde at få adgang til dataene nogensinde.

Med privat kryptering er der heller ingen måde at forhåndsvise filer på. Du skal først downloade filerne, indtaste krypteringsnøglen og først derefter kan du se dem. Ja, det er ubelejligt, men desværre er det prisen på privatlivets fred.

Afslutningsvis

Det er sikkert at sige, at den nemme adgang og mobilitet, som cloud-lagring bringer til bordet, er uden sidestykke. Som du sandsynligvis har opdaget lige nu, tilbyder leverandører af cloud-lagring en masse funktioner bortset fra blot at uploade og downloade filer.

Ved at forstå ethvert aspekt af disse funktioner kan du bruge skylagring som en professionel og udforske dets reelle potentiale. Hvilket af disse tip vidste du allerede?

Fortæl os det i kommentarerne.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me