Cloud Collaboration Tool Roundup

Enterprise 2.0 i nogle få år blev der stillet spørgsmålstegn ved, da fordelene ved cloud computing blev mere og mere vigtige for udførelsen af ​​de daglige forretningsopgaver. Hvad langt fra en fremtid, der ser godt ud på det, er det, hvor skybaserede applikationer vil være det vigtigste punkt i interaktion mellem brugere og samarbejdstjenesterne.

Mængden af ​​service-akronymer, der er opstået siden midten af ​​00’erne, taler ikke kun om, at skyudbydere lytter, men også at Enterprise 2.0 (defineret af Wikipedia som “brugen af ​​nye sociale softwareplatforme inden for virksomheder eller mellem virksomheder og deres partnere eller kunder ”) ville blive realiseret på en meget hurtigere tidslinje end oprindeligt foreslået.

Når skyen opnåede gevinst i troværdighed, er mere og mere infrastruktur blevet outsourcet i virksomheds bestræbelser på at trimme omkostninger til infrastrukturstyring.

Med skysamarbejde er der et par omfattende platforme som Google og Microsoft, og så er der en række projektstyringsplatforme, der imødekommer forskellige nichemarkeder. Mens vi betaler på grund af markedsledere, ønsker vi også at introducere nogle nye tjenester i folden. Nogle er fokuserede på sociale medier, der er apps til deling af tankekort og et stort antal apps, der har et rigt sæt funktioner.

Efter at have vandret gennem et væld af sky-samarbejdsapps, har vi afrundet en mangfoldig samling. Denne liste er på ingen måde udtømmende, men den skal give dig en god idé om udvalget af apps, der er tilgængelige til samarbejde og produktivitet for SMB’er. Blandt vores overvejelser er følgende:

• Enhedsintegration 
• Vidensoverførsel
• Filhåndtering
• Diskussion
• Produktivitet

En af de ting, disse opgaver har til fælles, er, at de engang blev udført via e-mail, chat eller telefon. Mistet produktivitet sker normalt, når man organiserer kontakter, dokumentversion, involverer off-site teammedlemmer, eksternt samarbejde og så videre.

Selvfølgelig er de to første tjenester, vi vil diskutere, velkendte for dem, der kender sky-samarbejdsområdet. OneDrive og Google Drive er ikke de eneste tilgængelige dokumentredigeringsservices derude (se ownCloud og Box Notes), men de er de mest kendte.

Online redigeringsværktøjer til dokumenter

Google Dokumenter

Hvilken liste over online-samarbejdsværktøjer ville konkurrere uden inkludering af Google Dokumenter? Naturligvis er Google Dokumenter bestemt ikke beregnet til forretning i den nuværende version. Det er stadig ekstremt nyttigt og en solid platform for samarbejde. Denne service giver dig mulighed for at uploade, gemme, redigere og dele filer fra dit skrivebord via browser eller mobilapp.

Integrationen af ​​Google-tjenester er et plus for mange på grund af dets allestedsnærværende og rigdom af funktionalitet. Mange synes imidlertid Googles allestedsnærværende er noget anmassende. Selvfølgelig er enhedsintegration sømløs, og produktivitetsapps bugner.

Bør vi endda nævne, hvor simpelt det er at dele indhold til e-mail og sociale netværk? Blandt ulemperne er, at filer konverteres til Google-format, sikkerhed er understandard, og tredjeparts apps-support er utilstrækkelig. 

OneDrive

Klassisk desktop-software i skyen. Office 365 er standard til OneDrive, når du opretter en Microsoft-konto, der giver dig adgang til Office-webapp-pakken.

En af de gode bonusser er fri adgang til hostet e-mail (op til 25 GB lagerplads), forretningsdomenenavn og det offentlige websted uden yderligere hostinggebyrer. Lidt overdreven, men vi kan sætte pris på indsatsen. Det er sammen med en webkonferencefunktion og beskyttelse mod spam og malware ud over transit- og lagerkryptering. Puha!

OneDrive leverer samarbejdsfunktionalitet gennem teamwebsteder, hvor medlemmer opretter, redigerer og gennemgår rapporter, forslag, kalendere og budgetter i realtid. Tildelte opgaver vises lineært på en tidslinje. Forretningskunder får også SharePoint sammen med abonnementet.

Nogle ulemper er, at der under redigering ikke er understøttelse af overskrifter og sidefødder. Branding nogen?

Zoho

Gratis (eller gratis prøveperiode) / $ 99 pr. År. Zoho er fokuseret på SMB-markedet, og selvom det er relativt nyt, hører det her ope med Google Docs og OneDrive. Ved at anskaffe 100.000 kunder i de første 12 måneder og vokse, er dette ‘tredje-jernbane’, når det kommer til skybaseret virksomhedssamarbejde.

Den gratis version af Zoho inkluderer følgende:

•  Problemer til sporing af problemer
• Zoho Projects-brugere kan indsende deres arbejdsstatus 
• Projektmedlemmer chat 
• Project Stream giver medarbejderne øjeblikkelige statusopdateringer 
• Opret en projektwebside eller dokumentation
• Hold alt indhold organiseret ved at placere dokumenter centralt

Den seje ting ved Zoho er, at du kan oprette filer direkte i din browser. Gå lige foran og upload Microsoft Office, Open Office, Star Office, AutoCad, Photoshop, ZIP-filer og ethvert dokumentformat. En anden fin funktion er dokumentversionskontrol. Bug Tracking er et kraftfuldt fejlindgivelsesmodul, der giver dig mulighed for at definere, hvordan fejl og problemer skal håndteres.

Desværre, mens Zoho krypterer dine filer, er dette kun tilfældet for data i transit. For at starte får du også en mager 1 GB lagerplads. Mere lagerplads kræver, at du logger på den stiplede linje (til $ 3 pr. Bruger, der netværk mere end et par smarte funktioner), og du skal stadig betale $ 3 for en ekstra plads på 3 GB.

Samarbejdsværktøjer til specielle formål (eller ikke)

Vi gennemgår ikke det komplette marked for gør-det-alt-virksomhedssamarbejdsværktøjer for mangel på plads. Vi ønsker også at flytte fokuset til de forskellige slags værktøjer derude til SMB’er. Nogle værktøjer tilbyder kun opbevaring plus et par seje funktioner, mens andre er målrettet mod en bestemt form for applikation.

Værktøjerne beskrevet i dette afsnit er generelt fokuseret på SMB’er med nogle undtagelser. 

Citrix Sharefile ($ 30 pr. Måned)

ShareFile beskæftiger sig med at overføre større filer til enkeltpersoner eller i et team. Sharefile leveres med en standard 5 GB lagerplads og båndbredde ud over to konti.

Den professionelle pakke til $ 59,95 pr. Måned giver 10 GB lagerplads og båndbredde og 10 medarbejderkonti. Pointen med Sharefile er at sende filer, der er større end de fleste e-mail-tærskler, eller indsamle alle projektets artefakter på et sted.

Huddle ($ 20 pr. Måned)

En konkurrent til Microsofts SharePoint-service (se OneDrive). Brugt af mere end 100.000 virksomheder globalt tilbyder det funktioner, der er baseret på fildeling og styring, indholdssamarbejde, menneskestyring og opgaver. Åbnes via en browser, det kan tilpasses, mærkes og giver support til mobile enheder.

Vi elsker styring af versionskontrol i dette rum, det er derfor, vi altid påpeger denne funktion for dem, der har den. ‘Arbejdsområder’ giver dig mulighed for at få et betjeningspanelbillede af dine projekter. Hver enkelt kan ses gennem en menu øverst på grænsefladen.

Kramning i modsætning til andre udbydere passe godt på at udvikle standardiserede sikkerhedsfunktioner. Deres primære datacenter er ISO 27001-certificeret, og de tæller således amerikanske og britiske regeringsorganer som klienter. På nedadrettede side har den gratis konto kun 100 MB plads, som er forfærdeligt lav. Tjenesten koster $ 20 per bruger per måned for små virksomheder og $ 40 per bruger per måned for virksomheder. 90-dages prøveversion, som inkluderer 100MB.

Samtidig redigering er heller ikke mulig, fordi når en brug har filen, er den låst. Mens den indbyggede konferencefunktion er et plus, kan der opstå adgangsafgifter for møde deltagere.

Boks ($ 15 pr. Måned)

Der er noget at sige for at arbejde fra en browser, når du samarbejder. Box bruger links og følsomme roller og rettigheder funktionalitet lige fra din browser. Den integrerede filviser fungerer sammen med Microsoft Office-pakken, Adobe og andre alt sammen fra komforten med en webapplikation.

Størrelsesgrænsen for makuleringsfiler er 2 GB, hvilket er ganske nok. Derudover kan du spore i realtid, engagement som download, kommentarer og tilføjede filer (for at nævne nogle få). En ting, som vi virkelig kan lide ved Box er den omfattende integration af tredjepartssoftware som mange Google-apps, Twitter og DocuSign.

MangoSpring Collaboration Suite ($ 5,00 pr. Måned)

Er ikke sociale netværk virkelig en facet af samarbejde? Selvfølgelig er det, men vi går ikke for dybt ind i MangoSpring Collaboration Suite med fokus på virksomhedens sociale netværk. Dette værktøj bringer et noget nyt perspektiv med teamsamarbejdsværktøjer og en intranet-integration med LinkedIn. Dette gør det muligt for medarbejderprofiler med det samme at blive befolket med detaljer som kontaktoplysninger, færdigheder og ekspertise.

Instant messaging opdateres automatisk, så det følger med funktioner som konferencechat og videokonferencer såvel som grupper og projekter. For at udføre de sociale netværksfunktioner er der også mikrobloggefunktionen.

Den åbne applikationsprogrammering grænser sammen med forretningssystemer som CRM, lønningsliste eller andre HR-forretningssystemer. Det letter også deling og projektstyring med eksterne samarbejdspartnere. Administrer konti med Active Directory og integrer med andre værktøjer som Dropbox, Google Drive, OneDrive og Box.

Yammer ($ 5,00 pr. Måned)

Yammer har også taget nogle noter fra det sociale netværkssæt med trendfiler og populært indhold ud over fildeling, versionering og noter. En funktion, der skiller sig ud blandt samlingen af ​​værktøjer her, er polling. Polling er en enkel, nyttig og til det punkt idé.

Brugere kan også oprette afstemninger og begivenheder, der skal deles internt eller eksternt. Grupper giver brugerne mulighed for at søge efter nøgleord inden for delt indhold. Du kan også administrere flere domæner, adgangskontroller og centraliserede brugerroller og rettigheder.

Socialcast (gratis op til 50 brugere) 

SocialCast er beregnet til store virksomheder med et kraftfuldt sæt af projektstyring, dokumentdeling, projektgrupper og specifik aktivitetsfunktionalitet.

Opret private grupper for at fremme teamengagement. Tjenesten kan fuldt ud tilpasses til dit brand, og du kan give offentlig adgang. Hele funktionssættet er tilgængeligt på alle større mobile platforme.

MindMeister (gratis prøveversion)

MindMeister er et tankekort-samarbejdsværktøj til udviklingsprojekter. Strålende! Af den grund, at det altid er svært at forstå udviklere og ingeniører (og projektinteressenter generelt) og tankekort er en måde at “visualisere” andres vision.

Dette er et temmelig gennemtænkt værktøj, der giver dig mulighed for at flytte og indsætte kortgrene, versionskontrol og eksportere dine filer til et antal formater. Med mobilappen kan du få adgang til dine tankekort, og offline-tilstand giver dig mulighed for at arbejde gennem din browser.

En anden dejlig funktion er, at du kan integrere links, e-mail-adresser og noter inden for noder. Det er også kompatibelt med Freemind og MindManager.

Konklusion

Efter at have vandret gennem et væld af sky-samarbejdsapps, har vi afrundet en mangfoldig samling. Denne liste er på ingen måde udtømmende, men den skal give dig en god idé om udvalget af apps, der er tilgængelige til samarbejde og produktivitet for SMB’er.

Naturligvis ville vi elske at høre dine tanker og meninger om sagen i kommentarfeltet nedenfor. Så føl dig fri til at bruge det, og tak for at have læst hele vejen.