Как да улесним отдалечената работа

Пътуването ви убива. Седиш на безкрайни скучни срещи. Телефоните звънят и колегата ви движи масата си за пети път днес. Някой ви гледа през рамо. Костюмът, който носите е неудобен.


Не е ли девет до пет ден страхотен? За щастие, днес имаме претендент: работим дистанционно.

Когато работите отдалечено, получавате всички предимства, които сте чували и представяли преди – работете в суитчъра си, няма повече пътувания, спестявайте пари на обяд, като ядете евтина и здравословна храна, присъствайте само на срещи, които абсолютно трябва, да бъдете по-продуктивни и разбира се, управлявайте времето си така, както сметнете за добре.

Все повече и повече хора преминават към работа от разстояние, но би било безсмислено за вашия работодател или кариерата ви, ако работата от хамак на отдалечен плаж доведе до загуба на производителността. За щастие има много софтуерни инструменти за улесняване на прехода, всичко, от което се нуждаете, е WiFi или някаква форма на достъп до интернет. В тази статия ще разгледаме някои от тези инструменти, които улесняват работата от разстояние.

Малки отбори и фрилансери

На първо място, когато имате разпределен екип, се нуждаете от сигурен и надежден начин за споделяне на файлове между членове. Прехвърлянето на файлове с имейл или флаш устройство е просто искане за кражба на данни, тъй като имейлите могат да бъдат хакнати и дисковете да бъдат откраднати. За борба с киберпрестъпността полезното съхранение в облак е полезно. Един от най-популярните, с 800 милиона потребители, е Google Drive.

Google Drive е насочен към домашните потребители и осигурява добра производителност. В библиотеката има много приложения на трети страни (повечето от тях са безплатни). Собственото приложение на Google, Google Docs, е едно от най-добрите приложения за производителност и сътрудничество и се интегрира естествено с Google Drive.

С офис пакет Docs получавате приложения за текстообработка, електронни таблици и презентации. Можете да предлагате редакции и да правите коментари, всичко това в почти реално време благодарение на бързите скорости на синхронизиране на файлове. Има и опция да се върнете към предишните версии и да видите кои промени са направени.

Офис документи

Разбира се, споделянето на тези файлове е от съществено значение и Google не разочарова. Можете да използвате имейл, за да дадете достъп или да зададете връзка за достъп. Независимо дали правите едно или друго, можете да зададете разрешения и за двете.

Google защитава тези файлове с помощта на AES 128-битово криптиране. Съществуват дискусии за това дали е пропукан, но конвенционалната мъдрост казва, че за суперкомпютър ще са необходими милиард години, за да го направи, така че има това. Налична е двуфакторна автентификация (2FA) за защита от откраднати пароли.

Добър вариант за фрийлансъри е, че като безплатен потребител получавате хубави 15 GB безплатно хранилище. За тези, които искат евтини опции, има няколко платени планове: 100 GB за 2 долара на месец е добра сделка, след което получавате 1TB за $ 9,99. Отстъпките са налични, ако плащате за цялата година. Прочетете нашия преглед на Google Drive за подробности.

Работа дистанционно за среден бизнес

Ако управлявате бизнес и се нуждаете от повече сигурност, има Box. Той претендира много клиенти на Fortune 500 и малък бизнес като клиенти.

Има едно родно приложение, наречено Box Notes, което е сред най-добрите ни приложения за бележки. За да компенсира липсата на местни приложения за сътрудничество, Box се интегрира както с Google Документи, така и с Office Online. Можете да се интегрирате с повече приложения на трети страни, които влизат в библиотеката. Категориите включват сътрудничество, управление на проекти, управление на съдържанието и сигурност.

Управлението на големи, отдалечени екипи – или много отбори – е лесно с Box; когато добавите нов потребител към акаунта си, можете да зададете различни разрешения. Можете да изберете до кои папки потребителите имат достъп. И можете да зададете седем различни нива на разрешения, докато правите това. Ако трябва да поканите десетки служители наведнъж, можете да изпълните групова покана. Когато го направите, можете да ги присвоите на група, за да избегнете настройването на разрешения едно по едно.

Що се отнася до сигурността, Box се справя чудесно; тя защитава вашето съдържание чрез 256-битово криптиране на AES, по време на транзит и на сървърите. Той дори криптира вашия ключ (който използвате за дешифриране на вашите файлове) със същото ниво на AES криптиране.

Скоростта на синхронизиране на файлове е сравнима с други услуги. Споделянето на файлове е просто; щракнете върху бутона „сподели“ и можете да генерирате връзка или да изпратите покана по имейл. С тези връзки Box ви предоставя възможността да използвате защита на паролата и да зададете дати на изтичане.

Тъй като е насочена повече към бизнеса, тя е по-скъпа; Box ви дава стартов план от 100 GB за минимум трима потребители, а той е 5 долара на месец на потребител. Плановете за бизнес и бизнес плюс предлагат неограничено място за съхранение съответно за 15 и 25 долара. Има безплатен индивидуален план и 15-дневна пробна версия за бизнес планове, за които можете да прочетете повече в нашия преглед на кутията.

Дистанционна работа за големи бизнеси

Предприятия, които биха искали да се отдалечат, ще се справят по-добре с най-добрия ни избор на EFFS Egnyte Connect Той има вградени приложения, както и Google Docs и Office Online интеграции. Ако искате да използвате настолната версия на Office – Office 365 – има интеграция и за това.

Когато става въпрос за първоначални качвания, това е малко бавно, но за целите на сътрудничеството скоростта на синхронизация е по-важна при вече качените файлове. Egnyte наистина свети там, тъй като използва синхронизиране на ниво блок, който качва само части от файла, които са променени, а не целия файл.

Каквото ви трябва, когато споделяте с отдалечени членове, Egnyte го има. Можете лесно да споделяте файлове или папки и да давате четири типа достъп – собственик, пълен, редактор и зрител. Вашите връзки могат да имат защита с парола, срокове на годност и дори получавате известие, когато връзката се използва. Можете дори да зададете дали потребителите могат да изтеглят или само преглед на файлове.

Не е нужно да се притеснявате за вашите бизнес файлове, те са защитени с криптиране AES-256, можете да зададете минимална дължина и сила за пароли, 2FA е там, за да помогне, ако паролата ви е била напукана и ако някой открадне вашето устройство можете просто го изрежете от синхронизиране.

Egnyte не предлага индивидуални планове. Най-малко скъпият е $ 40 на месец за петима потребители, но дава 5TB място за съхранение. Ако имате нужда от повече пространство и повече потребители, има бизнес планът. Той осигурява 10TB споделено пространство на максимум 100 потребители за 15 долара на месец (на потребител). Прочетете подробностите в нашето ревю на Egnyte.

Други инструменти за отдалечена работа

Когато трябва да комуникирате с екипа си от разстояние, има едно популярно приложение, което ви идва наум – Slack. Стартира през 2013 г. и оттогава се разраства бързо. Това не е изненада, приложението е забавно и лесно за използване и се интегрира с много приложения на трети страни, които повишават производителността (искаме също да отбележим, че всички горепосочени услуги са сред най-добрите облачни хранилища за Slack).

Собственикът на работното ви пространство създава Slack работно пространство и заедно с администраторите кани и управлява членовете на екипа. След това екипът може да споделя работното пространство на Slack и да комуникира чрез него. Подобно на старите чат стаи, всичко се върти около съобщения; различни канали са част от работното ви пространство и те са основно средство за комуникация. Можете да организирате канали според конкретни отдели, проекти или офиси.

Когато често общувате с членовете на вашия екип, информацията може да бъде навсякъде. Slack ви позволява лесно да търсите съобщения, както и да ви изпраща известия винаги, когато някой каже нещо важно. Можете дори да търсите файлове, които сте изпратили на колегата.

Slack всъщност не ви позволява да поддържате дневен ред: когато става въпрос за управление на задачи с отдалечен екип, Trello наистина свети. Това е визуален начин да организирате проектите си и да видите какво трябва да направите от пръв поглед чрез използването на канбан дъска.

Всичко, което правите, ще включва борда на Trello. Таблото представлява списък със списъци, който в основата си са всичките ви задачи на различни етапи, от идеи до завършване. Trello използва карти за представяне на тези задачи. Докато картите изглеждат прости в началото, можете да добавяте коментари, етикети, да качвате прикачени файлове, да давате срокове и т.н. Можете да поканите колкото се може повече хора на вашия съвет и след това просто да ги плъзнете и пуснете към картите, за да им зададете задачи..

Разбира се, Trello има библиотека с много приложения на трети страни (наречени power-ups), които могат да подобрят вашия отдалечен работен процес. С тях можете да интегрирате Trello с различни услуги за съхранение в облак, комуникационни приложения, CVS платформи и др. Ако не виждате нищо, което отговаря на вашите нужди, има API, който можете да използвате за създаване на собствено приложение.

Заключителни мисли

Днес с интернет и глобализация не е изненада групите или отделните лица от различни страни или континенти да работят заедно; разбира се, новите ситуации носят собствен набор от проблеми. Има обаче много приложения, които да ви помогнат. Споменахме някои от най-добрите услуги за съхранение в облак, които са чудесни за сътрудничество и някои от най-популярните приложения, които позволяват добра комуникация и организация.

Има много други, така че имате ли любим, който пропуснахме? Имате ли коментар за някои, които сме избрали? Уведомете ни в коментарите по-долу. Благодаря ви за четенето.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me