Revisió Smartsheet: actualització 2020

Smartsheet Review

Tot i que a primera vista pot confondre’l per a un full de càlcul, a sota de les mirades de Smartsheet s’entén una eina molt potent de gestió de projectes. Tot i que res no és perfecte, podem imaginar diverses classes de persones que estarien molt encantades d’utilitzar-lo, tal i com podeu llegir a la nostra ressenya Smartsheet.


millor programari de gestió de projectes

Smartsheet és una eina centrada en el negoci que s’assembla tant a un full de càlcul com als seus competidors. Intentarem esbrinar si el seu enfocament funciona en aquesta revisió de fulls intel·ligents.

Malgrat problemes de dentició (les versions primeres eren massa difícils d’utilitzar), ha passat a ser un jugador d’èxit en l’àmbit de la gestió de projectes. Després d’un redisseny, va duplicar els seus ingressos quatre anys seguits i va cotitzar a la borsa l’any passat. Té una forta base de clients, amb més de 77.000 marques que l’utilitzen, incloses les de Cisco, Hilton i PayPal.

Tot i que l’Smartsheet té una aparença clara i inequívoca, té una interfície d’usuari forta, us permet visualitzar i manipular les vostres dades de maneres útils i fa una bona feina per fer fàcil les seves funcions avançades..

Hem trobat Smartsheet que mereix una bona ullada per a qualsevol que busqui gestionar dades o organitzar els seus projectes i considerar-lo entre els millors programes de gestió de projectes. Per saber per què, llegeix més.

Alternatives per a SmartSheet

Fortaleses & Debilitats

Característiques

Smartsheet us permet introduir dades fàcilment en una interfície d’aspecte familiar i, a continuació, veure-la de diverses maneres. Les dades que introduïu es poden estructurar de manera diferent. Si gestiona un projecte, pot representar tasques, però també pot ser objectius de venda o persones.

La seva forma de estructurar és a vosaltres. Podeu utilitzar una de les plantilles per orientar-vos o utilitzar la vostra creativitat. Si voleu comparar-la amb una altra eina versàtil, mireu la nostra revisió monday.com per trobar una bona alternativa.

Podeu adjuntar fitxers a objectes o a tasques, de manera que Smartsheet és una bona eina per compartir-los amb el vostre equip. El límit de la mida del fitxer és de 250 MB si teniu un compte de pagament. L’espai total disponible per al vostre equip depèn del vostre pla i de quants usuaris tingueu perquè s’assigna a cada usuari. Va des dels 50 GB per usuari del pla bàsic fins als 250 GB per usuari del pla Premier.

Obtindreu una quantitat generosa i podreu pagar més si necessiteu més, però haureu de parlar amb l’equip de vendes de Smartsheet per obtenir-ne els detalls. Si voleu utilitzar un servei alternatiu, feu un cop d’ull al nostre millor article d’emmagatzematge en núvol per a opcions, però, si voleu afegir aplicacions de productivitat, els nostres millors proveïdors EFSS poden ser una millor opció.

smartsheet-activity-log

El seu registre d’activitats permet fer un seguiment de les accions relacionades amb els projectes i es pot filtrar si voleu investigar alguna cosa en concret.

smartsheet-calendar

La seva visualització de calendari us permet veure quines tasques es desenvoluparan i què cal fer quan. Podeu fer un doble clic de tasques per ajustar-les o assignar-les a una altra persona.

smartsheet-gantt

Si voleu veure una línia de temps de les tasques i de quines tasques depenen d’altres, la vista gantt us proporciona això. També us permet arrossegar tasques al voltant i ajustar les dates d’inici i finalització, de manera que si voleu fer maletes per intentar millorar la vostra programació, podeu fer-ho.

smartsheet-card

També hi ha una vista de targeta, que ordena les tasques en columnes. Podeu fer clic per afegir subtasks o editar-ne els detalls i arrossegar-los de columna a columna per mostrar fins a quina distància es troba cada un. Aquesta vista funciona com un tauler de kanban.

Si la vista de la targeta s’ajusta a les vostres necessitats, potser val la pena mirar una eina més senzilla, com ara Trello. Llegiu la nostra guia per a principiants de Trello per veure si s’adapta bé.

Recordatoris de fulls intel·ligents

Podeu configurar els recordatoris per donar-vos notificacions a vostès i als vostres membres de l’equip sobre tasques específiques. És útil si hi ha alguna cosa a la vostra rutina que sempre s’oblida.

smartsheet-test

També hi ha formularis que podeu configurar per facilitar la introducció de dades, així com informes per mostrar informació segons la necessiteu.

smartsheet-report-builder

Els informes es creen mitjançant un constructor pràctic que us permet seleccionar quines dades voleu incloure i filtrar segons es requereixi.

A més d’estar disponibles al navegador, hi ha aplicacions per a Android i iOS, de manera que no haureu d’esperar per arribar a l’oficina per començar a planificar el dia.

Integracions de fulls intel·ligents

Si voleu anar més enllà de la seva funcionalitat estàndard, Smartsheet ofereix molts complements. Més de 30 estan disponibles i inclouen plataformes com Jira i Salesforce, així com algunes de les ofertes pròpies de Smartsheet, com ara complements de calendari i pivots. Si esteu disposats a utilitzar Zapier o IFTTT, el cel és el límit, ja que hi ha moltes receptes disponibles per a SmartSheet..

També podeu afegir serveis d’emmagatzematge, com ara Google Drive, Dropbox o OneDrive. Si esteu interessats en l’emmagatzematge addicional i voleu veure quina de les moltes opcions que més us convé, llegiu el nostre article sobre el millor emmagatzematge en línia per a equips..

Alguns complements requereixen que contacteu amb Smartsheet per configurar-la, de manera que no es pot accedir a tots de manera immediata, però us permeten ampliar-vos de forma considerable a la funció de Smartsheet si els aprofiteu..

complements de fulls intel·ligents

Smartsheet ofereix un fort conjunt de funcions amb una excel·lent gestió de tasques i la versatilitat per treballar amb dades de moltes maneres. També s’integra bé amb eines externes. Valorem altament en aquesta àrea.

Vista general de les funcions del SmartSheet

Logotip de SmartSheetwww.smartsheet.com

Comença des de $ 1400 al mes Tots els plans

Funcions de gestió

Tasques

Subtotes

Gestió de la dependència

Fons personalitzats
Només colors

Altres opcions de personalització
Logotip

El límit de la mida de l’equip
3

Espai d’emmagatzematge
250 GB

General

Pagament
Targeta de crèdit, Paypal

Accepta criptomoneda

Suport per a sistemes operatius mòbils
iOS, Android

Prova gratuïta
30 dies

Seguretat

Autenticació de dos factors
mitjançant OneLogin

Xifrat
AES-256

Certificació SOC
SOC 2 Tipus 2, AICPA SOC 1

Assistència

Xat en directe

Formulari de correu electrònic / contacte

Atenció telefònica

Usabilitat amb els usuaris

És fàcil començar amb Smartsheet. El seu procés d’inscripció és ràpid i indolor. En fer la vostra primera sessió, obtindreu un vídeo de quatre minuts que us mostrarà al voltant de la plataforma. Després de mirar-lo, se us presenta un altre vídeo, juntament amb una guia pas a pas per començar.

A l’aplicació, la impressió inicial és complexa, de manera que és bo que tingueu tota l’ajuda disponible. Fer entrades és fàcil, però esbrinar com s’ajusta tot és més dur.

Quan configureu, podeu introduir dades des de zero o importar-les des d’una altra aplicació. També hi ha diverses plantilles que us ajudaran a començar, cosa que farà que les coses siguin molt més ràpides al principi.

smartsheet-template

L’estructura es construeix al voltant de fulls, que contenen dades. Com el seu nom indica, Smartsheet adopta un enfocament similar a fulls de càlcul, amb columnes assignades diferents tipus d’informació.

Fa molta feina per a vosaltres. Assigneu una columna per emmagatzemar contactes, per exemple, i cercarà als vostres contactes possibles entrades a mesura que escriviu.

Assignació de tasques a SmartSheet

Les dades dels fulls poden representar moltes coses, com ara tasques. Les tasques poden donar-se una data d’inici i finalització i assignar-les a un membre de l’equip. També podeu assignar-los predecessors, cosa que significa que podeu configurar una gestió de dependències i, a continuació, veure com s’ajusta tot.

Es pot fer un seguiment de cada tasca amb un estat, percentatge de finalització i comentaris per informar-vos de com van les coses.

Es poden visualitzar de diferents maneres, cadascuna d’elles amb els seus usos, tal com es parla a la secció de característiques.

La part superior de la pantalla està plena d’icones, cosa que li dóna la sensació d’una aplicació d’escriptori, però també aporta una sensació de familiaritat. De vegades us fa servir una versió compartida de Microsoft Excel.

consells per a telèfons intel·ligents

Obteniu molta ajuda a l’aplicació, i apareixen finestres emergents cada vegada que s’utilitza una funció nova. Normalment us proporcionen uns quants indicadors, així com enllaços a vídeos i articles tutorials.

smartsheet-custom-design

Si voleu que us sentiu més com a casa quan feu servir Smartsheet, podeu definir el vostre propi color i logotip de fons. Com en la majoria de les coses de Smartsheet, hi ha un breu vídeo que us mostra com fer-ho, però el procés és senzill.

Smartsheet no és l’eina més emocionant del món, però proporciona una gran quantitat d’orientació i ajuda per posar-vos en marxa. Es necessita acostumar-se, però hi ha molta potència un cop arribeu a abordar-lo.

Si voleu jugar amb alguna cosa més divertit, feu un cop d’ull a la nostra revisió d’Asana per a un programa que tothom del vostre equip gaudeixi.

Aquí també donem notes altes a Smartsheet. Fa un bon treball per presentar-se i us facilita una gran quantitat de pop-ups i tutorials útils. Sembla complex i n’hi ha molt, però és molt més fàcil després de passar-hi temps.

Cost

Smartsheet ofereix un pla individual per 14 dòlars mensuals, però que inclou tants col·laboradors gratuïts com necessiteu. El pla de negocis, per a un mínim de tres usuaris, arriba a 25 dòlars al mes. Els seus plans empresarials requereixen discussió amb l’equip de vendes, així que prepareu-vos per negociar.

El pla Individual us permet provar les plantilles i configurar formularis. El negoci va molt més enllà, oferint-vos accés al seu registre d’activitats, visualitzacions i automatització de fluxos de treball. També disposeu d’analítiques, de marca personalitzada i de gestió de grups, de manera que suposa un salt important de l’oferta individual.

El pla Enterprise de l’Smartsheet ofereix encara més, amb un control d’accés millorat i funcions d’administració addicionals de grup. L’opció Premier de primer nivell us proporciona suport i aplicacions premium, així com connectors a serveis externs, inclosos Jira, Salesforce i Dynamics.

Ofereix una prova gratuïta de 30 dies sense necessitat d’afegir una targeta de crèdit, de manera que no hi ha cap raó per no provar-la si teniu curiositat. Si voleu registrar-vos al final del judici, les opcions de pagament estàndard són targeta de crèdit i PayPal, però podeu contactar amb l’empresa per configurar transferència bancària o pagaments ACH..

La pàgina intel·ligent no és l’opció més barata i no té cap pla gratuït. Tot i això, ofereix diversos mètodes de pagament i és un producte de bona relació qualitat, per la qual cosa li donem una puntuació decent.

Si necessiteu una alternativa més barata, consulteu la nostra revisió Basecamp. Basecamp és gratuït per als educadors i té un gran valor per a grans equips.

Seguretat & Privacitat

Smartsheet fa bé quan es tracta de certificacions. A més de tenir un certificat SOC 2 Tipus 2, proporciona consells per als clients que necessiten complir amb els estàndards. Si la vostra empresa està regulada per GLBA, FERPA o HIPAA, Smartsheet us pot ajudar, que és una oferta única pel que sabem.

Pel que fa a la seva pròpia seguretat, Smartsheet utilitza encriptació AES de 256-bit al descans i Amazon S3 per a l’emmagatzematge de fitxers. Les dades s’emmagatzemen a diversos llocs, de manera que les vostres dades han de ser segures, fins i tot si es produeix un accident.

Compleix amb el Reglament general de protecció de dades, la UE-EUA. Privacy Shield i els Suïssa-EUA. Escut de privadesa. Llegiu aquest article explicant el GDPR si teniu curiositat per saber-ne més.

Smartsheet diu, tot i que compleix les normes de la llei, limita el que revela. No podeu demanar més que això. Els ulls afectius són a tot arreu, com mostra aquest article sobre Snowden i la vigilància del govern, per la qual cosa és bo saber que Smartsheet està al vostre costat.

L’autenticació de dos factors no està disponible de manera predeterminada, però podeu utilitzar la integració OneLogin si ho necessiteu.

Hi ha disponible un historial d’inici de sessió si voleu vigilar quan la gent s’iniciï la sessió o verifiqui si hi ha alguna activitat sospitosa. Llegiu el nostre article sobre ciberdelinqüència per obtenir més informació sobre què heu de mirar quan feu servir el núvol.

Smartsheet té una bona actitud envers la seguretat i la privacitat i, a més de mantenir la seva casa en ordre, us ofereix ajuda per fer el mateix. Com a resultat, es nota bé aquí.

Si esteu interessats en aprendre més sobre la seguretat, mireu la nostra seguretat, allò que necessiteu saber, que us explica tot el tema.

Servei & Assistència

L’assistència d’Smartsheet es basa al voltant del seu Centre d’aprenentatge, que ofereix molts vídeos per ajudar-vos a tenir contacte amb la plataforma, a més d’ensenyar-vos les funcions més avançades..

També hi ha molts articles basats en text si preferiu aprendre d’aquesta manera. Estan ben escrits i estan ben dissenyats.

Hi ha una comunitat ocupada, amb preguntes que es responen en un dia aproximadament, que és útil tenir.

Si voleu posar-vos en contacte amb el seu equip d’assistència, Smartsheet tractarà de trobar-vos un article per ajudar-vos primer i, si això falla, us dirigirà al seu formulari web.

Vam enviar una pregunta de prova a través del seu formulari, però al moment d’escriure, gairebé tres dies després, no hem rebut cap resposta. Això no és bo. Al igual que amb el seu fòrum, no podeu esperar una resposta ràpida i potser us espereu una estona si us enganxeu.

Si voleu més formació pràctica, Smartsheet us ofereix moltes opcions. Podeu treballar amb un dels seus consultors per establir o assistir a alguna de les sessions de formació periòdiques. Fins i tot ofereix una certificació per 199 $.

Smartsheet ofereix moltes eines d’aprenentatge, però es pot millorar el seu suport, de manera que aquí obté una puntuació per sota de la mitjana.

Si necessiteu un servei amb temps de resposta ràpids d’assistència, consulteu Wrike. També és un servei excel·lent. Consulteu la nostra revisió de Wrike per obtenir més informació.

Pensaments finals

Smartsheet és un mitjà eficaç per gestionar projectes i una eina sorprenentment fàcil d’utilitzar. Sembla clar, però introduir dades és fàcil i les seves vistes útils us permeten planificar els vostres projectes i fer altres coses amb un mínim d’enrenou..

El seu plantejament en forma de full de càlcul sembla vanil·lar al principi, però té l’avantatge que tothom està familiaritzat amb el format bàsic, permetent-los introduir dades ràpidament. També fa un bon treball de guia amb les seves plantilles i visualitzacions per produir alguna cosa útil.

En definitiva, fa el que voldríeu fer, i ho fa bé. El nostre temps amb Smartsheet va ser agradable, sense que hi hagi problemes o problemes que ens impedissin a les nostres pistes. La interfície d’usuari no és la més bonica, però té un bon equilibri de potència i usabilitat.

En general, recomanem fer servir SmartSheet. Si ho heu provat i voleu compartir les vostres opinions amb nosaltres, feu-ho als comentaris següents. Gràcies per llegir.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me