Revisió IBM Connections

Sembla que IBM Connections s’ha tornat a convertir en una eina de xarxes socials, deixant completament la majoria de les característiques d’emmagatzematge i EFSS. Per tant, aquesta revisió ja no s’aplica.

Els propietaris de pimes que busquen una eina de col·laboració en núvol amb un toc social als mitjans poden trobar el que busquen a IBM Connections. A més de les funcions habituals de sincronització i compartició de fitxers, aquesta eina EFSS avançada us permet xerrar, enviar missatges de correu electrònic, reunir-vos en línia i fins i tot compartir el vostre estat amb els altres empleats..

Penseu-hi com el Facebook de l’espai EFSS.

Les seves funcions de comunicació afegides fan que IBM Connections sigui una opció millor que Dropbox, Box i tots els altres millors proveïdors EFSS? S’adhereix amb nosaltres mentre fem una vista general de les funcions i dels preus del servei i, a continuació, desglossem l’experiència de l’usuari, les capacitats de col·laboració, la seguretat i l’assistència..

Fortaleses & Debilitats

Alternatives per a connexions IBM

Característiques

La taula següent us proporcionarà una ullada ràpida a algunes de les funcions clau incloses a la plataforma Connections.

www-03.ibm.com

Comença des de 600 € al mes Tots els plans

Col·laboració

Sincronització del dispositiu

Sincronització selectiva

Sincronització a nivell de blocs

Carpetes compartides

Enllaç de fitxers

Versió de fitxers

Mida màxima del fitxer
2 GB

Integració de Microsoft Office

Integració de Google Docs

Biblioteca d’integració d’aplicacions de tercers

Superviseu l’activitat dels usuaris

Definiu els rols dels usuaris

Crea grups d’usuaris

Seguretat

Encriptació en repòs
AES-128

Xifrat en trànsit

Integració de xifrat de punta a punta

Autenticació de dos factors

Requisits de contrasenya personalitzats

Integració amb un signe únic (SSO)

Esborrament del dispositiu remot

Assistència

Xat en directe

Atenció telefònica

Fòrum d’usuaris

Assistència 24/7

Connections és un cas interessant, ja que té algunes funcions (com ara llistes de tasques i reunions en línia) que no trobareu amb altres plataformes, però al mateix temps, en falten algunes que haurien de ser habituals (com l’autenticació de dos factors).

També és dèbil pel que fa a les integracions d’aplicacions de tercers.

Us donem una millor idea de com es reprodueix tot això per decidir si Connexions funcionarà per a la vostra empresa més endavant a la nostra revisió. Primer, però, parlem de preus.

Preu

IBM Connections té tres plataformes bàsiques de preus: Social, S1 i S2. Podeu gaudir del servei amb una prova gratuïta de 14 dies abans de subscriure-us.

Cada pla us proporciona 1 TB d’emmagatzematge de l’equip més 1 GB d’emmagatzematge personal per a cada compte d’usuari. Tant si aneu amb Social, S2 o S1, no hi ha requisits mínims d’usuaris, cosa que suposa un canvi de ritme refrescant. Molts altres proveïdors EFSS no només tenen requisits elevats, sinó que costen el doble per usuari.  

Huddle, per exemple, requereix almenys 15 comptes i cobra 20 dòlars per cadascun d’ells.  

Els tres plans de connexions ofereixen l’edició, sincronització i compartició de documents col·laboratius. Cadascuna també ofereix funcions de missatgeria instantània per mantenir-se en contacte amb els seus empleats. Connections S2 afegeix reunions en línia per a fins a 200 participants. S1 afegeix correu electrònic i espai de wiki.

Experiència d’usuari

Com la majoria de les eines de sincronització i compartició de fitxers empresarials, gran part de la interacció dels usuaris amb Connections es produeix des del navegador. A diferència d’ells, els fitxers no tenen el protagonisme de l’experiència de l’usuari: les interaccions socials sí.

La pantalla d’inici inclou espai per actualitzar el vostre estat i llegir els d’altres, de la mateixa manera que una plataforma de xarxes socials.  

Des del marge esquerre, podeu navegar entre altres quatre visualitzacions, que inclouen mencions, notificacions, elements d’acció i contingut desat.

A la part dreta del portal hi ha una eina que us permet unir-vos o iniciar una reunió en línia, un lloc per als recordatoris d’esdeveniments i fins i tot un feed de “recomanacions” que us ofereix suggeriments de contingut intern en funció del vostre perfil, connexions i altres criteris..

La barra de navegació de la part superior de la pàgina us permet visitar altres pàgines, com ara un correu, un calendari, la vostra llista de contactes i les comunitats (grups) a les quals pertanyeu. Per accedir realment als fitxers, heu de fer clic a “més” i seleccionar “fitxers” al menú desplegable.

El plantejament no és gens dolent, és diferent. IBM ha decidit ressaltar les capacitats socials de Connections per sincronitzar i compartir. Per als propietaris de pimes que treballen amb una mà d’obra remota, és una manera de fomentar un sentiment de comunitat que d’una altra manera pot faltar sense un watercooler per fer xafardeig.

Les funcions socials són també una bona manera de impulsar la col·laboració.

A més de la interfície web, Connections té un client d’escriptori disponible tant per a Windows com per a Mac. Com en moltes altres eines EFSS, instal·lar aquest client crea una carpeta de sincronització al vostre sistema de fitxers. Qualsevol fitxer o carpeta col·locada en aquesta carpeta es penja al vostre espai d’emmagatzematge al núvol.

La majoria d’eines d’emmagatzematge al núvol que hem evaluat s’aturen aquí. Connections us permet un pas més, permetent-vos navegar per les visualitzacions de la carpeta de sincronització del contingut compartit, comunitats i col·laboradors..

Si esteu lluny del vostre ordinador, també podeu iniciar la sessió a Connexions des del vostre telèfon intel·ligent amb aplicacions per a Android, iOS i Windows Phone per actualitzar el vostre estat, consultar articles d’acció i visitar comunitats..

També podeu accedir al contingut del núvol i penjar-lo de nou des del telèfon.

Tot i que no hi ha dubte que l’experiència d’usuaris de Connections no té l’enfocament simplificat per sincronitzar i compartir de Dropbox i els seus molts clons, és un bon canvi de ritme que molts propietaris d’empreses trobaran molt més al seu gust..

Gestió d’Usuaris

Bona part de la gestió dels usuaris amb Connections es basa en l’ús de “comunitats”. Les comunitats són una manera d’enfocar la col·laboració compartint més fàcilment contingut amb diverses persones. Per exemple, podeu tenir una comunitat per a dissenyadors gràfics o una comunitat per a personal de primera línia.

La majoria d’altres eines EFSS anomenen aquests grups. Tot i això, IBM justifica més que el canvi de la terminologia. Això passa perquè Connections va molt més a l’hora de millorar els aspectes col·laboratius dels grups que qualsevol altra eina EFSS que hem provat.

Cada comunitat obté la seva pròpia pàgina de comunitat, on els membres poden navegar per contingut, veure actualitzacions d’estat, llegir i afegir-se al wiki de la comunitat, participar en el fòrum de la comunitat i consultar els favorits de la comunitat per a recursos vitals.. 

Quan afegiu usuaris, Connections us permet assignar un dels quatre papers per controlar els permisos:

• Usuari: col·laboració i accés al correu
• Administrador: accés complet per a la gestió del compte
• Auxiliar d’administració: gestió bàsica d’usuari / contrasenya
• App Developer: accés al desenvolupament d’extensions

Connections també ofereix bones eines d’informació que us permeten mantenir les pestanyes a la vostra plantilla. Aquests inclouen àrees d’administració per supervisar les descàrregues de fitxers i comprovar les mètriques bàsiques del lloc.

Carpeta & Intercanvi d’arxius

Tot i que l’accés al contingut es pot enterrar en un munt de funcions socials, IBM Connections adopta una carpeta d’enfocament i un intercanvi de fitxers més ambiciós que la majoria d’eines EFSS.

Quan creeu una carpeta, teniu l’opció de mantenir-la privada o de compartir-la amb persones i comunitats específiques. Els usuaris i les comunitats poden tenir accés només de lectura, edició o propietari a aquesta carpeta. També hi ha una opció per permetre que altres persones puguin compartir la carpeta amb persones alienes a la vostra empresa.  

Els mateixos paràmetres de compartició, menys l’estat del propietari, també estan disponibles per als fitxers. Algunes eines EFSS només permeten compartir carpetes, amb tots els fitxers d’una carpeta determinats governats pels mateixos permisos d’accés. La personalització afegida és un bon toc.

Una altra opció per compartir fitxers és compartir enllaços. Tot el que heu de fer és fer clic amb el botó dret sobre un fitxer i fer clic a “Copia l’enllaç”. Qualsevol usuari d’aquest enllaç podrà accedir al fitxer adjunt. Tot i ser útil, aquest mètode de compartir no és exactament segur, sobretot perquè les connexions no us permeten protegir les enllaços amb contrasenya ni els donen dates de caducitat automàtiques..

Un altre problema que tenim amb l’enfocament de compartir les connexions és que, mentre que el servei té dues vistes útils que us permeten veure quines carpetes i fitxers s’han compartit amb vosaltres, no hi ha cap visió analògica per comprovar quines carpetes i fitxers heu compartit..

Les icones situades a la part superior de les carpetes i al costat dels noms de fitxers us permeten cercar contingut compartit, però una pàgina per auditar-ho tot d’una sola vista sense haver de cercar us facilitaria fer un seguiment de les accions.

Sincronitzar

IBM Connections gestiona bé la sincronització mitjançant un model de carpeta de sincronització que serà familiar per a qualsevol persona que utilitzi Google Drive, Dropbox, Onedrive o la majoria d’altres eines d’emmagatzematge al núvol. IBM anomena aquesta carpeta “La meva unitat”.

El model de carpeta de sincronització és popular, ja que és senzill fins al punt d’elegància. Sembla i funciona sobretot com qualsevol altra carpeta del sistema de fitxers.

L’única diferència real és que qualsevol contingut al seu interior s’emmagatzema tant al disc dur com al núvol. Tots els continguts de la carpeta s’envien a un centre de dades de Connexions i es passen a altres dispositius que tenen instal·lat un client de sincronització. Això permet compartir contingut amb els col·laboradors en temps real.

Malauradament, Connections no fa ús de la sincronització diferencial o a nivell de bloc com ho fa Dropbox, que és un mitjà per accelerar la sincronització només movent les parts dels fitxers que realment han canviat.

Les connexions són compatibles amb una altra característica de sincronització excel·lent, anomenada sincronització selectiva. La sincronització selectiva us permet desactivar la sincronització per a determinades carpetes. D’aquesta manera, s’evita que el contingut del núvol s’emmagatzemi al disc dur, que a la vegada permet estalviar espai al disc.

Eines de productivitat

Les connexions inclouen un bon grapat d’eines natives integrades que molts usuaris de negocis aprovaran. Aquests inclouen un client de correu electrònic, una llista de tasques per fer el seguiment d’elements d’acció, un calendari i una aplicació de notes.

Els elements creats a la vostra llista de tasques poden ser assignats a altres per al seguiment de tasques i la visualització del calendari. Tot i que no és tan fàcil d’utilitzar ni tan visualment atractiu com Trello, la integració amb Connections permet una bona gestió de col·laboració.

Així mateix, l’aplicació Notes de connexions no pot competir amb Evernote, però, per la seva integració, és encara una bona opció per millorar la productivitat dins de l’ecosistema Connections. Utilitzeu-lo per prendre notes de reunió, la pluja d’idees i treballar de manera subreptívola a la novel·la durant l’horari d’oficina

Tot i que hi ha moltes grans aplicacions de reunions virtuals disponibles per als usuaris empresarials que s’integren amb l’emmagatzematge en núvol, no molts serveis EFSS realment ofereixen els seus. La connexió, i fer servir aquesta funció, no us costarà cap diners addicional.

Des de la pàgina d’inici de Connections, només cal que feu clic al botó “reunió d’amfitrió” situat a la part dreta de la pantalla. Es generarà un identificador i un enllaç de reunió que podeu compartir amb els vostres col·laboradors i s’obrirà la finestra de reunions.

Des d’allà, podeu compartir la vostra pantalla o un fitxer específic que hàgiu emmagatzemat.

Les funcions de compartició de pantalla funcionen de la mateixa manera que qualsevol que hem utilitzat, com ara join.me, Skype for Business i Zoho, sense retard ni cap imatge que es difonen..

Si bé les reunions de Connections no poden acollir 250 participants, com Skype for Business, poden acollir-ne 200, la qual cosa hauria de ser molt més que suficient per a la majoria d’usuaris empresarials. Les opcions de reunió inclouen una biblioteca d’arxius, un flux de reunions, eines de dibuix i una opció de registre.

Connections només us ofereix un bon grapat d’eines de tercers per triar. La llista no és tan llarga ni interessant com la que trobeu amb Dropbox, Box i algunes altres plataformes, tot i que hi trobem preferits com SalesForce i algunes aplicacions de la suite Cisco..

Els favorits que falten són Slack, Trello, IFFT, DocuSign, Zoho i molts altres noms destacats en la productivitat del treball. Tanmateix, les capacitats socials de Connection fan que aquestes faltes siguin molt menys crítiques del que serien amb qualsevol altra eina EFSS.

Connections té un complement per a Microsoft Office, de manera que podeu desar documents de Word, Excel o PowerPoint directament a l’emmagatzematge de Connections, però ens agradaria veure una integració basada en un navegador amb Office Online o fins i tot amb Google Docs..

Seguretat

Qualsevol dada que emmagatzemi al IBM Connections Cloud es fa una còpia de seguretat en servidors redundants. Els propis servidors es conserven en centres de dades segurs destinats a suportar incendis, terratrèmols i altres desastres.

Per si de cas, es mantenen centres de dades a les dues costes dels EUA i a dues ubicacions japoneses diferents. També s’utilitzen escàners biomètrics, càmeres de CCTV i patrulles de seguretat 24 hores per evitar que els visitants no autoritzats siguin fora.

Abans de transferir al núvol des del vostre dispositiu, les dades es xifren en AES de 128 bits. Si bé el sistema AES de 256 bits és més segur i més comú dins del sector d’emmagatzematge en núvol, no hi ha cap raó real d’espantar-se per la decisió d’IBM d’aconseguir 128.

En teoria, es necessitaria el supercomputador més avançat del món en milers de milions d’anys perquè es trenquessin les dades AES de 128 bits de trànsit que es garanteixin amb un túnel SSL a les trucades HTTP. Aleshores, un cop arriba, queda xifrat mentre està en repòs.

El xifratge en trànsit i en repòs protegeix les vostres dades de certs tipus de delictes en línia. El xifratge de trànsit protegeix les vostres dades contra els anomenats atacs de mà al mig, mentre que el xifratge en repòs protegeix les vostres dades contra possibles incompliments del servidor.

Podeu obtenir més informació sobre la configuració de la seguretat llegint el llibre blanc de seguretat del núvol de IBM Connections. Com podeu esperar d’una empresa tecnològica tan venerable com IBM, en la majoria dels sentits és molt completa.

Una dada destacada és que IBM Connections no admet l’autenticació de dos factors (2FA), cosa que requeriria que els usuaris introduïssin un codi de seguretat enviat al telèfon quan inicien la sessió des d’un dispositiu poc conegut..

El problema per deixar 2FA fora és que, mentre que les claus de xifratge AES de 128 bits pot ser que no es vulgui crack, les contrasenyes febles no ho són. La seguretat de dos factors significaria que qualsevol persona que endevini la contrasenya del propietari d’un compte també hauria de disposar del telèfon del propietari del compte per utilitzar-lo.

Al problema, no hi ha cap opció d’administració per modificar els requisits obligatoris de la contrasenya. Dit això, Connections obliga almenys els usuaris a crear contrasenyes amb almenys vuit caràcters. També podeu configurar caducitats de la contrasenya per obligar els usuaris a canviar periòdicament les seves credencials d’inici de sessió.

Atenció al client

Trobar el millor canal d’assistència per al vostre problema tècnic amb empreses més grans pot ser com buscar una agulla en un paller. IBM no facilita les coses, almenys quan es tracta de Connexions.

Una part del problema és que la compatibilitat del compte només està disponible per als administradors de Connexions. Tothom només pot accedir a les opcions d’autoajuda. Com a administrador, per obtenir assistència, primer cal registrar-se al vostre número de client d’IBM (ICN)..

L’assistència telefònica està disponible, però el Connections Cloud no es troba a la llista de productes IBM compatibles amb aquest canal. El xat en viu està disponible, però només per a consultes de vendes.

Hem provat els temps de resposta tant per a entrades de suport com per a l’adreça de correu electrònic de les consultes generals d’IBM. En ambdós casos, mai no hem rebut cap resposta, la qual cosa era preocupant com a mínim.  

El suport de bricolatge inclou una documentació de producte, preguntes freqüents, guies de resolució de problemes i fòrums de suport a la comunitat. Hi ha una opció de cerca per facilitar la navegació, tot i que vam notar que moltes de les pàgines que van tornar mitjançant la cerca estaven buides.

Tampoc no hem pogut trobar informació sobre temes clau com la versió i la sincronització selectiva. També és dolent, la majoria de publicacions del fòrum d’assistència no tenen resposta, cosa que la fa pràcticament inútil.

Hauríem esperat que una empresa amb reputació d’IBM en la indústria de la tecnologia tingués un millor suport. És possible que haguem rebut la freda informació sobre les consultes d’ajuda perquè estàvem en un compte de prova, però no és la manera de guanyar clients.

El Veredicte

Quan es tracta d’experiència i components d’usuari, ens hem proporcionat l’acord amb l’IBM a l’EFSS. És cert, al principi, ens vam sentir atrapats pel fet que l’emmagatzematge d’arxius no ocupés el centre del centre en aquesta experiència. Tanmateix, un cop utilitzat, això no frena la productivitat del treball amb una carpeta de sincronització, els fitxers mai seran difícils de trobar, de totes maneres.

Característiques com les actualitzacions d’estat, les comunitats virtuals, les llistes de tasques i les reunions en línia fan que Connections sigui una de les millors plataformes integrals de l’espai EFSS a l’hora de col·laborar amb altres.  

Un bon grapat de punts febles, però, eviten que s’inclogui al primer nivell d’eines EFSS, com ara Dropbox for Business, Box, Egnyte Connections i Citrix ShareFile. Aquests no inclouen l’autenticació de dos factors, la protecció de contrasenya per a les accions d’enllaç, mínimes integracions d’aplicacions de tercers i una mala assistència.

Si aquestes faltes no us permeten fer una pausa, Connections té una etiqueta de preu que hauria d’atraure a les PIME sensibles al pressupost que vulguin oferir als seus empleats els avantatges de la plataforma de col·laboració connectada al núvol..

Això és per a la nostra revisió d’IBM Connections. Ens agradaria escoltar la vostra manera de fer servir el servei als comentaris que es mostren a continuació.

Gràcies per llegir.