Recenze firmy Dropbox

Pokud hledáte EFSS, který by váš podnik posunul kupředu, může být dobrá volba Dropbox for Business. Má všechny silné stránky svého malého spotřebitele orientovaného malého bratra a některé jeho ohromující vlastnosti. Přečtěte si naši podrobnou recenzi.

Dropbox je jméno domácnosti, takže není divu, že jeho firemní verze je často první vlastníci společnosti EFSS, na kterou se při rozhodování o přesunu svých dat do cloudu dívají. Pomáhá to, že Dropbox Business má dobrou kombinaci jednoduchosti, rychlosti a bohatých možností spolupráce. Kvůli těmto vlastnostem se naše nejlepší EFSS kolo nahoru.

Dropbox také stanovil mnoho trendů jak v synchronizaci zařízení, tak ve sdílení souborů, a má novou funkci synchronizace, o které se budeme bavit níže. Dropbox Business poskytuje silné bezpečnostní funkce, které by měly vaše data uchovat v bezpečí, pokud je využijete. Pokud narazíte na problém, můžete rychle získat pomoc pomocí 24/7 kanálů podpory Dropboxu.

Dropbox Business má však omezené funkce přizpůsobení rolí a vykazování. Navíc to není levné. O těchto nevýhodách spolu s tím, co Dropbox Business dělá dobře, budeme hovořit v níže uvedených kategoriích. Pokud máte zájem, držte se nás v této recenzi firmy Dropbox. Pokud hledáte osobní řešení, přečtěte si naši pravidelnou recenzi Dropboxu.

Silné stránky & Slabé stránky

Alternativy pro Dropbox Business

Ceny

Dropbox Business má tři plány, které se účtují za osobu a vyžadují minimálně tři uživatele. První dva plány, „standardní“ a „pokročilý“, jsou dobré možnosti pro malé a střední podniky, zatímco třetí, „podnik“, je vhodný pro velké společnosti.. 

Chcete-li získat odhad ceny pro plán „podniku“, musíte kontaktovat Dropbox, ale ostatní dva mají k dispozici měsíční a roční předplatné..

Nezapomeňte, že 5 TB úložiště, které získáte pomocí Dropbox Business, je sdílený prostor. Takto funguje většina platforem EFSS, výjimkou je OneDrive. Další informace o této zprávě si můžete přečíst v naší recenzi OneDrive for Business. Vaši uživatelé se přesto mohou zaregistrovat k osobním účtům Dropbox a získat 2 GB volného osobního úložiště.

Dropbox pro obchodní ceny

Dropbox Obchodní plány nejsou levné. Například s Egnyte získáte 5 TB sdíleného prostoru za 8 $ měsíčně na uživatele, což je téměř polovina nákladů na Dropbox. Než se přihlásíte k odběru, nezapomeňte využít bezplatnou 30denní zkušební verzi Dropbox Business, která vám poskytne skvělý přehled o tom, jak služba funguje.

Díky pokročilému plánu Dropboxu získáte neomezené úložiště, ale je to mnohem dražší než neomezený plán jeho dalšího konkurenta Crashplana. Pokud jste malá firma a nepotřebujete pokročilou integraci, možná budete s Crashplanem lépe. Více se o tom můžete dočíst v naší recenzi CrashPlan.

Uživatelská zkušenost

Dropbox je v popředí uživatelské zkušenosti od svého uvedení na trh v roce 2007. To platí i pro jeho obchodní verzi. Desktopový klient Dropbox je k dispozici pro Windows i Mac. Líbí se nám, že je podporován Linux – distribuce Ubuntu a Fedora – protože mnoho služeb cloudového úložiště firem nemá podporu Linuxu.

Po instalaci klientského počítače vytvoří Dropbox ve vašem systému souborů speciální cloudovou složku. Říká se tomu „synchronizační složka“ a celý zážitek z EFSS funguje kolem něj. Ve skutečnosti tuto funkci vytvořil zakladatel Dropbox Drew Houston. Více se budeme bavit o tom, jak Dropbox zpracovává synchronizaci v odpovídající kategorii níže.

Desktopový klient je jednoduchý a umožňuje vám zkontrolovat své nedávné aktivity spolu s činnostmi členů vašeho týmu. Můžete také vidět složky, aktivity a oznámení. Pokud máte mnoho souborů, klient pro stolní počítače vám umožní rychle je třídit pomocí vyhledávací lišty.

Navíc máte přístup k aplikaci Dropbox Paper, otevřete synchronizační složku, spusťte webového klienta a vytvořte nové soubory a složky. Celkově je desktopový počítač příjemný a efektivní.

Pokud jste mimo počítač a nechcete si stáhnout klienta pro stolní počítače, abyste získali pouze jeden soubor, můžete se přihlásit k webovému klientovi. Klient vám také umožňuje spravovat váš účet Dropbox Business a své uživatele, o kterých se budeme bavit později. 

Webový klient má spoustu negativního prostoru, díky čemuž je jasný a jednoduchý. Oba jsou designové rysy, které Dropbox je slavný. 

Navigace v obsahu je díky nabídce vlevo intuitivní, ale pokud nemůžete najít konkrétní složku nebo soubor, stačí je vyhledat pomocí vyhledávací lišty v horní části. Je příjemné, že začne vyhledávání, jakmile začnete psát. 

Kromě toho můžete přistupovat k nejčastějším souborům a složkám pouze tak, že na ně umístíte kurzor myši. Pokud potřebujete více, stačí kliknout na „tři tečky“. Na pravé straně můžete vidět podrobnosti o souboru a pod ním seznam dalších akcí, které můžete provést.

Pokud jste na cestách, můžete ke svým souborům a složkám přistupovat pomocí smartphonu. Mobilní klienti Dropboxu pracují na Androidu a iOS. Podobně jako u stolních a webových klientů je mobilní klient snadno použitelný. 

Ve výchozím zobrazení jsou zobrazeny vaše poslední soubory označené hvězdičkou a velké tlačítko „+“, které umožňuje skenovat dokument, fotografovat, nahrávat fotografie a videa a vytvářet novou složku nebo textový soubor. Nabídka hamburgeru v levém horním rohu umožňuje vstup do aplikace Dropbox Paper, přístup k offline souborům, správu nastavení a sledování aktivity vašeho týmu..

správa uživatelů

Svůj tým můžete spravovat pomocí administrátorské konzole webového klienta. Pokud jste týmovým administrátorem, můžete pozvat nové členy e-mailem, ale můžete také nahrát soubor šablony CSV a pozvat uživatele hromadně. Pokud potřebujete zakoupit více licencí, můžete to udělat také z administrátorské konzole.

Uživatelům můžete přiřadit stupňovité role správce. Chcete-li tuto funkci odemknout, musíte se přihlásit k odběru buď Dropbox Business Advanced nebo Enterprise. Jinak můžete udělit uživatelská oprávnění ke složkám, které lze nastavit na přístupovou úroveň „zobrazení“ nebo „upravit“.

Obecně jsou možnosti přizpůsobení rolí Dropboxu ve srovnání s některými jinými nástroji relativně řídké; můžete si vybrat přiřazení uživatelů k jedné ze tří administrátorských rolí. 

První role je „team admin“ a umožňuje uživateli spravovat vše pro všechny administrátory a členy. Druhým je „administrátor správy uživatelů“, který může přidávat, odebírat a spravovat členské účty. A konečně „administrátor podpory“ může pomoci s omezenými úkoly, včetně resetování hesla. Podrobné srovnání rolí najdete zde.

Neexistuje však způsob, jak přizpůsobit role. Pokud chcete rozšířené přizpůsobení, skvělou alternativou EFSS by byla Citrix ShareFile a další informace si můžete přečíst v naší recenzi Citrix ShareFile..

Součástí administrátorské konzole je také řídicí panel, který umožňuje sledovat využití účtu. K dispozici je také karta „aktivita“, která vám umožňuje vytvářet vlastní přehledy založené na velkém množství faktorů, včetně přihlášení, sdílení souborů, hesel, úprav souborů a synchronizace zařízení.  

Pomocí Dropbox můžete také vytvořit skupiny uživatelů. To vám umožní spravovat přístup ke složce pro více lidí najednou, takže můžete snížit množství práce správce, kterou musíte udělat. 

Počet možností přizpůsobení dostupných pro skupiny je však ve srovnání s některými jinými službami docela omezený. Nástroj, který má výkonné možnosti správy skupiny, najdete v naší recenzi produktu IBM Connections.

Složka & Sdílení souborů

Když nastavíte Dropbox Business, automaticky získáte centrální „složku týmu“, ke které budou mít přístup všichni vaši přidaní zaměstnanci. Můžete v něm vytvořit podsložky a omezit přístup k těmto uživatelům nebo skupinám.

Sdílení složek je primární metoda sdílení obsahu mezi spoluhráči, ale uživatelé mohou také sdílet složky i soubory generováním zabezpečeného odkazu. Stačí kliknout na tlačítko „sdílení“, které se objeví, když umístíte kurzor myši na daný objekt.

Když vytvoříte odkaz, můžete k němu připojit dvě úrovně oprávnění: „moci zobrazit“ a „moci upravovat“. S povolením „zobrazit“ mohou uživatelé prohlížet, stahovat a komentovat. Možnost „moci upravovat“ má všechna předchozí oprávnění, ale přidává možnost upravovat, mazat a přidávat soubory.

Jakmile vytvoříte odkaz, můžete jej omezit na členy týmu nebo lidi, kteří mají požadované heslo. Můžete ji také zpřístupnit každému, bez ohledu na to, zda má účet Dropbox nebo ne. 

Jako administrátor však můžete zabránit uživatelům ve sdílení obsahu mimo vaši firmu, což pomáhá, pokud pracujete s citlivým duševním vlastnictvím. Mezi další možnosti řízení obsahu patří data vypršení platnosti odkazu, hesla a možnost zakázat stahování.

Dropbox se nativně integruje se Slackem, takže můžete soubory sdílet přímo do něj kliknutím na šipku v nabídce „share“ spojené se souborem a poté kliknutím na „share in Slack“. Ve skutečnosti je Dropbox součástí našeho nejlepšího cloudového úložiště pro Slack roundup.

Kromě sdílení vlastního obsahu můžete také vyzvat spolupracovníky, aby s vámi sdíleli soubory pomocí požadavků na soubory. Ve své složce Dropbox můžete definovat, co požadujete a kam mají soubory jít. Pokud je žádost naléhavá, můžete také stanovit termín.

Dropbox také poskytuje stránku auditu sdílených položek. Můžete k němu přistupovat prostřednictvím odkazu „sdílení“ z nabídky na levé straně webového klienta. Stránka sdílení umožňuje snadno sledovat sdílené složky, soubory a generované odkazy. Bez této funkce, kterou mnoho služeb cloudového úložiště nemá, by bylo snadné ztratit přehled o tom, kdo má přístup k vašemu obsahu.

Sync

Synchronizace zařízení nebo zkrácená synchronizace znamená, že máte přístup ke stejnému obsahu z různých zařízení. Kromě toho se změny obsahu provedené na jednom zařízení u ostatních zobrazí v téměř reálném čase. Klíčovým mechanismem, který to umožňuje, jak jsme řekli, je synchronizační složka.

Synchronizovaná složka vypadá stejně jako jakákoli jiná složka, ale všechna data, která do ní vložíte, budou uložena na pevný disk počítače i do cloudu. Jakmile provedete změnu tohoto souboru, Dropbox projeví tuto změnu v cloudu a jakémkoli jiném připojeném zařízení. Z tohoto důvodu můžete na svých souborech pracovat více zařízení a nikdy nepřeskočit. 

Počáteční nahrávání souborů na cloudový server může být pomalé. Testovali jsme to pomocí naší složky se zipem 1 GB. Počáteční synchronizace trvala několik minut déle, než jsme očekávali, vzhledem k rychlosti nahrávání, ale přenos byl stále rychlý.

Změny vašeho obsahu po počátečním uploadu však budou rychlejší, a to díky použití kopírování souborů na úrovni bloku, které přenáší pouze změněné části souborů, nikoli celý soubor. To vám pomůže ušetřit čas a šířku pásma.

Přestože kopírování souborů na úrovni bloků nabízí významné výhody, většina konkurence ho dosud neimplementovala. Dropbox a OneDrive jsou ve skutečnosti jedinými dvěma hlavními hráči, kteří tak dělají, a ten je používá pouze k synchronizaci souborů Microsoft Office.

Kromě standardní synchronizace nabízí Dropbox Business „inteligentní synchronizaci“, která vám umožní nakonfigurovat synchronizaci tak, aby ukládala obsah pouze online, nikoli na pevný disk, ale přesto ji zviditelnila v průzkumníku systému souborů. To vám pomůže ušetřit místo na pevném disku, což je zvláště užitečné, pokud uvíznete pomocí jedné z malých jednotek SSD běžných u novějších notebooků

Ostatní služby EFSS mají podobnou funkci nazývanou „selektivní synchronizace“. Rozdíl je v tom, že selektivní synchronizace neumožňuje zobrazit soubory pouze online ve vaší synchronizační složce.

Nástroje produktivity

Stejně jako jiné nástroje EFSS má Dropbox knihovnu integrací třetích stran. Dropbox má však také několik nativních aplikací, které se nazývají Dropbox Paper a Dropbox Showcase.

Dropbox Paper je aplikace, která vám umožňuje přidat text, obrázky, videa a další obsah k tomu, co vypadá jako prázdný list papíru. Ve skutečnosti jsme umístili Dropbox Paper vs. Google Docs, ale Dokumenty Google se ukázaly být lepší pro práci s textovými dokumenty. Pokud se chcete dozvědět více o papíru, přečtěte si naši recenzi Dropbox Paper.

Pokud však potřebujete jen pořizovat poznámky a chcete, aby je funkce obohatily, přečtěte si naši nejlepší aplikaci pro zaznamenávání poznámek.

Dropbox Showcase umožňuje sdílet váš obsah na profesionálně vypadající stránce, což je jedinečný způsob propagace vaší práce. Neexistuje však žádný způsob, jak přímo sdílet sociální sítě.

Dropbox Business se neshoduje s množstvím nativních aplikací produktivity, které mají Disk Google a One Drive, ale za to se vyrovná knihovnou integrací. Dropbox Business se ve skutečnosti integruje s Google a Microsoft.

Abyste mohli upravovat soubory, musíte se však přihlásit k odběru sady Google G Suite nebo Microsoft Office 365. Náhled dokumentů Office v Office Online je zdarma.

Kromě integrace Office a Google nabízí Dropbox mnoho nástrojů třetích stran, ze kterých si můžete vybrat. Všechny dostupné možnosti můžete vyhledávat na stránce integrace aplikace Dropbox. Mezi nejvýznamnější patří Slack, Asana a Adobe.

Bezpečnostní

Jedním z největších problémů při rozhodování o ukládání dat v cloudu je síla a spolehlivost zabezpečení cloudu. Dropbox byl ve skutečnosti zapojen do jednoho z nejvýznamnějších krádeží dat zaznamenaných v roce 2012. Od té doby však Dropbox zlepšil jeho zabezpečení. Navíc je bezpečnost Dropbox Business silnější než u běžného Dropboxu.

Dropbox zajišťuje přenos souborů z počítače na jeho servery pomocí protokolu TLS, který vytváří přenosový tunel chráněný 128bitovým nebo vyšším šifrováním AES. Když jsou vaše soubory v cloudu Dropbox v klidu, zašifruje je 256bitové šifrování AES, aby je nikdo nemohl přečíst..

Dropbox bohužel spravuje váš šifrovací klíč, takže nemáte výhody soukromého šifrování. Dropbox se však integruje s Boxcryptorem, což je doplněk, který poskytuje soukromé šifrování. Nezapomeňte však, že synchronizace na úrovni bloku Dropboxu nebude fungovat, pokud se rozhodnete povolit Boxcryptor. Více se o tom můžete dozvědět v naší recenzi Boxcryptor.

Dalším nedostatkem zabezpečení je, že Dropbox udržuje metadata vašeho souboru v prostém textu. To je však běžné u většiny nástrojů EFSS, protože metadata se používají k indexování a zrychlení práce uživatelů. 

I když jsou vaše data na serverech v klidu, jsou zranitelná vůči tradičním nebezpečím, jako jsou přírodní katastrofy a narušení. Za účelem zmírnění těchto problémů a rizika selhání serveru Dropbox zpevnil datová centra. Mají akreditaci ISO 27001, což znamená, že jsou certifikováni jako pracovníci s dobrou informační bezpečností. Podstupují také autentizaci pomocí SOC 2.

Kromě narušení datového centra a narušení dat existují další dva typy počítačové kriminality, o nichž by podniky měly vědět: útoky ransomware a útoky typu man-in-the-middle. Ransomware šifruje vaše data a vyžaduje, abyste hackerům zaplatili dříve, než je dešifrují, zatímco útoky typu „in-transit“ jsou typem odposlechu při přenosu. 

Dropbox vás chrání před ransomwarem pomocí jeho funkcí pro vytváření verzí. Šifrování během přenosu a protokol TLS vás chrání před odposlechem. 

Navíc má Dropbox dvě další bezpečnostní funkce, které osloví majitele firem, kteří potřebují další ujištění, že jejich obsah nespadne do nesprávných rukou.

Prvním je dvoufaktorové ověření, které zajišťuje, že i když se vám někdo podaří ukrást vaše přihlašovací údaje, nebude mít přístup k vašemu účtu. To vyžaduje, aby vaši zaměstnanci požadovali, aby kromě jejich běžných uživatelských údajů při přihlášení z nerozpoznaného počítače zadali speciální kód.. 

Tento kód je odesílán prostřednictvím textu. Je to skvělá metoda, která zajistí, že nikdo nebude schopen zneužít slabá hesla, která mohli někteří z vašich zaměstnanců vytvořit. Měli byste však vytvořit silné heslo, i když je povoleno dvoufaktorové ověřování.

Kromě toho, pokud někdo ukradne vaše synchronizované zařízení nebo ztratíte, můžete provést vzdálené vymazání tohoto zařízení. To přerušuje připojení synchronizační složky a odstraňuje veškerý obsah uvnitř. To znamená, že veškerý obchodní obsah, který vlastník zařízení mohl přesunout mimo synchronizační složku, bude stále zranitelný.

Podpěra, podpora

Řešení technických problémů není nikým nápadem na zábavu, ale pro uživatele malých a středních podniků by to mohlo znamenat ztrátu příjmu. Z tohoto důvodu je důležité, aby služba měla dobrou technickou podporu, která pomáhá rychle řešit problémy. Podporu najdete zadáním administrátorské konzole a kliknutím na „help“. 

Na stránce nápovědy si můžete prohlédnout průvodce Dropboxem, procházet články nápovědy a kontaktovat technickou podporu prostřednictvím chatu nebo telefonu.

Stránka průvodce ve skutečnosti obsahuje podporu pro tři různé skupiny uživatelů: správce týmu, členy týmu a jednotlivé uživatele, kteří používají běžný Dropbox. Průvodci jsou zaměřeni převážně na nové uživatele a jsou velmi základní.

Články na samoobslužné stránce jsou užitečnější. Mezi nimi jsou články o tématech, jako je například obnovení smazaných souborů, vyžadující dvoufaktorové ověření a synchronizaci při odstraňování problémů. Jsou přesné a jasné, takže pro jejich pochopení nemusíte být velmi technický.

Články můžete procházet podle kategorie nebo hledat, pokud nemůžete najít to, co hledáte. K dispozici je také přístup k uživatelskému fóru, což je vždy dobrý doplněk, protože vám umožňují získat pomoc od komunity namísto pouze jednoho podpůrného technika. Komunita je aktivní a neměli byste čekat dlouho na odpověď.

Pokud se nechcete sami pátrat po řešení, můžete kontaktovat pracovníky technické podpory Dropboxu a získat od nich odpověď. 

Uživatelé získají telefonickou podporu bez ohledu na svůj plán a můžete k nim přistupovat z týmové administrátorské konzole. Je k dispozici 24 hodin pro „podnikové“ uživatele a během pracovní doby pro uživatele na „standardních“ a „pokročilých“ plánech. K dispozici je také podpora chatu, která je k dispozici 24 hodin denně, 7 dní v týdnu. Zkusili jsme to a v krátkém pořadí jsme se spojili se zástupcem.

Můžete poslat e-mail na podporu 24/7, ale na odpověď můžete čekat až 24 hodin, dokonce i jako firemní uživatel. Poslali jsme e-mail s několika otázkami a asi 15 hodin jsme dostali odpověď.

Verdikt

Dropbox Business je skvělá služba. Před lety došlo k narušení, ale služba upgradovala zabezpečení tak, aby kompenzovala, a nyní má všechny bezpečnostní funkce, které v řešení EFSS rádi vidíme..

Uživatelská zkušenost je jednoduchá, ale nabízí dostatečný počet funkcí pro zlepšení pracovního postupu a týmové spolupráce. Přestože je Dropbox proslulý svým uživatelským zážitkem, jeho největší výhodou je jeho synchronizační schopnost. 

Konkurenti model zkopírovali, ale zcela neodpovídají skutečné spolupráci v reálném čase, jako je Dropbox. Díky inteligentní synchronizaci je celý zážitek ještě příjemnější.

To znamená, že nativní funkce produktivity Dropboxu jsou omezeny na aplikaci Dropbox Paper. Je to zajímavá funkce, ale nemůže se shodovat s funkcemi, které poskytují Disk Google a OneDrive pro firmy. Dropbox se však integruje s Microsoft Office a G Suite, takže si můžete užívat jejich funkcí, pokud máte předplatné.

Další velkou nevýhodou je cena. Existují i ​​jiná levnější řešení, která jsou stále schopná, která můžete vyzkoušet. To znamená, že pokud máte pocit, že s Dropbox Business dostáváte peníze, pak jděte na to. Pokud tomu tak není, podívejte se na naše recenze EFSS ohledně alternativních nápadů.

Rádi bychom slyšeli vaše myšlenky a zkušenosti s Dropbox Business. Jak to porovnáte s jinými řešeními EFSS? Řekněte nám v komentářích níže. Děkuji za přečtení.