Recenze Citrix ShareFile

Pokud je při výběru EFSS hlavním kritériem sledování vaší společnosti, nehledejte nic jiného než Citrix ShareFile. Pokud však jde o integraci dalších sad, je to trochu kratší, jak si můžete přečíst v této úplné recenzi Citrix ShareFile.

Citrix ShareFile je služba synchronizace a sdílení souborů zaměřená na zvýšení produktivity lidí pracujících ve vzdáleném prostředí. To nabízí nabízením klasických funkcí cloudového úložiště, jako je synchronizace a správa uživatelů. Má však také další funkce, které mu pomáhají zařadit se mezi nejlepší poskytovatele EFSS, o kterých budeme v této recenzi Citrix ShareFile podrobně hovořit. 

Klíčovým mechanismem ShareFile jsou jeho funkce správy uživatelů, které jsou jedny z nejlepších na trhu. Kromě toho je uživatelský komfort intuitivní a příjemný, bezpečnost je silná a synchronizace funguje bez problémů. Existuje také několik inovativních funkcí sdílení. 

To znamená, že ShareFile má některé nevýhody. Ve srovnání s konkurenčními službami chybí integrace třetích stran a nefunguje ani funkce e-mailové podpory. Cenové plány navíc vyžadují, abyste měli alespoň pět uživatelů, takže nejsou tak flexibilní jako konkurenti.

Tohle je jen špička ledovce, takže uvidíme, co jiného ShareFile dělá dobře a co ne. Zůstaňte s námi a podrobněji níže vám pomůžeme určit, zda Citrix ShareFile je služba, která vyhovuje vašim obchodním potřebám.

Silné stránky & Slabé stránky

Alternativy pro Citrix ShareFile

Ceny

ShareFile má čtyři předplatné plány: standardní, pokročilé, prémiové a virtuální datové místnosti. Všichni požadují, abyste si zakoupili nejméně pět licencí, což je více, než si musíte koupit s jinými řešeními EFSS, včetně Box a Dropbox, i když měsíčně zaplatíte stejně za jednoho uživatele. ShareFile však nabízí roční 10% slevu.

Ceny Citrix ShareFile

Všechny plány mohou pojmout neomezené uživatele a poskytovat vlastní značky, mobilní aplikace, synchronizaci a dvoufaktorové ověřování. Navíc není k dispozici žádné omezení vašeho úložného prostoru a maximální velikost souboru je 100 GB.

To je také sada funkcí, které získáte, když se přihlásíte k odběru „standardního“ plánu. Můžete se přihlásit k odběru – a zbytek plánů – zaplacením čtvrtletního nebo ročního poplatku. 

Poplatek klesá na 50 USD za měsíc pro pět uživatelů, pokud platíte za rok, nebo 55 USD, pokud půjdete s čtvrtletní platbou. Každý nový uživatel má $ 9,90 nebo 11 $, v závislosti na typu platby.

„Pokročilý“ plán rozšiřuje seznam funkcí o některé mocné doplňky. Zahrnují společné úpravy dokumentů Office 365 (což vyžaduje licenci Office 365), plug-iny Outlook a Gmail, Workflow Feedback and Approval Workflow (více o pracovních postupech v pozdější sekci), šifrovaný e-mail, bezpečné vymazání dat z mobilních zařízení, plné -textové vyhledávání, šablony pro vytváření složek a další.

Chcete-li si tuto sadu funkcí užít, musíte si zaplatit 77 $ měsíčně na pět uživatelů, pokud platíte za rok předem, nebo 85 $, pokud platíte čtvrtletně. Přidání nových uživatelů vás bude stát 15,30 $ za uživatele, nebo 17 $, pokud se rozhodnete platit za čtvrtletí.

Dalším plánem je „prémie“, který Citrix ShareFile inzeruje jako „nejoblíbenější plán“. Určitě má další funkce navíc k těm, které byly k dispozici v předchozích plánech. Mezi ně patří vlastní pracovní postupy a sada funkcí, které pracují s elektronickými podpisy.

Jak jste možná uhodli, „prémie“ nepřijde levně. Platba za pět uživatelů se sníží na 122 USD měsíčně, když platíte rok předem. Každý nový uživatel vám vrátí zpět 24,30 $. Pokud byste raději platili čtvrtletně, cena pro pět uživatelů je 135 $ měsíčně a přidání nového uživatele je 27 USD.

Poslední plán se nazývá „virtuální datová místnost“ a nejedná se o standardní plán cloudového úložiště. Spíše je to plán, který poskytuje pouze 5 GB úložného prostoru, ale přináší vám pokročilé funkce zabezpečení, kontroly a sdílení. Je to skvělá volba, pokud máte citlivá data, která musíte umístit do úložiště, které se chová jako úschovna.

Zkušební verze Citrix ShareFile

Podrobné srovnání funkcí plánů naleznete zde. Nejlepší je však, pokud si sami vyzkoušíte Citrix ShareFile, a můžete tak učinit pomocí 30denní zkušební verze zdarma. Je příjemné, že nemusíte zadávat informace o své kreditní kartě.

Líbí se nám, jak Citrix ShareFile poskytuje neomezený úložný prostor a některé pokročilé funkce. Musíte však mít alespoň pět uživatelů, což může být pro některé malé podniky zbytečné. 

S OneDrive for Business získáte také neomezené úložiště za 10 $ na uživatele měsíčně, ale OneDrive vám umožní začít s jedním uživatelem. Další dobrou alternativou je Box, který vyžaduje tři uživatele. Neomezený plán společnosti Box je však 17,30 $ na uživatele měsíčně. 

Další informace o těchto službách naleznete v samostatné recenzi OneDrive for Business a Box Review.

Uživatelská zkušenost

Citrix poskytuje klientům desktop, web a mobilní zařízení. Klienti pro stolní počítače jsou k dispozici pro Windows a MacOS. Neexistuje podpora klientů v systému Linux, takže ti, kdo to chtějí, budou muset hledat jinou službu, například Dropbox Business, která se dobře hraje s tučňákem.

Po instalaci klientského počítače se v systému souborů na ploše zobrazí zvláštní synchronizační složka a ikona na hlavním panelu. Synchronizační složka se jeví jako běžná složka, ale je spojena s vaším cloudovým úložným prostorem. 

Přihlášení do Citrix ShareFile

Abyste mohli vylepšit synchronizaci, musíte si stáhnout samostatného klienta s názvem Citrix ShareFile Sync. Rozhodnutí oddělit pokročilé možnosti synchronizace od běžných klientů v počítači je zvláštní a není to, co jsme našli u jiných poskytovatelů cloudového úložiště. V této části níže budeme hovořit o tom, jak dobře ShareFile provádí synchronizaci. 

Citrix ShareFile se neobtěžuje receptem, který Dropbox zavedl před lety; jeho desktopový klient se skládá ze synchronizační složky spolu s ikonou na hlavním panelu. Po kliknutí na ikonu na liště se nad ní otevře podokno, které můžete použít k náhledu svých posledních souborů, zobrazení fronty synchronizace, otevření složky synchronizace, vyladění nastavení a spuštění webového klienta.

Používání Citrix ShareFile Business

Desktopový klient je moderní a čistý a my o webovém klientovi můžeme říci to samé. Jeho výchozí zobrazení je řídicí panel, který obsahuje dlaždice, které zobrazují vaše poslední soubory, nejčastější akce a návody. Můžete také upravit řídicí panel tak, aby obsahoval vaše oblíbené položky, nebo odstranit některou z povolených dlaždic.

Pro navigaci v aplikaci použijte levý postranní panel, který vás spojí s vašimi složkami, pracovními postupy, doručenou poštou, uživateli a nastavením. Když kliknete na „složka“, obsah ve středním podokně zobrazí data v cloudu. 

Můžete si prohlédnout náhled v mřížce nebo v zobrazení seznamu. Chcete-li provádět akce na jednotlivé složce nebo souborech, můžete ji vybrat a vybrat akci z horní části středního panelu. Můžete také kliknout pravým tlačítkem myši na objekt a vybrat akci z nabídky. 

To je lepší volba, protože výběr souborů se pro nás choval nevyzpytatelně. Chyba však byla krátká. Nemůžeme říci totéž pro použití vyhledávací lišty, protože vyhledávací funkce byla vždy přilepená na „vyhledávání“ a nikdy nám neukazovala žádné výsledky.

Na druhou stranu se nám líbí, jak můžete přistupovat a upravovat nastavení aktuální složky, ve které se nacházíte. Umístěte kurzor nad tři tečky vedle názvu složky..

Pokud jste mimo počítač, můžete také přistupovat ke svým souborům v cloudu pomocí mobilní aplikace pro Android nebo iOS. Mobilní aplikace také umožňuje označit soubory pro použití offline. Můžete také nahrávat soubory z telefonu a také pořizovat fotografie nebo nahrávat videa a zvuk k nahrání. Celkově má ​​aplikace jednoduchý a jasný design.

správa uživatelů

Abyste mohli využívat výkonné funkce správy uživatelů ShareFile, musíte přejít na levý postranní panel a vybrat možnost „lidé“. To vám umožní přiřadit licence a provádět podobné činnosti správce.

Karta „Spravovat domov uživatele“ umožňuje vytvářet účty „zaměstnanec“ nebo „klient“. Klientské účty nevyžadují licenci, ale nemají přidělený úložný prostor a nemohou jim být udělena určitá oprávnění správce. Mohou však spolupracovat na obsahu.

Na druhé straně „zaměstnanecké“ účty nabízejí více možností přizpůsobení, které zahrnují oprávnění k nastavení, a Citrix ShareFile nabízí jemnou kontrolu nad tím, co uživatelé mohou dělat. 

Můžete dát uživatelům možnost změnit své heslo, spravovat klienty, upravovat distribuční skupiny, spravovat šablony složek a další. Jednotlivým uživatelům můžete také přiřadit následujících pět oprávnění ke složkám: prohlížet, stahovat, nahrávat, mazat a spravovat.

Pokud potřebujete více kontrolovat, můžete generovat přehledy pro různé činnosti účtu. Můžete vygenerovat 11 samostatných sestav, které můžete dále přizpůsobit. Například pro přehled využití je k dispozici impozantní řada 14 různých aktivit, které můžete přizpůsobit.

Pokud máte mnoho uživatelů, funkce správy skupin jsou důležité, protože vám umožňují spravovat více uživatelů najednou, což vám ušetří čas. 

Když skupině přiřadíte přístup ke složkám, můžete jim udělit stejná oprávnění jako jednotlivým uživatelům. Líbí se nám, jak je to flexibilní, ale neexistuje způsob, jak vyladit, kteří uživatelé mohou se skupinami spolupracovat. Pokud to potřebujete, znovu vás zveme, abyste vyzkoušeli Box.

Složka & Sdílení souborů

Existující složku nebo soubor můžete sdílet tak, že jej vyberete a kliknete na tlačítko „Sdílet“ na klientovi WWW. Můžete se rozhodnout sdílet prostřednictvím e-mailu, získat odkaz, nebo v případě souborů sdílet pro schválení a zpětnou vazbu. Stejné akce jsou k dispozici také ze stolního klienta.

Sdílení souborů s Citrix ShareFile

Pokud sdílíte e-mailem, můžete zahrnout více příjemců, omezit počet stahování na uživatele z jednoho na neomezený, vypršet přístup po uplynutí určitého počtu dní – nebo nikdy nevyprší – a nastavit oprávnění. 

Oprávnění, která můžete nastavit, jsou: „zobrazit pouze online“, „zobrazit online pomocí vodoznaku“, „zobrazit a stáhnout pomocí vodoznaku“ a „plná kontrola“. Navíc můžete do svého e-mailu přidat šifrování a nastavit, aby dostával e-mail, když někdo přistoupí ke sdílené složce.

Když vygenerujete odkaz, můžete příjemcům povolit úplnou kontrolu nebo jen zobrazit sdílený obsah. Stejně jako při sdílení složky můžete nastavit odkaz tak, aby nikdy nevypršel nebo vypršel časový limit po určitém počtu dní. Můžete také omezit (nebo ne) počet stahování.

Jednou z dalších a zajímavých možností je „pokladna“, která informuje ostatní uživatele o tom, že soubor právě upravujete. Tím se zabrání smíchání během spolupráce.

Možnosti řízení obsahu jsou slušné, ale ShareFile vám nedovolí chránit odkazy pomocí hesel. To znamená, že kdokoli, kdo má váš odkaz, má přístup k vašemu obsahu.

Když sdílíte zpětnou vazbu a schválení, můžete si vybrat jednu z několika akcí:

• Získat schválení: účastníci mohou schvalovat, požadovat změny nebo odmítnout úpravy
• Shromažďovat zpětnou vazbu: účastníci mohou komentovat a není nutný žádný oficiální souhlas
• Vytvořit seznam požadavků: můžete požádat konkrétní osoby o plnění úkolů

První dvě akce vám také umožňují přiřadit datum splatnosti a třetí umožňuje určit, kdo má přístupová práva pro správu k seznamu žádostí.

Sync

Synchronizace je jednou z nejdůležitějších funkcí, protože umožňuje používat mnoho zařízení a spolupracovat na souborech s ostatními v téměř reálném čase, aniž byste museli sami spravovat soubory..

Synchronizace udržuje soubory na pevném disku a replikuje je do cloudu, což vám umožňuje přístup k nim v režimu offline. To však může být problém, pokud máte omezený prostor na pevném disku. Pokud si myslíte, že by se vám mohl vyskytnout takový problém, měli byste použít funkci „selektivní synchronizace“, která vám pomůže ušetřit místo deaktivací synchronizace pro určité složky.

Chcete-li vyladit, jaký obsah chcete synchronizovat, budete si muset stáhnout a nainstalovat aplikaci Citrix ShareFile Sync. Jakmile to uděláte, klikněte na ikonu hlavního panelu synchronizace ShareFile na ploše a vyberte „předvolby“ a vyberte složky, které chcete synchronizovat.

Rychlosti synchronizace ShareFile pro počáteční nahrávání souborů se dobře porovnávají s ostatními službami EFSS. Podařilo se nám nahrát naši testovací složku se zipem 1 GB za méně času, než jsme očekávali, což je skvělý výsledek. 

Následující nahrávání však nejsou tak rychlé, jak by mohla být, protože Citrix ShareFile nepoužívá algoritmus kopírování souborů na úrovni bloku, který pomáhá urychlit nahrávání souborů pouze přenášením částí změněných souborů, nikoli celého souboru..

Nástroje produktivity

Nástroje, které zvyšují produktivitu, jsou důležité pro řešení EFSS. ShareFile poskytuje několik nativních aplikací a aplikací třetích stran, které zvyšují produktivitu. 

Mezi nativní aplikace patří Citrix Files for Outlook, které šifrují e-maily a umožňují odesílat a požadovat soubory; ShareConnect, nástroj, který vám umožňuje vzdáleně přistupovat k vašim desktopovým aplikacím a upravovat soubory; Skenovat do ShareFile, což vám umožní odesílat naskenované soubory přímo na ShareFile; a Print to ShareFile, tiskový příkaz, který vytváří PDF a odesílá je na ShareFile.

ShareFile však nemá nativní nástroje produktivity, jako některé jiné služby. Z tohoto důvodu se musíte spolehnout na integraci třetích stran. Citrix má slušný počet partnerství s jinými službami, takže by to neměl být problém.

Microsoft Office 365 je první integrací třetích stran na seznamu Citrix. Přestože můžete Office Office používat zdarma, umožňuje vám zobrazit pouze náhled souborů Office. Abyste mohli upravovat a spolupracovat na dokumentech v reálném čase z ekosystému ShareFile, musíte si pro svou firmu zakoupit předplatné Office 365..

Druhým zvýrazněným doplňkem je Zapier, který umožňuje automatizovat opakující se úkoly a šetřit tak čas. Navíc, jak jsme již zmínili, ShareFile vám umožňuje vytvářet vlastní pracovní postupy, které vám pomohou automatizovat ruční úkoly a požadavky. To vám umožní zefektivnit správu projektů. Je příjemné, že máte na výběr mezi několika automatizačními aplikacemi.

Kromě toho nabízí ShareFile několik integrací třetích stran – například Okta, Lua, Orion, eFileCabinet a Applied -, které budou přínosem pro majitele malých podniků. 

Je to však malý seznam ve srovnání s mnoha dalšími službami. Pokud potřebujete více integrací, dobrou volbou bude Egnyte Connect, o které se můžete dozvědět více v naší recenzi Egnyte Connect..

Bezpečnostní

Citrix před odesláním do úložiště šifruje. Soubory jsou také chráněny během přenosů pomocí protokolu TLS, což pomáhá zabránit útokům – jako jsou útoky typu člověk-uprostřed – – uspět.

V klidu na serverech ShareFile jsou vaše data chráněna pomocí 256bitového šifrování AES, což je standardní šifrování, které dnes používají banky a další instituce..

Šifrování zajistí, že nikdo, ale nebudete moci číst vaše soubory skramblováním na straně serveru. To snižuje dopad narušení dat, protože ti, kteří získají přístup k vašim souborům, si je nebudou moci přečíst, aniž by znali šifrovací klíče těchto souborů, které jsou uchovávány na samostatném serveru. Neexistuje však žádné soukromé šifrování.

Servery, které uchovávají vaše data, jsou uloženy v kalených datových centrech navržených tak, aby odolávaly přírodním katastrofám, fyzickým útokům a virtuálním útokům. Datová centra mají také certifikaci ISO 27001, což znamená, že mají silnou informační bezpečnost. Jsou také kompatibilní s SOC1 a SOC 2.

Soubory jsou také replikovány na více serverech pomocí Amazon AWS a Microsoft Azure, aby byla zajištěna vysoká životnost a dostupnost souborů. Pokud nevíte o Azure, přečtěte si naši recenzi na Microsoft Azure.

Funkce zabezpečení šifrování a datového centra jsou běžné, ale Citrix ShareFile poskytuje vzácnou funkci zabezpečení: vlastní požadavky na heslo. Je to příjemné, protože šifrování vám nepomůže chránit před útoky, které by mohly rozbít vaše slabá hesla. Pokud máte konkrétní požadavek na heslo, můžete si být jisti, že vaši zaměstnanci mají silná hesla.

ShareFile také poskytuje dvoufaktorové ověření, což je jedna z našich oblíbených funkcí. Při přihlášení do ShareFile z neznámého zařízení vyžaduje, aby zaměstnanci a uživatelé klientů zadali bezpečnostní kód, který dostanou prostřednictvím SMS, kromě obvyklého uživatelského jména a hesla..

ShareFile také umožňuje vlastní správu vašich přihlašovacích zásad, včetně odhlášení uživatelů po nastavené době nečinnosti, uzamčení uživatelů po určitém počtu neúspěšných pokusů o přihlášení a vyžadování dvoufaktorové autentizace.

Pokud někdo ukradne vaše zařízení, ShareFile vám umožní přerušit synchronizaci a vymazat ji na dálku. Pomocí této funkce můžete zabránit lidem v přístupu k cloudovému obsahu z odcizeného zařízení. 

Kromě toho můžete nastavit, aby vaše zařízení vyžadovala přístup nebo PIN pro přístup, odstraňovala účty po stanoveném čase, deaktivovala automatické přihlášení a deaktivovala offline přístup k souborům.

Podpěra, podpora

Do centra nápovědy se dostanete kliknutím na odkaz „Nápověda“ v pravém horním rohu webového klienta. Databáze znalostí obsahuje články a videa, které vám mohou pomoci vyřešit vaše problémy. Na stránku podpory můžete také vložit konkrétní otázku, která se potom použije k nalezení souvisejících článků.

Články jsou snadno sledovatelné a mají snímky obrazovky, které vám pomohou. K dispozici je také sekce FAQ, která vám pomůže najít odpovědi na nejčastější otázky. Pokud znalostní databáze nepomůže, ShareFile má také komunitní fórum a přímou podporu.

Komunita ShareFile je aktivní a je navštěvována softwarovými inženýry, pravděpodobně zaměstnanými v Citrix.

Poslední věc, kterou můžete zkusit, pokud problém nevyřešíte, je získat pomoc přímo od technické podpory služby ShareFile. Chcete-li to provést, můžete jim zavolat nebo odeslat lístek. Když jsme se však pokusili odeslat žádost, tlačítko pro to nefungovalo.

Živý chat je k dispozici 24 hodin denně, od pondělí do pátku, ale pouze pro uživatele, kteří se přihlásili k odběru programu Citrix Customer Success Services. Musíte však kontaktovat Citrix a získat odhad ceny za toto předplatné.

Verdikt

Ceny ShareFile jsou podobné cenám konkurence, ale nejsou tak flexibilní. Společnosti s pouze několika uživateli by si pravděpodobně měly zvolit jinou službu. 

Další důležitou nevýhodou je špatná knihovna integrací třetích stran. Více je lepší pro firmy, které chtějí zlepšit spolupráci, a nemůžeme myslet na nic, co ne. Také jsme zaznamenali některé chyby ve webovém klientovi a na stránce podpory. 

To znamená, že má silné zabezpečení, schopné a rychlé synchronizace a sdílení složek a souborů s několika inovativními funkcemi. Celkově považujeme Citrix ShareFile za schopnou službu.

Chceme slyšet, co si o ShareFile myslíte a jaká je vaše zkušenost. Dejte nám vědět v komentářích níže. Děkuji za přečtení.