OneDrive for Business Review

OneDrive for Business je dobrá a cenově dostupná možnost EFSS pro malé a střední podniky, které chtějí úplnou integraci Office Online, ale nechtějí platit příliš mnoho. Podívejte se na naši kompletní recenzi OneDrive Business, kde najdete všechny podrobnosti.

Společnost Microsoft vyrábí populární software po celá desetiletí, včetně softwaru pro produktivitu pro vlastníky podniků. Tento trend pokračoval a díky službě OneDrive for Business se společnost Microsoft rozhodla vzít část cloudového trhu zaměřenou na firemní uživatele. V této recenzi OneDrive pro firmy ji analyzujeme a řekneme vám, proč je to jeden z nejlepších poskytovatelů EFSS.

OneDrive for Business, stejně jako spotřebitelská verze (o které si můžete přečíst v naší recenzi OneDrive), je integrován s Office Online, což z něj dělá jednu z nejlepších služeb pro zlepšení online spolupráce. Navíc je to neuvěřitelně cenově dostupné, což byl v posledních letech vítaným trendem v produktivním softwaru společnosti Microsoft. 

Existuje však několik nevýhod. Postrádá e-mailovou podporu, přehledy nefungují správně, vyhledávání ve webovém klientovi je buggy a desktopový klient na Linuxu nefunguje. Navíc neexistuje synchronizace na úrovni bloku, ale to je trend u nástrojů EFSS.

Držte se nás a dozvíte se více o negativních a negativních stránkách, což vám pomůže rozhodnout se, zda je nejvhodnějším nástrojem cloudového úložiště pro vaše obchodní potřeby.

Silné stránky & Slabé stránky

Alternativy pro OneDrive for Business

Ceny

OneDrive for Business nabízí sedm plánů, z nichž si můžete vybrat, takže nebudete trpět špatnou flexibilitou plánu. Nalezení správného plánu může být obtížné, protože Microsoft má samostatné sady cen pro obchodní plány OneDrive for Business a Office 365..

Na stránce OneDrive for Business se zobrazuje plán s názvem Office 365 Business Premium, který stojí 150 USD ročně a poskytuje Office 365. Existuje však mírně levnější podnikový plán, Office 365 ProPlus, který zahrnuje Office 365, ale nezahrnuje e-maily třídy Business hosting, Exchange, SharePoint, Microsoft Teams a Yammer.

OneDrive pro obchodní ceny

OneDrive for Business Plan One and Two vyžaduje, abyste platili ročně. První z nich je 60 USD ročně a získáte 1 TB úložného prostoru na uživatele. Navíc vám také umožňuje nahrát soubory až do velikosti 15 GB a také vytvářet a upravovat dokumenty Word, PowerPoint, Excel a OneNote pomocí Office Online.

Plán dva je 120 USD ročně a poskytuje všechny výhody prvního plánu, spolu s pokročilým předcházením ztrátám dat a neomezeným úložným prostorem. 

Plán Office 365 Business Premium vás dostane 1 TB na uživatele, ale zahrnuje vše z předchozích plánů a přidává Office 365 a další aplikace společnosti Microsoft, jako jsou Exchange, SharePoint, Teams a Yammer.. 

Navíc vám přináší prvotřídní e-mailový hosting, stolní verze kancelářských aplikací, jednu licenční podporu až pro pět počítačů, pět telefonů a pět tablet na licenci a neomezené schůzky HD videokonferencí až pro 250 lidí. Navíc můžete mít až 300 uživatelů. Je to 15,00 $ za měsíc na uživatele, nebo 150 $, pokud se rozhodnete platit za rok předem.

Pokud potřebujete pouze sadu Office 365 bez dalších aplikací a podnikového e-mailového hostingu, můžete ušetřit trochu tím, že se přihlásíte k odběru plánu Office 365 ProPlus za 144 USD ročně na uživatele. Poskytuje také 1 TB úložiště OneDrive EFSS na uživatele a můžete mít neomezené množství uživatelů (jako všechny následující plány). 

Pokud však nepotřebujete sadu Office 365, ale potřebujete aplikace, jako jsou týmy a Yammer, a e-mailový hosting s vlastní e-mailovou adresou, můžete jít s plánem Office 365 E1, což je 86 $ ročně na uživatele. Tento plán také získá 1 TB úložiště OneDrive EFSS na uživatele a až 50 GB v prostoru poštovní schránky.

Plán Office 365 E3 kombinuje to, co oba předchozí plány poskytují, zvětšuje prostor poštovní schránky na 100 GB a poskytuje stolní verze aplikací sady Office. Nabízí také službu eDiscovery, která pomáhá poskytovat informace používané v právních případech a umožňuje definovat manuální klasifikace a zásady ručního uchovávání a mazání.

Poslední plán, Office 365 E5, přidává pokročilé funkce zabezpečení, analýzy a hlasu k funkcím předchozího plánu. 

Zahrnuje také zabezpečení cloudové aplikace Office 365; audiokonference; automatická klasifikace, inteligentní import a další funkce s pokročilým řízením dat; a pokročilá osobní a organizační analytika pomocí MyAnalytics. To vše vás vrátí zpět na 420 $ ročně na uživatele.

OneDrive pro obchodní omezení

Neomezené úložiště v jakémkoli plánu vyžaduje, abyste měli pět nebo více uživatelů. Jinak je výchozí hodnota 1 TB na uživatele. Pokud máte pět nebo více uživatelů, zpočátku dostanete 1 TB na uživatele, ale správci to mohou zvýšit na 5 TB na uživatele. 

Poté, co to využijete, musíte požádat o další úložiště kontaktováním podpory společnosti Microsoft. Můžete získat až 25 TB na uživatele úložného prostoru pro OneDrive for Business. Kromě toho můžete získat 25 TB dalšího úložiště prostřednictvím týmových webů SharePoint pro jednotlivé uživatele. To není pravda, neomezené úložiště, ale alespoň společnost Microsoft je o tom předem.

OneDrive for Business je obecně levnější než většina konkurence a jeho uživatelé získávají vlastní oddělené úložiště. To je obrovské, vzhledem k tomu, že s mnoha dalšími službami, včetně Dropboxu, sdílí uživatelé prostor. Plány s vyšší cenou však zahrnují Office 365, takže jejich hodnota bude záviset na tom, kolik potřebujete sady aplikací sady Office.

Uživatelská zkušenost

Přestože je OneDrive službou společnosti Microsoft, je k dispozici pro Windows a MacOS, což vašim zaměstnancům umožňuje používat zařízení, které preferují. Není však žádným překvapením, že nepodporuje Linux.

Po instalaci klientského počítače vytvoří OneDrive speciální synchronizační složku. Soubory, které umístíte do této složky, budou uloženy na pevném disku i v cloudu. To vám umožní synchronizovat soubory téměř v reálném čase napříč zařízeními, ať už patří vám nebo vašim spoluhráčům. Více o synchronizaci si povíme v sekci níže.

Kromě složky synchronizace se desktopový počítač skládá z ikony na hlavním panelu. Po kliknutí na tuto ikonu se nad ní objeví atraktivní a jasné okno. V okně se zobrazují vaše poslední soubory a umožňuje přístup k nastavení, otevření složky synchronizace a spuštění webového klienta.

OneDrive for Business Web Client

Webový klient OneDrive je intuitivní a zábavný, protože existuje spousta negativního prostoru a barevné schéma usnadňuje nalezení toho, co potřebujete. 

Nabídka na levé straně umožňuje navigaci v aplikaci, zatímco vyhledávací lišta nad ní vám pomůže rychle najít potřebná data. To znamená, že pokud to fungovalo správně. Hledání pro nás během prvních několika hodin používání neprokázalo žádné výsledky.

Nad vyhledáváním máte přístup do své knihovny aplikací společnosti Microsoft. Střední panel zobrazuje vaše soubory v zobrazení seznamu. Můžete si vybrat, zda chcete soubory třídit odlišně nebo je zobrazit v zobrazeních „kompaktní“ nebo „mřížka“.

Pod navigační nabídkou je také odkaz s názvem „OneDrive admin“, který umožňuje přístup ke správě uživatelů, fakturaci, podpoře a podobným možnostem..

Pokud potřebujete provádět akce se soubory nebo složkami, můžete na ně klepnout pravým tlačítkem myši, umístit nad ně a kliknout na tři zobrazené tečky nebo vybrat soubor nebo složku a použít akce nad středním panelem. Tento všestranný přístup k provádění akcí se nám líbí. Pravý horní roh navíc umožňuje přístup k nastavení a správu účtu.

OneDrive pro obchodní aplikace

Mobilní zážitek je stejně příjemný jako zážitek z webu a mobilní klient je ještě jednodušší. Klient ve výchozím nastavení zobrazuje vaše soubory a k nahrání souborů, skenování dokumentu, pořízení a přidání fotografie a vytvoření složky, dokumentu Word nebo PowerPoint stačí klepnout na tlačítko „plus“. Aplikaci můžete procházet pomocí spodní lišty.

správa uživatelů

Než budete moci používat OneDrive ke spolupráci s ostatními, musíte přidat uživatele z administračního centra OneDrive.

Správcovské centrum vám poskytuje karty rozhraní, které si můžete objednat a spravovat podle svých preferencí. Můžete přesouvat nebo mazat stávající karty nebo přidávat nové. Celá sada karet je následující:

• Software Office 365: umožňuje instalovat aplikace Office 365
• Fakturace: zobrazuje vaše fakturační údaje
• Školení a příručky: vám pomohou dozvědět se více o používání OneDrive pro firmy
• Správa uživatelů: umožňuje resetovat hesla uživatelů a přidávat, upravovat a odebírat účty
• Přístup založený na rolích pro správce: umožňuje uživatelům přiřadit specializované role správce
• Zdraví služeb: sleduje zdraví služeb Office 365
• Přehledy aktivních uživatelů sady Office 365: ukazuje, kolik uživatelů použilo alespoň jednu aplikaci sady Office
• Aktivní adresář Azure: poskytuje přístup ke společným úkolům Azure
• Domény: spravuje vaše domény a sleduje jejich stav

Karta „přístup založený na rolích pro správce“ vám umožňuje přiřadit tři specializované role správce:

• Správce uživatelských účtů: umí vytvářet a spravovat uživatele a skupiny, měnit hesla uživatelů, sledovat službu OneDrive a spravovat vstupenky podpory
• Security admin: má plný přístup ke správě konfigurace služeb souvisejících se zabezpečením, včetně ochrany identity a informací
• Správce služby Exchange: získává plný přístup k serveru Exchange Online a může spravovat příjemce pošty, tok zpráv, soulad zpráv a ochranu pošty, například antispam a malware.

  

  Další role můžete přiřadit výběrem aktivního uživatele v zobrazení „Správa uživatelů“ a kliknutím na „Správa rolí“. Boční panel, který se objeví na pravé straně, zobrazuje mnoho rolí, z nichž si můžete vybrat, včetně globálního správce, správce služeb a globální čtečku.

  

  Stejné zobrazení umožňuje přidat nové uživatele, což je jednoduché. Musíte zadat základní informace o uživateli, zvolit, zda chcete uživateli udělit licenci nebo ne, přiřadit roli a dokončit.

  Pokud uživateli udělíte licenci, bude vám účtována měsíční nebo roční sazba předplatného. Uživatelé bez licencí mají přístup pouze k obsahu a nezískají 1 TB osobního cloudového úložiště. Díky usnadnění správy uživatelů a jejich rolí vám aplikace OneDrive umožňuje vytvářet skupiny a přiřadit jim uživatele.

  

  Zprávy jsou dalším důležitým aspektem správy uživatelů. OneDrive vám poskytuje zprávy o využití a zprávy o zabezpečení a dodržování předpisů. Neviděli jsme však žádné informace o našich souborech OneDrive, přestože jsme nahráli soubory a vygenerovali odkaz pro sdílení.

  

Složka & Sdílení souborů

Aplikaci OneDrive for Business můžete použít ke sdílení obsahu s interními nebo externími spolupracovníky prostřednictvím e-mailu nebo vygenerováním odkazu směřujícího do složky nebo souboru, který chcete sdílet..

Možnosti zabezpečení sdílení umožňují nastavit platnost odkazů po určitém počtu dní, omezit přístup k odkazům na konkrétní jednotlivce a nastavit přístupová hesla. Můžete také zakázat úpravy a omezit odkaz tak, aby fungoval pouze s konkrétní skupinou. To může zahrnovat kohokoli s odkazem, lidi ve vaší organizaci, lidi se stávajícím přístupem nebo konkrétní lidi.

K dispozici je také samostatné zobrazení „sdílení“, které zobrazuje veškerý obsah, který sdílíte, a to, co s vámi ostatní sdílejí.

Sync

Synchronizace zařízení nebo synchronizace je základním mechanismem služby cloudového úložiště, která pomáhá řídit online spolupráci. Synchronizace umožňuje vám a vašim spoluhráčům přístup ke stejným datům z různých zařízení a prohlížet si vzájemné úpravy v téměř reálném čase. To vylučuje potřebu zasílat soubory e-mailem nebo je přenášet přes USB flash disky nebo jiný hardware. 

Jak jsme již zmínili, běžným mechanismem synchronizace je zvláštní složka, která kopíruje obsah z cloudu na pevný disk a naopak. Ve všech ostatních aspektech je tato složka stejně jako jakákoli jiná složka systému souborů.

OneDrive pro podnikovou synchronizaci

Rychlost synchronizace OneDrive pro počáteční nahrávání a stahování souborů je podobná rychlosti, jakou vidíme u jiných služeb. Synchronizovali jsme naši testovací složku se zipem 1 GB za minutu více, než jsme očekávali, s ohledem na rychlost nahrávání. Tam, kde služba někdy selhává, je, když provedete změny v těchto souborech.

Nejlepší způsob, jak zvládnout změny souborů, je použít funkci zvanou „bloková synchronizace“, známou také jako „diferenciální synchronizace“. Při synchronizaci na úrovni bloku ve hře bude desktopový počítač synchronizovat pouze části souboru, které se změní, spíše než celý soubor. Výsledkem jsou mnohem rychlejší synchronizační rychlosti a snížená šířka pásma.

V současné době OneDrive používá pouze synchronizaci na úrovni bloků pro soubory Microsoft Office. To je stále dobré vzhledem k tomu, že mnoho služeb EFSS vůbec nepoužívá synchronizaci na úrovni bloku. Cílem společnosti Microsoft je zlepšit ji, protože podle příspěvku na blogu společnosti Microsoft bude v Q1 2023 vydána synchronizace na úrovni bloků. 

Pokud nechcete čekat, Dropbox Business je dobrá služba, která v současné době poskytuje synchronizaci na úrovni bloku. Další informace o Dropbox Business naleznete v naší recenzi Dropbox Business.

V současné době však OneDrive obsahuje úhlednou funkci synchronizace, kterou většina ostatních nástrojů EFSS ne: schopnost blokovat synchronizaci určitých typů souborů. Jeho použitím můžete například zabránit tomu, aby se vaše důležité zprávy ukládaly na pevné disky vašich zaměstnanců. Důležitější funkcí, kterou získáte u OneDrive for Business, je selektivní synchronizace.

Selektivní synchronizace umožňuje zakázat synchronizaci určitých složek, což zabraňuje jejich ukládání na pevný disk. To je užitečné pro firemní uživatele, kteří používají notebooky s pevnými disky s nízkou kapacitou.

Nástroje produktivity

Nástroje, které zvyšují produktivitu, jsou tam, kde služby EFSS svítí. Integrované aplikace pomáhají zvyšovat produktivitu tím, že umožňují otevírat a upravovat soubory v cloudu z webového klienta pomocí různých aplikací. 

OneDrive for Business má samozřejmě za sebou mnoho aplikací společnosti Microsoft, které vám pomohou dosáhnout vyšší produktivity a více. Mezi těmito aplikacemi je, samozřejmě, Microsoft Office.

Pokud se rozhodnete přihlásit k odběru některého z plánů sady Office 365, vaši zaměstnanci budou moci stáhnout a nainstalovat stolní verze následujících aplikací:

• Slovo: program pro zpracování textu a vytváření dokumentů
• Excel: tabulkový program
• PowerPoint: prezentační program
• Outlook: konfigurovatelná e-mailová platforma
• Přístup (pouze PC): systém správy databáze
• Publisher (pouze PC): aplikace pro stolní publikování

Tyto aplikace můžete nainstalovat až na pět zařízení na uživatele. I když se rozhodnete pro plán Office 365, můžete stále otevírat a upravovat dokumenty Office pomocí Office Online, což je zdarma. Office Online zahrnuje Word, Excel, PowerPoint a OneNote. OneNote je aplikace pro psaní poznámek, díky které se naše nejlepší aplikace pro psaní poznámek zaokrouhlovaly.

OneDrive for Business také umožňuje uživatelům integrovat bezplatné a placené aplikace třetích stran do cloudového úložiště, pokud tato funkce nebyla v centru správy deaktivována. To umožňuje uživatelům pracovat s nástroji třetích stran, aniž by museli opustit webovou platformu OneDrive.

Knihovna aplikací je rozdělena do kategorií, jako je produktivita, analytika a spolupráce. Usnadňuje se vyhledání aplikací, které potřebujete, ale pokud stále hledáte správnou aplikaci, můžete ji vyhledat pomocí vyhledávacího panelu. Knihovna má desítky aplikací, mezi nimiž jsou Trello, DocuSign, Salesforce a další.

Bezpečnostní

Umístění vašich finančních údajů nebo citlivého duševního vlastnictví do cloudu může být znepokojující, a to ještě více, pokud používáte populární cloudové úložné služby, jako je OneDrive. Z tohoto důvodu se cloudová bezpečnost stává ještě důležitějším faktorem při rozhodování o službě.

OneDrive for Business šifruje data na úrovni disku pomocí nástroje BitLocker a na úrovni souborů pomocí 256bitového šifrování AES. Šifrování zašifruje vaše data tak, aby byla nečitelná bez tajného klíče. Společnost Microsoft ukládá tento klíč na samostatném serveru v úschovně Azure Key Vault. Vaše data jsou také uložena na serverech Azure a pokud je neznáte, přečtěte si naši recenzi Microsoft Azure.

Společnost Microsoft také používá protokol TLS k ochraně dat při přenosu z vašich počítačů do svých datových center. TLS je typ zabezpečeného tunelu, který pro vaše data používá ochranu RSA 2048 bitů. Více se o tom můžete dozvědět v našem protokolu SSL versus TLS. Neověřená připojení přes HTTP navíc nejsou povolena, ale jsou přesměrována na HTTPS.

Šifrování in-transit a at-rest vás však nebude chránit před útoky, které využívají slabá hesla, která používají vaši zaměstnanci. Je to možné, protože slabá hesla jsou mnohem citlivější na praskliny hrubou silou než šifrovací klíče. Z tohoto důvodu vám doporučujeme vytvořit silné heslo.

Dalším spojencem ve vašem boji za ochranu svých přihlašovacích údajů je dvoufaktorové ověření. Ve výchozím nastavení není povoleno, ale můžete o něj požádat jako správce. Pokud je tato možnost povolena, uživatelé budou muset kromě přihlášení k obvyklému přihlašovacímu jménu při přihlášení z neznámého počítače zadat speciální bezpečnostní kód..

Pro uživatele malých podniků doporučujeme tuto funkci zapnout, protože to znamená, že i když se někomu podaří ukrást hesla svých uživatelů, tyto informace nebudou stačit k úspěšnému přihlášení k vašemu účtu cloudového úložiště..

OneDrive for Business vám umožňuje nastavit zásady vytváření hesel pro své zaměstnance, ale jediné konfigurace jsou pro vypršení platnosti hesla. Neexistuje způsob, jak nastavit vlastní požadavky na heslo. Hesla však musí být dlouhá nejméně osm znaků a musí obsahovat tři z následujících: velká písmena, malá písmena, čísla a symboly.

Plány sady Office 365 vám také poskytují středisko pro správu a zabezpečení zabezpečení, které zabraňuje virům a dalším kybernetickým útokům poškozovat vaše podnikání. Pokud však útok uspěje, existuje způsob, jak soubory obnovit. Navíc obsahuje nástroje, které chrání vaše informace v soukromí a bezpečí, a funkci jediného přihlášení.

Kromě toho jsou vaše soubory na serverech společnosti Microsoft zrcadleny nejméně do dvou různých oblastí Azure, což snižuje poškození způsobené přírodními katastrofami v jediném datovém centru. Přístup k datovým centrům může navíc získat pouze omezený počet nezbytných pracovníků. 

Společnost Microsoft má také samostatné týmy odborníků, kteří průběžně ověřují metody zabezpečení svých datových center. Pokud se chcete o takových metodách zabezpečení dozvědět více, přečtěte si náš článek o zabezpečení datového centra.

Podpěra, podpora

K podpoře se dostanete z pravého horního rohu webového klienta. To vám umožní hledat témata, ale pokud chcete vstoupit na portál podpory, musíte kliknout na odkaz „Číst článek v prohlížeči“ dole. Jedná se o matoucí a neintuitivní způsob přístupu k portálu podpory z webového klienta.

Jakmile se však dostanete na portál podpory, můžete vyhledávat články nápovědy pomocí vyhledávací lišty nebo procházet podle kategorií témat, například „Začínáme“, „Synchronizovat“, „Soubory“ a „Účet a úložiště“.

Knihovna článků obsahuje mnoho článků, které jsou psány v krocích a obsahují obrázky, které vám pomohou sledovat je. K dispozici je také školicí středisko Office 365, které vám pomůže zlepšit vaše dovednosti pomocí videí, podváděcích listů a různých tipů.

Pokud nemůžete najít odpověď na svou otázku na portálu podpory, můžete získat přímou podporu od týmu technické podpory OneDrive popsáním problému a kliknutím na tlačítko „získat nápovědu“. Zobrazí se odkazy na články, ale pokud vám to nepomůže, můžete do pole „zavolat mi“ zadat své telefonní číslo a požádat o hovor.

Zpětné volání vám ušetří čas, protože nebudete podrženi. Telefonická podpora je k dispozici 24 hodin denně, 7 dní v týdnu a společnost Microsoft vám dokonce dá vědět, jak dlouho můžete čekat na hovor. Naše zpětné volání jsme dostali za méně než 14 minut, což nás platforma informovala, abychom ji mohli očekávat. Live chat je také možnost.

E-mailová podpora však není divná, protože je to standardní kanál podpory pro většinu řešení EFSS.

Existuje také aktivní komunita uživatelů OneDrive. Můžete si vytvořit novou diskusi a získat nápovědu k vašemu problému. Můžete však také prohledat předchozí témata ve fóru v případě, že někdo již poskytl řešení. Zeptat se uživatelů a IT odborníků je často skvělý způsob, jak najít inovativní řešení problémů.

Verdikt

OneDrive for Business je jednou z nejpopulárnějších služeb EFSS díky nízkým nákladům a samostatnému úložišti pro každého uživatele, příjemnému rozhraní, integraci s Microsoft Office a mnoha aplikacím třetích stran a dobré podpoře.

Kromě toho můžete použít funkce, které blokují synchronizaci určitých souborů, vybrat pouze některé soubory, které chcete synchronizovat,

provádět rozsáhlou správu uživatelů a skupin, což zahrnuje přiřazování uživatelských rolí. Uživatelský zážitek na všech platformách je také příjemný a přímočarý.

Existují však nevýhody. Neexistuje synchronizace na úrovni bloku, ale funguje to. Další nevýhodou je nedostatek podpory Linuxu, takže uživatelé, kteří preferují tučňáka, budou muset hledat jinde. Navíc není snadné přistupovat k portálu podpory, zprávy o využití se nenaplňují daty a možnost vyhledávání na webovém portálu je buggy.

Nejedná se o velké problémy, ale mohou záležet na vašem případu použití. Celkově je však OneDrive for Business skvělou službou. Je to však ten, který vyhovuje vašim obchodním potřebám? Dejte nám vědět v komentářích níže. Děkuji za přečtení.