Autotask Workplace Soonr Review 2020 – synchronizace a sdílení souborů pro firmy

Autotask Workplace (Soonr) Review

Výkonný poskytovatel synchronizace a sdílení podnikových souborů pro firmy všech velikostí, kteří hledají zvýšenou mobilitu a lepší zabezpečení, než mohou nabídnout řešení pro synchronizaci a sdílení souborů na úrovni zákazníků..


Přehled kontroly autotaskového pracoviště

Když se podnik rozrostl do určité velikosti a první zaměstnanci začnou proniknout, tradiční řešení pro synchronizaci a sdílení souborů na úrovni spotřebitele jednoduše nesestříhá shromažďování. Přestože je Dropbox perfektním řešením pro nezávislé pracovníky nebo malé agentury, které chtějí rychle sdílet soubory a složky s klienty, nesplňuje požadavky mnoha malých a středních podniků, které mají pod svým křídlem pět a více lidí.

Autotask Workplace Soonr Review Homescreen

Rostoucí podnik musí zajistit, aby jeho nejcitlivější a důvěrné soubory zůstaly pod úplnou kontrolou společnosti. U nástrojů pro sdílení souborů na spotřebitelské úrovni je to – většinou – přístup typu „vše nebo nic“: po sdílení složky má osoba, se kterou je sdílena, úplnou kontrolu nad obsahem.

Soubory mohou být smazány náhodou, znovu sdíleny s neoprávněnými třetími stranami a zaměstnanci nebo jednoduše upraveny špatnými lidmi.

Řešení pro synchronizaci a sdílení na podnikové úrovni, jako je Autotask Workplace Soonr, uvedené v této recenzi, vás vrátí na místo řidiče. Nezáleží na tom, zda dohlížíte na oddělení IT společnosti nebo jste finanční ředitel podniku s 500 jmění nebo ředitel agentury pro digitální marketing..

Trh pro řešení EFSS (synchronizace a sdílení podnikových souborů) se stal velmi přeplněným a každý hráč na trhu má výhody a nevýhody, které by měly být zváženy před tím, než se ponoří do zasílání firemních souborů do cloudu.

V této recenzi Autotask Workplace Soonr zjistíme, pro koho je tento produkt určen, proč je užitečný a pokrývá konkrétní funkce, funkce a výhody. Můžete se tedy rozhodnout, zda je užitečným doplňkem arzenálu produktivity vaší firmy.

Pro koho je Autotask Workplace Brzy pro?

Autotask Workplace / Soonr je řešení pro synchronizaci a sdílení souborů (nebo podnikové cloudové úložiště), které poskytuje podnikům připravené zabezpečení a spolupráci..

Co to znamená?

Na rozdíl od konkurentů (například Dropbox a OneDrive) nabízí Autotask Workplace integrovanou správu mobilních dokumentů (MDM) a zabezpečení zařízení. Správci mohou přidávat nebo odebírat zaměstnance z přístupu do cloudu Autotask a zajistit, aby data zůstala pod kontrolou společnosti, když dojde ke ztrátě nebo odcizení zařízení – nebo pokud zaměstnanec opustí společnost.

Kontrolní členy v autotasku

Doporučujeme Autotask Workplace pro malé a střední podniky s pěti a více zaměstnanci, i když v některých případech může mít smysl i pro méně lidí v týmu, jako je agentura, která se zabývá velmi velkými soubory (CAD, Photoshop nebo video soubory). Autotask se přizpůsobuje potřebám podniků, díky čemuž rychle přidává nebo odebírá lidi z prakticky sdíleného prostředí.

Pokud očekáváte, že AWP Soonr bude plnohodnotným softwarem pro řízení projektů, zvažte možnost hledat jinde, protože to tak není. I když můžete přidávat komentáře k souborům a složkám, postrádá vytváření úkolů a termínů pro projekty.

Zde je podrobnější pohled na skutečné funkce a funkce Autotask Workplace Soonr:

Silná bezpečnost

V dnešním světě je bezpečnost důležitější než kdykoli předtím kvůli hackerům, krádeži a ztrátě dat.

1. Přístup k souborům a dokumentům na silnici

Pokud jste na cestě k setkání s klienty nebo na schůzce, ujistěte se, že jsou všechny potřebné soubory na dosah ruky.

2. Bezpečně sdílejte soubory s externími uživateli

Zasílání smluv, prezentací nebo tabulek klientům a spolupracovníkům je dnes běžnou praxí. Tradiční způsob odesílání e-mailů je jen riskantní a těžkopádný.

3. Přístup k dokumentům mimo síť

Přístup k dokumentům, i když nejste uvnitř firemní sítě, může být občas obtížný.

4. Spoléhat se na VPN nebo FTP pro vzdálený přístup

VPN a FTP nejsou velmi uživatelsky přívětivé a mohou být nespolehlivé, zejména při práci s velkými soubory.

Plány & Ceny

Abychom pochopili, proč je cena Autotask Workplace ve skutečnosti celkem dobrá, musíme se ponořit do toho, proč se zdá, že ostatní dodavatelé nabízejí mnohem více úložiště, například Egnyte. Většina prodejců s mimořádně velkorysou kvótou úložišť omezila určitá omezení na: 

  • velikost souboru (od 2 GB do 10 GB)
  • množství souborů které lze synchronizovat (některá omezení se začínají kopat po 100 kB souborech, jiná po 3M v závislosti na plánu) 
  • verze souboru (služby, které nabízejí spoustu úložiště, obvykle počítají verze souborů proti této kvótě, můžete omezit verze vytvořené ze souboru, který není ideální, nebo upgradovat na mnohem dražší plán)

Nyní může služba Autotask Soonr trošku zkrátit standardní standardní úložné množství 50 GB na uživatele za měsíc, ale výše uvedená omezení vás nezasáhnou. Jak již bylo řečeno, jsou zde uvedeny plány a ceny pro společnost Autotask: 

Kolik to tedy stojí? 

Nyní vám cenová tabulka nabízí docela slušný nápad, ale umožňuje se podívat na příklad: 

Josh vlastní agenturu pro digitální marketing, provozuje malý tým o šesti lidech, takže včetně něj tvoří celkem 7 lidí. Navíc provozují server Windows 2008 Server, kde jsou hostiteli důležitých souborů z cloudu společnosti. Tyto soubory je třeba také synchronizovat. Kolik „uživatelů“ nebo „licencí“ musí tedy Josh koupit? 

Josh si musí zakoupit licence 7 + 1 (jedna další licence pro server). Pokud chce, aby každá osoba v týmu byla schopna vytvářet a synchronizovat projekty jednotlivě. 

8 x 13 USD = 107 USD měsíčně. 

Zakoupením 8 licencí by mu bylo poskytnuto 450 GB celkového úložiště. 

Nyní by každý uživatel získal 50 GB úložného prostoru, ale Autotask umožňuje uživatelům znovu přidělit úložnou kvótu, takže Anne z účetnictví, které potřebuje pouze 5 GB z 50 GB, může přerozdělit zbývajících 45 GB Johnovi, který jedná s většími Photoshopem a dalšími mediálními soubory. 

I když toto stanovení ceny není nejsnadnější pochopit, určitě má spoustu výhod vzhledem k tomu, že průměrný uživatel potřebuje pouze pár gigabajtového synchronizačního prostoru. Teoreticky mohl Josh dokonce zakoupit méně licencí, pokud by například předpokládal společné použití jednoho účtu pro jedno oddělení. 

Pokud Josh potřebuje více úložiště, může si koupit více gigabajtů v krocích po 100 GB. 

Průmyslová odvětví sloužila

Mnoho organizací, které mají zájem o EFSS, pochází z průmyslových odvětví, jako jsou:

  • Zdravotní péče
  • Konstrukce
  • Právní
  • Finance
  • Neziskové
  • Reklamní
  • Výrobní
  • Vzdělávání

V této recenzi Autotask Worplace se podíváme na konkrétní případy, abychom zjistili, zda toto konkrétní řešení splňuje bezpečnostní kritéria, zejména při přenosu citlivých dat nebo při regulačních omezeních, jako je HIPAA – kde je vyžadován podrobný audit trail přístupu k souborům.

Společnost Autotask byla založena v roce 2001 a stala se společností poskytující služby v oblasti IT, která nabízí kompletní řešení pro správu IT, jako je správa koncových bodů, systémy prodeje vstupenek a nedávno, synchronizace a sdílení souborů jako samostatné řešení. V roce 2014 je získala společnost private equity, Vista Equity Partners.

Společnost nyní vede generální ředitel Mark Cattini.

Silné stránky & Slabé stránky

Vysvětlení synchronizace a sdílení souborů

Předtím, než se ponoříte do recenze, stručně shrneme, co je to synchronizace a sdílení souborů. Lidé, kteří znají Dropbox, Disk Google nebo OneDrive, již mohou mít nejasnou představu o tom, jak FSS funguje.

Poskytovatel synchronizace a sdílení souborů (známý také jako cloud nebo online úložiště) zpřístupňuje firemní data registrovaným zařízením odkudkoli, kde je umožněno připojení k internetu. Nezáleží na tom, zda soubory a složky sedí na serveru v prostorách společnosti nebo jsou umístěny v osobním počítači.

Synchronizace souborů a sdílení klientských plug-inů do vaší současné infrastruktury a umožňuje všem členům týmu a schváleným stranám přístup k místně uloženým souborům odkudkoli.

Klient nahrává informace na servery poskytovatele šifrovaným způsobem (ideálně) a poté tyto soubory dále distribuuje, kde je nainstalována jiná instance softwaru a byla udělena zvláštní práva. Mohlo by to být na notebooku, mobilním zařízení nebo na jiném serveru.

Vyberete, kam se soubory mají dostat a kdo k nim má přístup.

Jakmile jsou všechny soubory nahrány do cloudu, mohou být upraveny týmem a poté synchronizovány obousměrně. Všechny změny v souboru budou okamžitě vidět na synchronizovaných zařízeních.

Sdílení souborů je obecně rozděleno do dvou částí:

  1. Veřejné sdílení odkazů a složek.
  2. Spolupráce soukromého projektu se členy týmu.

Při vytváření veřejných odkazů může kdokoli, na který je odkaz odeslán, soubor otevřít, což je užitečné pro odesílání velkých souborů klientům. Řešení pro sdílení souborů na podnikové úrovni vám umožňují nastavit heslo nebo data vypršení platnosti pro veřejné odkazy, čímž se zvýší jejich bezpečnost.

Sdílet veřejné odkazy

Na druhé straně existují odkazy na projekty používané ke spolupráci na souborech a složkách ve virtuálních datových místnostech se spolupracovníky. Sdílené projekty vyžadují, aby každý účastník měl softwarovou licenci EFSS. Sdílené položky projektu jsou obecně flexibilnější, což umožňuje vlastníkovi projektu nastavit konkrétní přístupová oprávnění (například pouze pro čtení).

Sdílení autotask projektu

Prodejci softwaru EFSS používají řadu typů architektury, od přístupů typu cloud (Dropbox / Box), až po privátní cloud (platforma je plně nasazena v soukromém datovém centru), nebo hybridní cloudové modely (Egnyte / Autotask), kde si mohou vybrat, které soubory se budou ukládat do cloudu a které zůstanou na místě.

Zabezpečení hraje hlavní roli v procesu přenosu souborů do cloudu a zpět do koncových bodů. Proto začínáme s revizí pracoviště Autotask Workplace s rozpisem jejich bezpečnostních konceptů.

Bezpečnostní

Bezpečnost je pro podniky velkým problémem. Rizika jsou až příliš reálná – každý den slyšíme o porušování organizací (Target, Home Depot, Sears, Michaels a mnoho dalších). To často znamená ztrátu důvěrných informací, jako jsou čísla sociálního zabezpečení, kreditní karty a zákaznická data.

Podniky se musí ptát, jaký dopad bude mít porušení (interní nebo externí) na ně, zákazníky, klienty a spodní linie.

Průzkum skupiny Enterprise Strategy Group z roku 2013 zjistil, že více než 50% podniků a organizací se obává ztráty nebo krádeže dat v důsledku úspěšného vnějšího útoku na poskytovatele služeb FSS, 48% se obává nebezpečí náhodného porušení údajů způsobeného zaměstnanci, ať už náhodou, nebo úmyslně.

Největší obavy o zabezpečení pro firmy pomocí synchronizace a sdílení souborů

Autotask Workplace Soonr poskytuje společnostem řadu bezpečnostních funkcí a certifikátů. Veškerý hardware je vlastněn a spravován společností Autotask a klientům nabízí klienty Geo-redundantní, datová centra auditovaná na úrovni 3, SSAE16 (dvě pro každý region). Jejich datová centra jsou nastavena pomocí RAID6 a zrcadlová zálohována replikací.

Na rozdíl od spotřebitelských cloudových služeb pro ukládání dat se Autotask nespoléhá na sdílené hostitelské prostředí, ale pro vyvážení zátěže služeb a škálovatelnost využívá modulární klastrové serverové farmy.

Šifrování je určitě jednou z nejdůležitějších funkcí, které společnosti hledají, zejména při přechodu od spotřebitelských služeb, jako je OneDrive nebo Dropbox. Autotask Workplace šifruje soubory v tranzitu a v klidu – pomocí 256bitového šifrování AES.

Pro další oddělení mezi týmy, uživateli a soubory existuje pro každý jednotlivý soubor jedinečný rotační šifrovací klíč. Žádný z klíčů není uložen v klíči, místo toho je šifrován hlavním klíčem a je navázáno spojení s ověřováním na základě certifikátu serveru VeriSign.

Neexistuje tedy žádné riziko, že uživatelský agent bude spolupracovat s jakýmkoli jiným serverem než s Autotask Workplace Soonr. Jednou ze silných stránek společnosti Autotask je podle našeho názoru schopnost řídit přístupová oprávnění a nastavovat zásady zařízení v celosvětovém měřítku. Když se nový zaměstnanec připojí ke společnosti, mohou být zásady automaticky aplikovány na tohoto uživatele a v případě potřeby mohou být dále upraveny.

Zásady pro mobilní zařízení - Autotask Soonr

Autotask IP whitelisting

Zásady automatického hesla pro EFSS

Ztracená vzdálená zařízení

Profily celé společnosti

Předchozí

další

Zde je seznam funkcí správce a zabezpečení, které mohou být pro společnost relevantní:

  • Vytvářejte, upravujte, deaktivujte a odstraňujte členy, připojení, skupiny a další administrátory
  • Upravte AD pro import uživatelů a skupin
  • Sdělte všem členům právo vytvářet spojení
  • Ovládejte schopnost členů vytvářet soukromé zálohy
  • Zkontrolujte, přiřaďte a spravujte kvótu úložiště mezi členy
  • Nastavení a vynucení zásad hesel
  • Stanovit zásady relace: používá se k řízení životního cyklu přihlašovacích relací
  • Konfigurovat mobilní zařízení & datové zásady pro přístup a použití
  • Konfigurace zásad pro schvalování mobilních zařízení a vymazání zařízení
  • Vzdálené vymazání konkrétního počítače nebo mobilního zařízení
  • Konfigurujte integrační body s aplikacemi třetích stran, jako jsou Salesforce, Dokumenty Google a Office 365

Toto je pouze výpis bezpečnostních funkcí nabízených Autotaskem. Pokud se chcete dozvědět více, stáhněte si bezpečnostní dokument, kde jsou uvedeny všechny podrobnosti. Přestože jsou jistě působivé, existují i ​​další dodavatelé (například Egnyte), kteří mají podobné bezpečnostní koncepty.

Synchronizace souborů

Synchronizace souborů je proces, ve kterém je jeden (nebo více) souborů a složek zpřístupněn na mnoha zařízeních. V nejzákladnějším smyslu se to děje přenosem souborů a složek semen do cloudu, odkud budou distribuovány do cílových koncových bodů na vyžádání..

Mechanismus synchronizace základních souborů aplikace Autotask Workplace funguje podobně jako řešení cloudového úložiště pro spotřebitele: jakmile je klient nainstalován na cílovém počítači (může to být desktop, smartphone, notebook nebo server), je uživateli zpřístupněna složka, která funguje jako centrální synchronizační centrum.

Synchronizace souborů Macintosh s autotaskem
Synchronizace souborů prostřednictvím centrální složky v zařízení.

Autotask vytvoří synchronizační složku, do které lze přidávat složky a soubory. Tyto soubory jsou sdíleny na všech připojených zařízeních, ale složky mohou být ze synchronizace vyloučeny, což šetří místo.

Autotask Soont Windows Sync

Jednotlivé složky jsou synchronizovány s každým uživatelem, že projekt je sdílen bez ohledu na to, jaké zařízení se používá.

Podporována jsou také mobilní zařízení. Soubory mohou být upřednostňovány pro přístup offline.

Předchozí

další

Všechny soubory nebo složky vytvořené uvnitř této složky jsou přeneseny do cloudu Autotask Workplace, takže je lze distribuovat do týmu a dalších počítačů, se kterými byl soubor nebo složka sdílen..

Na rozdíl od jiných dodavatelů synchronizace a sdílení souborů, Autotask neomezuje množství souborů nebo velikosti souborů, které lze synchronizovat, takže je toto řešení ideální pro společnosti a organizace, které se zabývají velkými soubory.

Viděli jsme, že toto řešení funguje dobře s architektonickými firmami a mediálními agenturami, které často potřebují distribuovat velké soubory do několika počítačů, více kanceláří a týmů..

Jedním z hlavních problémů při práci se synchronizovanými daty je to, co se ve skutečnosti synchronizuje s koncovými body.

Představte si společnost s 20 zaměstnanci, všichni pracující z centralizovaného serveru s více než 200 GB souborů a složek. Pokud se nyní do společnosti připojí nový zaměstnanec, má synchronizovat všechna tato data do svého jedinečného počítače? Na jedné straně by to chvíli trvalo a také by rychle zaplnil pevný disk.

Zde přichází do hry „selektivní synchronizace“. Většina řešení pro synchronizaci souborů na úrovni spotřebitele umožňuje selektivní synchronizaci souborů po kopání do nabídek a nastavení, pokud budete mít štěstí, najdete možnosti podrobného rozbalení do podsložek.

Na Autotasku se nám líbilo, že administrátoři mohou nastavit, jak bude klient reagovat, když budou k dispozici nové projekty:

Selektivní synchronizace autotaskem

Když jsou vytvořeny nové projekty, mohou být automaticky synchronizovány s osobními zařízeními, ale na pracovišti Autotask Workplace lze nastavit, aby se před provedením čehokoli nebo ručně synchronizovalo vše. Poté můžete procházet do úrovně podsložky pro selektivní synchronizaci.

Proč je selektivní synchronizace užitečná?

Pomohli jsme a spolupracovali s několika právnickými firmami, které považují selektivní synchronizaci za nezbytnou v jejich každodenní práci: kdykoli mohou pracovat s desítkami spisů případů a jejich spolupracovníci se musí rychle pohybovat mezi soudem a firmou.

Mít neustále přístup k spisům případů není nutné, ale uzavřené spisy případů nejsou nutné. Proto mohou být „nesynchronizováni“, což zefektivňuje a zefektivňuje práci. Přesto, pokud je nutný odkaz ze staršího případu, mohou zaměstnanci tyto soubory jednoduše synchronizovat zpět.

Jednou důležitou věcí je, že když někdo odstraní složku ze synchronizační složky, bude odstraněna z pevného disku, ale Autotask Workplace Soonr stále udržuje kopii této složky v cloudu.

Soubory a složky lze trvale odstranit pouze z webového rozhraní.

Pokud máte velké množství souborů, které je třeba synchronizovat, Autotask používá funkci zvanou LAN synchronizace, kde se soubory budou rychle synchronizovat napříč počítači umístěnými ve stejné síti. Což pomáhá rychle zavádět nové zaměstnance tím, že jim umožňuje přístup ke klíčovým souborům.

Trvale smažte složky z cloudu.

Sdílení souborů

Sdílení souborů je podstatou každého produktu pro synchronizaci a sdílení podnikových souborů. Umožňuje společnostem pracovat efektivněji tím, že distribuuje soubory přes libovolný počet lidí. Podniky zabývající se velkými soubory budou mít řadu problémů, jako například:

  • Jak odesílat velké soubory prostřednictvím e-mailu klientům
  • Jak zajistit, aby zaměstnanci společnosti pracovali se správnou verzí souboru
  • Jak spravovat aktualizace větších projektů, když je zapojeno více lidí
  • Jak spravovat velké projekty a soubory napříč třemi nebo více kancelářemi

Všechny výše uvedené scénáře vyžadují sdílení souborů. S Autotask Workplace existují dva základní způsoby sdílení souborů z projektu:

Vytvoření veřejného odkazu

Vytvoření veřejného odkazu na projekt umožňuje sdílení souboru nebo složky s klienty nebo spolupracovníky, kteří nejsou součástí základního týmu (to znamená, že nemají účet v Autotask Workplace).

Tato funkce je speciálně vytvořena pro odesílání rychlého souboru nebo smlouvy klientům prostřednictvím e-mailu. Autotask neomezuje velikost souboru nebo složky, takže lze odeslat jakýkoli soubor. Úspěšně jsme to testovali pomocí 5 GB surových video souborů a velkých souborů Photoshopu.

Při vytváření veřejného odkazu poskytuje Autotask Soonr uživateli spoustu možností zabezpečení a dokonce umožňuje klientům nahrát nebo upravit soubory z veřejného odkazu. Pokud je zaškrtnuto políčko „Povolit upload“, bude klientovi nabídnuto rozhraní, které jí umožní zobrazit strukturu složek a nahrávat nebo stahovat soubory.

Vytváření veřejných odkazů z plochy
Veřejné odkazy lze vytvořit tak, aby kdokoli s odkazem měl přístup k souboru nebo složce.

Chcete-li dále zvýšit zabezpečení, vyberte personalizované heslo pro soubor nebo složku, vyberte, kolikrát lze soubor stáhnout, a smažte veřejný odkaz po určitém datu. Veřejné odkazy lze vytvořit z webového rozhraní, ve standardní struktuře souborů / složek operačního systému (prostřednictvím kontextového menu), nebo z mobilní aplikace.

Jednou z úhledných funkcí, kterou jsme v mnoha jiných řešeních EFSS neviděli, je schopnost převést soubor do formátu PDF (to platí pro prezentace, dokumenty, tabulky a dokonce i soubory Photoshop.psd.)

Soukromý sdílený pokoj

S vaším týmem můžete také sdílet soubor nebo složku (což znamená, že všichni lidé s licencí AWP Soonr jsou připojeni jako členové týmu). V této recenzi se budeme podrobněji zabývat touto funkcí v části „Spolupráce“.

Přístup k souborům

Pro všechny podniky musí dodavatel EFSS přinést do tabulky různé typy přístupu, aby se mohl integrovat do podnikového pracovního toku a aktuální hierarchie souborů.

Zatímco webový a mobilní přístup je v těchto dnech dosti standardní, je třeba zajistit, aby řešení EFSS mohlo přijít také s integracemi pro WebDAV nebo jiné protokoly. Zjistěte, které typy přístupu jsou pro vaši společnost kritické, a poté vyberte poskytovatele.

Autotask Workplace poskytuje různé typy přístupu k souborům:

Webový přístup

K libovolnému souboru nebo složce lze přistupovat prostřednictvím webového panelu, pokud jste přihlášeni s odpovídajícím uživatelským jménem a heslem.

Ve skutečnosti můžete spravovat celý tým prostřednictvím webového rozhraní, například udělování nebo odvolávání přístupových práv, mazání, přidávání nebo úpravy souborů a přesouvání souborů do podsložek. Vyhledávání souborů je k dispozici, ačkoli hledá pouze názvy souborů, což omezuje rozsah vyhledávání.

Rádi bychom viděli vyhledávání metadat nebo označování souborů.

Uživatelé si mohou prohlížet soubory prostřednictvím webové aplikace a Autotask zpracovává spoustu typů souborů dobře. Byli jsme trochu smutní, když jsme viděli, že soubory Photoshopu nemohly zobrazovat vykreslený náhled, a doufáme, že tuto funkci uvidíme v příštích doplňcích softwaru.

Kancelářské, PDF a obrazové soubory jsou vykresleny dobře, ale žádné překvapení zde. To je to, k čemu bude většina společností používat.

Lokální přístup prostřednictvím synchronizace souborů

Autotask umí synchronizovat soubory s počítačem z cloudu, takže je lze upravovat, prohlížet nebo mazat offline. Jakýkoli změněný soubor nebo složka se nahraje do cloudu a zviditelní se všemi, s nimiž je složka nebo soubor aktuálně sdílen..

Mobilní přístup

Ke všem synchronizovaným souborům lze přistupovat prostřednictvím mobilního zařízení. Soubory mohou být zpřístupněny pro offline úpravy na mobilním telefonu a nahrány / synchronizovány, jakmile bude k dispozici síťové připojení.

Mobilní aplikace Soonr Workplace pro iOS a Android může vytvořit novou:

  • Klikyháky (anotace)
  • Dokument (Word)
  • Tabulka (Excel)
  • Prezentace (PowerPoint)
  • Poznámka (text)
  • Fotografie
  • Video

Bude uložen do cloudu Soonr a synchronizován se všemi vašimi zařízeními.

WebDAV

Pokud potřebujete přístup k osobním cloudovým složkám v počítači, ale nechcete nebo nemůžete synchronizovat soubory lokálně, připojte se pomocí protokolu WebDAV, který umožňuje připojení k Autotask Workplace Soonr jako jednotka.

Pamatujte, že WebDAV je poměrně zastaralý protokol a nedoporučujeme jej používat v produktivním obchodním prostředí..

Přístup k souborům přes jednotku WebDav

Spolupráce

Spolupráce je jádrem každého softwaru pro synchronizaci a sdílení podnikových souborů. Autotask Workplace Soonr není výjimkou. Jak je vidět v předchozích kapitolách, Autotask používá několik metod spolupráce.

V této kapitole se budeme zabývat týmovou spoluprací. V kapitole „Sdílení souborů“ jsme viděli, jak spolupracovat s externími lidmi pomocí funkce „Sdílet veřejný odkaz“.

Nyní se podrobněji podíváme na spolupráci v rámci společnosti. Nezáleží na tom, zda má organizace pouze jednu kancelář, kde lidé spolupracují ve stejné budově nebo kancelářském prostoru, nebo zda jsou zaměstnanci rozloženi na různých kontinentech..

Chcete-li zahájit sdílení projektu, můžete vybrat složku z počítače uvnitř synchronizované složky prostřednictvím kontextové nabídky nebo prostřednictvím webového nebo mobilního klienta. Ovládací prvky a funkce zabezpečení jsou stejné, bez ohledu na metodu.

Pokud je však projekt sdílen prostřednictvím počítače, musíte do této složky povolit přístup pomocí webového rozhraní. Zjistili jsme to trochu matoucí a rádi bychom viděli bezproblémovou integraci sdílení projektů ve všech přístupových bodech.

Sdílení na webu poskytuje výkonné administrátorské kontroly nad sdílenou složkou, takže ovládání toho, kdo vidí, co je uvnitř složky, je velmi intuitivní. Můžete si vybrat z následujících možností:

  • Plný přístup – pozvaný člen týmu může s obsahem složky dělat prakticky cokoli.
  • Vytvořit a upravit – pozvaná osoba může vytvářet nové dílčí projekty a upravovat soubory.
  • Upravit – uživatel může upravovat soubory, ale nevytvářet nové složky.
  • Pouze ke čtení – pozvaný uživatel může číst obsah složky, ale do ní nemůže nic napsat.

Správce může navíc nastavit, zda může pozvaný uživatel znovu sdílet složky a vytvářet veřejné odkazy, což je ve výchozím nastavení zakázáno.

To je funkce, která odlišuje Autotask od jiných řešení, jako je Dropbox, kde se jedná o přístup typu „vše nebo nic“. Pozvat uživatele do složky znamená dát jim právo je znovu sdílet s kýmkoli, koho chtějí.

Při spolupráci s mnoha uživateli v rámci stejného projektu se brzy stane velmi obtížným dohlížet na to, kdo aktuálně edituje soubor, a určit, jaká je správná verze. Proto byla funkce, která se nám obzvláště líbila, během procesu úprav zamykání souborů.

Jakmile je soubor uzamčen, nikdo v týmu jej nemůže upravovat, dokud jej správce neodemkne. Funkce zamykání poskytuje přehlednost a šetří čas při prosívání souborů, a to i chladnější, soubory lze zamknout buď z webového rozhraní nebo z aplikace pro stolní.

Všechny uzamčené soubory jsou označeny symbolem zámku.

Pokud někdo v týmu uloží nebo odstraní soubor nesprávně, spustí se funkce verzování Autotask, protože ukládá neomezené množství verzí souborů po dobu šesti měsíců.

Autotask Workplace má vestavěný systém komentářů, který umožňuje uživatelům sdílet myšlenky a zprávy o stavu a zároveň je připojit přímo k projektu nebo souboru – oznámení o komentářích mohou být zasílána e-mailem nebo textovou zprávou.

Jedna konkrétní otázka, kterou hodně vidíme, je:

Musím synchronizovat vše, co mám, do cloudu?

Jednoduchá odpověď zní ne. Po vytvoření projektu se Autotask Workplace zeptá uživatele, zda by měl být projekt synchronizován se všemi počítači a zařízeními nebo ne.

Kromě toho může uživatel určit, která konkrétní zařízení budou synchronizována do složky. Například pracujete na třech různých strojích:

  • Kancelářská pracovní stanice
  • Obchodní počítač
  • Osobní notebook

Přenos obchodních souborů do osobního notebooku si samozřejmě vyžádá velké mýtné na malém pevném disku počítače, takže si můžete vybrat a vybrat pouze ty nejdůležitější dokumenty, které chcete přenášet lokálně – což je místo, kde selektivní synchronizace šetří den.

Při kontrole dodavatele EFSS se zaměřujeme na typy a rozmanitost integrací pro úpravy dokumentů, protože velké korporace se zabývají tisíci (ne-li stovkami tisíc) dokumentů. Proto je poskytování mobilních úprav a snadný přístup k těmto dokumentům zásadní funkcí v jakékoli legitimní službě EFSS.

Autotask poskytuje úpravy souborů prostřednictvím webového prohlížeče a jeho mobilní aplikace (více v sekci „Mobilní přístup“). Mezi úpravami dokumentů si můžete vybrat:

  • Google dokumenty
  • OneDrive
  • Kancelář 365

Nebo stačí otevřít aplikaci na vašem osobním zařízení. Úpravy souborů jsou uloženy a okamžitě viditelné pro všechny členy projektu. Po uložení souboru a vytvoření nové verze se nyní můžete vrátit do jakéhokoli stavu tohoto souboru za posledních šest měsíců.

Mobilní přístup

Mobilita je klíčovou součástí fungování podniků v dnešním světě.

Podle výzkumné zprávy ESNA, více než 20% celosvětové telekomunikační sítě, díky mobilním zařízením, jako jsou smartphony a tablety. Netřeba dodávat, že uživatelé v dnešní době chtějí mít s sebou všechny své kritické soubory.

Přístup k prezentaci PowerPoint na letišti má mnoho výhod. Změny lze provádět okamžitě a synchronizovat je s globálním týmem, protože prodejci spolupracují na prezentaci klienta bez ohledu na to, kde na světě jsou.

Autotask Workplace bere zabezpečení správy mobilních zařízení vážně a prostřednictvím aplikací pro Android, iOS a Blackberry představuje mobilní zážitek bez tření. Uživatelé mají přístup ke sdíleným projektům, souborům a složkám prostřednictvím mobilní aplikace – jako by procházeli stejné soubory na stolním počítači.

Zatímco mobilní aplikace fungují dobře, občas jsme je shledali trochu neohrabaný a ty nejzajímavější funkce jsou obvykle skrývány uživatelským rozhraním. S praxí by však měl být člověk schopen najít všechny související editační nástroje. Například zvýraznění nebo nakreslení něčeho uvnitř dokumentu nebo prezentace je snadné a intuitivní, jak můžete vidět v této ukázce:

Jedním z hlavních rizik, kterým společnosti čelí při odcizení nebo ztrátě zařízení, je vystavení důležitých dat neoprávněným třetím stranám. Mnoho řešení EFSS zavedlo funkci „Vzdálené vymazání“, kde správce může vzdáleně odstranit všechny související soubory, aniž by musel přistupovat k fyzickému zařízení..

Autotask není výjimkou. Na panelu správce jednoduše vyberte zařízení, které chcete smazat, a nebude již mít přístup ke sdíleným a synchronizovaným složkám.

Funkce, kterou jsme neviděli v jiných podnikových souborech pro synchronizaci a sdílení, je možnost přístupu k souboru počítače prostřednictvím mobilního zařízení. Aby bylo možné tuto výhodu využít, musí být v aplikaci Soonr konkrétně povoleno.

Tato funkce se hodí, pokud byl v kanceláři zapomenut důležitý soubor, ale je nutný pro prezentaci mimo web. Jak je vidět v sekci zabezpečení, uživatelé mohou nastavit celou řadu bezpečnostních zásad (na mobilních zařízeních), jako například:

  • Zakázat úpravy dokumentů na mobilním zařízení v týmu
  • Vynucení ověřování při používání mobilního zařízení
  • Zakázat export mobilních souborů pro zvýšení bezpečnosti citlivých souborů

Celkově jsme z pohledu koncového uživatele považovali mobilní zážitek za potěšující. Funguje to, jako byste očekávali, že bude fungovat jakákoli aplikace pro spotřebitele.

Díky čemuž je velmi pravděpodobné, že jej pracovní síla přijme rychle a dokonce ji upřednostňuje před alternativami, jako je Dropbox (kvůli pokročilým možnostem úprav). Pro administrátory jsme zjistili, že funkce zabezpečení a zásad zařízení jsou trochu pohřbeny v kontextových nabídkách, kde je lze snadno přehlédnout.

Mobilní zařízení pro zamykání souborů
Zamykání souboru při úpravách na mobilním zařízení.

Zamykání souboru při práci na mobilním zařízení.

Prezentace PowerPoint lze upravovat za chodu pro rychlé změny.

Oblíbené soubory lze stáhnout pro přístup offline.

Předchozí

další

Cloudové zálohování

Ve spotřebitelském cloudovém úložném prostoru bývá spousta nejasností ohledně rozdílu mezi synchronizací souborů a cloudovou zálohovací službou. Zde na Cloudwards.net vždy zdůrazňujeme, že synchronizace souborů není záloha.

Nyní existuje několik služeb, které provádějí synchronizaci i zálohování, což jsou trendy, které pomalu přijímají i dodavatelé podniků. Proto jsme byli rádi, že jsme v aplikaci Autotask Workplace Soonr našli vyhrazenou funkci zálohování cloudu, která nám umožnila vybrat jakýkoli soubor nebo složku a vložit je do samostatného záložního zásobníku.

Automatické zálohování cloudu

I když se tato záloha bude počítat do celkové kvóty, je zcela nezávislá na vašich synchronizovaných projektech a mělo by se s ní zacházet stejně. Doporučujeme jej nastavit pro nejdůležitější obchodní soubory, aby se vaše firma mohla znovu spustit a fungovat po selhání pevného disku nebo podobné katastrofě..

V nabídce nastavení je možné vybrat, kdy se má synchronizovat a zálohovat (nebo udělat obojí), v závislosti na používaném internetovém nebo síťovém připojení. Pokud je jediným dostupným přístupovým bodem slabé Wi-Fi na letišti, lze zálohy deaktivovat a můžete zvolit synchronizaci pouze klíčových souborů projektu.

Rychlost zálohování i synchronizace byla v našich testech skvělá. Autotask jsme postavili proti následujícím hlavním službám cloudového úložiště:

  • iCloud (odkaz na YouTube)
  • Disk Google
  • Dropbox
  • OneDrive
  • Amazonka

Zde jsou naše výsledky:

Porovnání rychlosti cloudového úložiště

Testovali jsme velké soubory a tisíce menších souborů, abychom zjistili, jak Autotask zpracovává proměnné velikosti a typy souborů.

Pokud jste očekávali záložní aplikaci Crashplan nebo IDrive ráže, buďte připraveni na zklamání. I když některé soubory nebo složky lze vyloučit, neexistují žádné funkce plánování ani možnost vytvářet záložní sady pro určité typy obsahu, které jsou zálohovány častěji.

Zprávy & Auditování

Jakmile se firma nebo organizace rozrůstá, bude stále obtížnější sledovat, kdo má přístup k souborům a datům na serverech společnosti. Podniky přidávají a odstraňují přístup zaměstnanců k souborům v celosvětovém měřítku, takže musí existovat způsob, jak kontrolovat přístupovou stopu dat.

Autotask Workplace umožňuje administrátorům vytvářet vlastní sestavy podle typu události, navíc mohou být zprávy generovány zařízeními i uživateli..

To se hodí, pokud společnost potřebuje propustit zaměstnance a zkontrolovat, ke kterým souborům má tato osoba přístup za poslední týden nebo měsíc. Správci mohou také vidět, které soubory byly sdíleny, přistupovány, upravovány a tříděny podle data nebo uživatele – takže se nic neztratí.

To poskytuje adminovi konečnou kontrolu nad firemními daty a zprávy mohou být archivovány pro účely interního monitorování.

Zprávy zařízení Autotask Soonr

Zprávy a statistiky týmů pracoviště Autotask

Autotask Reporting Level Level

Předchozí

další

Konečný verdikt & Doporučení

Pokud jste s námi uvítali tento 5 000 slovní přezkum, gratulujeme! Nyní nejen víte, co je důležité při výběru řešení EFSS, ale také máte dobrý přehled o tom, jak Autotask Workplace Soonr pomáhá organizaci nebo firmě při synchronizaci souborů na více zařízeních a mobilních týmech.

Chtěli bychom zdůraznit nebezpečí používání řešení pro synchronizaci cloudových souborů pro zákazníky ve velké organizaci. I když mohou být levnější, služby pro spotřebitele přicházejí s bezpečnostními riziky, jako je nedostatek šifrování a malá kontrola nad oprávněními ke sdílení.

Autotask Workplace může pomoci organizaci růst poskytováním bezpečných a snadných způsobů, jak přidat uživatele, členy týmu, řídit oprávnění a vytvářet nové projekty. Zatímco Autotask umožňuje důkladnou technickou kontrolu, není pro správu aplikace potřeba žádné oddělení IT.

Myslíme si, že odvedli dobrou práci při vytváření komplexního řešení s ohledem na koncového uživatele na úrovni podniku. Aplikace pro iOS se určitě nejvíce líbily od vývojářů společnosti Autotask, protože ve srovnání s aplikací pro Android nabízejí mnohem lepší zážitek a více funkcí..

Pokud hledáte software pro správu projektů, který dokáže nastavit termíny pro konkrétní soubory a složky, přiřadit úkoly lidem v organizaci, poskytnout připomenutí pro zmeškané termíny – zvažte hledání jinde.

Pro většinu průměrných podniků postačují funkce komentářů poskytované Autotaskem.

V současné době existuje na trhu mnoho dodavatelů synchronizace souborů a sdílení Enterprise File. Autotask Workplace je určitě jednou ze služeb, které vedou balíček, spolu s:

  • Egnyte
  • Syncplicity
  • Shluk

Pokud máte zájem, naplánujte si s námi dnes osobní demo pro vaši firmu.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map