Sync.com og Google Drive, den perfekte match til teamsamarbejde
Her på Cloudwards.net er vi store fans af online-samarbejde: hvorfor arbejde på et indelukket kontor, når du kan arbejde hvor, når som helst og sammen med hvem? For at gøre online-samarbejde levedygtigt har du dog brug for de rigtige værktøjer til jobbet.
I denne artikel skal vi se på to af vores yndlingsværktøjer i denne Google Drive- og Sync.com-samarbejdsartikel.
Google Drive er en etableret cloud-opbevaringsløsning med en række integrerede produktivitetsapps designet til samarbejde. Sync.com er i mellemtiden en blomstrende cloud storage-konkurrent, der tilbyder et sikkert og privat middel til at kommunikere med samarbejdspartnere.
Under denne gennemgang vil jeg lede dig gennem de finere punkter for hver for at hjælpe dig med at forstå, hvordan de kan drage fordel af samarbejdsbestræbelser på forskellige måder.
Jeg vil også se på tilgængelige planer, så du kan begynde at planlægge, hvordan du implementerer dem i fælles arbejdsprojekter.
En sky på arbejdspladsen
I de sidste flere år har Rightscale undersøgt virksomheder for at se, hvordan de bruger skyteknologier til at bringe deres arbejdsstyrke sammen.
I deres resultater fra 2016 rapporterede firmaet, at:
- 89 procent af organisationerne bruger offentlige skytjenester
- 16 procent bruger mere end en offentlig skytjeneste
- 77 procent bruger en privatudviklet cloud-løsning
- 71 procent bruger en kombination af offentlige og private skyløsninger
Dette viser, at virksomheder ofte bruger forskellige skybaserede programmer til forskellige opgaver, afhængigt af hvad de er bedst egnet til.
Hvor Google Drev udmærker sig
Som freelance-forfatter bruger jeg ofte Google Drive til at samarbejde med partnere og klienter. Googles pakke med kontorapplikationer fungerer meget godt og gør samarbejdet meget lettere, end mere traditionelle produkter gør, takket være evnen til let at skrive, redigere og komme med forslag i realtid.
1. Deling i Google Drev
Fra Google Drevs webgrænseflade kan du dele en hvilken som helst mappe eller fil ved at højreklikke på den og vælge “Del” -indstillingen i rullemenuen.
Indhold kan deles via link eller e-mail. I begge tilfælde kan du give andre visnings-, kommentar- eller redigeringsrettigheder.
Deling via et link kan være lidt risikabelt.
Uden nogen adgangskodebeskyttelse kan nogen med en kopi af dette link få adgang til dit indhold. På den anden side begrænser e-mails adgang til modtageren.
2. Google Docs Suite
Deling af indhold er fantastisk, men samarbejde kan være klodset uden korrekt applikationsintegration for at gå sammen med det. Som det sker, er det sandsynligvis, hvad Google Drev gør bedre end nogen anden cloud-lagringstjeneste.
Deres indbyggede kontorpakke er gratis og kraftfuld og inkluderer følgende programmer:
- Dokumenter: tekstbehandling og webpublicering
- Plader: regneark og kortlægning
- Slides: præsentationer
- Forms: dataindsamling (dvs. undersøgelser)
- Tegninger: diagram
Det fantastiske ved disse apps er, at når du først giver adgang til en fil, kan andre brugere arbejde sammen med dig. Dette arbejde kan involvere at droppe et par kommentarer i margener, markere foreslåede redigeringer eller foretage faktiske ændringer.
Samarbejde kan blive lidt forvirrende, hvis flere mennesker arbejder på det samme dokument og hjælper med at sortere al forvirringen er funktionen “revisionshistorik”, som giver dig mulighed for at overvåge, hvem der har gjort hvad.
Revision kan endda rulle ændringer tilbage til tidligere versioner af et dokument, hvilket er praktisk til, når du beslutter, at visse redigeringer aldrig skulle have været foretaget.
3. Tredjeparts Google Drive-apps
Udviklere elsker at arbejde med Google Drive, som det fremgår af de mange tredjepartsapps, der er tilgængelige til det. Endnu bedre gør Google det nemt at finde og integrere apps med din lagerplads.
Klik bare på knappen “Mit drev” og vælg “Forbind flere apps.” Brug derefter det vindue, der dukker op til at søge eller sortere gennem tilgængelige indstillinger.
Et par af mine favoritter inkluderer:
- CloudConvert: konverter hurtigt filer fra en type til en anden
- WappWolf Automator: automatisere procedurer som filoverførsler
- DocHub: rediger og annotér PDF-filer
- Pixlr Editor: dejlig browserbaseret Photoshop-klon
- HelloFax: send og modtag faxer fra Google Drev
Andre cloud-tjenester tilbyder også tredjepartsintegrationer, men ingen af dem ser ud til at gøre det så let at opdage og aktivere dem, som Google Drive gør.
Hvor Google Drive falder kort
I tilfælde af at du gik glip af nyhederne, har Google været i centrum for brugerens kontrovers for brugere. Det meste af striden opstod efter, at Edward Snowden afslørede for verden, at NSA i hemmelighed overvågede internetkommunikation.
Dermed udsatte han også forholdet mellem NSA og adskillige større tech-selskaber som Microsoft og Google. Offentlig forargelse over afsløringerne intensiverede lyset på online brugeres privatliv, især inden for skymiljøet.
Måske delvis på grund af denne øgede opmærksomhed, Google Drive endelig begyndte at kryptere brugerindhold på deres servere i august 2013. Det er en god ting, siden databrydninger er stigende.
Det er dog ikke nok: for én krypterer Google Drive stadig ikke brugermetadata. Det var metadata – ikke indhold – som NSA indsamlede i første omgang. Selvom de nu krypterer indhold, beholder Google også nøglerne til at dekryptere det indhold, når de vil.
Denne kendsgerning giver dem mulighed for at scanne dine data for at se, hvad der bliver uploadet og udlevere almindelige tekstkopier af filer til andre. Desuden kunne useriøse medarbejdere eller endda hackere også få og distribuere disse krypteringsnøgler.
Sådanne gabende sikkerhedshuller er grunden til, at mange cloud-forbrugere nu søger andre tjenester for øget beskyttelse.
En sådan tjeneste, der hurtigt bliver en favorit blandt sikkerhedsadvokater er Sync.com.
Sådan beskytter Sync.com dine data
Hvad gør Sync.com så sikker? Til at begynde med holder de datakrypteret serverside for at afbøde eventuelle uautoriserede adgangsforsøg. Derudover beskyttes data, der kører mellem din enhed og Sync.com-datacenteret med en sikker SSL / TSL-tunnel.
Naturligvis gør Google Drive det også nu.
Den store forskel her er, at Sync.com ikke beholder din krypteringsnøgle. Denne nøgle genereres lokalt på din enhed og forbliver der.
Før data sendes til skyen, krypteres data med 256-bit AES-kryptering. Det bliver aldrig dekrypteret, før det kommer tilbage til dig. Dette system kaldes ofte “ende til ende” eller lokal kryptering. Der er dog et tredje navn, som jeg bedst kan lide: kryptering med nul viden.
Det er “nul-viden”, fordi Sync.com ikke har nogen idé om, hvilket indhold du gemmer på deres servere. Det kan være en opskrift på Bavarian creme pie, et bedre script til Suicide Squad eller skemaerne for en flyvende tallerken.
Det betyder ikke noget, Sync.com, det er forvrængede vrøvl.
Den ekstra fordel ved kryptering af nul viden er, at selv under en retsafgørelse kunne Sync.com ikke vende en dekrypteret version af dit indhold.
Med 256-bit AES-kryptering vil enhver, der formår at bryde Sync.coms servere, ikke være i stand til at dekryptere dit indhold uden en supercomputer og et par milliarder år til overs.
1. Sync.com og samarbejde
At sikre et arbejdsprodukt er en ting, men hvad med at lette samarbejdet? Sync.com har ikke de integrerede applikationer, som Google Drive gør. Forhåbentlig en dag vil det derfor blive levedygtigt som en Google Drive-erstatning.
I mellemtiden gør Sync.com et meget bedre stykke arbejde end Google Drive, når det kommer til at arbejde på et sikkert og sikkert sted væk fra nysgerrige øjne.
Ligesom Google Drev kan skyindhold deles med andre, selvom de ikke er Sync.com-abonnenter.
Indhold deles ved at generere et sikkert link.
Indholdslinks kan mailes til specifikke modtagere eller kopieres og indsættes i et andet medium (som Slack).
En anden type link, kaldet et uploadlink, kan genereres for at give andre mulighed for at uploade indhold til dine mapper.
Når du opretter et link, tilføjes en unik krypteringsnøgle, der strækkes med en adgangskodestyrkende algoritme (PBKDF2). Denne nøgle overføres ikke eller gemmes, så Sync.com ved aldrig, hvad den er. fastgørelse
For at muliggøre korrekt nul-viden dekryptering af links mellem samarbejdspartnere, skal du vælge Sync.coms “forbedret privatliv” -funktion.
Udvidet privatliv understøttes på:
- Chrome (filer op til 25 GB)
- Firefox (filer op til 500 MB i størrelse)
- Internet Explorer 10+ (filer op til 500 MB i størrelse)
- Microsoft Edge (filer op til 500 MB i størrelse)
Sync.com har et par ekstra sikkerhedsforanstaltninger til at beskytte links, som heller ikke er tilgængelige på Google Drev.
Disse inkluderer evnen til:
- Adgangskodebeskyttede links
- Angiv udløbsdatoer for link
- Angiv downloadgrænser for links
Sync.com leverer også logfiler til revision af delt indhold og evnen til at fjerntørre delt indhold. I stedet for at oprette delte links, kan brugere også oprette delte mapper.
I tilfælde af mapper bliver brugerne inviteret via e-mail. Med de relevante tilladelser kan inviterede redigere indhold i den mappe og på sin side invitere andre til at få adgang til det.
Endelig, for at beskytte brugere mod uønskede redigeringer eller utilsigtede sletninger, lader Sync.com betalende abonnenter opretholde ubegrænsede filversioner og gendanne slettet indhold på ubestemt tid.
Intet hjælper med at holde teamkemi solid, som at være i stand til at fortryde dine (deres) fejl.
2. Synkronisering af enhed
At integrere både Google Drive og Sync.com i din online samarbejdsindsats vil ikke være meget praktisk, hvis du ikke kan få adgang til indhold på begge, når og hvor du end har brug for.
Heldigvis lader både Google Drive og Sync.com dig synkronisere indhold i næsten realtid på tværs af Windows-, MacOS-, Android- og iOS-enheder.
For at aktivere synkronisering opretter Google Drev og Sync.com separate synkroniseringsmapper på en harddisk. Du kan få adgang til disse mapper ligesom enhver anden filsystemmappe, men bliver direkte knyttet til skyen. Eventuelle ændringer i indholdet i synkroniseringsmapperne uploades automatisk til skyen.
Til gengæld overføres disse ændringer til dine tilsluttede enheder – eller ændringer fra dine samarbejdspartnere, hvis deling er aktiveret.
Synkronisering giver dig ikke kun mulighed for at hoppe sømløst mellem enheder, arbejde eksternt og arbejde offline, men Mac-brugere arbejder sammen med Windows-brugere og vice versa.
Prisplaner
Nu hvor vi har set på, hvordan hver tjeneste kan drage fordel af dit online arbejde, så lad os se på deres respektive planer. På den måde kan du prissætte disse tjenester til dine egne samarbejdsbestræbelser.
Google Drev
Google Drive giver brugerne en generøs 15 GB gratis cloud-lager. Hvis det ikke er nok, er der adskillige prisniveauer tilgængelige:
| 100 GB | $ 1,99 |
| 1 TB | $ 9,99 |
| 10 TB | $ 99 |
| 20 TB | $ 199,99 |
| 30 TB | $ 299 |
En sådan fleksibilitet gør Google Drive endnu mere perfekt til sammenkobling med en service som Sync.com. Det giver dig mulighed for at begrænse din samlede investering ved at skalere din Google Drev-lagerplads til dine behov.
Hvis du leder efter en bredere forretningsløsning, er Googles G Suite (tidligere Google Apps for Work) designet med netop dette formål i tankerne. Der er to G Suite-planer tilgængelige, den grundlæggende plan, der tilbyder 30 TB for hver bruger til $ 5, eller forretningsplanen, der tilbyder ubegrænset lagerplads til $ 10 pr. Bruger.
Begge G Suite-planer tilbyder ekstra fordele som forretnings-e-mail, videokonferencer, delte kalendere og admin-kontroller.
Sync.com
Sync.com giver brugerne en startplan med 5 GB gratis cloud-lagerplads. Henvisninger tjener brugere med en ekstra gigabyte pr. Henvisning. Dommere får også den ekstra gigabyte, så sørg for, og inviter dine samarbejdspartnere.
Imidlertid kræver mange af de vigtigste funktioner, der diskuteres i dette stykke, at du opgraderer til en betalt plan. Dette inkluderer:
- Link udløb
- Brugeraktivitetslogfiler
- Fjernservietter
- Upload links
- Ubegrænset filversion
- Ubestemt slet filgendannelse
Sync.com har ikke den mest forskellige prisstruktur. Der er kun to personlige planer tilgængelige, begge kaldet “pro.” Planen% 00 GB koster $ 4,17 pr. Måned, mens 2TB-planen koster $ 8. Fakturering foregår på en årlig cyklus, så du bliver nødt til at betale i 12 måneder foran.
Hvis du ønsker at opbygge dit virtuelle kontor med Sync.com, tilbyder de også to forretningsplaner. Disse er $ 5 pr. Bruger for en samlet lagerplads på 1 TB eller $ 8 for 2 TB. Den største forskel med de regelmæssige planer er, at kontoejeren får adgang til mere avancerede admin-kontroller.
Afsluttende tanker
Sync.coms største svaghed, integrerede apps, er Google Drevs største styrke. Google Drevs største svaghed, sikkerhed, er Sync.coms største styrke. Hvordan bruger du begge på en sådan måde, at de understøtter dit online arbejde på den bedst mulige måde?
Brug Google Drev til:
- Projekter, hvor sikkerhed ikke er så kritisk
- Løbende projekter, der kræver live samarbejde
Brug Sync.com til:
- Projekter, hvor fortrolighed er altafgørende
- Langsigtet, sikker opbevaring af arbejdsprodukt
Med tilgængelige gratis planer, personlige planer og forretningsplaner, skal du være i stand til at matche begge tjenester for at skabe en omkostningseffektiv løsning, der bringer dine teamprojekter til det næste niveau.
Bruger du disse tjenester til at forbedre dine arbejdsforhold? Vi elsker altid at høre andre perspektiver, så føl dig fri til at kommentere nedenfor!