Sync.com und Google Drive, die perfekte Ergänzung für die Teamzusammenarbeit

Hier bei Cloudwards.net sind wir große Fans der Online-Zusammenarbeit: Warum in einem stickigen Büro arbeiten, wenn Sie überall, wann und mit wem auch immer arbeiten können? Um die Online-Zusammenarbeit rentabel zu machen, benötigen Sie jedoch die richtigen Tools für den Job.


In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf zwei unserer bevorzugten Tools in diesem Artikel über die Zusammenarbeit mit Google Drive und Sync.com.

Google Drive ist eine etablierte Cloud-Speicherlösung mit einer Vielzahl integrierter Produktivitäts-Apps für die Zusammenarbeit. Sync.com ist mittlerweile ein aufstrebender Cloud-Speicherkonkurrent, der eine sichere und private Möglichkeit zur Kommunikation mit Mitarbeitern bietet.

Während dieser Überprüfung werde ich Sie durch die Feinheiten der einzelnen Punkte führen, um Ihnen zu helfen, zu verstehen, wie sie auf unterschiedliche Weise der Zusammenarbeit zugute kommen können.

Ich werde mir auch die verfügbaren Pläne ansehen, damit Sie planen können, wie sie in gemeinsame Arbeitsprojekte umgesetzt werden.

Eine Wolke am Arbeitsplatz

In den letzten Jahren hat Rightscale Unternehmen befragt, um festzustellen, wie sie Cloud-Technologien einsetzen, um ihre Mitarbeiter zusammenzubringen.

In ihren Ergebnissen für 2016 berichtete das Unternehmen, dass:

  • 89 Prozent der Unternehmen nutzen öffentliche Cloud-Dienste
  • 16 Prozent nutzen mehr als einen öffentlichen Cloud-Dienst
  • 77 Prozent nutzen eine privat entwickelte Cloud-Lösung
  • 71 Prozent nutzen eine Kombination aus öffentlichen und privaten Cloud-Lösungen

Dies zeigt, dass Unternehmen häufig unterschiedliche Cloud-basierte Programme für unterschiedliche Aufgaben verwenden, je nachdem, wofür sie am besten geeignet sind.

Wo sich Google Drive auszeichnet

Als freiberuflicher Autor verwende ich häufig Google Drive, um mit Partnern und Kunden zusammenzuarbeiten. Die Office-Anwendungssuite von Google funktioniert sehr gut und erleichtert die Zusammenarbeit erheblich als herkömmliche Produkte, da in Echtzeit problemlos geschrieben, bearbeitet und Vorschläge gemacht werden können.

1. In Google Drive freigeben

Über die Web-Benutzeroberfläche von Google Drive können Sie jeden Ordner oder jede Datei freigeben, indem Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken und im Dropdown-Menü die Option “Freigeben” auswählen.

Inhalte können per Link oder E-Mail geteilt werden. In beiden Fällen können Sie anderen Berechtigungen zum Anzeigen, Kommentieren oder Bearbeiten gewähren.

Das Teilen über einen Link kann etwas riskant sein.

Ohne Passwortschutz kann jeder mit einer Kopie dieses Links auf Ihre Inhalte zugreifen. E-Mails hingegen beschränken den Zugriff auf den Empfänger.

2. Die Google Docs Suite

Das Teilen von Inhalten ist großartig, aber die Zusammenarbeit kann ohne ordnungsgemäße Anwendungsintegration schwierig sein. Dies ist wahrscheinlich das, was Google Drive besser macht als jeder andere Cloud-Speicherdienst.

Die native Office-Suite ist kostenlos und leistungsstark und umfasst die folgenden Programme:

  • Docs: Textverarbeitung und Web Publishing
  • Blätter: Tabellenkalkulationen und Diagramme
  • Folien: Präsentationen
  • Formen: Datenerfassung (d. h. Umfragen)
  • Zeichnungen: Diagramm

Das Tolle an diesen Apps ist, dass andere Benutzer mit Ihnen zusammenarbeiten können, sobald Sie Zugriff auf eine Datei haben. Diese Arbeit kann das Löschen einiger Kommentare am Rand, das Markieren von Änderungsvorschlägen oder das Vornehmen tatsächlicher Änderungen umfassen.

Die Zusammenarbeit kann etwas verwirrend sein, wenn mehrere Personen an demselben Dokument arbeiten, um die Verwirrung zu beseitigen. Mit dieser Funktion können Sie überwachen, wer was getan hat.

Durch die Überarbeitung können sogar Änderungen an früheren Versionen eines Dokuments rückgängig gemacht werden. Dies ist praktisch, wenn Sie entscheiden, dass bestimmte Änderungen niemals vorgenommen werden sollten.

3. Google Drive Apps von Drittanbietern

Entwickler lieben die Arbeit mit Google Drive, wie die vielen dafür verfügbaren Apps von Drittanbietern belegen. Noch besser ist, dass Google es einfach macht, Apps zu finden und in Ihren Speicherplatz zu integrieren.

Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche “Mein Laufwerk” und wählen Sie “Weitere Apps verbinden”. Verwenden Sie dann das sich öffnende Fenster, um nach verfügbaren Optionen zu suchen oder diese zu sortieren.

Einige meiner Favoriten sind:

  • CloudConvert: Konvertieren Sie Dateien schnell von einem Typ in einen anderen
  • WappWolf Automator: Automatisieren Sie Prozeduren wie Dateiübertragungen
  • DocHub: PDF-Dateien bearbeiten und mit Anmerkungen versehen
  • Pixlr Editor: Schöner browserbasierter Photoshop-Klon
  • HelloFax: Senden und Empfangen von Faxen von Google Drive

Andere Cloud-Dienste bieten ebenfalls Integrationen von Drittanbietern an, aber keiner von ihnen scheint es so einfach zu machen, sie zu entdecken und zu aktivieren wie Google Drive.

Wo Google Drive zu kurz kommt

Falls Sie die Nachrichten verpasst haben, stand Google im Mittelpunkt der Kontroverse um den Datenschutz der Nutzer. Der größte Teil der Auseinandersetzung entstand, nachdem Edward Snowden der Welt enthüllte, dass die NSA die Internetkommunikation heimlich überwacht.

Dabei hat er auch Beziehungen zwischen der NSA und mehreren großen Technologieunternehmen wie Microsoft und Google geknüpft. Die öffentliche Empörung über die Enthüllungen hat das Augenmerk auf die Privatsphäre von Online-Benutzern, insbesondere in der Cloud-Umgebung, erheblich verschärft.

Möglicherweise teilweise aufgrund dieser erhöhten Aufmerksamkeit hat Google Drive im August 2013 endlich damit begonnen, Nutzerinhalte auf ihren Servern zu verschlüsseln. Dies ist eine gute Sache, da Datenverletzungen zunehmen.

Dies reicht jedoch nicht aus: Zum einen verschlüsselt Google Drive die Benutzermetadaten immer noch nicht. Es waren Metadaten – nicht Inhalte -, die die NSA überhaupt sammelte. Auch wenn sie jetzt Inhalte verschlüsseln, behält Google die Schlüssel zum Entschlüsseln dieser Inhalte, wann immer sie möchten.

Diese Tatsache ermöglicht es ihnen, Ihre Daten zu scannen, um zu sehen, was hochgeladen wird, und Klartextkopien von Dateien an andere weiterzugeben. Darüber hinaus könnten auch betrügerische Mitarbeiter oder sogar Hacker diese Verschlüsselungsschlüssel erhalten und verteilen.

Aufgrund dieser klaffenden Sicherheitslücken suchen viele Cloud-Verbraucher jetzt nach anderen Diensten, um zusätzlichen Schutz zu erhalten.

Ein solcher Dienst, der unter Sicherheitsanwälten schnell zu einem Favoriten wird, ist Sync.com.

Wie Sync.com Ihre Daten schützt

Was macht Sync.com so sicher? Für den Anfang halten sie die Daten serverseitig verschlüsselt, um nicht autorisierte Zugriffsversuche zu verhindern. Darüber hinaus werden Daten, die zwischen Ihrem Gerät und dem Sync.com-Rechenzentrum übertragen werden, durch einen sicheren SSL / TSL-Tunnel geschützt.

Natürlich macht Google Drive dies jetzt auch.

Der große Unterschied besteht darin, dass Sync.com Ihren Verschlüsselungsschlüssel nicht behält. Dieser Schlüssel wird lokal auf Ihrem Gerät generiert und bleibt dort.

Vor dem Senden an die Cloud werden die Daten mit einer 256-Bit-AES-Verschlüsselung verschlüsselt. Es wird nie entschlüsselt, bis es zu Ihnen zurückkommt. Dieses System wird üblicherweise als “End-to-End” – oder lokale Verschlüsselung bezeichnet. Es gibt jedoch einen dritten Namen, den ich am liebsten mag: wissensfreie Verschlüsselung.

Es ist “Null-Wissen”, da Sync.com keine Ahnung hat, welche Inhalte Sie auf ihren Servern speichern. Es könnte ein Rezept für bayerische Sahnetorte sein, ein besseres Drehbuch für Suicide Squad oder die Schaltpläne für eine fliegende Untertasse.

Für Sync.com spielt es keine Rolle, es ist Unsinn.

Der zusätzliche Vorteil der wissensfreien Verschlüsselung besteht darin, dass Sync.com selbst aufgrund eines Gerichtsbeschlusses keine entschlüsselte Version Ihres Inhalts weitergeben konnte.

Mit der 256-Bit-AES-Verschlüsselung kann jeder, der es schafft, die Server von Sync.com zu verletzen, Ihre Inhalte ohne einen Supercomputer und ein paar Milliarden Jahre Zeit nicht entschlüsseln.

1. Sync.com und Zusammenarbeit

Das Sichern eines Arbeitsprodukts ist eine Sache, aber wie wäre es mit einer Erleichterung der Zusammenarbeit? Sync.com verfügt nicht über die integrierten Anwendungen von Google Drive. Hoffentlich wird es eines Tages so, dass es als Google Drive-Ersatz brauchbar wird.

In der Zwischenzeit leistet Sync.com einen viel besseren Job als Google Drive, wenn es darum geht, an einem sicheren Ort ohne neugierige Blicke zu arbeiten.

Wie bei Google Drive können Cloud-Inhalte auch dann für andere freigegeben werden, wenn sie keine Sync.com-Abonnenten sind.

Inhalte werden durch Generieren eines sicheren Links geteilt.

Inhaltslinks können per E-Mail an bestimmte Empfänger gesendet oder kopiert und in ein anderes Medium (wie Slack) eingefügt werden..

Eine andere Art von Link, der als Upload-Link bezeichnet wird, kann generiert werden, damit andere Benutzer Inhalte in Ihre Ordner hochladen können.

Wenn Sie einen Link erstellen, wird ein eindeutiger Verschlüsselungsschlüssel angehängt, der durch einen Algorithmus zur Kennwortverstärkung (PBKDF2) erweitert wird. Dieser Schlüssel wird nicht übertragen oder gespeichert, sodass Sync.com nie weiß, um was es sich handelt. Sicherung

Um jedoch eine korrekte Entschlüsselung von Links zwischen Mitarbeitern ohne Wissen zu ermöglichen, müssen Sie sich für die Funktion “Erweiterte Privatsphäre” von Sync.com entscheiden.

Verbesserte Privatsphäre wird unterstützt bei:

  • Chrome (Dateien bis zu 25 GB)
  • Firefox (Dateien mit einer Größe von bis zu 500 MB)
  • Internet Explorer 10+ (Dateien mit einer Größe von bis zu 500 MB)
  • Microsoft Edge (Dateien mit einer Größe von bis zu 500 MB)

Sync.com verfügt über einige zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz von Links, die auf Google Drive ebenfalls nicht verfügbar sind.

Dazu gehört die Fähigkeit:

  • Passwortschutz Links
  • Legen Sie das Ablaufdatum des Links fest
  • Legen Sie Download-Limits für Links fest

Sync.com bietet auch Protokolle zum Überwachen von Aktivitäten für freigegebene Inhalte und zum Remote-Löschen freigegebener Inhalte. Anstatt freigegebene Links zu erstellen, können Benutzer auch freigegebene Ordner erstellen.

Bei Ordnern werden Benutzer per E-Mail eingeladen. Mit den entsprechenden Berechtigungen können eingeladene Personen Inhalte in diesem Ordner bearbeiten und andere dazu einladen, darauf zuzugreifen.

Um Benutzer vor unerwünschten Änderungen oder versehentlichen Löschungen zu schützen, können Sync.com-Abonnenten unbegrenzte Dateiversionen beibehalten und gelöschte Inhalte auf unbestimmte Zeit wiederherstellen.

Nichts hilft dabei, die Teamchemie solide zu halten, so wie Ihre Fehler rückgängig zu machen.

2. Gerätesynchronisierung

Die Einbindung von Google Drive und Sync.com in Ihre Online-Zusammenarbeit ist nicht sehr praktisch, wenn Sie nicht auf Inhalte zugreifen können, wann und wo immer Sie möchten.

Glücklicherweise können Sie mit Google Drive und Sync.com Inhalte nahezu in Echtzeit auf Windows-, MacOS-, Android- und iOS-Geräten synchronisieren.

Um die Synchronisierung zu aktivieren, erstellen Google Drive und Sync.com separate Synchronisierungsordner auf einer Festplatte. Auf diese Ordner kann wie auf jeden anderen Dateisystemordner zugegriffen werden, sie werden jedoch direkt mit der Cloud verknüpft. Alle Änderungen an Inhalten in den Synchronisierungsordnern werden automatisch in die Cloud hochgeladen.

Diese Änderungen werden wiederum an Ihre verbundenen Geräte oder an die Ihrer Kollaborationspartner weitergegeben, wenn die Freigabe aktiviert ist.

Durch die Synchronisierung können Sie nicht nur nahtlos zwischen Geräten wechseln, remote und offline arbeiten, sondern Mac-Benutzer arbeiten auch mit Windows-Benutzern zusammen und umgekehrt.

Preispläne

Nachdem wir uns nun angesehen haben, wie jeder Dienst Ihrer Online-Arbeit zugute kommen kann, werfen wir einen Blick auf die jeweiligen Pläne. Auf diese Weise können Sie diese Dienste für Ihre eigene Zusammenarbeit auspreisen.

Google Drive

Google Drive gewährt Nutzern großzügige 15 GB kostenlosen Cloud-Speicher. Wenn dies nicht ausreicht, stehen zahlreiche Preisstufen zur Verfügung:

GesamtspeicherMonatliche Kosten
100 GB1,99 $
1 TB9,99 $
10 TB99 $
20 TB199,99 $
30 TB299 $

Diese Flexibilität macht Google Drive noch perfekter für die Kopplung mit einem Dienst wie Sync.com. Sie können Ihre Gesamtinvestition begrenzen, indem Sie Ihren Google Drive-Speicher an Ihre Anforderungen anpassen.

Wenn Sie nach einer umfassenderen Geschäftslösung suchen, wurde die Google G Suite (ehemals Google Apps for Work) genau für diesen Zweck entwickelt. Es stehen zwei G Suite-Pläne zur Verfügung, der Basisplan, der 30 TB für jeden Benutzer für 5 USD bietet, oder der Businessplan, der unbegrenzten Speicherplatz für 10 USD pro Benutzer bietet.

Beide G Suite-Pläne bieten zusätzliche Vorteile wie geschäftliche E-Mails, Videokonferenzen, freigegebene Kalender und Administratorsteuerungen.

Sync.com

Sync.com bietet Benutzern einen Starterplan mit 5 GB freiem Cloud-Speicherplatz. Durch Empfehlungen erhalten Benutzer ein zusätzliches Gigabyte pro Empfehlung. Schiedsrichter erhalten auch das zusätzliche Gigabyte. Seien Sie also sicher und laden Sie Ihre Mitarbeiter ein.

Für viele der in diesem Artikel beschriebenen Hauptfunktionen ist jedoch ein Upgrade auf einen kostenpflichtigen Plan erforderlich. Das beinhaltet:

  • Linkablauf
  • Benutzeraktivitätsprotokolle
  • Remote-Wischtücher
  • Links hochladen
  • Unbegrenzte Dateiversionierung
  • Unbestimmte Wiederherstellung gelöschter Dateien

Sync.com verfügt nicht über die unterschiedlichste Preisstruktur. Es stehen nur zwei persönliche Pläne zur Verfügung, die beide als “Pro” bezeichnet werden. Der% 00 GB-Plan kostet 4,17 USD pro Monat, während der 2 TB-Plan 8 USD kostet. Die Abrechnung erfolgt in einem jährlichen Zyklus, sodass Sie 12 Monate im Voraus bezahlen müssen.

Wenn Sie Ihr virtuelles Büro mit Sync.com ausbauen möchten, bieten diese auch zwei Geschäftspläne an. Dies sind 5 US-Dollar pro Benutzer für einen Gesamtspeicher von 1 TB oder 8 US-Dollar für 2 TB. Der Hauptunterschied zu den regulären Plänen besteht darin, dass der Kontoinhaber Zugriff auf erweiterte Administratorsteuerungen erhält.

Abschließende Gedanken

Die größte Schwäche von Sync.com, die integrierten Apps, ist die größte Stärke von Google Drive. Die größte Schwäche von Google Drive, die Sicherheit, ist die größte Stärke von Sync.com. Wie setzen Sie beide so ein, dass sie Ihre Online-Arbeit bestmöglich unterstützen??

Verwenden Sie Google Drive für:

  • Projekte, bei denen die Sicherheit nicht so wichtig ist
  • Laufende Projekte, die eine Live-Zusammenarbeit erfordern

Verwenden Sie Sync.com für:

  • Projekte, bei denen Vertraulichkeit an erster Stelle steht
  • Langfristige, sichere Lagerung des Arbeitsprodukts

Mit kostenlosen Plänen, persönlichen Plänen und Geschäftsplänen sollten Sie in der Lage sein, beide Services aufeinander abzustimmen, um eine kostengünstige Lösung zu erstellen, die Ihre Teamprojekte auf die nächste Ebene bringt.

Nutzen Sie diese Dienste, um Ihre Arbeitsbeziehungen zu verbessern? Wir lieben es immer, andere Perspektiven zu hören, also zögern Sie nicht, unten einen Kommentar abzugeben!

Kim Martin Administrator
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