كيفية استخدام لوحة Kanban في عام 2020: إنجاز المهام

يمكن لمعظمنا القيام بتنظيم أفضل. لحسن الحظ ، هناك جميع أنواع الأدوات للمساعدة في ذلك. بعضها مفيد للفرق ، وبعضها للأفراد والعديد لكليهما. سنلقي نظرة على أداة بسيطة لا يعلم بها الجميع في هذه المقالة من خلال شرح كيفية استخدام لوحة kanban.


غالبًا ما تتضمن أدوات إدارة المشروع التي نغطيها لوحة kanban من بين وجهات نظرهم. أفضل مثال على ذلك هو Trello ، والذي يعتمد تقريبًا بالكامل على عرض kanban الخاص به. آخر هو monday.com ، الفائز بأفضل مقال عن برنامج إدارة المشاريع. يمكنك أن تقرأ عنها في مراجعة monday.com.

Trello متاح في نموذج الويب ، ولكن لديه أيضًا تطبيقات للأجهزة المحمولة ، لذلك يمكنك استخدامه أثناء التنقل. تعمل لوحات Kanban بشكل جيد على الهاتف المحمول. قد تجد نفسك تحصل على قدر مدهش من التنظيم في القطار للعمل.

لقد غطينا Trello من قبل في دليل Trello للمبتدئين ، والذي يعد ، إلى جانب مراجعة Trello الخاصة بنا ، مكانًا رائعًا للقفز على عربة kanban. إنها أيضًا أفضل لوحة kanban مجانية ، إذا كنت بحاجة إلى سبب آخر للتحقق من ذلك.

ما هو مجلس كانبان?

Kanban هو تطور لتقنية يابانية تهدف إلى تحسين الإنتاجية. يعني “لوحة” باللغة اليابانية ، سميت باسم البطاقات المستخدمة في المصانع. بدأ النظام في تويوتا ، ولكن بعد سنوات تم تكييفه للاستخدام في Microsoft. وهي مفيدة بشكل خاص لفرق Agile التي تستخدم أطر عمل Scrum.

إن لوحة kanban هي مفتاح العملية وتمكن الفرق من تصور كيفية تدفق العمل من البداية إلى النهاية. يمكن أن يظهر لك أيضًا ما يجب على كل شخص فعله. وهذا يعني أنه يمكن سحب العمل إلى النظام عندما يكون الناس أحرارًا ، بدلاً من دفعهم حسب الطلب.

كيف يعمل لوحة Kanban: الأعمدة والبطاقات

تتكون لوحات Kanban من أعمدة. تحتوي الأعمدة على بطاقات ، يمكنك تحريكها حول الألواح.

لإعداد لوحة kanban ، يلزمك إنشاء عدة أعمدة وتسميتها. ليس عليك أن تبدأ من الصفر. تحتوي العديد من أدوات إدارة المشاريع المفضلة لدينا على مجموعة مختارة من قوالب kanban لمساعدتك. ألق نظرة على مراجعة Airtable الخاصة بنا للتعرف على نظام أساسي يحتوي على بعض منها.

إذا كنت تفعل ذلك بالطريقة الصعبة ، فإن إعداد kanban الجوهري هو نهج الأعمدة الثلاثة. تستخدم هذه الطريقة أعمدة “المهام” و “المهام” و “المهام”. عندما تقوم بإنشاء مهام ، فأضفها إلى عمود “المهام”.

عندما تبدأ شيئًا ما ، فإنك تنقله إلى عمود “العمل”. إنها عملية سحب وإسقاط سهلة. ربما كنت قد خمنت أنه عندما تنتهي الأمور ، فإنها تذهب إلى عمود “تم”. يبدو بسيطا ، وهو كذلك. جربها على الرغم من ذلك ، وقد يفاجئك كم من الممكن أن تساعدك خططك في إنجاز الأمور.

أداة أخرى نحبها هي Asana. Kanban هي مجرد واحدة من وجهات نظرها. عندما تضع علامة على شيء مكتمل ، فإنه يكافئك بإرسال حيوان ملون يطير عبر شاشتك. اقرأ عنها في مراجعة Asana ، وتعلم كيفية استخدامها في دليل Asana للمبتدئين.

مثال مجلس كانبان: Trello

دعنا ننتقل إلى عملية إنشاء لوحة في Trello. من السهل الاشتراك فيه ويمكن استخدامه مجانًا ، ولكن لديه إضافات مفيدة في خططه المدفوعة. وهي تتضمن تخصيصات وتحسينات إضافية على اللوحات.

بمجرد الاشتراك ، أول شيء تفعله هو إنشاء لوحة. يمكنك القيام بذلك بعدة طرق. إحدى الطرق هي النقر على زر “اللوحات” ، متبوعًا بـ “إنشاء لوحة جديدة”. ثم ستظهر نافذة منبثقة.

كيفية استخدام kanban-board-trello-new-board

هناك ، يمكنك إعطاء عنوان للوحة. اختياريًا ، يمكنك تحديد فريق أو جعل اللوحة عامة ، بدلاً من الاحتفاظ بالإعداد الافتراضي ، وهو خاص. يمكنك اختيار خلفية من مجموعة مختارة من تسعة ألوان أو العديد من الصور الفوتوغرافية. إذا كنت تستخدم خطة مدفوعة ، فيمكنك تحميل الخلفيات الخاصة بك أيضًا.

هناك خلفية قهوة نحبها ، ولكن علينا تجنبها لأننا نشرب الكثير بالفعل. لقد اخترنا هذا اللون الأحمر العميق ، والذي نأمل أن يجعل لقطات الشاشة أكثر وضوحًا. أيضًا ، إذا كنت لا تفهم المرجع في اللوحة ، نوصيك بالاطلاع على دليلنا حول كيفية مشاهدة Harry Potter.

كيفية استخدام kanban-board-trello-add-list

قوائم Trello

يشير Trello إلى أعمدته كقوائم. الخطوة التالية هي إضافة البعض إلى اللوحة. هناك مربع “إضافة قائمة” كبير في انتظارك على اللوحة التي تم إنشاؤها حديثًا. لقد كتبنا “للقيام” في منطقة الاسم ، كما ترى في لقطة الشاشة.

ينتقل مربع “إضافة قائمة” إلى اليمين ، وسنستخدمه لإنشاء العمودين التاليين في إعدادنا الأساسي: “فعل” و “تم”..

قوائم كيفية استخدام kanban-board-trello-list

الآن لدينا قوائمنا في المكان. كان بإمكاننا أن نسميهم أي شيء أو نصنع المزيد منهم ، لكن هذا سيفعله الآن. الخطوة التالية هي إضافة بطاقات. لقد فعلنا ذلك ، حسب توقعك ، بالنقر على نص “إضافة بطاقة” أسفل كل قائمة.

كيفية استخدام kanban-board-trello-new-card

كل ما عليك فعله هو تسمية البطاقة ثم الضغط على “رجوع” لإنشائها. سيتم فتح حقل “إضافة بطاقة” جديد لك تلقائيًا.

باستخدام بطاقات Trello

إذا كنت ترغب في إضافة المزيد من التفاصيل ، فانقر على البطاقة وستظهر نافذة منبثقة تسمح لك بإضافة المزيد من المعلومات.

كيفية استخدام kanban-board-trello-card-detail

كما ترى ، هناك العديد من الأشياء التي يمكنك القيام بها على البطاقات. يمكنك إضافة وصف ، وإبداء التعليقات وإرفاق الملفات. هناك حد حجم 10 ميغابايت للمرفقات في الخطة المجانية ، والتي تزيد إلى 250 ميغابايت للمستخدمين الذين يدفعون. إذا كنت بحاجة إلى مساحة أكبر لتخزين الملفات ، فألق نظرة على أفضل تقرير عن التخزين السحابي.

يمكنك أيضًا إضافة تصنيفات وتاريخ استحقاق وقوائم تحقق للمهام الفرعية أيضًا.

تفاصيل البطاقة هنا خاصة بـ Trello. ستكون أدوات kanban الأخرى مختلفة ، ولكن هذا يمنحك فكرة جيدة عما يمكن توقعه في مكان آخر.

نقل بطاقات Trello حول

دعنا نعود إلى اللوحة. لقد أنشأنا بعض المهام في عمود “المهام”. عندما نبدأ في العمل على البطاقة ، فإننا نسحبها عبر عمود “العمل” ، وعندما تنتهي ، نسحبها إلى عمود “تم”.

كيفية استخدام a-kanban-board-trello-mid-project

كما ترى في لقطة الشاشة أعلاه ، قمنا بنقل بطاقة واحدة إلى “فعل” وأخرى إلى “فعل”. مشروعنا على قدم وساق.

يمكنك الحصول على العديد من البطاقات أثناء التنقل أو العمل عليها واحدة تلو الأخرى. الأمر متروك لك. يمكنك أيضًا تعيين أشياء إلى الأشخاص ، ومعرفة من يفعل ماذا وماذا يجب القيام به بعد.

هذا هو الإعداد الأساسي للوحة kanban البسيطة التي يمكنك استخدامها للمهام بجميع أنواعها.

تخطيطات بديلة لكانبان

هناك طرق أخرى لترتيب لوحة kanban. يمكن أن يكون لديك عمود لكل مرحلة من مراحل الإنتاج أو أعمدة للعمل المعين لأعضاء الفريق المختلفين ، كما نفعل في Cloudwards.net.

يمكن أن يكون لديك أعمدة للمهام التي تم إيقافها مؤقتًا أو وضعها في الأرشيف. ربما مجموعات متعددة من الأعمدة للعمل المعينة لأقسام مختلفة. يمكنك حتى استخدام ألواح kanban لترتيبات المقاعد ، على سبيل المثال ، مع أعمدة للطاولات في حفل زفاف وبطاقات تمثل الضيوف.

تعمل أيضًا بشكل جيد مع القوائم ، مع المقبلات والأطباق الرئيسية والمشروبات وأعمدة الحلوى. يمكنك جعل اللوحات عامة ، حتى يتمكن العملاء من عرض ما تقدمه عبر الإنترنت أو عبر جهاز لوحي في مطعمك.

منصات كانبان

لقد ركزنا على Trello لهذا البرنامج التعليمي ، ولكن هناك العديد من الأدوات الأخرى التي تتضمن لوحة kanban. كثير منهم أقوى في إدارة المشاريع الشاملة ويقدم ميزات تتجاوز Trello. لقد ذكرنا بالفعل monday.com و Asana.

leankit-kanban

يحتوي LeanKit أيضًا على عرض kanban مفيد أيضًا ، ويتضمن مشروعًا جيدًا للمشروع يوضح لك كيفية الاستفادة من ميزاته. اقرأ عنها في مراجعة LeanKit.

لوحة النقر

ClickUp هو أداة أخرى محبوب. يشمل التبعيات ولديه أيضًا طبقة مجانية. اقرأ عن ذلك في مراجعة ClickUp.

ميزات Kanban الأخرى

توفر الكثير من الأدوات التي تحتوي على لوحة kanban العديد من الميزات الأخرى. يوفر Trello مجموعة من “شكا من السلطة” التي تضيف وظائف إضافية من جميع الأنواع. تمنحك معظم الأدوات عدة طرق لعرض المهام بعيدًا عن kanban.

تتيح لك معظم الأدوات تعيين مهام لمستخدمين معينين ، مما يساعدك على إدارة المشاريع وإبقاء الجميع على علم بمن يفعل ماذا.

يمكن أيضًا تصنيف المهام وتحديد أولوياتها. يمكنك عادةً التعليق عليها وإضافة الملفات ذات الصلة. كل هذا مفيد ، ولكن ليس عليك استخدام أي منها إذا كنت تفضل إبقاء الأمور بسيطة.

إدارة التبعية هي طريقة لمعرفة أي من مهامك تعتمد على الآخرين ، ويمكنها أن تأخذ مهارات تخطيط مشروعك إلى المستوى التالي. اقرأ مراجعة Wrike الخاصة بنا للحصول على مثال لأداة تقدمها.

ستجد أيضًا ميزات تخزين الملفات واتصالات الفريق وتتبع الوقت في أدوات أخرى إذا نظرت حولك وقارنت ما تفعله.

افكار اخيرة

كما رأينا ، يمكن أن يكون إنجاز الأشياء صعبًا ، ولكن هناك أدوات لمساعدتك ، وألواح kanban هي من بين الأسهل للاستخدام. مع ذلك ، لا تنخدع بهذا. يعد تقسيم المشكلات المعقدة إلى أجزاء أصغر طريقة قوية لحل المشكلات. حتى إذا كنت غارقًا في الأشياء الصغيرة ، فإن توضيح ما عليك القيام به يمكن أن يساعدك على إنجازه.

اثنان من أبسط الأدوات التي ذكرناها هما Trello و Asana. كلاهما يحتوي على طبقات مجانية قابلة للاستخدام. قارناها مباشرة في مواجهة Trello vs. Asana. إذا كنت تريد شيئًا أكثر تعقيدًا ولكنه قوي ، فنحن نوصي monday.com. تعرف على مدى نجاحها في مواجهة الدعائم الأساسية الأخرى للصناعة في monday.com vs. Jira و monday.com vs..

استخدم لوح kanban بفاعلية ، وقد تجد أن لديك المزيد من الوقت على يديك أكثر مما كنت تعتقد في نهاية اليوم. يتم استخدام لوحات Kanban من قبل العديد من الشركات الكبيرة لأنها تعمل وتجعل التنظيم أرخص.

وهذا يعني اجتماعات أقل ، وتأخيرات أقل وفريق موجود على نفس الصفحة. يمكن أن يكون توفير الوقت في مشروع كبير هو الفرق بين الفشل والنجاح.

إذا كنت قد استخدمت لوحة kanban أو لديك نصائح لمشاركتها معنا ، فالرجاء إخبارنا في التعليقات. شكرا لقرائتك.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map