المحاسبة عبر الإنترنت: لماذا يجب أن تفعل كتبك في السحابة في عام 2023
استحوذت المحاسبة عبر الإنترنت على سوق برامج المحاسبة ، مع حلول تناسب كل صناعة ونوع من الأعمال. جعلت الشركات من السهل الاشتراك واستيراد البيانات من برنامجك الحالي. تقلل العمليات المؤتمتة من الوقت المستغرق في أداء مهام مسك الدفاتر الروتينية والتذكيرات تبقيك على رأس أعمالك.
هناك العديد من الأسباب القهرية لعمل كتبك في السحابة باستخدام أي من مقدمي الخدمات في اختيارنا لأفضل برامج المحاسبة. إذا كنت بحاجة إلى الإقناع ، فنحن هنا لكسرها لك.
معلومات الوقت الحقيقي
يعني القيام بكتبك في السحاب أنك لن تضطر أبدًا إلى انتظار كاتب حسابات لإدخال المعاملات الخاصة بك لمعرفة مقدار النقد الذي لديك في البنك. تتزامن برامج المحاسبة القائمة على السحابة مع الحسابات المصرفية لسحب المعاملات. بعد إعداد القواعد لمطابقة المعاملات بنوع حساب ، سيتم تصنيف النقد المتدفق من خلال البنك الخاص بك.
تتيح لك البيانات في الوقت الفعلي البقاء على اطلاع بأمور المالية الخاصة بعملك ، حتى إذا كان كاتب الحسابات الخاص بك يتصل بالمرض.
النسخ الاحتياطية المضمنة
بالإضافة إلى التشفير القوي وحماية البيانات ، يقدم مزودو برامج المحاسبة المستندة إلى السحابة نسخًا احتياطيًا مجانيًا. من خلال خوادم استرداد البيانات المتعددة وخطط تشفير SSL واستعادة البيانات بعد الكوارث ، يمكنهم حماية بياناتك بشكل أفضل مما قد تكون قادرًا على القيام به بنفسك.
ومع ذلك ، إذا كنت تعتقد أنه من الحكمة الاشتراك في خدمة النسخ الاحتياطي عبر الإنترنت ، فيجب عليك الاطلاع على أفضل مزودي النسخ الاحتياطي عبر الإنترنت للشركات الصغيرة.
البيانات التي يمكن الوصول إليها دائمًا
لقد استثمر العديد من اللاعبين الأكبر في سوق المحاسبة القائم على السحابة ، مثل QuickBooks Online و FreshBooks ، في التطبيقات. بمجرد تنزيل تطبيق على هاتفك وتسجيل الدخول ، يمكن تحديث بياناتك في الوقت الفعلي لأنه يمكنك الوصول إليه في أي مكان وفي أي وقت.
هناك العديد من المزايا لذلك الوصول. إذا كنت في موقع عمل وسأل أحد العملاء عما إذا كان لديه فواتير مستحقة سابقة ، يمكنك التحقق من التطبيق بدلاً من الاتصال بمدير حسابات في المكتب. تتضمن بعض التطبيقات معالجة دفع مضمنة ، لذلك إذا كان لديهم فاتورة متأخرة ، يمكنك تحصيلها هناك.
يمكن لموظفي الشركات القائمة على المشاريع الذين يستخدمون برامج ذات وظائف مشاريع مدمجة ، مثل FreshBooks أو Xero ، وضع علامة على مهمة على أنها مكتملة أثناء وجودها في عميل أو مراجعة ملف مهم. اقرأ مقالنا عن FreshBooks مقابل Xero لمزيد من المعلومات حول هذه الخدمات.
العمليات المؤتمتة
يقوم العديد من دفاتر الحسابات بنفس المهام على أساس أسبوعي أو شهري. إن دفع الإيجار أو الكهرباء وفواتير العملاء والتوفيق بين الكتب هي أمثلة على المهام التي يمكن أن تصبح بلا فائدة ومتكررة ، مما يعني أنه يمكن نسيانها أيضًا.
بغض النظر عن مدى جودة كاتب الحسابات الخاص بك ، فسوف يستغرق أيامًا مرضية أو ينشغل بمشروع مهم ويغفل إرسال فاتورة بالبريد. تسمح معظم برامج المحاسبة المستندة إلى السحابة للمستخدمين بأتمتة هذه المدفوعات في بضع خطوات. لمزيد من المعلومات حول برنامج يقدم العديد من الوظائف التلقائية ، اقرأ مراجعة FreshBooks.
سيرسل برنامج المحاسبة المستند إلى السحابة أيضًا فواتير متكررة وتذكيرات بالدفع المتأخر التلقائي ، بالإضافة إلى تعيين معاملات الحساب المصرفي وفقًا للقواعد التي تحددها. تقلل العمليات الآلية من أخطاء المستخدم ونسيانه.
توفير الوقت
وظائف المحاسبة ومسك الدفاتر هي مراكز التكلفة لأنها لا تحقق أي إيرادات للشركة. إن تقليل الوقت والموارد المخصصة لهم يحرر الموارد لاستخدامها في مكان آخر. في حين أن العمليات المؤتمتة في معظم برامج المحاسبة المستندة إلى السحابة توفر الوقت ، فإن البرامج تمنحك المزيد.
لن تضطر الشركات التي تصدر فاتورة بالساعة إلى جمع الجداول الزمنية الورقية وإدخال البيانات يدويًا إذا اشتركت في وظائف مشروع FreshBooks. تتبع الوقت في البرنامج ، والذي يمكن للموظفين الوصول إليه من خلال التطبيق ، يغذي الفواتير.
كما يقدم اثنان من المنافسين ، Sage و Xero ، وظائف المشاريع. إذا كنت تريد معرفة المزيد عنها ، فقم بقراءة مراجعة Sage ومراجعة Xero.
يضمن لك تعيين الحد الأدنى لإعادة الطلب لعنصر مخزون مهم في برنامج Xero أنك لن تنفد أبدًا وتفوت عملية بيع ، بالإضافة إلى أنك لن تضطر إلى الركض إلى غرفة التخزين للتحقق من الكميات. التقارير حول دوران المخزون والعناصر الأكثر مبيعًا أيضًا تأخذ التخمين عند تحديد ما يجب تخزينه.
من خلال العمليات المتكررة المدمجة ، ومطابقة المعاملات لكشوف الحسابات والتقارير التي يتم إنشاؤها تلقائيًا من بياناتك ، فإن توفير كتبك في السحابة يمكن أن يوفر لك الكثير من الوقت.
سهولة الاستعمال
في حين أن مؤسستك قد تكون كبيرة بما يكفي لتوظيف فريق لأداء المحاسبة الخاصة بها ، إلا أن المالك يعتبر بمثابة وسيط لجميع الحرف وقد لا تتضمن مجموعة مهاراتهم مسك الدفاتر. الخبر السار هو أن معظم برامج المحاسبة المستندة إلى السحابة مصممة لغير المحاسبين ومعروفة بكونها سهلة الاستخدام.
تتميز مكتبة مساعدة QuickBooks Online بإرشادات خطوة بخطوة مع لقطات الشاشة. يقوم FreshBooks بتضمين النصائح طواله في المرة الأولى التي تستخدمها فيه ، ويتيح Zoho Books إمكانية الوصول إلى تلميحات الصفحة من خلال رمز المصباح في البرنامج. Zoho Books هي خدمة أصغر ، ولكن لديها حلول نفقات ممتازة تستحق القراءة عنها في مراجعة Zoho Books.
يقدم الموفرون القائمون على السحابة نصائح وبرامج تعليمية لمساعدتك على العمل في وقت قصير. تضمن الروابط المضمنة لمساعدة المقالات ودعم الدردشة أنه ليس عليك حتى النقر بعيدًا عن إدخال البيانات للحصول على إجابات لأسئلتك. إذا كنت تستخدم برنامجًا تقليديًا مجانيًا على جهاز الكمبيوتر ، فإن الحصول على المساعدة سيكون عملية أقل سلاسة.
تتبع أداء الأعمال
لكي ينجح مالك الأعمال الصغيرة يجب عليه البقاء على رأس الذمم المدينة والدائنة الحالية والعيش في المستقبل ، والتخطيط للنمو والدخل لتغطية النفقات في شهر أو سنة. مع برنامج المحاسبة المستند إلى السحابة ، يمكنك القيام بالأمرين معًا.
قم بتسجيل الدخول إلى أي من أفضل البرامج وستجد لوحة تحكم مع نظرة عامة على حالة عملك. سيتم وضع المبالغ المستحقة القبض السابقة ، أو صافي الدخل أو الفواتير المستحقة في الرسوم البيانية أو الرسوم البيانية العمودية ورسم صورة واضحة عن صحة عملك.
تتعمق التقارير المالية في المعاملات المتعمقة والمكثفة وتضعها في تقارير يمكن تحليلها لتوجيه القرارات المستقبلية. سواء أكان تقرير العميل يقارن التقديرات بالمبيعات أو تقرير مخزون العناصر الأكثر مبيعًا ، فإنها تحدد حجم عملك. بمجرد أن تتعلم قراءتها ، ستصبح أدوات صنع القرار رائعة.
عمق التقارير المقدمة تختلف اختلافا كبيرا ، على الرغم. تعكس التقارير المخصصة في QuickBooks Online عملك بشكل أفضل من التقارير القياسية التي لا يمكن تغييرها. يحتوي FreshBooks على تسعة تقارير قياسية فقط ، في حين أن Zoho Books لديها مجموعة متنوعة. لمزيد من المعلومات ، اقرأ مقالة FreshBooks مقابل QuickBooks Online.
تقوم برامج المحاسبة المستندة إلى السحابة بأكثر من تتبع التدفقات النقدية الداخلة والخارجة. يأخذون بياناتك وينشئون أدوات لتتبع أداء عملك والتخطيط لمستقبلك.
قابلية التوسع
تتطلب العديد من شركات البرمجيات التقليدية قيام الشركات بشراء تراخيص إضافية للمستخدمين الجدد ، وهو ما يضاف بسرعة.
تسمح خطط تسعير الشركات القائمة على السحابة عادةً لعدد معين من المستخدمين بالوصول إلى البرنامج وفرض رسوم ثابتة لكل مستخدم للموظفين الإضافيين. على سبيل المثال ، يقبل FreshBooks ما يصل إلى 500 مستخدم في المستوى الأعلى. مع نمو فريق المحاسبة الخاص بك ، سيكون أقل تكلفة بكثير لجلب مستخدمين جدد.
الأعمال المتنامية لديها أيضًا احتياجات محاسبية أكثر. إذا كنت قد بدأت البيع عبر خطوط الدولة أو دوليًا ، فقد تحتاج إلى جمع ضريبة المبيعات وتقديمها في نطاقات قضائية مختلفة أو تحويل المعاملات بين العملات. هناك برامج محاسبية تقدم كلا الأمرين.
إذا اخترت البرنامج المحاسبي الصحيح ، فسوف يرتفع معك.
غير مكلفة
ستنمو معك أيضًا خطة التسعير الشهرية ثلاثية المستويات الشائعة عبر الصناعة. عادةً ما تفتح المستويات الأدنى الوصول إلى عدد قليل من الميزات ، مثل الفواتير والمصروفات ، مع خطط شهرية أكثر تكلفة تضيف المزيد من المستخدمين أو المخزون أو إدارة المشروع.
يمكن إضافة خيارات ، مثل كشوف المرتبات أو معالجة التاجر ، مقابل رسوم شهرية إضافية أو لكل معاملة. هناك منافسة كافية في السوق بحيث يتم تسعير معظم المنتجات والخدمات بشكل مشابه.
مع بدء أسعار منخفضة مثل Wave و ارتفاعها إلى 60-70 دولارًا ، لا تزال برامج المحاسبة المستندة إلى السحابة أرخص من رسوم البرامج والترخيص. لمزيد من المعلومات حول Wave ، تحقق من مراجعة Wave.
افكار اخيرة
إذا كنت نشاطًا تجاريًا صغيرًا إلى متوسط الحجم ، فهناك العديد من الأسباب الملحة للنظر في عمل كتبك في السحابة. مع تنوع الخيارات واتساع نطاقها في السوق ، ستتمكن من العثور على برنامج يناسب احتياجاتك.
التسعير معقول ويتناسب مع نموك ، ولا يمكن مطابقة أمان بياناتك وإمكانية الوصول إليها بواسطة برنامج محاسبة سطح المكتب.
إذا كنت تستخدم برنامجًا برمجيًا مجمعًا ، فلماذا تفكر في التبديل إلى تنفيذ كتبك في السحابة؟ إذا قمت بالتبديل ، فما الذي ترى أنه إيجابيات وسلبيات؟ أخبرنا في التعليقات أدناه. شكرا للقراءة.