如何在2023年备份企业电子邮件
如果您在线上积极地与业务合作伙伴和客户建立联系，那么您很可能会理解虚拟书面记录的重要性。您的电子邮件包含客户数据，想法，说明和其他对您的业务成功至关重要的信息.
此类数据的丢失可能会破坏您的关系，使您付出金钱，甚至使您陷入法律麻烦。好的电子邮件备份策略是确保您永远不会陷入这种情况的最佳方法.
商业电子邮件备份–云备份解决方案的视频浏览
在本指南中，我们将引导您完成在云中备份电子邮件数据文件的基本步骤。我们将使用三种最佳的在线备份解决方案来发送电子邮件，以帮助解释该过程：Carbonite，Backblaze和CrashPlan.
有关每种服务的更多信息，请确保并查看我们对每种服务的评论：
- 碳酸盐评论
- Backblaze评论
- CrashPlan审查
第一步：找到您的电子邮件数据文件
将电子邮件备份到云要求您使用桌面客户端访问电子邮件。正如大多数人所熟悉的那样，我们将以Microsoft Outlook为例。但是，本文概述的这些步骤与其他流行的服务（例如Windows Live Mail，Mozilla Thunderbird，Incredimail和Mac Mail）类似地工作.
像Outlook 2016这样的电子邮件客户端会将所有电子邮件存储在一个数据文件中。对于Windows Outlook用户，这将是个人存储表（PST）文件。对于Mac Outlook用户，它将是Outlook for Mac（OLM）文件。要在云上备份Outlook电子邮件，您需要做的第一件事就是弄清楚该文件的确切位置.
如果使用Windows，则位置将取决于Windows和Outlook的版本。常见位置包括：
- C：\ Users \\ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook
- C：\ Users \\ Roaming \ Local \ Microsoft \ Outlook
- C：\ Users \\ Documents \ Outlook文件
- C：\ Users \\我的文档\ Outlook文件
- C：\ Documents and Settings \\ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook
对于Mac的Outlook用户，通常位于您的文档文件夹中：
- /用户//文档/ Microsoft用户数据/ Office 2011身份/主要身份
如果找不到电子邮件数据文件，则可以从Outlook应用程序内部轻松找到其位置.
在Outlook 2016中，首先在工具栏中单击“文件”.
接下来，选择帐户设置.
帐户设置窗口将打开。单击“数据文件”选项卡。这将列出您的电子邮件数据文件的位置.
第二步：标记您的电子邮件数据文件以进行在线备份
知道位置之后，您需要确保数据文件已由在线备份服务标记为要备份。一些服务比其他服务更容易.
使用Crashplan，您需要首先打开桌面客户端。确保您位于“备份”标签上，然后点击“文件”部分下的“更改”按钮.
导航到电子邮件数据文件的位置，并确保选中其旁边的单选按钮。展望未来，此文件将由CrashPlan备份.
Carbonite使此过程变得更加容易，因为它不需要用户将文件标记为要从其客户端内部进行备份（甚至不可能）。相反，只需使用文件资源管理器导航到电子邮件数据文件的位置.
右键单击该文件，将鼠标悬停在“ Carbonite”上，然后选择“备份此文件”。
这里的所有都是它的。实际上，如果在将其应用程序安装到计算机时选择自动备份，Carbonite甚至可以进一步简化该过程。 Carbonite将自行定位和标记常见文件类型以进行备份，包括电子邮件数据文件。这样一来，您不必去寻找它们.
但是，对于Carbonite，仅当文件小于4GB时，自动备份才有效。如果您的电子邮件数据文件很大，则仍需要手动对其进行标记.
Backblaze也会根据文件类型自动选择要备份的文件。在Backblaze的桌面界面中，只需确保您的电子邮件数据文件类型不在文件类型排除列表中.
要查看排除列表，请点击设置.
然后在打开时导航到“设置”窗格的“排除”选项卡。选中下面的单词“不会备份这些文件类型”，以确保未在其中列出.pst / .olm.
默认情况下不应该这样。 Backblaze不允许您从文件资源管理器中选择或取消选择要备份的单个文件，但是.
第三步：打开连续备份
使用大多数在线备份服务，您可以选择计划备份或让它们连续运行。备份过程会占用系统资源，而定期备份是确保系统在工作时不会锁定的一种方法.
计划备份的问题在于，这意味着您的企业电子邮件不会被频繁备份。因此，如果您的计算机崩溃了，您将丢失两次备份之间发送或接收的所有电子邮件。这意味着对于将通信记录放在首位的业务用户，连续备份是更好的选择.
大多数在线备份提供程序使您可以从桌面客户端内部打开连续备份。以Carbonite为例，您只需要打开服务的桌面工具.
然后，单击“设置和控件”以访问设置窗格.
确保选中“连续备份”，一切准备就绪。 Carbonite默认情况下启用此功能，因此无论如何它应该已经启用.
Backblaze和CrashPlan一样容易配置。使用Backblaze，只需单击设置，然后转到计划标签。从备份计划窗口中选择“连续”.
如果您使用的是CrashPlan，请转到桌面界面中的“设置”标签。在文字右侧的下拉菜单中，“将运行备份”，选择“始终”。
但是，一旦设置了连续备份，就不要误以为在键入电子邮件时就可以实时备份电子邮件了。 Backblaze虽然是一项很棒的备份服务，但它在Outlook打开时无法备份PST文件，因为其文件传输算法无法解决锁定的文件.
Carbonite和Crashplan没有此限制。这是因为它们都使用了卷影复制服务（VSS），这是一项Microsoft技术，即使在使用文件时也可以备份文件.
影响电子邮件备份的另一个Backblaze限制是，任何大于30MB的数据文件每48小时仅备份一次，无论您是否进行连续备份。由于默认情况下Outlook PST文件的大小设置为最大50GB，因此如果您发送许多电子邮件，则可能会遇到此问题.
当连续备份时，CrashPlan还对大型文件进行不同的处理，但这仅是对队列中的文件进行优先级排序的一种方式：
- 较新的较小文件
- 较新的较大文件
- 较旧，较小的文件
- 较旧的较大文件
同时，Carbonite会在发生更改后的十分钟内备份文件，并且不会关注文件大小。 （注意：对文件的后续更改将在24小时内备份）.
在备份速度方面，由于块级增量处理，所有这三个服务都能很好地处理大文件。块级增量传输意味着，当您的电子邮件数据文件更改时，整个文件不会再次上传到您的云备份空间。而是仅复制已更改文件的部分（或块）。这样可以节省时间并减少系统资源的使用量.
结论
如果电子邮件通信对您的业务至关重要，则必须确保硬盘崩溃，文件损坏或笔记本电脑失窃不会使您与同事和客户断开连接。幸运的是，正确的在线备份解决方案使保护数据变得简单.
在本篇文章中，所有这三个在线备份服务均作为示例，使您可以轻松地查找和标记要备份的电子邮件数据文件，并且它们使用强大的文件传输体系结构来确保顺利进行。这三个都还提供无限的存储空间以及家庭或办公室计划.
我们在Cloudwards.net充满信心地推荐其中任何一个，但Carbonite为希望备份企业电子邮件的人们提供了最佳的全方位服务。有关备份企业电子邮件的问题或意见？在下面的评论中打我们.