5 գործիքներ, որոնք ավելի քիչ սարսափելի են դարձնում փաստաթղթերի կառավարումը


© Cloudward.net


Գոյություն չունեն բազմաթիվ բառակապակցությունների բազմաթիվ բառեր, որոնք ձեզ ավելի շուտ կթողնեն, քան «բիզնես փաստաթղթերի կառավարումը», բայց պարտադիր չէ, որ այդպես լինի.

Դեռ աշխատասեղանի ժառանգության ծրագրաշարի օրերին բիզնես-փաստաթղթերի կառավարումը հնարավոր չէր կատարել, քան սարսափելի փորձը: Բայց հիմա, էլեգանտ ամպային ծրագրերի շնորհիվ, մենք ունենք համակարգեր, որոնք հեշտությամբ աչքերի վրա են և նախատեսված են, որպեսզի մարդիկ իրականում օգտագործեն.

Ահա հինգ գործիքներ, որպեսզի գործարար փաստաթղթերը գլխացավանքից պակաս լինեն և, հնարավորության դեպքում, զվարճալի.

1. Dropbox թուղթ

Dropbox թուղթը `հիմնվելով ավելի վաղ հակերների վրա, Dropbox- ի պատասխանն է Google Փաստաթղթերին: Յուրաքանչյուրը, ով օգտագործում է միջոցը գրելու համար, կճանաչի դասավորությունը և գործելու եղանակը: Յուրաքանչյուր տող իր սեփական բլոկն է, որը կամ կարող է լինել հետևյալը.

  • Պատկեր
  • Dropbox ֆայլ
  • Աղյուսակ
  • Ցուցակագրված ցուցակ
  • Թվարկված ցուցակը
  • Տուփ
  • Բաժանարար
  • Կոդի բլոկ

Ընկերությունների համար, որոնք ունեն շատ տեսողական տարրեր կամ իրենց փաստաթղթերում հատուկ ձևաչափում պարունակող ընկերությունների համար, Dropbox Paper- ը հեշտացնում է դրանց տեղադրումը և ձևաչափումը: Դա ավելին է, ինչ կարելի է ասել Google Փաստաթղթերի համար, ինչը իմ ցանկության համար մի փոքր շատ մոտ է Microsoft Word- ին.

Անհատական ​​Dropbox Paper- ի հղումը մեկ այլ թղթային փաստաթղթում տեղադրելը օգտագործում է հղումը որպես բլոկ ՝ վերնագիրը ինքնաբերաբար լրացնելով և թույլ տալով արագ անցնել տարբեր փաստաթղթերի միջև, ինչպիսին է ներքին վիքի.

Dropbox թուղթը հիանալի է փաստաթղթերի մշակման շուրջ համագործակցության համար

Թեև կան փաստորեն կառավարման ավելի լավ լուծումներ, փաստորեն, փաստաթղթերը կառավարելու և կազմակերպելու համար, Dropbox Paper- ի մեկնաբանության և վերանայման առանձնահատկությունները շատ լավ է դարձնում թիմի հետ փաստաթղթերը ծալելը, արագ վերանայումներն ու ուղեղային փոթորկումը, այսպիսին է.


© Cloudward.net

Բիզնես փաստաթղթերը կառավարելու ավելի ընդգրկուն և կառուցվածքային եղանակ ստանալու համար շատ ավելի շատ տարբերակներ կան.

Dropbox Paper Pro Tips:

  • Փաստաթուղթը խմբագրելիս օգտագործեք Dropbox պատկերակը ՝ Dropbox- ի հաշվից ֆայլերն ուղղակիորեն ներկառուցելու համար
  • Ուղղակի կապեք Dropbox Paper- ի ներքին փաստաթղթերը ՝ ընկերության վիքի ստեղծման համար

2. MultCloud

Եթե ​​համագործակցում եք առանձին թիմերի և գերատեսչությունների հետ, որոնք օգտագործում են փաստաթղթերի կառավարման տարբեր համակարգեր, ապա կփրկեք շատ փոխանակումներ MultCloud- ի հետ:.

Այն համատեղում է տարբեր ամպային ծառայությունների լայն տեսականի `նման Dropbox, Google Drive և Evernote – բոլորը մեկ ծրագրում: Անգամ անվճար պլանի դեպքում օգտվողները ողջունում են իրենց բոլոր ծառայությունները մեկ տեղում փորել և ֆայլերը ազատորեն տեղափոխել իրենց միջև ՝ առանց ծրագիրը թողնելու:.


© Cloudward.net

MultCloud- ի հետ կապված «խնդիրը» կայանում է նրանում, որ այն ավելի շատ նախագծված է փաստաթղթեր կազմակերպելու համար, իսկ ավելի քիչ `դրանք դիտելու համար.

Մինչ որոշ ֆայլեր հիանալի բացվում են (օրինակ, նկարներ և տեքստային ֆայլեր), մյուսները չեն կարողանում ցույց տալ: Ակնհայտ է, որ Multcloud- ը լիովին ինտեգրված չէ Evernote- ի հետ, քանի որ սխալ եք ստանում նախադիտման վահանակում նշումներ բացելիս.

Multcloud- ը տարբեր ծառայություններից ֆայլեր դիտելու և կազմակերպելու համար է

Multcloud- ը ֆայլեր ներբեռնելու, դիտելու և կազմակերպելու որակի լուծում է: Այն կապվում է որոշ ավելի քիչ հայտնի ծառայությունների հետ, ինչպիսիք են Ալֆրեսկոն, Պատճենը և Mediafire. Եթե ​​այդ ծառայություններում ֆայլեր ունեք, կարող եք դրանք հեշտությամբ փոխանցել.

Multcloud Pro Tips:

  • Օգտագործեք Multcloud- ը ՝ նոր ամպային ծառայությանը տեղափոխվելու համար, եթե մտածում եք անցում կատարել Dropbox- ին կամ Google Drive- ին
  • Պատճենեք Evernote սքրինշոթները իրենց ամպային սերվերի ֆայլում ՝ ձեր նոութբուքերը ապամոնտաժելու համար

… Բայց այնտեղ կա ավելի էլեգանտ հավելված, որն ունի նմանատիպ գործառույթներ.

3. տհաճ

Չնայած odrive- ը ունի նույն առցանց ֆունկցիոնալությունը, որքան Multcloud- ը (լինելով բազմաբնակարան ծառայությունների համար տան հիմքը), այն առավելություն ունի նաև աշխատասեղանի ծրագիր լինելու համար:.

Այժմ, փոխարենը փոխեք տեղական Dropbox- ը և Google Drive- ի պանակները – կամ անհանգստացնեք, թե որն է նրանց լավագույնը փրկելու վայրը, – կարող եք իրերը թափել ընդհանուր տարածված տարածության մեջ և հեշտությամբ կազմակերպել այն ՝ ձեր համակարգչի վրա գտնվող հոտավետ թղթապանակում:.

Էլ չենք ասում, որ օգտագործողի փորձը շատ ավելի լավ է, քան Multcloud- ը.


© Cloudward.net

odrive- ը Համակցված ամպային պահեստավորման աշխատասեղանի համար

Բիզնես փաստաթղթերի բարդ կառուցվածքների կառավարման համար հոտավետությունը հեշտացնում է ամեն ինչ մեկ տեղում տեսնելը: Կարող եք կապել ձեր Dropbox- ը, Google Drive- ը, OneDrive- ը, Gmail և նույնիսկ Slack հաշիվներ, այնպես որ ֆայլերը, բնականաբար, հոսում են, անկախ նրանից, թե որտեղ եք դուք (կամ մեկ ուրիշը) ավարտվում դրանց տեղադրման վրա (ստուգեք նաև մեր լավագույն ամպային պահեստը Slack- ի մասի համար):.

տհաճ Pro Tips:

  • Կազմակերպեք ցրված Gmail և Slack հավելվածները մեկ ընդհանուր տարածքում
  • Սահմանափակեք բեռնման սահմանը և արագությունը `թողունակության և սկավառակի տարածության վրա պահելու համար

4. Պրոցեսի փողոց

Գործընթացային փողոցը օգնում է ստեղծել և կառավարել բիզնես գործընթացների փաստաթղթերը այնպիսի բարդ առաջադրանքների համար, ինչպիսիք են աշխատակազմի ներխուժումը և ցանցի անվտանգության կառավարումը.

Եթե ​​դուք նոր աշխատակիցներ եք ստանդարտացնում, Slack- ի հրահանգները չփախցնելը և լավագույնս հույս ունենալը հիանալի գաղափար չէ, փոխարենը ՝ ստեղծեք մի գործընթաց, որը բացատրում է ամեն ինչ անթերի.

Թեև Proc Street Street- ը չի կառավարելու Dropbox ֆայլերը կամ Google փաստաթղթերը, դուք կարող եք բոլոր գործընթացները (և դրանց ցուցակը լրացված է աուդիտորական արահետներով) բոլորը մեկ տեղում և չհամընկնել ՀՏՀ և ուղեցույցների նման չգործող փաստաթղթերի հետ:.


© Cloudward.net

Ինչպես տեսնում եք, յուրաքանչյուր փաստաթղթի համար կարող եք կազմակերպել փաստաթղթերի մշակման թղթապանակներ և ստուգել ցուցակների ցուցակը (այս դեպքում `յուրաքանչյուր աշխատողի համար մեկ ստուգաթերթ):.

Գործընթացային փողոցը նախատեսված է գործընթացի փաստաթղթերի կազմակերպման և թիմային ստուգաթերթերի նշանակման համար

Եթե ​​դուք օգտագործում եք Formstack- ի կամ Typeform- ի նման ձևի մատակարար, հնարավոր է ուղարկել այդ բոլոր տվյալները նաև փաստաթղթերը մշակելու համար.

Օրինակ ՝ հաճախորդի վրա աշխատելու գործընթացն իրականացնելիս հաճախորդը պետք է իր տվյալները մուտքագրի որևէ ձևի (կամ ինքնուրույն կատարի): Երբ Typeform- ում ավելացվում է նոր մուտք, դուք կարող եք ինքնաբերաբար գործարկել ցուցակի ցուցակը այդ հաճախորդի համար և բնակեցնել այն ձևի տվյալներով.

Դա կարելի է անել Զապիեի հիասքանչ ուժով, որի մասին ես կխոսեմ հաջորդը.

Գործընթացը փողոցային Pro Tips:

  • Գործընթաց Street- ի միջոցով դուք կարող եք վերամշակել փաստաթղթերը ինտերակտիվ ստուգաթերթերի մեջ յուրաքանչյուր գործադիր գործընթացի համար
  • Գրանցվեք Zapier- ի հետ `սկսելու ձեր ատելության աշխատանքը ավտոմատացնել, և այն կապել պրոցես փողոցին` հաջորդականությամբ առաջադրանքներ կատարելու համար

5. Զապիեր

Zapier- ը համատեղ ծրագրեր կապելու հարթակ է, այնպես որ կարող եք ավելի քիչ ժամանակ ծախսել համացանցի շուրջ տվյալների փոխանցման համար: Zapier- ի հետ դուք դրա փոխարեն պարզապես ավտոմատացնում եք.

Երկու ծրագիր կապելու համար պարզապես ստեղծեք կանոն, երբ ծրագրերը խոսում են միմյանց հետ.

Օրինակ:

  • Պատճենեք Google Drive- ի նոր ֆայլերը Dropbox- ի հատուկ թղթապանակում
  • Պահպանեք նոր Evernote հավելվածները Box- ում
  • Պահպանեք նոր Google Փաստաթղթեր OneDrive- ին

Կան մի շարք ուղիներ, որոնցով Zapier- ը կարող է օգնել ձեզ փաստաթղթային կառավարում ստանալ վերահսկողության տակ: Նույն կերպ ավելի հեշտ է ֆայլերը տեղափոխել ամպային պահեստավորման պրովայդերների միջև հոտավետ կամ Multcloud- ով, Zapier- ը կարող է ավտոմատացնել այդ առաջադրանքը, այնպես որ երբևէ հարկ չկա անհանգստանալ դրա մասին.

Zapier- ն թույլ է տալիս գրեթե բոլոր ծրագրերը ինտեգրվել և համաժամեցնել

Եկեք ասենք, որ նախընտրում եք օգտագործել Dropbox- ը, մինչ ձեր գործընկերները պնդում են Google Drive- ը օգտագործելը: Պարզապես ստեղծեք զապ, որը համաժամեցնում է ձեզ հետ եղած ամեն ինչ ՝ Dropbox- ի հատուկ թղթապանակում, որը համաժամեցման ավարտի մասին ձեզ տեղեկացնում է Slack- ին:.

Վա !յ: Ոչ մի ջանք!


© Cloudward.net

Ստուգեք Zapier- ի ինտեգրացիաների ցանկը `հավելյալ թվով ծրագրերի համար, որոնք կապում են միասին: Երբեմն ես օգտագործում եմ գրացուցակ պարզապես զով նոր գործիքներ գտնելու համար.

Zapier Pro Tips:

  • Կարգավորեք ցանցի արձագանքման ինտեգրումը (օրինակ ՝ ֆայլ վերբեռնեք Dropbox- ում -> Պատճենեք այն OneDrive- ին -> Ուղարկել էլ -> Տեղեկացնել Slack- ում), օգտագործելով Zapier- ի նոր բազմամակարդակ zap հնարավորությունը
  • Պահպանեք բոլոր ֆայլերի գլխավոր գրացուցակը ամենուր ՝ առանց odesk կամ Multcloud օգտագործելու, բոլոր տեղերից զապ պատճենող ֆայլերի պատճենները տեղադրելով մեկ սերվերի մեջ

Ամպային ծրագրերի մասին հավելյալ հոդվածների համար, ներառյալ հիանալի ակնարկներ և համեմատություններ, ստուգեք Cloudward բլոգի մնացած մասը.

Սա Բենջամին Բրանդալի հյուրերի ներդրումն էր: Բենջամինը Գրող է Փրոթեր Սթրիթում: Գտեք նրան Twitter- ում այստեղ.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map