Cloudwards展示:17个工作流自动化专业提示

未来是云计算,它将变得很棒!但是,未来几乎到了,因为到2015年中期,超过77%的企业已经采用了云计算.


因此,工作流自动化比以往任何时候都更加重要。而且,显而易见的趋势是,大多数企业都对软件即服务(SaaS)应用程序开发了特殊的喜好,例如:

  • Google Apps
  • 销售队伍
  • Zendesk

企业必须减少重复执行管理任务的时间,而应专注于提高效率的策略。通过集成SaaS应用程序实现工作流程自动化,可以轻松实现此目标.

此外,借助自动化,应用之间通过API相互通信不会出现人为错误,并且它们之间的数据流是无缝的.

因此,由于减少了纠正人为错误的支出,企业还可以节省成本。生活就是节省时间,因此,让我们立即了解工作流自动化的17个创新技巧.

我更喜欢关注技巧,这些技巧将帮助您利用IFTTT和Zapier等自动化工具,这些工具使在一个应用程序中触发操作更加容易-由于其他应用程序中触发了某些事件.

1.使用Zapier将Salesforce潜在客户集成到Mailchimp中

Zapier可以设置触发器和操作之间的交互,以实现各种用途,从电子邮件自动化到社交媒体帐户管理. 

这种情况的理想示例是设置一个“ zap”(触发和操作的规则),该“ zap”将识别包含视频的电子邮件,并将这些媒体文件直接保存到Dropbox等云服务中。.

我曾经在一个客户的Salesforce系统上进行了大量研究,发现了一种集成Salesforce和Mailchimp的方法,可以自动导入新的Salesforce线索-作为客户MailChimp列表的订阅者.

为什么需要实施此技巧?

通过使用MailChimp的内置Salesforce集成功能,可以将Salesforce的联系人或潜在客户作为订阅者从Salesforce导入到MailChimp列表中-适用于经理级和更高级别的用户.

但是,每次使用新记录或销售线索更新Salesforce时,都需要重复此过程。最好一次将线索导入Mailchimp,然后使用Zapier自动将新Salesforce线索插入Mailchimp的过程.

企业可以创建zaps,将新的Salesforce潜在客户导入Mailchimp,而忽略旧的.

该过程可以针对所有新潜在客户自动完成。将新潜在客户添加到Salesforce后,Zapier会将其作为订户集成到MailChimp的列表中.

2.自动化文件管理

如果需要将多个文件下载或上载到特定的文件存储服务,则处理数据可能会变得乏味。企业每天可以接收来自客户的数据;应该上传到一个地方,可能会很麻烦.

而且,如果您还必须更改存储提供商,那么下载然后将数据传输到新提供商的麻烦就更加严重了。.

因此,至关重要的是,企业通过创建zap或使用Zapier中易于使用的zap来自动化文件管理任务.

例如,从Google云端硬盘迁移到Dropbox时,企业可以通过单击选项“使用此快捷方式”来使用以下任一已准备好的快捷方式,如下所示:


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遵循类似的思路,可以使用其他快捷方式在不同的文件存储提供程序之间移动文件,例如:

  • 盒子–> 投寄箱
  • 盒子–> 一个驱动器
  • Wufoo –> 投寄箱

您甚至可以使用zap上传新数据文件 Google云端硬碟 -基于Wufoo形式的条目.

3.利用多步骤Zaps

上面的两个技巧指示了如何使用高功能的zap,设置触发器和相应的动作。我最近开始使用Zapier提供的一项新功能:多步骤zaps。顾名思义,您可以在不同的应用中设置多个操作-对于同一触发器.

我一直对多步骤zap感到完全敬畏,因为我一直想着一次自动执行多个步骤,而不是浪费时间设置单个zap,从而节省了多少时间业务.

此外,创建多个快捷方式的过程类似于制作单个快捷方式,不同之处在于每个操作项的最后一步可以根据需要连续进行多次。.

或者,您可以创建一个新的zap,设置触发器和操作,然后将其与另一个zap结合在一起。.

在这样的快捷方式中,数据从上到下流动,类似于瀑布。而且,您可以使用来自特定步骤的数据,同时在以下任何步骤中触发操作.

这种突破的理想示例是企业将来自不同应用程序源的数据(包括来自电子邮件和表单的客户信息)整合到单个Google电子表格或CRM工具(例如Salesforce)中.

您可以使用多步骤快速设置来设置更复杂的工作流程。作为示例,让我们考虑使用多步快速创建的工作流程-Typeforms.

将触发器设置为从其表单工具收到的任何响应。触发响应后,它将激活第一个操作,从而将响应记录在Google电子表格中.

4.将If,That,Then,This与Google云端硬盘集成

IFTTT(If,That,Then,This)是又一个易于使用的工作流自动化工具,使企业可以相对简单地实现不同流程的自动化.

它可以用来连接各种应用程序,以提高生产力,同时执行诸如跟踪公司预算,快速检查所有员工任务等任务.

使用IFTTT的一种有效方法是将其与Google云端硬盘集成。许多IFTTT食谱都可以帮助您从Google云端硬盘中获得更多收益,因为两者的融合非常顺利.

您可以将IFTTT链接到Twitter商业帐户页面,并创建所有已发布推文的存档。您可以使用Google Spreadsheet将存档文件存储在Google云端硬盘中,以快速查看该公司在Twitter上发布的所有社交媒体内容.

也可以将答复和转推添加到同一档案中。要开始使用IFTTT配方,只需执行以下步骤:

  • 登录到您的IFTTT帐户
  • 将IFTTT帐户与Twitter和Google云端硬盘帐户关联


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  • 登录到您的IFTTT帐户后,点击IFTTT提示链接上的“添加”


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一旦您的企业允许IFTTT访问相应的应用程序(在这种情况下为Google云端硬盘),便会设置易于使用的配方以供快速使用。如果企业需要转移数据存储服务,则还可以集成Dropbox和Google云端硬盘以从其中任何一个发送新文件.

甚至可以使用已发布的食谱以类似方式将上传到社交媒体页面的照片备份到Google云端硬盘上.

5.在松弛状态下设置自动及时提醒

Slack通过Slack渠道帮助维持团队或团队环境中的无缝通信.

请考虑以下情形:企业为某些事件向员工发送电子邮件提醒,例如:

  • 每月项目会议
  • 定期时间填充任务
  • 团队合作活动

以及其他需要一群人参与或贡献的活动。与手动发送电子邮件相比,向在Google日历中接受特定活动的所有人发送提醒相对容易.

因此,本技巧涉及将Google日历与Slack集成以及时提醒.


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有一个现成的IFTTT食谱,其中指出:“在日历事件开始之前,向Slack频道发布提醒。”您可以允许访问Google日历和Slack来设置此集成.

这样,您可以确保Slack频道中的每个成员都会在Google日历活动开始之前收到提醒.

Slack渠道中的此类自动提醒功能可帮助企业确保更多地参与各种活动,而不会浪费时间发送提醒.

6.通过Trello的待办事项清单自动创建事件

在线项目管理和协作工具Trello涉及“ Trello卡”的使用。这些卡是任务的不同团队成员必须在规定的期限内完成,如卡的到期日期所示. 

使用Trello日历,您可以设置到期日提醒,但此类提醒仅适用于分配给特定员工的卡.

现在,存在员工可能错过最后期限的风险。因此,必须将有时限的任务与Google日历进行同步,因为很容易错过任务或提醒.

因此,您需要为团队使用另一个有用的日历应用程序,例如,您可以将Trello的待办事项列表与Google日历一起使用,以处理到期日的任务.

您可以将预制的zap与Zapier结合使用,以从Trello卡创建Google日历事件.

但是,即使企业不使用Zapier,它仍然可以实现此功能,只需在Trello和Google日历中进行一些简单的设置更改即可-以帮助连接它们.

以下是使Trello卡到期日显示在Google日历中的步骤:

  • 首先打开Trello卡,方法是单击该卡,然后单击右侧的“到期日期”.
  • 通过单击迷你日历底部的“启用日历加电”,确保Trello的内置日历处于活动状态.


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  • 然后点击“ Power-Ups”,它出现在帐户信息中心的Trello菜单的右侧.


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  • 请务必点击“启用”,然后单击设置图标以激活iCalendar,然后复制生成的网络链接,这一点很重要.
  • 这是一个网络链接示例,可帮助将Trello的日历连接到Google的日历.


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  • 登录您的Google日历帐户后,单击下拉箭头,该箭头显示在左侧“其他日历”旁边,然后选择“按网址添加”.


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  • 您已从Trello复制的iCalendar网络链接需要粘贴到此处
  • 然后点击“添加日历”即可!

稍后,Trello的日历将导入到Google的日历中,并开始出现在右侧栏中的“其他日历”标题下.

最终,到期日期的Trello卡将显示为日历事件.

7.在Evernote Notes中将Google云端硬盘文件与缩略图预览集成

今年早些时候开辟了一种新的可能性,即为印象笔记中捕获的想法提供更多背景.


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现在,您可以将Google云端硬盘文件作为增强的可点击链接或显示与文件相关的信息的对象添加到Evernote中,例如:

  • 文件名
  • 文件类型
  • 最后修改日期

但是,目前只有Android版Evernote和Chrome上的Evernote Web版(测试版)才支持Google云端硬盘文件。此自动化功能的典型用法是将预算注释(在Evernote中)与特定的财务报表文件或发票关联Google云端硬碟.

要设置Google云端硬盘和Evernote之间的集成,只需执行以下步骤:

  • 通过首选设备登录您的Evernote和Google云端硬盘帐户
  • 从Evernote的编辑工具栏中选择Google云端硬盘的图标以附加所选文件
  • 将会出现“连接到Google云端硬盘”通知
  • 单击该图标后,它会寻求Evernote的许可来访问云端硬盘文件,并且需要一次性身份验证
  • 将Google云端硬盘链接文件复制/粘贴到Evernote中时,也会出现类似的提示
  • 无论哪种情况,当选择“连接”选项时,都将授予Google云端硬盘访问权限,以供以后进行所有尝试访问

对于尚不支持Evernote-Google Drive集成的平台,文件将在Evernote中以纯文本链接形式显示。实际上,添加到表格或项目符号列表中的Google云端硬盘文件链接将显示为纯文本链接.

8.通过分配与Asana的副本来跨团队克隆任务

Asana是一个成功的项目管理和待办事项清单工具,它可以通过保持一些高级权限(例如经理)来帮助人们将任务分配给团队并对其进行跟进.

您可以使用重复命令来克隆分配给不同项目中团队成员的任务.


©Asana

但是,如果有多个成员修改工作流程,则可能会删除或覆盖一些重要的内容。为了解决这个问题,Asana可以通过在一个秘密项目中分配副本而无需使用重复命令,从而跨多个团队克隆任务。.

作为项目的经理或管理员,您可以为其他项目团队创建与其他现有任务相同的模板.

您可以通过单击人员图标将任务副本分配给团队成员。只需输入多个名称进行复制,然后将单个任务分配给团队中的多个人,即可完成相同操作.

附加副本后,将执行该活动的Asana用户添加为该任务的关注者。在项目中,此类事件很可能由经理或高级管理人员执行,然后他们可以及时了解这些任务的进度.

9.利用Salesforce的中奖机会创建QuickBooks发票

基于社区的自动化工具Workato具有出色的应用程序集成配方,可实现某些自动化任务.

例如,我已经成功安装了现成的Workato配方,用于将Salesforce系统中的“中标”机会转移到Quickbooks的会计软件中,作为客户的发票.

您只需单击“安装”即可创建配方的副本,如下所示.


©Salesforce

根据项目的需求,企业可以配置此配方并启动自动化过程。 Salesforce和QuickBooks之间的集成可确保以下各项:

  • 如果QuickBooks中没有客户,则此食谱搜索Salesforce联系人并创建客户
  • 如果业务机会没有订单项,则它将创建一个包含一行的QuickBooks发票,并相应地更新Salesforce
  • 如果Salesforce机会包含项目,则它将在QuickBooks中创建带有相应行项目的发票(如果尚不存在)

10.将Trello与Slack集成以实现自动消息传递

整合Trello和Slack可以使您的业务相对轻松;如果您将第一个用作项目管理工具,将第二个用作沟通工具.

Trello-Slack集成可确保Trello卡中的每个活动都作为通知更新发送到相关的Slack频道。您可以按照以下步骤在Slack中自动进行Trello相关活动的消息流:

  • 登录到Slack后,单击菜单选项


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  • 选择“应用程序 & 集成”选项,这将打开一个新页面,其中包含Slack可以集成的所有应用


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  • 出现提示,要求Trello进行身份验证,并选择将显示更新的Slack频道
  • 可以使用现有的Slack频道或创建一个新频道
  • 然后,企业可以添加Trello并确定Slack接收哪些事件和董事会通知

最好的部分是,您可以通过简单地添加另一个Trello集成,将多个Trello板与Slack集成在一起。而且,甚至有可能从Slack中删除Trello集成.

11.自动将电子邮件转换为Trello卡

使用Trello,目标是适当地管理任务和待办事项。但是,几封电子邮件可能包含有关不同工作的详细信息.

因此,与其为每一封收到的电子邮件创建卡片,不如将电子邮件转换为卡片的过程自动化是更有意义的,这可在Trello的板上进行。这样做,请按照下列步骤操作:

  • 登录Trello,然后点击“电子邮件到面板设置”,该信息显示在面板右侧的侧边栏中.


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  •  将会显示一个完全唯一的Trello开发板电子邮件地址,该地址必须复制并添加到电子邮件帐户中
  • 电子邮件将从该唯一地址转换为卡
  • 收到作为任务的电子邮件后,需要将其手动发送到董事会的唯一电子邮件地址
  • 尽管大多数设置过程都是一次性活动,但是每次将电子邮件转换为卡片时都必须重复执行最后一步

另外,您可以将Zapier及其现成的zaps用于同一自动化过程.

您可以使用以下三个快捷方式中的任何一个:

  • 通过添加特定标签,从新的Gmail电子邮件中创建Trello卡
  • 从收件箱或文件夹中的新Office 365电子邮件创建Trello卡
  • 创建新的Trello卡,包括在抄送中的Zapier电子邮件地址,同时使用密件抄送Zapier发送新电子邮件

12.使用Evernote通过LinkedIn信息将名片数字化

与新客户和潜在业务客户会面是任何公司中所有销售和营销人员的常规活动。除了快速记下会议讨论内容外,还可以对客户的名片拍照.

印象笔记卡
©othree

而且,如果您使用Evernote相机拍摄照片,则照片将自动保存到Evernote。因此,有可能避免使用其他相机,以后再将照片保存到Evernote,这可能是繁琐的工作.

此外,Evernote将从卡中获取文字并在LinkedIn上搜索业务联系人,并从其个人资料中找到相关信息。.

来自LinkedIn的业务联系人的详细信息也会与存储在Evernote中的常规联系人详细信息一起显示,尤其是在使用Pro帐户的情况下。毫无疑问,向Evernote添加有关潜在客户的更多详细信息总是有帮助的.

13.使用Asana设计业务团队的快速反馈流程

使用Asana,大多数企业更关心将任务分配给团队成员并跟踪他们直到完成.

但是,通过改进工作方式来帮助推进项目的另一个重要方面是团队成员的快速反馈.

可能会有由不同项目举行的定期反馈会议或会议,但是有条理地跟踪所有改进建议和想法是有意义的,不同团队成员在一段时间内共享.

大型团体可能有很多想法,不可能全部记住它们。因此,最好的方法是让团队成员选择最好的想法,然后业务只需要仔细选择建议列表即可.

项目经理还可以在Asana中创建一个标记为“反馈”或“想法”的项目。而且,每次团队成员有建议时,他或她都可以将其添加为该项目的任务。然后,所有其他团队成员都可以通过选择自己的内心,喜欢他们认为很棒的想法.

这样,项目经理或相关机构可以了解需要关注的即时任务并进行处理

14.减少确定合格潜在客户的时间

对于企业而言,选择高预算的CRM工具(例如Salesforce)可能会非常昂贵。但是,很难不错过这种优质工具所提供的功能和技巧,尤其是在从企业可能获得的大量销售中寻找合格的销售线索时.

因此,可以使用负担得起的CRM系统,例如Nimble。 Zapier可通过与多个潜在客户生成应用程序集成来帮助扩展其功能,其中包括:

  • MailChimp
  • 邮箱
  • 领英

另外,可以实施许多快捷方式来从此类应用程序中获取潜在客户,并将其导入社交连接的CRM Nimble中,从而可以轻松找到潜在客户的相应社交资料;可能为销售团队揭示重要信息.

因此,使用Zapier将Nimble与生成潜在客户的不同应用程序集成在一起,可以潜在地减少收集有关他们的信息所花费的时间.

例如,可以将以下预制的Zap用于Nimble:

  • 从MailChimp订户创建灵活的联系人.
  • 从FullContact中的新名片上传创建灵活联系人.
  • 从Wufoo创建灵活的联系人.

15.通过Instagram在Twitter上发布全尺寸图像

社交媒体营销无疑已经改变了这些天企业与客户接触的方式.

我已经处理了几个客户帐户,这些帐户要求我在他们的社交媒体资料上定期发布更新,尤其是图片。将图片完整显示在Facebook和Instagram上很容易.

但是,每当我尝试对Instagram更新的任何帖子进行社交媒体集成时,相应的图像都会在Twitter上显示为链接。.

当我使用IFTTT集成企业的Twitter和Instagram帐户时,突然变得可以在客户的Twitter feed中获得完整的图像视图。是的,只需在Instagram帐户上发布照片,以下IFTTT食谱就可以确保在Twitter上完整显示图片:

将您的Instagram照片分享为本地Twitter图片.

16.使用Azuqua Workflow Automator集成Zendesk

Azuqua是另一个SaaS应用程序集成工具,对于希望在不同点实现工作流流程自动化的企业来说至关重要。.

它提供了Zendesk FLO包,它由多个FLO组成(这些类似于IFTTT配方和Zapier zaps),Zendesk可以与许多其他应用程序集成.

因此,一旦在公司的Twitter页面上发布了任何负面反馈或推文,就可以使用FLO包向企业的支持代表发送即时警报。为此功能存在一个预先构建的FLO.


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使用该预构建的FLO(如上所示),可以监视您的Twitter帐户中的指定关键字。但是,您首先需要配置Twitter帐户:


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从特定用户名中识别出的任何否定推文,或与关键字相关的否定推文,都会导致电子邮件通知发送给支持代表.

17.保存重要的Gmail附件以在Evernote中进行访问

在很多情况下,企业中的员工会遇到重要的电子邮件及其附件,他们需要更多的时间阅读这些附件,因为其中可能包含有价值的信息,需要仔细检查.

而且,与其让员工多次访问其Gmail帐户,不如为他们提供工作流程自动化黑客技术,该技术可以保存电子邮件及其附件以供以后访问.

因此,电子邮件及其附件可以作为新笔记存储在Evernote中。您只需要标记相应的电子邮件;必须稍后使用“星号”访问.

下面的IFTTT食谱将通过寻求将两者连接的权限来帮助集成Gmail和Evernote:


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使用Evernote的免费帐户时,它将询问您希望IFTTT能够访问多少时间。获得授权后,IFTTT配方会询问已加星标的电子邮件的保存位置.


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点击“添加”后,该配方即会创建并可供进一步使用.

综上所述…

这17个技巧来自:

  • 个人经验
  • 与不同的客户合作
  • 帮助工作流程自动化.

我希望它们能以各种方式证明有用,而与行业使用它们无关。有了这么多可用的工作流自动化工具,可以通过易于访问的触发器和操作或通过定制相同的工具来最佳地使用它们.

归根结底,所有组织都希望通过自动化繁琐的任务来节省时间。而且,节省的时间可以花在更富有成效的任务上,这些任务需要手动输入,例如制定战略和决策.

如果您在公司中使用了任何工作流程自动化解决方法,请在下面的评论部分中分享这些宝贵的经验。即使您还没有,也可以随时评论此处提到的提示,并感谢您阅读!

Kim Martin Administrator
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