OneDrive за бизнес преглед

OneDrive for Business е добра, достъпна опция за EFSS за малки и средни предприятия, които искат пълна интеграция в Office Online, но не искат да плащат твърде много. Вижте нашия пълен преглед на OneDrive Business за всички подробности.

Microsoft произвежда популярен софтуер от десетилетия, включително софтуер за производителност за собствениците на бизнес. Тази тенденция продължава и със своята услуга OneDrive for Business Microsoft реши да вземе част от облачния пазар, насочена към бизнес потребителите. В този преглед на OneDrive for Business ще го анализираме и ще ви кажем защо е един от най-добрите доставчици на EFSS.

OneDrive for Business, подобно на потребителската версия (за която можете да прочетете в нашия преглед на OneDrive), е интегриран с Office Online, което го прави една от най-добрите услуги за подобряване на онлайн сътрудничеството. На всичкото отгоре това е невероятно достъпно, което е добре дошло в софтуера за производителност на Microsoft през последните години. 

Има обаче няколко недостатъка. Липсва поддръжка по имейл, отчетите не работят правилно, търсенето в уеб клиента е неприятно, а настолния клиент не работи в Linux. Освен това няма синхронизиране на ниво блок, но това е тенденцията при инструментите на EFSS.

Придържайте се към нас, за да научите повече за възходящите и минусовите страни, които ще ви помогнат да решите дали това е най-подходящият инструмент за съхранение в облак за вашите бизнес нужди.

Силни & Слабости

Алтернативи за OneDrive за бизнес

Ценообразуване

OneDrive for Business предлага седем плана, от които можете да избирате, така че няма да страдате от лоша гъвкавост на плана. Това каза, че намирането на подходящ план може да е трудно, тъй като Microsoft има отделни набори от цени за OneDrive за бизнес и Office 365 Бизнес планове.

Страницата OneDrive for Business показва план, наречен Office 365 Business Premium, който струва $ 150 на година и осигурява Office 365. Въпреки това има малко по-евтин бизнес план, Office 365 ProPlus, който включва Office 365, но не включва имейл от бизнес клас хостинг, Exchange, SharePoint, Microsoft Teams и Yammer.

OneDrive за бизнес цени

OneDrive за бизнес план Едно и две изискват да плащате на година. Първата е 60 долара на година и ви осигурява 1TB място за съхранение на потребител. Освен това, той ви позволява също да качвате файлове с размер до 15 GB, както и да създавате и редактирате Word, PowerPoint, Excel и OneNote документи, използвайки Office Online.

План втори е 120 долара годишно и той осигурява всички предимства на първия план, заедно с разширено предотвратяване на загубата на данни и неограничено пространство за съхранение. 

Планът за Office 365 Business Premium ви осигурява 1 TB на потребител, но включва всичко от предишните планове и добавя Office 365 и други приложения на Microsoft, като Exchange, SharePoint, Teams и Yammer. 

Плюс това, получавате ви хостинг за електронна поща в бизнес класа, настолни версии на офис приложения, една поддръжка на лиценз за до пет компютъра, пет телефона и пет таблета на лиценз и неограничена HD видеоконферентна среща за до 250 души. Плюс това можете да имате до 300 потребители. Това е 15,00 долара на месец на потребител или 150 долара, ако решите да платите за година по-рано.

Ако имате нужда само от Office 365, без допълнителни приложения и хостинг на бизнес имейли, можете да спестите малко, като се абонирате за план на Office 365 ProPlus за 144 долара годишно на потребител. Той също така осигурява 1TB съхранение на OneDrive EFSS на потребител и можете да имате неограничени потребители (като всички следващи планове). 

Ако обаче не се нуждаете от Office 365, но се нуждаете от приложения, като Teams и Yammer, и хостинг на имейли с персонализиран имейл адрес, можете да отидете с план на Office 365 E1, който е $ 86 на година на потребител. Този план ви осигурява също 1TB съхранение на OneDrive EFSS на потребител и до 50GB в пощенската кутия.

Планът за Office 365 E3 съчетава това, което предоставят и предишните планове, повишава пространството на пощенската кутия до 100 GB и предоставя настолни версии на приложенията на Office. Той също така предлага eDiscovery, което помага за доставяне на информация, използвана за правни дела и предоставя възможност за определяне на ръчни класификации и ръчни политики за задържане и изтриване..

Последният план, Office 365 E5, добавя разширени възможности за сигурност, аналитичност и гласови възможности към функциите на предишния план. 

Включва и сигурността на облачното приложение на Office 365; аудио конференции; автоматична класификация, интелигентен импорт и други с разширено управление на данните; и напреднали лични и организационни анализи с MyAnalytics. Всичко, което ще ви върне 420 долара годишно на потребител.

OneDrive за ограничаване на бизнеса

Неограниченото съхранение във всеки план изисква да имате пет или повече потребители. В противен случай тя по подразбиране е 1TB на потребител. Ако имате петима или повече потребители, първоначално получавате 1TB на потребител, но администраторите могат да го повишат до 5TB на потребител. 

След като го използвате, трябва да поискате допълнително съхранение, като се свържете с поддръжката на Microsoft. Можете да получите до 25TB на потребител място за съхранение на OneDrive for Business. Отвъд това можете да получите 25TB допълнително място за съхранение чрез екипните сайтове на SharePoint за отделни потребители. Това не е вярно неограничено място за съхранение, но поне Microsoft е на преден план за това.

OneDrive for Business като цяло е по-евтин от по-голямата част от конкуренцията и потребителите му получават отделно разпределение за съхранение. Това е огромно, като се има предвид, че с много други услуги, включително Dropbox, потребителите споделят пространство. Това каза, плановете с по-висока цена включват Office 365, така че стойността им ще зависи от това колко ви е необходим пакетът от приложения за Office.

Потребителски опит

Въпреки че OneDrive е услуга на Microsoft, тя е достъпна за Windows и macOS, което дава възможност на служителите ви да използват устройство, което предпочитат. Не е изненада обаче, че не поддържа Linux.

След като инсталирате настолния клиент, OneDrive създава специална папка за синхронизиране. Файловете, които поставяте в тази папка, ще се съхраняват както на вашия твърд диск, така и в облака. Това ви позволява да синхронизирате файлове в почти реално време на устройства, независимо дали те принадлежат на вас или на вашите съотборници. Ще поговорим повече за синхронизирането в раздел по-долу.

В допълнение към папката за синхронизиране, клиентът на работния плот се състои от икона на системна област. Когато щракнете върху тази икона, над нея ще се появи атрактивен и ясен прозорец. Прозорецът показва скорошните ви файлове и ви позволява да получите достъп до настройките, да отворите папката за синхронизиране и да стартирате уеб клиента.

OneDrive за бизнес уеб клиент

Уеб клиентът OneDrive е интуитивен и приятен, тъй като има достатъчно отрицателно пространство, а цветната схема улеснява забелязването на това, което ви трябва. 

Менюто отляво ви позволява да навигирате през приложението, докато лентата за търсене над него ви помага бързо да намерите необходимите данни. Тоест, ако е работил правилно. За нас търсенето не показва резултати през първите няколко часа на употреба.

Над търсенето можете да получите достъп до вашата библиотека от приложения на Microsoft. Централният прозорец показва вашите файлове в изглед на списък. Можете да изберете да сортирате файлове по различен начин или да ги показвате в „компактни“ или „решетъчни“ изгледи.

Има и връзка под менюто за навигация, наречена „Администратор на OneDrive“, която ви дава достъп до управление на потребителите, таксуване, поддръжка и подобни опции.

Ако трябва да извършите действия върху файлове или папки, можете да щракнете с десния бутон върху тях, да задържите курсора на мишката върху тях и да щракнете върху трите точки, които се появяват, или да изберете файл или папка и да използвате действията над централния прозорец. Харесва ни този универсален подход за извършване на действия. Освен това, горният десен ъгъл ви дава достъп до настройки и управление на вашия акаунт.

OneDrive за бизнес приложения

Мобилното изживяване е също толкова приятно, колкото и уеб преживяването, а мобилният клиент е още по-лесен за използване. Клиентът показва вашите файлове по подразбиране и трябва само да докоснете бутона „плюс“, за да качите файлове, да сканирате документ, да направите снимка и да добавите снимка, и да създадете папка, Word или документ на PowerPoint. Можете да навигирате в приложението с помощта на долната лента.

Управление на потребители

Преди да можете да използвате OneDrive за сътрудничество с други, трябва да добавите потребители от администраторския център на OneDrive.

Административният център ви предоставя интерфейсни карти, които можете да поръчате и управлявате според вашите предпочитания. Можете да премествате или изтривате съществуващи карти или да добавяте нови. Целият набор от карти е както следва:

• Софтуер на Office 365: ви позволява да инсталирате приложения на Office 365
• Таксуване: показва вашата платежна информация
• Обучение и ръководства: ви помага да научите повече за използването на OneDrive за бизнеса
• Управление на потребителите: позволява ви да нулирате паролите на потребителите, както и да добавяте, редактирате и премахвате акаунти
• Ролево базиран достъп за администратор: ви позволява да назначавате специализирани роли за администратор на потребителите
• Здравето на услугите: следи здравето на услугите на Office 365
• Отчети за активни потребители на Office 365: показва колко потребители са използвали поне едно приложение на Office
• Azure активна директория: осигурява достъп до общи задачи на Azure
• Домейни: управлява вашите домейни и следи състоянието им

Картата „базиран на роли достъп за администратор“ ви позволява да зададете три специализирани администраторски роли:

• Администратор на потребителски акаунт: може да създава и управлява потребители и групи, да променя паролите на потребителите, да следи услугата OneDrive и да управлява билети за поддръжка
• Администратор по сигурността: има пълен достъп за управление на конфигурацията на услуги, свързани със сигурността, включително идентичност и защита на информацията
• Администратор на Exchange Exchange: получава пълен достъп до Exchange Online и може да управлява получатели на поща, поток на пощата, съответствие на съобщенията и защита на пощата, като анти-спам и зловреден софтуер.

  

  Можете да зададете други роли, като изберете активен потребител в изгледа „управление на потребителя“ и кликнете върху „управление на ролите“. Страничната лента, която се появява отдясно, показва много роли, които можете да изберете, включително глобален администратор, администратор на услуги и глобален четец.

  

  Същият изглед ви позволява да добавяте нови потребители, което е ясно. Трябва да въведете основната информация на потребителя, да изберете дали да лицензирате потребителя или не, да зададете роля и да завършите.

  Ако лицензирате потребител, ще бъдете таксувани месечната или годишната тарифна ставка. Потребителите без лицензи имат достъп само до съдържание и не получават 1TB лично облачно хранилище. За да улесни управлението на потребителите и техните роли, OneDrive ви позволява да създавате групи и да им присвоявате потребители.

  

  Отчетите са друг важен аспект на управлението на потребителите. OneDrive ви предоставя доклади за използване, както и отчети за сигурност и съответствие. Въпреки това не видяхме информация за нашите файлове в OneDrive, въпреки че качихме файлове и генерирахме връзка за споделяне.

  

папка & Споделяне на файлове

Можете да използвате OneDrive for Business за споделяне на съдържание с вътрешни или външни сътрудници по имейл или чрез генериране на връзка, сочеща към папката или файла, който искате да споделите.

Опциите за сигурност за споделяне ви позволяват да зададете връзките, които да изтекат след определен брой дни, да ограничите достъпа на връзката до конкретни лица и да зададете пароли за достъп. Можете също да деактивирате редактирането и да ограничите връзката, така че тя да работи само с конкретна група. Това може да включва всеки с връзката, хора във вашата организация, хора със съществуващ достъп или конкретни хора.

Има и отделен изглед „споделяне“, който показва цялото съдържание, което сте споделили, и това, което другите са споделили с вас.

Sync

Синхронизирането или синхронизирането на устройства е основният механизъм на услугата за съхранение в облак, който спомага за онлайн сътрудничество. Синхронизирането позволява на вас и вашите съотборници достъп до едни и същи данни от различни устройства и преглед на редакциите на всеки друг в почти реално време. Това елиминира необходимостта да изпращате файлове по имейл или да ги прехвърляте чрез USB стикове или друг хардуер. 

Както вече споменахме, общият механизъм, който синхронизира центровете наоколо, е специална папка, която копира съдържание от облака на вашия твърд диск и обратно. Във всички останали аспекти тази папка е като всяка друга папка на файловата система.

OneDrive за синхронизация на бизнеса

Скоростите за синхронизиране на OneDrive за първоначално качване и изтегляне на файлове са подобни на тези, които виждаме с други услуги. Синхронирахме нашата тест папка с 1 GB цип само за минута повече от очакваното, като се има предвид скоростта на качване. Когато услугата понякога се прекъсва, когато правите промени в тези файлове.

Най-добрият начин да се справите с промените на файловете е да използвате функция, наречена „блокчейн синхронизация“, известна още като „диференциална синхронизация“. С синхронизиране на ниво блок в игра клиентът за настолни компютри ще синхронизира само части от файла, които се променят, а не целият файл. Резултатите са много по-бързи скорости на синхронизиране и намалена честотна лента.

В момента OneDrive използва само синхронизиране на ниво блок за файлове на Microsoft Office. Това е все още добре, като се има предвид, че много услуги на EFSS изобщо не използват синхронизиране на ниво блок. Microsoft има за цел да го подобри, тъй като според публикация в блог на Microsoft, синхронизирането на ниво блок ще бъде пуснато през първото тримесечие на 2023 г.. 

Ако не искате да чакате, Dropbox Business е добра услуга, която понастоящем осигурява синхронизиране на ниво блок. Можете да прочетете повече за Dropbox Business в нашия преглед на Dropbox Business.

В момента обаче OneDrive има чиста функция за синхронизация, която повечето други инструменти на EFSS не правят: способността да блокира синхронизирането на определени типове файлове. Използвайки го, можете например да предпазите важните отчети да не се съхраняват на твърдите дискове на служителите ви. По-важна функция обаче, която получавате с OneDrive for Business, е селективното синхронизиране.

Селективната синхронизация ви позволява да деактивирате синхронизирането за определени папки, което не позволява тяхното съхранение на вашия твърд диск. Това е полезно за бизнес потребителите, които използват лаптопи с твърди дискове с малък капацитет.

Инструменти за производителност

Инструментите, които повишават производителността, са там, където услугите на EFSS блестят. Интегрираните приложения помагат за повишаване на производителността, като ви позволяват да отваряте и редактирате файлове в облака от вътрешния уеб клиент, като използвате различни приложения. 

Разбира се, OneDrive for Business има много приложения на Microsoft отзад, които ви помагат да постигнете повишена производителност и повече. Основен сред тези приложения е, естествено, Microsoft Office.

Ако решите да се абонирате за един от плановете на Office 365, вашите служители ще могат да изтеглят и инсталират версии за настолни компютри на следните приложения:

• Word: програма за обработка на текст и създаване на документи
• Excel: програма за електронни таблици
• PowerPoint: презентационна програма
• Перспективи: конфигурируема платформа за електронна поща
• Достъп (само за компютър): система за управление на база данни
• Издател (само за компютър): приложение за публикуване на настолни компютри

Можете да инсталирате тези приложения на до пет устройства на потребител. Дори и да не се включите в план с Office 365, можете да отворите и редактирате документи на Office, като използвате Office Online, който е безплатен. Office Online включва Word, Excel, PowerPoint и OneNote. OneNote е приложение за водене на бележки, което направи най-добрите ни приложения за записване на бележки.

OneDrive for Business също така дава възможност на потребителите ви да интегрират безплатни и платени приложения на трети страни в облачното ви хранилище, стига тази функция да не е деактивирана в административния център. Това дава възможност на потребителите да работят с инструменти на трети страни, без да напускат уеб платформата OneDrive.

Библиотеката на приложенията е разделена на категории, като производителност, анализи и сътрудничество. Това улеснява намирането на приложения, които са ви необходими, но ако все още се мъчите да намерите правилното приложение, можете да го потърсите с помощта на лентата за търсене. Библиотеката има десетки приложения и сред тях са Trello, DocuSign, Salesforce и други.

Сигурност

Поставянето на вашите финансови данни или чувствителна интелектуална собственост в облака може да е обезпокояващо, още повече, ако използвате популярни услуги за съхранение в облака, като OneDrive. Поради това облачната сигурност става още по-важен фактор при вземането на решение за услуга.

OneDrive for Business криптира данни на ниво диск с помощта на BitLocker и на ниво файл, използвайки 256-битово AES криптиране. Шифроването кодира вашите данни, за да ги направи нечетливи без секретен ключ. Microsoft съхранява този ключ на отделен сървър в Azure Key Vault. Вашите данни също се съхраняват на сървърите на Azure и ако не сте запознати с тях, прочетете нашия преглед на Microsoft Azure.

Microsoft също използва TLS протокола, за да защити данните при транзит от вашите компютри до неговите центрове за данни. TLS е вид защитен тунел, който използва RSA 2048-битова защита за вашите данни. Можете да научите повече за това в нашата SSL срещу TLS кръга. Плюс това, неоторизирани връзки през HTTP не са позволени, но вместо това са пренасочени към HTTPS.

Кодирането по време на транзит и в покой обаче няма да ви помогне да се предпазите от атаки, които се възползват от слаби пароли, използвани от вашите служители. Това е възможно, защото слабите пароли са много по-податливи на пукнатини с груба сила, отколкото ключовете за криптиране. Поради тази причина ви предлагаме да създадете силна парола.

Друг съюзник в борбата ви за защита на вашите данни за вход е двуфакторното удостоверяване. По подразбиране не е активиран, но можете да го заявите като администратор. Когато е активирана, потребителите ще трябва да въвеждат специален код за защита, когато влизат от непозната машина, в допълнение към редовните си идентификационни данни.

За потребителите на малък бизнес препоръчваме да включите тази функция, защото това означава, че дори ако някой успее да открадне паролите на вашите потребители, тази информация няма да е достатъчна, за да влезете успешно в акаунта си в облачно хранилище.

OneDrive for Business ви позволява да зададете политика за създаване на парола за вашите служители, но единствените конфигурации са за изтичане на паролата. Няма начин да зададете изисквания за персонализирана парола. Трябва обаче паролите да са с дължина поне осем знака и трябва да имат три от следните: големи букви, малки букви, цифри и символи.

Плановете на Office 365 също ви осигуряват център за управление и контрол на сигурността, който предотвратява вирусите и други кибератаки да навредят на бизнеса ви. Ако атаката успее, обаче, има начин да възстановите вашите файлове. Плюс това, той има инструменти, които пазят информацията ви поверителна и защитена, и функцията за единичен вход.

В допълнение, вашите файлове на сървърите на Microsoft се отразяват на поне два различни региона на Azure, което смекчава всички щети, които природните бедствия биха могли да нанесат на един център за данни. Плюс това, само ограничен брой основни служители могат да получат достъп до центрове за данни. 

Microsoft също има отделни екипи от специалисти, които непрекъснато валидират методите за защита на своите центрове за данни. Ако искате да научите повече за подобни методи за сигурност, прочетете нашата статия за сигурността на центъра за данни.

поддържа

Можете да получите достъп до поддръжката от горния десен ъгъл на уеб клиента. Това ви позволява да търсите теми, но ако искате да влезете в портала за поддръжка, трябва да щракнете върху връзката „прочетете статията в браузъра“ в долната част. Това е объркващ и неинтуитивен начин за достъп до портала за поддръжка от уеб клиента.

Въпреки това, след като стигнете до портала за поддръжка, можете да търсите помощни статии с помощта на лентата за търсене или да преглеждате по категории теми като „започнете“, „синхронизирайте“, „файлове“ и „акаунт и съхранение“.

Библиотеката с статии има много статии, които са написани на стъпки и имат изображения, които да ви помогнат да следвате. Освен това има Център за обучение на Office 365, който ви помага да подобрите уменията си, като използвате видеоклипове, мамящи листове и различни съвети.

Ако не можете да намерите отговор на въпроса си в портала за поддръжка, можете да получите директна поддръжка от екипа за техническа поддръжка на OneDrive, като опишете проблема си и щракнете върху бутона „Вземете помощ“. Ще се покажат връзки към статията, но ако те не са полезни, под „обадете ми се“ можете да въведете телефонния си номер и да поискате обаждане.

Обратното обаждане ви спестява време, защото няма да задържите. Поддръжката по телефона е налична 24/7 и Microsoft дори ви позволява да знаете колко дълго можете да очаквате да чакате повикване. Получихме обратното си обаждане за по-малко от 14 минути, което е, което платформата ни информира да очакваме. Чатът на живо също е опция.

Поддръжката по имейл обаче не е, което е странно, тъй като това е стандартният канал за поддръжка за повечето решения на EFSS.

Има и активна общност на потребителите на OneDrive. Можете да създадете нова дискусия, за да получите помощ за проблема си, но можете също да търсите теми от предишни форуми, в случай че някой вече е предложил решение. Често питането на потребители и ИТ експерти е чудесен начин за намиране на иновативни решения на проблемите.

Присъдата

OneDrive for Business е една от най-популярните услуги на EFSS благодарение на ниската цена и отделно съхранение за всеки потребител, приятен интерфейс, интеграция с Microsoft Office и много приложения на трети страни и добра поддръжка.

Освен това можете да използвате функции, които блокират синхронизирането за определени файлове, да изберете само някои файлове, които да синхронизирате,

изпълнява широко потребителско и групово управление, което включва присвояване на потребителски роли. Освен това потребителското изживяване във всички платформи е приятно и лесно.

Има обаче недостатъци. Няма синхронизиране на ниво блок, но това е в действие. Друг недостатък е липсата на поддръжка на Linux, така че потребителите, които предпочитат пингвина, ще трябва да търсят другаде. Плюс това, не е лесно да получите достъп до портала за поддръжка, отчетите за употреба не се запълват с данни и опцията за търсене в уеб портала е бъг.

Това не са големи проблеми, но може да са в зависимост от вашия случай на употреба. Въпреки това като цяло OneDrive for Business е страхотна услуга. Дали обаче той отговаря на нуждите на вашия бизнес? Уведомете ни в коментарите по-долу. Благодаря ви за четенето.