Автоматичен преглед на работното място (Soonr)

Мощен корпоративен синхронизиране на файлове и доставчик на споделяния за фирми от всякакъв размер, които търсят повишена мобилност и по-добра сигурност, отколкото могат да предложат решения за синхронизиране на файлове и споделяне на потребителски клас.

Автоматичен преглед на работното място Обзор

Когато бизнесът нарасне до определен размер и първите служители започнат да се променят, традиционното решение за синхронизиране на файлове и споделяне на потребителски клас просто вече не намалява сборника. Докато Dropbox е идеалното място за фрийлансъри или малки агенции, които искат бързо да споделят файлове и папки с клиенти, той не отговаря на изискванията на много малки и средни предприятия, които имат под пет крила петима души и повече.

Разрастващият се бизнес трябва да гарантира, че най-чувствителните и поверителни досиета остават в пълния контрол на компанията. С инструментите за споделяне на файлове за потребителски клас това е – през повечето време – подход „почти или нищо“: след като се сподели папка, човекът, с когото е споделен, има пълен контрол върху съдържанието.

Файловете могат да бъдат изтривани случайно, да бъдат споделяни повторно с неоторизирани трети страни и служители или просто редактирани от грешни хора.

Решенията за синхронизиране и споделяне на корпоративно ниво, като Autotask Workplace Soonr, представени в този преглед, ви връщат обратно в мястото на водача. Няма значение дали контролирате IT-отдела на дадена компания или сте финансов директор на Fortune 500 предприятие или директор на цифрова маркетингова агенция.

Пазарът на решения за EFSS (синхронизиране и споделяне на файлови файлове на предприятието) стана много пренаселен и всеки пазарен играч има предимства и недостатъци, които трябва да се вземат предвид, преди да се потопите в изпращането на фирмени файлове в облака.

В този преглед на Autotask Workplace Soonr ще разберем за кого е този продукт, защо е полезен и ще обхване специфичните функции, функции и предимства. Така че можете да решите дали е полезно допълнение към арсенала за продуктивност на вашия бизнес.

За кого е Autotask Workplace Soonr?

Autotask Workplace / Soonr е решение за синхронизиране и споделяне на файлове (или съхранение в бизнес облак), което осигурява готови за предприятията сигурност и съвместна работа.

Какво означава това?

За разлика от конкурентите (като Dropbox и OneDrive), Autotask Workplace предлага интегрирано управление на мобилни документи (MDM) и сигурност на устройството. Администраторите могат да добавят или премахват служителите от достъп до облака Autotask, като се уверят, че данните остават под контрола на компанията, когато дадено устройство бъде загубено или откраднато – или служител напусне компанията.

Препоръчваме Autotask Workplace за SMBs с петима или повече служители, въпреки че в някои случаи може да има смисъл и с по-малко хора в екип, като агенция, която се занимава с много големи файлове (CAD, Photoshop или видео файлове). Autotask се приспособява към нуждите на бизнеса, което прави бързо добавяне или премахване на хора от практически споделена среда.

Ако очаквате AWP Soonr да бъде пълноценен софтуер за управление на проекти, помислете дали да търсите другаде, защото не е така. Въпреки че можете да добавяте коментари към файлове и папки, в тях липсва създаване на задачи и крайни срокове за проекти.

Ето по-подробно действителните функции и възможности на Autotask Workplace Soonr:

Силна сигурност

В днешния свят сигурността е по-важна от всякога заради хакери, кражби и загуба на данни.

1. Достъп по пътя към файлове и документи

Ако сте на път да се срещнете с клиенти или да присъствате на среща, уверете се, че всички необходими файлове са под ръка.

2. Споделяйте файлове сигурно с външни потребители

Изпращането на договори, презентации или електронни таблици на клиенти и колеги е често срещана практика в наши дни. Традиционният начин за изпращане на имейли е просто рискован и тромав.

3. Достъп до документи извън мрежата

Достъпът до документи, дори и да не сте в мрежата на компанията, понякога може да бъде труден.

4. Разчитайте на VPN или FTP за отдалечен достъп

VPN и FTP не са много удобни за потребителя и могат да бъдат ненадеждни, особено при работа с големи файлове.

планове & Ценообразуване

За да разберете защо цените на Autotask Workplace всъщност са доста добри, трябва да се потопите защо другите доставчици изглежда предлагат толкова повече хранилище, например Egnyte. По-голямата част от доставчиците с изключително щедра квота за съхранение поставят определени ограничения на: 

• размер на файла (варира от 2GB до 10GB)
• количество файлове които могат да бъдат синхронизирани (някои ограничения започват да стартират след 100K файлове, други след 3M в зависимост от плана) 
• версии на файлове (услугите, които предлагат много места за съхранение, обикновено отчитат файловите версии спрямо тази квота. Можете или да ограничите версиите, създадени от файл, който не е идеален, или да надстроите до много по-скъп план)

Сега Autotask Soonr може да е малко по-малък от стандартното включено количество за съхранение от 50 GB на потребител на месец, но те няма да ви ударят с гореспоменатите ограничения. Това се казва, ето плановете и цените за Autotask: 

И така, колко струва? 

Сега таблицата с цените ви дава доста прилична идея, но ви позволява да разгледате пример: 

Джош притежава агенция за дигитален маркетинг, той оперира малък екип от 6 души, така че включването му в него прави общо 7 души. Освен това те изпълняват Windows 2008 Server, където хостват важни файлове от фирмения облак. Тези файлове също трябва да бъдат синхронизирани. И така, колко „потребители“ или „лицензи“ трябва да закупи Джош? 

Джош трябва да закупи 7 + 1 лиценза (един допълнителен лиценз за сървъра). Ако иска всеки човек от екипа да може да създава и синхронизира проекти поотделно. 

8 x 13 $ = 107 $ на месец. 

Закупуването на 8 лиценза би му осигурило 450 GB общо хранилище. 

Сега всеки потребител би получил 50 GB място за съхранение, но Autotask позволява на потребителите да разпределят квотата за съхранение, така че Ан от счетоводството, което се нуждае само от 5 GB от нейните 50 GB, да преразпределя останалите 45GB на Джон, който се занимава с по-големи Photoshop и други медийни файлове. 

Въпреки че това ценообразуване не е най-лесното за разбиране, то със сигурност има много предимства, като се има предвид, че средният потребител се нуждае само от няколко гигабайтови места за синхронизиране. На теория Джош може дори да закупи по-малко лицензи, ако приеме съвместно използване на един акаунт за един отдел, например. 

Ако Джош се нуждае от повече място за съхранение, той може да закупи повече гигабайти на стъпки от 100 GB. 

Обслужваните индустрии

Много организации, които се интересуват от EFSS, идват от индустрии като:

• Здравеопазване
• строителство
• правен
• Финанси
• Организации с нестопанска цел
• реклама
• производство
• образование

В този преглед на Autotask Worplace ще разгледаме конкретни случаи, за да видим дали това конкретно решение отговаря на критериите за сигурност, особено при прехвърляне на чувствителни данни или когато е подложено на регулаторни ограничения, като HIPAA – където е необходима подробна пътечка за одит на достъп до файлове.

Autotask е основана през 2001 г. и се позиционира като компания за ИТ услуги, предлагайки цялостни решения за управление на ИТ бизнес като управление на крайни точки, системи за билети и наскоро синхронизиране на файлове и споделяне като самостоятелно решение. Те бяха придобити през 2014 г. от частната компания за акции, Vista Equity Partners.

Сега компанията се ръководи от изпълнителния директор Марк Катини.

Силни & Слабости

Синхронизиране на файлове и споделяне обяснено

Преди да се потопите първо в прегледа, нека обобщим накратко какво е синхронизиране и споделяне на файлове. Хората, запознати с Dropbox, Google Drive или OneDrive, може вече да имат неясна представа за това как работи FSS.

Доставчикът за синхронизиране и споделяне на файлове (известен също като облак или услуга за онлайн съхранение) прави фирмените данни достъпни за регистрирани устройства от всяко място, където е активиран интернет. Няма значение дали файловете и папките седят на сървър в помещенията на компанията или се намират в личен компютър.

Синхронизиране на файлове и споделяне на клиентски приставки във вашата текуща инфраструктура и позволява на всички членове на екипа и одобрени страни да имат достъп до локално съхранени файлове отвсякъде.

Клиентът качва информация на сървърите на доставчика по криптиран начин (в идеалния случай) и след това преразпределя тези файлове, където е инсталиран друг екземпляр на софтуера и са предоставени конкретни права. Това може да е на лаптоп, мобилно устройство или на друг сървър.

Вие избирате къде отиват файловете и кой може да има достъп до тях.

След като всички файлове се качат в облака, те могат да бъдат редактирани от екип и след това да бъдат синхронизирани двупосочно. Всички промени във файла ще бъдат незабавно видими на синхронизирани устройства.

Споделянето на файлове обикновено е разделено на две части:

1. Обществено споделяне на връзки и папки.
2. Сътрудничество за частен проект с членове на екипа.

Когато създавате обществени връзки, всеки, към който е изпратена, може да отвори файла, което е полезно за изпращане на големи файлове до клиенти. Решенията за споделяне на файлове в бизнес клас ви позволяват да зададете парола или срок на годност за обществени връзки, което ги прави по-защитени.

От друга страна, има връзки към проекти, използвани за сътрудничество по файлове и папки във виртуални стаи за данни с колеги. Споделените проекти изискват всеки участник да има лиценз за софтуер на EFSS. По принцип проектните дялове са по-гъвкави, което позволява на собственика на проекта да зададе специфични привилегии за достъп (като само за четене).

Доставчиците на софтуер на EFSS използват множество архитектурни типове, вариращи от подходи само в облак (Dropbox / Box), до частен облак (платформата е изцяло разположена в частен център за данни) или хибридни модели на облак (Egnyte / Autotask), където може да избере кои файлове отиват в облака и кои остават локални.

Сигурността играе основна роля в процеса на прехвърляне на файлове в облака и обратно към крайните точки. Ето защо започваме този преглед на Autotask Workplace с разбивка на техните концепции за сигурност.

Сигурност

Сигурността е основна грижа за бизнеса. Рисковете са твърде реални – всеки ден чуваме за нарушаване на организации (Target, Home Depot, Sears, Michaels и много други). Това често означава загуба на поверителна информация като социалноосигурителни номера, кредитни карти и данни за клиенти.

Предприятията трябва да се запитат какво влияние ще има дадено нарушение (вътрешно или външно) върху тях, клиентите, клиентите и долните редове.

Проучване за 2013 г. от Enterprise Strategy Group установи, че над 50% от предприятията и организациите са загрижени за загуба на данни или кражба поради успешна външна атака срещу доставчик на услуги на FSS, 48% се опасяват от рисковете от случайни нарушения на данни, причинени от служители, или случайно, или умишлено злоупотреба.

Autotask Workplace Soonr предоставя на компаниите множество защитни функции и сертификати. Целият хардуер е собственост и се управлява от Autotask и те предлагат на клиентите Geo-redundant, ниво 3, SSAE16 одитирани центрове за данни (два на регион). Техните центрове за данни се настройват с помощта на RAID6 и огледално, подкрепено с репликация.

Противно на облачните услуги за съхранение в облак, Autotask не разчита на споделена среда за хостинг, но използва модулни клъстеризирани сървърни ферми за балансиране на натоварването на услугите и мащабируемост..

Шифроването със сигурност е една от най-важните функции, които компаниите търсят, особено при преминаване от услуги за потребителски клас като OneDrive или Dropbox. Autotask Workplace криптира файлове по време на движение и в покой – използвайки 256-битово AES-криптиране.

За допълнително разделяне между екипи, потребители и файлове, има уникален въртящ се ключ за криптиране за всеки отделен файл. Нито един от ключовете не се съхранява в прозореца, вместо това се криптира с главен ключ и се установява връзка с удостоверяване на сървър, базиран на сертификат VeriSign.

Така че няма риск потребителският агент да си сътрудничи с всеки сървър, различен от Autotask Workplace Soonr. Една от силните страни на Autotask според нас е способността да контролира разрешенията за достъп и политиките за настройка на устройствата в глобален мащаб. Когато нов служител се присъедини към компанията, политиките могат да бъдат приложени автоматично към този потребител и да бъдат персонализирани допълнително, ако е необходимо.

предишен

Следващия

Ето списък на функции за администратор и сигурност, които могат да са от значение за дадена компания:

• Създавайте, редактирайте, деактивирайте и изтрийте членове, връзки, групи и други администратори
• Conjure AD за импортиране на потребители и групи
• Предайте на пълните членове правото да създават връзки
• Контролирайте способността на членовете да създават частни архиви
• Преглеждайте, присвоявайте и управлявайте квотите за съхранение сред членовете
• Задаване и налагане на правила за паролата
• Създаване на политики за сесия: използва се за контрол на жизнения цикъл на сесиите за вход
• Конфигурирайте мобилното устройство & политики за данни за достъп и използване
• Конфигурирайте политиките за одобрение на мобилни устройства и правилата за изтриване на устройството
• Изтрийте дистанционно специфични компютърни или мобилни устройства
• Конфигурирайте точките за интеграция с приложения на трети страни като Salesforce, Google Docs и Office 365

Това е само абстракт на защитните функции, предлагани от Autotask. Ако искате да научите повече, изтеглете информацията за сигурността им, където са изброени всички подробности. Макар и със сигурност впечатляващи, има и други доставчици (като Egnyte), които имат подобни концепции за сигурност.

Синхронизиране на файлове

Синхронизирането на файлове е процесът, при който един (или множество) файлове и папки са достъпни на редица устройства. В най-основния смисъл това се случва чрез прехвърляне на файлове и папки със семена в облака, откъдето при заявка ще бъдат разпределени към целевите крайни точки.

Основният механизъм за синхронизиране на файлове на Autotask Workplace работи подобно на потребителските решения за съхранение в облак: след като клиентът е инсталиран на целевата машина (това може да бъде настолен компютър, смартфон, лаптоп или сървър), на потребителя се предоставя папка, която работи като централен синхронизиращ център.

Синхронизиране на файлове през централната папка на устройство.

Autotask създава папка за синхронизация, в която могат да се добавят папки и файлове. Тези файлове се споделят на всички свързани устройства, но папките могат да бъдат изключени от синхронизиране, за да спестите място.

Отделните папки се синхронизират с всеки потребител, който проектът се споделя, без значение какво устройство се използва.

Поддържат се и мобилни устройства. Файловете могат да бъдат предпочитани за офлайн достъп.

предишен

Следващия

Всички файлове или папки, създадени в тази папка, се прехвърлят в облака на Autotask Workplace, така че те могат да бъдат разпространени в екип и други компютри, с които файлът или папката са споделени.

Противно на други доставчици на синхронизиране на файлове и споделяне, Autotask не ограничава количеството файлове или размерите на файловете, които могат да бъдат синхронизирани, което прави това решение идеално за компании и организации, които се занимават с големи файлове.

Видяхме това решение да работи добре с архитектурни фирми и медийни агенции, които често се нуждаят от разпространение на големи файлове в няколко компютъра, множество офиси и екипи.

Един от основните проблеми при работа със синхронизирани данни е какво всъщност се синхронизира с крайните точки.

Представете си компания с 20 служители, всички работещи от централизиран сървър с над 200GB файлове и папки. Сега, ако нов служител се присъедини към компанията, трябва ли да синхронизира всички тези данни с единствения си компютър? От една страна, това ще отнеме доста време, а също и бързо да запълни твърдия си диск.

Именно там влиза в действие „избирателната синхронизация“. Повечето потребителски решения за синхронизиране на файлове позволяват селективно синхронизиране на файлове СЛЕД Вкопаване в менюта и настройки, ако имате късмет, ще намерите опции за разглеждане до подпапки.

Това, което ни хареса в Autotask, е, че администраторите могат да определят как реагира клиентът, когато са налични нови проекти:

Когато се създават нови проекти, те могат автоматично да бъдат синхронизирани с лични устройства, но Autotask Workplace може да бъде зададено да пита, преди да направите нещо или ръчно да синхронизирате всичко. След това можете да разгледате ниво на подпапка за селективна синхронизация.

Защо е полезно селективното синхронизиране?

Помогнахме и работихме с няколко адвокатски кантори, които считат, че избирателната синхронизация е важна за ежедневната им работа: по всяко време те могат да работят едновременно с десетки досиета и техните сътрудници трябва да се придвижват бързо между съд и фирма.

Достъпът до досиетата по всяко време е изключително важен, но затворените файлове не са необходими. Ето защо те могат да бъдат „несинхронизирани“, което прави работата по-ефективна и ефикасна. Но ако е необходима справка от по-стар случай, служителите могат просто да синхронизират тези файлове обратно.

Едно важно нещо, което трябва да се отбележи е, че след като някой изтрие папка от папката за синхронизация, тя ще бъде изтрита от твърдия диск, обаче, Autotask Workplace Soonr все още запазва копие на тази папка в облака.

Файлове и папки могат да бъдат изтривани за постоянно само от уеб интерфейса.

Ако имате голямо количество файлове, които трябва да бъдат синхронизирани, Autotask използва функция, наречена LAN sync, при която файловете ще се синхронизират бързо на компютри, разположени в една и съща мрежа. Което помага за бързо стартиране на нови служители, като им предоставя достъп до важни файлове.

Споделяне на файлове

Споделянето на файлове е същността на всеки продукт за синхронизиране и споделяне на корпоративен файл. Тя дава възможност на компаниите да работят по по-ефективен начин, като разпространяват файлове на произволен брой хора. Фирмите, които се занимават с големи файлове, ще изпитат множество проблеми като:

• Как да изпращате големи файлове по имейл до клиенти
• Как да се уверите, че служителите на компанията работят с правилната версия на файл
• Как да управлявате актуализации за по-големи проекти, когато участват повече хора
• Как да управлявате големи проекти и файлове в три или повече офиса

Всички описани по-горе сценарии изискват споделяне на файлове. С Autotask Workplace има два основни начина за споделяне на файлове от проект:

Създаване на публична връзка

Създаването на обществена връзка за проект позволява споделяне на файл или папка с клиенти или колеги, които не са част от основния екип (което означава, че те нямат акаунт в Autotask Workplace).

Тази функция е създадена специално за изпращане на бърз файл или договор до клиенти по имейл. Автоматичното задаване не ограничава размера на файл или папка, така че всеки файл може да бъде изпратен. Тествахме това успешно с 5 GB сурови видео файлове и големи файлове Photoshop.

Когато създава обществена връзка, Autotask Soonr предоставя на потребителя множество опции за защита и дори позволява на клиентите възможността да качват или променят файлове от обществена връзка. Ако отметне квадратчето „Активиране на качване“, на клиента ще бъде представен интерфейс, който й позволява да вижда структурата на папките и да качва или изтегля файлове.

Публичните връзки могат да бъдат създадени така, че всеки с връзката да има достъп до файл или папка.

За да подобрите сигурността, изберете персонализирана парола за файл или папка, изберете колко пъти файл може да бъде изтеглен и изтрийте публичната връзка след определена дата. Публичните връзки могат да бъдат създадени от уеб интерфейса, в стандартната структура на файлове / папки на операционната система (чрез контекстното меню) или от мобилно приложение.

Една идеална функция, която не сме виждали в много други решения на EFSS, е възможността да конвертирате файл във формат PDF (това се отнася за презентации, документи, електронна таблица и дори Photoshop.psd файлове.)

Частна стая за споделяне

Можете също да споделите файл или папка с вашия екип (което означава, всички хора с лиценз AWP Soonr, които са свързани като членове на екипа). Ще разгледаме по-подробно тази функция в секцията „Сътрудничество“ на този преглед.

Достъп до файлове

За всяко предприятие доставчикът на EFSS трябва да внесе в таблицата различни типове достъп, за да може да се интегрира в работния процес на компанията и текущата йерархия на файловете..

Въпреки че в наши дни достъпът до интернет и мобилни устройства е сравнително стандартен, трябва да сте сигурни, че решението на EFSS също може да предложи интеграции за WebDAV или други протоколи. Определете кои видове достъп са от решаващо значение за вашата компания и след това изберете доставчик.

Autotask Workplace предоставя различни типове достъп до файлове:

Достъп до Интернет

Всеки файл или папка могат да бъдат достъпни чрез уеб панела, ако сте влезли със съответно потребителско име и парола.

Всъщност можете да управлявате цял екип чрез уеб интерфейса, като предоставяне или отмяна на права за достъп, изтриване, добавяне или промяна на файлове и преместване на файлове в подпапки. Търсене на файлове е достъпно, макар че търси само имена на файлове, което ограничава обхвата на търсенията.

Бихме искали да видим търсене на метаданни или маркиране на файлове.

Потребителите могат да визуализират файлове чрез уеб приложението и Autotask обработва добре много типове файлове. Бяхме малко тъжни, когато видяхме, че Photoshop файловете не могат да показват визуализиран визуализация и се надяваме да видим тази функция в бъдещи допълнения към софтуера.

Office, PDF и файлове с изображения се изобразяват добре, но тук няма изненада. За това ще го използват повечето корпорации.

Локален достъп чрез синхронизиране на файлове

Autotask може да синхронизира файлове с компютър от облака, така че те могат да бъдат редактирани, гледани или изтривани офлайн. Всеки променен файл или папка се качва в облака и ще стане видим за всички, с които папката или файла в момента се споделя.

Мобилен достъп

Всички синхронизирани файлове могат да бъдат достъпни чрез мобилно устройство. Чрез предпочитане, файловете могат да бъдат достъпни за офлайн редактиране на мобилен телефон и да бъдат качени / синхронизирани, след като е налична мрежова връзка.

Мобилното приложение Soonr Workplace за iOS и Android може да създаде ново:

• Scribble (пояснение)
• Документ (Word)
• Електронна таблица (Excel)
• Презентация (PowerPoint)
• Бележка (текст)
• снимка
• Видео

За да бъдете записани в облака Soonr и да се синхронизирате с всичките си устройства.

WebDAV

Ако имате нужда от достъп до лични облачни папки на компютър, но не искате или не можете да синхронизирате файлове локално, свържете се чрез протокол WebDAV, позволяващ връзка с Autotask Workplace Soonr като устройство.

Имайте предвид, че WebDAV е доста остарял протокол и не препоръчваме да го използвате в продуктивна бизнес среда.

Сътрудничество

Сътрудничеството е в основата на всеки софтуер за синхронизиране и споделяне на корпоративни файлове. Autotask Workplace Soonr не е изключение. Както се вижда в предишните глави, Autotask използва няколко метода за сътрудничество.

В тази глава ще се спрем на екипното сътрудничество. В главата „Споделяне на файлове“ видяхме как да си сътрудничим с външни хора чрез функцията „Споделяне на обществена връзка“.

Сега ще разгледаме по-отблизо сътрудничеството в рамките на една компания. Няма значение дали организацията има само един офис, където хората си сътрудничат в една и съща сграда или офис пространство, или ако служителите са разпределени на различни континенти.

За да започнете да споделяте проект, можете да изберете папка от компютър в синхронизираната папка чрез контекстното меню или чрез интернет или мобилен клиент. Функциите за контрол и защита са същите, независимо от метода.

Ако обаче даден проект се споделя чрез десктоп, трябва да предоставите достъп до тази папка с помощта на уеб интерфейса. Смятаме това за малко объркващо и бихме искали да видим безпроблемна интеграция на споделяне на проекти във всички точки за достъп.

Уеб споделянето дава мощни администраторски контрол над споделена папка, така че контролирането на кой вижда какво има в папката е много интуитивно. Можете да избирате между следните опции:

• Пълен достъп – поканен член на екипа може да направи практически всичко със съдържанието на папката.
• Създаване и промяна – поканен човек може да създава нови подпроекти и да променя файлове.
• Промени – потребителят може да променя файлове, но не и да създава нови папки.
• Само за четене – поканен потребител може да прочете съдържанието на папка, но да не напише нищо в нея.

Освен това, администраторът може да зададе дали поканеният потребител може да споделя повторно папки и да създава обществени връзки, което е деактивирано по подразбиране.

Тази характеристика е това, което отличава Autotask от други решения, като Dropbox, където той е изцяло или нищо. Да поканите потребители в папка означава да им дадете правото да я споделят повторно на когото искат.

Когато си сътрудничите с много потребители в рамките на един и същ проект, скоро става много трудно да се наблюдава кой в ​​момента редактира файл и да се определи каква е правилната версия. Следователно, черта, която ни хареса особено, беше заключването на файлове по време на процеса на редактиране.

След като файлът е заключен, никой от екипа не може да го редактира, докато администраторът не го отключи. Функцията за заключване осигурява яснота и спестява време при пресяване на файлове, дори по-хладни, файловете могат да бъдат заключени или от уеб интерфейса, или от настолното приложение.

Всички заключени файлове са маркирани със символ за заключване.

Ако някой в ​​екип запише или изтрие файл неправилно, функцията за версия на Autotask влиза в игра, тъй като съхранява неограничено количество версии на файлове за период от шест месеца.

Autotask Workplace има вградена система за коментиране, която позволява на потребителите да споделят мисли и доклади за състоянието, докато ги прикачват директно към проект или файл – известия за коментари могат да бъдат изпращани чрез имейл или текстово съобщение.

Един конкретен въпрос, който виждаме много, е:

Трябва ли да синхронизирам всичко, което имам, в облака?

Простият отговор е “не”. Когато се създаде проект, Autotask Workplace ще попита потребителя дали проектът трябва да бъде синхронизиран на всички компютри и устройства или не.

Освен това, потребителят може да контролира кои конкретни устройства ще бъдат синхронизирани в папка. Например, работите на три различни машини:

• Офис работна станция
• Бизнес компютър
• Личен лаптоп

Разбира се, прехвърлянето на бизнес файлове на личен лаптоп ще отнеме огромна такса на малкия твърд диск на компютъра, така че можете да избирате и избирате най-важните документи, които да носите на местно ниво – където селективното синхронизиране спестява деня.

Когато преглеждаме доставчик на EFSS, ние разглеждаме видовете и разнообразието от интеграции за редактиране на документи, тъй като големите корпорации се занимават с хиляди (ако не и стотици хиляди) документи. Ето защо предоставянето на мобилно редактиране и лесния достъп до тези документи е изключително важно за всяка законна EFSS услуга.

Autotask осигурява редактиране на файлове чрез уеб браузър и мобилното му приложение (повече за това в раздела „Мобилен достъп“). Можете да избирате между редактиране на документи чрез:

• Гугъл документи
• OneDrive
• Office 365

Или просто отворете приложение на личното си устройство. Редактирането на файлове се запазва и става незабавно видимо за всички членове на проекта. След като файл е запазен, се създава нова версия, сега можете да се върнете към всяко състояние на този файл през последните шест месеца.

Мобилен достъп

Мобилността е решаваща част от начина на работа на бизнеса в днешния свят.

Според изследователски доклад на ESNA, повече от 20% от телекомуникацията в световната работна сила, благодарение на мобилни устройства, като смартфони и таблети. Излишно е да казвам, че потребителите днес искат да носят със себе си всички критични файлове по всяко време.

Достъпът до презентация на PowerPoint на летището има много предимства. Промените могат да бъдат направени незабавно и да се синхронизират с глобален екип, тъй като търговците съвместно работят върху клиентска презентация, независимо къде в света се намират..

Autotask Workplace взима сериозно сигурността на управлението на мобилните устройства, представяйки безпрепятствено мобилно изживяване чрез своите приложения за Android, iOS и Blackberry. Потребителите имат достъп до споделени проекти, файлове и папки чрез мобилното приложение – сякаш се движат по същите файлове на настолен компютър.

Въпреки че мобилните приложения работят добре, на моменти ги открихме малко тромави и най-интересните функции обикновено са скрити от потребителския интерфейс. Но с практиката човек трябва да може да намери всички свързани инструменти за редактиране. Например, подчертаването или рисуването на нещо вътре в документ или презентация е лесно и интуитивно, както можете да видите на тази демонстрация:

Един от основните рискове, с които се сблъскват компаниите, когато дадено устройство бъде откраднато или изгубено, е излагането на важни данни на неоторизирани трети страни. Много от решенията на EFSS са въвели функцията „Remote Wipe“, при която администраторът може да изтрие всички свързани файлове дистанционно, без да се нуждае от достъп до физическото устройство.

Autotask не е изключение. В административния панел просто изберете устройството, което искате да изтриете и то вече няма да има достъп до споделени и синхронизирани папки.

Характеристика, която не сме виждали при други доставчици на синхронизиране на файлове и споделяне на файлове, е възможността за достъп до компютърен файл чрез мобилно устройство. За да се възползвате от това предимство, трябва конкретно да бъде активирано в приложението Soonr.

Тази функция е полезна, ако вашият файл е бил забравен в офиса, но е необходим за външна презентация. Както се вижда в секцията за сигурност, потребителите могат да зададат множество политики за сигурност (на мобилни устройства), като например:

• Деактивирайте редактирането на документи на мобилно устройство в екип
• Засилвайте удостоверяването, когато използвате мобилно устройство
• Забранете износа на мобилни файлове за подобрена сигурност на чувствителни файлове

Като цяло от гледна точка на крайния потребител открихме, че мобилното изживяване е приятно. Работи така, както бихте очаквали, че всяко приложение за потребителски клас ще работи.

Което прави много вероятно една работна сила да я приеме бързо и дори да я предпочита пред алтернативи като Dropbox (поради разширените възможности за редактиране). За администраторите открихме функциите на правилата за сигурност и устройства малко погребани в контекстните менюта, където те могат лесно да бъдат пренебрегвани.

Заключване на файл, докато редактирате на мобилно устройство.

Заключване на файл по време на работа на мобилно устройство.

PowerPoint презентациите могат да бъдат редактирани в движение за бързи промени.

Предпочитаните файлове могат да бъдат изтеглени за офлайн достъп.

предишен

Следващия

Облачно архивиране

В пространството за съхранение на потребителски облак има много объркване относно разликата между синхронизиране на файлове и услуга за архивиране в облак. Тук в Cloudwards.net винаги подчертаваме, че синхронизирането на файлове не е архивиране.

Сега има няколко услуги, които правят и синхронизиране и архивиране, тенденции, които бавно се възприемат и от фирмени доставчици. Ето защо с радост намерихме специална функция за резервно копие в облака в приложението Autotask Workplace Soonr, която ни позволи да изберем всеки файл или папка и да го прехвърлим в отделен резервен стек.

Въпреки че това архивиране ще се отчита към обща квота, тя е напълно независима от вашите синхронизирани проекти и трябва да се третира по този начин. Препоръчваме ви да го настроите за най-важните бизнес файлове, така че вашият бизнес да може да стартира и да се стартира отново, след повреда на твърдия диск или подобна катастрофа.

В менюто с настройки е възможно да изберете кога да синхронизирате и архивирате (или да направите и двете), в зависимост от използваната интернет или мрежова връзка. Когато единствената налична точка за достъп е слабата Wi-Fi на летището, архивирането може да бъде деактивирано и можете да изберете да синхронизирате само важни файлове на проекта.

И двете скорости за архивиране и синхронизиране се представиха отлично в нашите тестове. Ние поставихме Autotask срещу следните основни услуги за съхранение в облак:

• iCloud (връзка в YouTube)
• Google Drive
• Dropbox
• OneDrive
• Амазонка

Ето нашите резултати:

Тествахме с големи файлове и хиляди по-малки, за да определим как Autotask борави с променливи размери и типове файлове.

Ако очаквате резервно приложение от калибър Crashplan или IDrive, бъдете готови за разочарование. Въпреки че определени файлове или папки могат да бъдат изключени, няма функции за планиране или възможност за създаване на резервни копия за определени типове съдържание, които се архивират по-често.

Доклади & одит

След като бизнес или организация се разраства, проследяването на това кой има достъп до файлове и данни на сървърите на компанията става трудно. Предприятията продължават да добавят и премахват достъпа на служителите до файлове в световен мащаб, така че трябва да има начин да се контролира пътеката за достъп до данни.

Autotask Workplace позволява на администраторите да създават персонализирани отчети по тип на събитието, освен това отчетите могат да се генерират от устройства и от потребители, така.

Това е полезно, ако една компания трябва да напусне служител и да провери до кои файлове това лице е имало достъп през последната седмица или месец. Администраторите могат също така да видят кои файлове са споделени, достъп до тях, редактирани и да ги сортират по дата или потребител – така че нищо не се губи.

Това осигурява на администратора пълен контрол върху фирмените данни и отчетите могат да бъдат архивирани за целите на вътрешния мониторинг.

предишен

Следващия

Окончателна присъда & Препоръка

Ако сте останали с нас чрез този преглед на 5000 думи, поздравления! Сега не само знаете какво е важно при избора на решение на EFSS, но и имате добър преглед на това как Autotask Workplace Soonr помага на организация или бизнес с синхронизиране на файлове на множество устройства и мобилни екипи.

Бихме искали да подчертаем опасностите от използването на решения за синхронизиране на файлове в облачен клас в голяма организация. Макар че може да са по-евтини, услугите за потребителски клас идват с рискове за сигурността, като липса на криптиране и малък контрол върху разрешенията за споделяне..

Autotask Workplace може да помогне на организацията да се разраства, като предоставя сигурни и лесни начини за добавяне на потребители, членове на екипа, контролни разрешения и създаване на нови проекти. Въпреки че Autotask позволява задълбочен технически контрол, не е необходим ИТ отдел, който да управлява приложението.

Смятаме, че са свършили добра работа с изграждането на цялостно решение с краен потребител на ниво предприятие. Приложенията за iOS със сигурност получиха най-много любов от разработчиците на Autotask, тъй като предлага много по-добро изживяване и повече функции в сравнение с приложението за Android.

Ако търсите софтуер за управление на проекти, който може да задава срокове за конкретни файлове и папки, да задавате задачи на хората в дадена организация, да предоставяте напомняния за пропуснати срокове – помислете за търсене на друго място.

За по-голямата част от средния бизнес функциите за коментиране, предоставени от Autotask, са достатъчни.

Днес на пазара има доста доставчици на Enterprise File Sync и Share. Autotask Workplace със сигурност е една от услугите, водещи в пакета, заедно с:

• Egnyte
• Syncplicity
• тайни преговори

Ако се интересувате, планирайте лично демо за вашия бизнес с нас днес.