Autotask Workplace Soonr Review 2020 – Sincronització i compartició d’arxius per a negocis

Revisió del lloc de treball d’autotask (Soonr)

Potent proveïdor de sincronització i participació de fitxers empresarials per a empreses de qualsevol mida, que busquen una major mobilitat i una millor seguretat que les solucions de compartició i sincronització de fitxers de qualitat del consumidor.


Visió general de la revisió del lloc de treball d’autotask

Quan una empresa ha augmentat fins a una certa mida i els primers empleats comencen a treballar, una solució tradicional de sincronització de fitxers de qualitat del consumidor ja no redueix la solució. Si bé Dropbox és l’adequat per a autònoms o agències petites que vulguin compartir fitxers i carpetes ràpidament amb els clients, no compleix els requisits de moltes empreses petites i mitjanes, que tenen cinc persones i més sota el seu ala..

Autotask Workplace Soonr Revisa la pantalla d'inici

Un negoci en creixement ha d’assegurar-se que els seus fitxers més sensibles i confidencials segueixen sota el control total de l’empresa. Amb les eines d’intercanvi de fitxers de qualitat del consumidor, la majoria de les vegades és un enfocament tot o res: un cop compartida una carpeta, la persona amb qui comparteix té un control total sobre el contingut..

Els fitxers es poden suprimir per accident, tornar-los a compartir amb tercers i empleats no autoritzats, o simplement editar-los amb persones equivocades..

Les solucions de sincronització i intercanvi a nivell d’empresa, com ara Autotask Workplace Soonr, presentades en aquesta revisió, us posen de nou al seient del conductor. No importa si supervideu el departament informàtic d’una empresa o sou el CFO d’una empresa de fortuna 500 o un director d’una agència de màrqueting digital.

El mercat per a les solucions EFSS (Enterprise File Sync and Share) ha esdevingut molt concorregut, i cada jugador del mercat presenta avantatges i inconvenients, que s’han de tenir en compte abans de llançar-se a l’enviament de fitxers de l’empresa al núvol..

En aquesta revisió Pròpia del lloc de treball d’Autotask, es detallaran per a qui serveix aquest producte, per què és útil i abastem funcions, funcions i avantatges específics. Així, podeu decidir si és un complement addicional per a l’arsenal de la productivitat empresarial.

Per a qui és Autotask Workplace Soonr?

Autotask Workplace / Soonr és una solució de sincronització i compartició de fitxers (o emmagatzematge en núvol empresarial) que proporciona una habilitat de seguretat i col·laboració preparades per a les empreses..

Què vol dir això?

A diferència dels competidors (com Dropbox i OneDrive), Autotask Workplace ofereix una gestió integrada de documents mòbils (MDM) i seguretat del dispositiu. Els administradors poden afegir o eliminar els empleats que accedeixen al núvol d’Autotask, assegurant-se que les dades romanen sota control de l’empresa quan es perd un dispositiu o es roba, o bé un empleat abandona l’empresa..

Controlar membres a Autotask

Recomanem Autotask Workplace per a pimes amb cinc empleats o més, tot i que en algunes ocasions també pot tenir sentit amb menys persones d’un equip, com una agència que tracta fitxers molt grans (CAD, Photoshop o arxius de vídeo). Autotask s’adapta a les necessitats d’un negoci, fent que l’addició o la eliminació de persones d’un entorn pràcticament compartit sigui una experiència ràpida.

Si voleu que AWP Soonr sigui un programari de gestió de projectes complet, penseu a buscar-lo a qualsevol altre lloc, perquè no ho és. Tot i que podeu afegir comentaris a fitxers i carpetes, manca la creació de tasques i de termini per als projectes.

A continuació, detallem les funcions i funcions reals d’Autotask Workplace Soon:

Forta seguretat

Al món actual, la seguretat és més important que mai, a causa de pirates informàtics, robatori i pèrdua de dades.

1. Accés directe a fitxers i documents

Si vas a la trobada de clients o assistir a una reunió, assegureu-vos que tots els fitxers necessaris estiguin al vostre abast.

2. Compartiu fitxers de forma segura amb usuaris externs

L’enviament de contractes, presentació o fulls de càlcul a clients i companys de feina és una pràctica habitual en aquests dies. La manera tradicional d’enviar correus electrònics és només arriscada i feixuga.

3. Accés fora de xarxa

De vegades, és difícil accedir a documents, encara que no estiguis dins de la xarxa de l’empresa.

4. Basant-se en VPN o FTP per a accés remot

La VPN i l’FTP no són gaire fàcils d’utilitzar i poden ser poc fiables, sobretot quan es tracta de fitxers grans.

Plans & Preu

Per entendre per què els preus d’Autotask Workplace són realment força bons, cal aprofundir en el motiu perquè altres venedors semblen oferir molt més emmagatzematge, per exemple, Egnyte. La majoria dels venedors amb una quota d’emmagatzematge extremadament generosa posen certes limitacions en: 

  • mida de l’arxiu (que va des dels 2 GB fins als 10 GB)
  • quantitat d’arxius que es pot sincronitzar (algunes limitacions comencen a iniciar-se després de fitxers de 100 K, algunes després de 3M segons el pla) 
  • versions de fitxers (els serveis que ofereixen un munt d’emmagatzematge solen comptar les versions de fitxers amb aquesta quota, podeu limitar les versions creades d’un fitxer que no és l’ideal o bé actualitzar-les a un pla molt més car)

Ara, Autotask Soonr pot estar una mica més breu quant a la quantitat d’emmagatzematge inclosa estàndard de 50 GB per usuari al mes, però no us donaran cap impacte amb les restriccions esmentades anteriorment. Dit això, aquí es mostren els plans i preus per a Autotask: 

Aleshores, quant costa? 

Ara, la taula de preus us ofereix una idea bastant decent, però ens fixem en un exemple: 

Josh posseeix una agència de màrqueting digital, opera un petit equip de 6 persones, per la qual cosa inclou ell en total 7 persones. A més, tenen un servidor de Windows 2008 on allotgen fitxers importants del núvol de l’empresa. També s’han de sincronitzar aquests fitxers. Per tant, quants “usuaris” o “llicències” ha de comprar Josh? 

Josh ha de comprar 7 + 1 llicències (una llicència addicional per al servidor). Si vol que cada persona de l’equip pugui crear i sincronitzar projectes de manera individual. 

8 x 13 $ = 107 $ al mes. 

L’adquisició de 8 llicències li donaria 450 GB d’emmagatzematge total. 

Ara, cada usuari obtindria 50 GB d’emmagatzematge, però Autotask permet als usuaris tornar a assignar la quota d’emmagatzematge, de manera que Anne de la comptabilitat que només necessiti 5 GB dels seus 50 GB pugui redistribuir els 45 GB restants a John, que tracta de més grans Photoshop i altres fitxers multimèdia.. 

Tot i que aquest preu no és el més fàcil d’entendre, certament té molts avantatges tenint en compte que l’usuari mitjà només necessita un parell d’espais de sincronització de gigabytes. En teoria, Josh podria fins i tot comprar menys llicències si assumís l’ús conjunt d’un compte per a un departament, per exemple. 

Si Josh necessita més emmagatzematge, pot adquirir més gigabytes per increments de 100 GB. 

Indústries servides

Moltes organitzacions interessades en EFSS provenen d’indústries com:

  • Atenció sanitària
  • Construcció
  • Legal
  • Finances
  • Sense ànim de lucre
  • Publicitat
  • Fabricació
  • Educació

En aquesta revisió d’Autotask Worplace, analitzarem casos específics per veure si aquesta solució particular compleix els criteris de seguretat, especialment quan es transfereixen dades sensibles o si se sotmeten a restriccions normatives com HIPAA, on es requereix un rastreig d’auditoria detallat d’accés als fitxers..

Autotask es va fundar el 2001 i es va posicionar com una empresa de serveis de TI, oferint solucions completes de gestió de negocis informàtiques com ara la gestió d’endpoints, sistemes de ticketing i recentment, sincronització d’arxius i compartir com a solució autònoma. L’han adquirit el 2014 per la firma de capital privat, Vista Equity Partners.

La companyia està dirigida pel conseller delegat Mark Cattini.

Fortaleses & Debilitats

S’ha explicat la sincronització i compartir fitxers

Abans d’endinsar-se primer en la revisió, resumim breument què és la sincronització i la compartició de fitxers. Els usuaris familiars amb Dropbox, Google Drive o OneDrive poden tenir una idea vaga de com funciona FSS.

Un proveïdor de sincronització i compartició de fitxers (també conegut com a servei de núvol o emmagatzematge en línia) fa que les dades de l’empresa siguin accessibles als dispositius registrats des de qualsevol lloc que estigui habilitat per a Internet. No importa si els fitxers i les carpetes se situen en un servidor a les instal·lacions de l’empresa o si es troben en un ordinador personal.

Una sincronització de fitxers i el client compartit es connecten a la infraestructura actual i permet que tots els membres de l’equip i les parts aprovades accedeixin a fitxers emmagatzemats localment des de qualsevol lloc.

El client penja informació als servidors del proveïdor de forma encriptada (idealment) i, a continuació, redistribueix aquells fitxers, on s’instal·la una altra instància del programari i s’han atorgat drets específics. Pot ser en un ordinador portàtil, en un dispositiu mòbil o en un altre servidor.

Trieu on van els fitxers i qui pot accedir-hi.

Un cop tots els fitxers han estat penjats al núvol, poden ser editats per un equip i després sincronitzar bidireccionalment. Totes les modificacions del fitxer seran immediatament visibles a tots els dispositius sincronitzats.

L’intercanvi de fitxers es divideix generalment en dues parts:

  1. Comparteix enllaços i carpetes públiques.
  2. Col·laboració de projectes privats amb membres de l’equip.

En crear enllaços públics, qualsevol usuari que enviï l’enllaç pot obrir el fitxer, que és útil per enviar fitxers grans als clients. Les solucions per compartir fitxers de qualitat empresarial us permeten establir una contrasenya o les dates de caducitat dels enllaços públics, de manera que es fan més segurs.

Comparteix enllaços públics

D’altra banda, hi ha enllaços de projectes que s’utilitzen per col·laborar en fitxers i carpetes a sales de dades virtuals amb col·laboradors. Els projectes compartits requereixen que cada participant tingui una llicència de programari EFSS. Les accions de projecte són generalment més flexibles, permetent al propietari del projecte establir privilegis d’accés específics (com ara només de lectura).

Autotask Compartir Projecte

Els venedors de programari EFSS utilitzen diversos tipus d’arquitectura que van des d’enfocaments només en núvol (Dropbox / Box), fins a un núvol privat (la plataforma es desplega completament en un centre de dades privat) o models de núvols híbrids (Egnyte / Autotask), on pot triar quins fitxers van al núvol i quins es mantenen locals.

La seguretat juga un paper fonamental en el procés de transferència de fitxers al núvol i de tornada a endpoints. És per això que comencem aquesta revisió del lloc de treball Autotask amb un desglossament dels conceptes de seguretat.

Seguretat

La seguretat és una preocupació principal per a les empreses. Els riscos són massa reals: cada dia sentim parlar de les organitzacions incomplides (Target, Home Depot, Sears, Michaels i molts més). Això sovint significa pèrdua d’informació confidencial, com ara números de seguretat social, targetes de crèdit i dades del client.

Les empreses han de preguntar-se quin impacte tindrà una infracció (interna o externa) sobre ells, clients, clients i línies de referència.

En una enquesta del Grup d’Estratègia Empresarial del 2013, es va trobar que més del 50% de les empreses i organitzacions estan preocupades per la pèrdua de dades o el robatori a causa d’un atac exterior reeixit a un proveïdor de serveis FSS, el 48% tem els riscos d’incompliments accidentals de dades causats pels empleats, ja sigui per accident o per malcontent deliberat.

Principals preocupacions de seguretat de les empreses que utilitzen Sync i Share File

Autotask Workplace Soonr proporciona a les empreses una sèrie de funcions i certificats de seguretat. Tot el maquinari és propietat i gestionat per Autotask i ofereixen als centres centres de dades auditats de nivell 3 i nivells auditats SSAE16 (dos per regió). Els seus centres de dades es configuren mitjançant RAID6 i es fa una còpia de reproducció reflectida amb una rèplica.

Al contrari dels serveis d’emmagatzematge en núvol de qualitat per al consumidor, Autotask no confia en un entorn d’allotjament compartit, sinó que utilitza granges de servidors agrupades modulars per equilibrar la càrrega i escalar el servei..

El xifrat és, sens dubte, una de les característiques més importants que busquen les empreses, especialment quan es mouen de serveis de gran consum, com OneDrive o Dropbox. Autotask Workplace xifra els fitxers en trànsit i en repòs amb el xifrat AES de 256 bits.

Per separar més entre equips, usuaris i fitxers, hi ha una clau de xifratge rotativa única per a cada fitxer. Cap de les claus s’emmagatzema a la clara, en canvi, es xifren amb una clau mestra i s’estableix una connexió amb l’autenticació del servidor basada en el certificat VeriSign..

Per tant, no hi ha risc que l’agent d’usuari cooperar amb cap servidor que no sigui Autotask Workplace Soonr. Un dels punts forts d’Autotask, al nostre parer, és la capacitat de controlar els permisos d’accés i les polítiques de dispositius de configuració a escala global. Quan un nou empleat s’incorpora a l’empresa, es poden aplicar polítiques a aquest usuari de forma automàtica i personalitzar-les si cal.

Política de dispositius mòbils: Autotask Soonr

Llista blanca de IP automàtica

Autotask Polítiques de contrasenya per EFSS

Esborra els dispositius perduts a distància

Perfils de polítiques àmplies de l'empresa

Anterior

Pròxim

A continuació, es mostra una llista d’administracions i funcions de seguretat que poden ser rellevants per a una empresa:

  • Creeu, editeu, desactiveu i suprimiu membres, connexions, grups i altres administradors
  • Conjure AD per a la importació d’usuaris i grups
  • Transmiteu als membres plens el dret a crear connexions
  • Controla la capacitat dels membres per crear còpies de seguretat privades
  • Revisar, assignar i gestionar la quota d’emmagatzematge entre els membres
  • Definiu i feu complir les polítiques de contrasenya
  • Establir polítiques de sessió: que serveix per controlar el cicle de vida de les sessions d’inici de sessió
  • Configura el dispositiu mòbil & polítiques de dades d’accés i ús
  • Configureu les polítiques d’aprovació i esborrament del dispositiu mòbil
  • Esborra a distància ordinadors o dispositius mòbils específics
  • Configureu els punts d’integració amb aplicacions de tercers com Salesforce, Google Docs i Office 365

Aquest només és un resum de les funcions de seguretat que ofereix Autotask. Si voleu obtenir més informació, descarregueu el llibre blanc de seguretat on es mostren tots els detalls. Tot i que és certament impressionant, hi ha altres venedors (com ara Egnyte), que tenen conceptes de seguretat similars.

Sincronització d’arxius

La sincronització de fitxers és el procés en què es fan disponibles un (o diversos) fitxers i carpetes a diversos dispositius. En el sentit més bàsic, això passa per la transferència de fitxers i carpetes de llavors al núvol, des d’on es distribuirà a endpoints a petició.

El mecanisme de sincronització de fitxers principal d’Autotask Workplace funciona de manera similar a les solucions d’emmagatzematge en núvol de qualitat del consumidor: un cop el client s’instal·la a la màquina de destinació (pot ser un escriptori, un telèfon intel·ligent, un ordinador portàtil o un servidor), es posa a disposició de l’usuari una carpeta que funcioni com a un centre de sincronització central.

Sincronització de fitxers Macintosh amb Autotask
Sincronització d’arxius mitjançant carpeta central d’un dispositiu.

Autotask crea una carpeta de sincronització on es poden afegir carpetes i fitxers. Aquests fitxers es comparteixen a tots els dispositius connectats. Tanmateix, les carpetes es poden excloure de la sincronització per estalviar espai.

Sincronització de Windows Autotask Soont

Les carpetes individuals es sincronitzen amb cada usuari que un projecte es comparteix sense importar quin dispositiu s’utilitzi.

Els dispositius mòbils també són compatibles. Es pot afegir a fitxers per accedir fora de línia.

Anterior

Pròxim

Tots els fitxers o carpetes creats dins d’aquesta carpeta es transfereixen al núvol d’Autotask Workplace, de manera que es poden distribuir a un equip i altres equips amb els quals es compartia el fitxer o la carpeta..

Al contrari que altres proveïdors de sincronització i compartició de fitxers, Autotask no limita la quantitat de fitxers o les mides de fitxers que es poden sincronitzar, cosa que fa que aquesta solució sigui ideal per a empreses i organitzacions que tracten fitxers grans..

Aquesta solució ha vist funcionar bé amb empreses d’arquitectura i agències de mitjans de comunicació, que sovint necessiten distribuir fitxers grans a diversos ordinadors, diverses oficines i equips.

Un dels principals problemes quan es tracta de dades sincronitzades és el que realment es sincronitza amb els punts finals.

Imagineu-vos una empresa amb 20 empleats, tots treballant des d’un servidor centralitzat amb més de 200 GB d’arxius i carpetes. Ara, si un nou empleat s’incorpora a l’empresa, se suposa que sincronitzi totes aquestes dades amb el seu ordinador singular? D’una banda, trigarien una estona i també ompliríem el disc dur ràpidament.

És aquí on entra en joc la “sincronització selectiva”. La majoria de les solucions de sincronització de fitxers de qualitat del consumidor permeten la sincronització selectiva de fitxers DESPRÉS de caure en els menús i la configuració. Si teniu sort, trobareu opcions per anar a les subcarpetes..

El que ens ha agradat d’autotask és que els administradors poden definir com reacciona el client quan hi hagi nous projectes disponibles:

Sincronització selectiva automàtica

Quan es creen nous projectes, es poden sincronitzar automàticament amb dispositius personals, però Autotask Workplace es pot configurar per demanar-los abans de fer res o sincronitzar-ho manualment. A continuació, podeu descarregar-vos al nivell de la subcarpeta per a la sincronització selectiva.

Per què és útil la sincronització selectiva?

Hem ajudat i treballat amb uns quants despatxos d’advocats que consideren essencial la sincronització selectiva en el seu treball diari: en un moment poden treballar amb desenes d’expedients de casos simultàniament i els seus col·laboradors han de moure’s ràpidament entre un tribunal i l’empresa..

Per accedir en tot moment als fitxers de casos és crucial, però no calen fitxers de casos tancats. És per això que poden “sincronitzar-se”, cosa que fa que el treball sigui més eficaç i eficaç. Tanmateix, si es necessita una referència d’un cas anterior, els empleats només poden sincronitzar aquests fitxers.

Una cosa important a destacar és que una vegada que algú esborri una carpeta de la carpeta de sincronització, es suprimirà del disc dur, tot i així, Autotask Workplace Soonr encara manté una còpia d’aquesta carpeta al núvol..

Els fitxers i les carpetes només es poden eliminar definitivament de la interfície web.

Si teniu una gran quantitat de fitxers que cal sincronitzar, Autotask utilitza una funció anomenada sincronització LAN, on els fitxers es sincronitzaran ràpidament en equips de la mateixa xarxa. La qual cosa ajuda a llançar ràpidament nous empleats, donant-los accés a fitxers crucials.

Eliminar les carpetes del núvol de manera permanent.

Intercanvi d’arxius

L’intercanvi de fitxers és l’essència de qualsevol producte de sincronització i compartició de fitxers empresarial. Permet a les empreses treballar d’una manera més eficaç, distribuint fitxers a qualsevol nombre de persones. Les empreses que tinguin fitxers grans hauran experimentat diversos problemes com:

  • Com enviar fitxers grans per correu electrònic als clients
  • Com assegurar-se que el personal de l’empresa treballa amb la versió correcta d’un fitxer
  • Com gestionar les actualitzacions de projectes més grans quan hi hagi més gent implicada
  • Com gestionar projectes i fitxers de grans en tres o més oficines

Tots els escenaris esmentats anteriorment requereixen compartir fitxers. Amb Autotask Workplace, hi ha dues maneres bàsiques de compartir fitxers d’un projecte:

Creació d’enllaç públic

La creació d’un enllaç públic per a un projecte permet compartir un fitxer o una carpeta amb clients o col·laboradors que no formen part d’un equip principal (és a dir, no tenen cap compte amb Autotask Workplace).

Aquesta funció està dissenyada específicament per enviar un fitxer o contracte ràpid als clients per correu electrònic. Autotask no limita la mida d’un fitxer o una carpeta, de manera que es pot enviar cap fitxer. Ho hem provat correctament amb fitxers de vídeo bruts de 5 GB i grans fitxers de Photoshop.

Quan es crea un enllaç públic, Autotask Soonr ofereix a l’usuari infinitat d’opcions de seguretat i fins i tot permet als clients la possibilitat de pujar o modificar fitxers d’un enllaç públic. Si la casella de selecció “Habilita la càrrega” està marcada, un client obtindrà una interfície que li permeti veure l’estructura de les carpetes i penjar o descarregar fitxers.

Creació d’enllaços públics des d’escriptori
Es poden crear enllaços públics perquè qualsevol persona amb l’enllaç pugui accedir a un fitxer o carpeta.

Per millorar la seguretat, trieu una contrasenya de fitxers o una carpeta personalitzada, seleccioneu quantes vegades es pugui descarregar un fitxer i suprimiu l’enllaç públic després d’una data concreta. Els enllaços públics es poden crear des de la interfície web, dins de l’estructura estàndard de fitxers / carpetes del sistema operatiu (a través del menú contextual) o des d’una aplicació per a mòbils.

Una de les funcions que no hem vist en moltes altres solucions EFSS és la possibilitat de convertir un fitxer al format PDF (això s’aplica a presentacions, documents, full de càlcul i fins i tot fitxers Photoshop.psd.)

Habitació compartida privada

També podeu compartir un fitxer o una carpeta amb el vostre equip (és a dir, totes les persones amb llicència AWP Soonr que estiguin connectades com a membres de l’equip). Aprofundirem més en aquesta funció a la secció “Col·laboració” d’aquesta revisió.

Accés als fitxers

Per a qualsevol empresa, un venedor EFSS ha d’aportar diversos tipus d’accés a la taula, de manera que pugui integrar-se al flux de treball de l’empresa i a la jerarquia actual de fitxers..

Si bé en aquests dies l’accés a la web i el mòbil és bastant estàndard, heu d’assegurar-vos que una solució EFSS també pugui oferir integracions per a WebDAV o altres protocols. Determineu quins tipus d’accés són crítics per a la vostra empresa i, a continuació, escolliu un proveïdor.

Autotask Workplace ofereix una varietat de tipus d’accés a fitxers:

Accés Web

Es pot accedir a qualsevol fitxer o carpeta a través del tauler web si s’ha iniciat la sessió amb un nom d’usuari i una contrasenya corresponents.

De fet, podeu gestionar tot un equip mitjançant la interfície web, com ara concedir o revocar els drets d’accés, suprimir, afegir o modificar fitxers i traslladar fitxers a subcarpetes. La cerca de fitxers està disponible, tot i que només cerca noms de fitxers, cosa que limita l’abast de les cerques.

Ens hauria agradat veure la cerca de metadades o l’etiquetatge d’arxius.

Els usuaris poden previsualitzar fitxers mitjançant l’aplicació web i Autotask gestiona bé molts tipus de fitxers. Ens entristia una mica veure que els fitxers Photoshop no podien mostrar una previsualització mostrada i esperem veure aquesta funció en les addicions futures al programari.

Els fitxers Office, PDF i d’imatges es mostren bé, però no és sorpresa aquí. És el que la utilitzaran la majoria de les empreses.

Accés local mitjançant sincronització de fitxers

Autotask pot sincronitzar fitxers amb un equip des del núvol, de manera que es poden editar, visualitzar o eliminar fora de línia. Qualsevol fitxer o carpeta canviada es penja al núvol i es farà visible per a qualsevol persona amb la qual es comparteix la carpeta o el fitxer..

Accés mòbil

Es pot accedir a tots els fitxers sincronitzats a través d’un dispositiu mòbil. Mitjançant l’afavoriment, es poden fer disponibles els fitxers per a l’edició fora de línia en un telèfon mòbil i pujar-los / sincronitzar-los un cop es disposi d’una connexió de xarxa..

L’aplicació per a mòbils Soonr Workplace per a iOS i Android pot crear una nova:

  • Scribble (anotació)
  • Document (Word)
  • Full de càlcul (Excel)
  • Presentació (PowerPoint)
  • Nota (text)
  • foto
  • Vídeo

Per desar-lo al núvol Soonr i sincronitzar-lo amb tots els dispositius.

WebDAV

Si necessiteu accedir a les carpetes de núvols personals en un ordinador, però no voleu o no podeu sincronitzar fitxers localment, connecteu-vos mitjançant el protocol WebDAV permetent una connexió a Autotask Workplace Soonr com a unitat.

Tingueu en compte que WebDAV és un protocol força obsolet i no recomanem utilitzar-lo en un entorn empresarial productiu.

Accediu als fitxers mitjançant unitat de WebDav

Col·laboració

La col·laboració és el nucli de qualsevol programari de sincronització de fitxers empresarials i compartició. Autotask Workplace Soonr no és una excepció. Com s’ha vist en capítols anteriors, Autotask utilitza diversos mètodes de col·laboració.

En aquest capítol, abordarem la col·laboració entre equips. Al capítol “Compartir fitxers”, hem vist com col·laborar amb persones externes mitjançant la funció “Comparteix l’enllaç públic”.

Ara, veurem més de prop la col·laboració dins d’una empresa. No importa si l’organització té una sola oficina, on la gent col·labora al mateix edifici o espai d’oficines, o si els empleats estan repartits per diferents continents.

Per començar a compartir un projecte, podeu triar una carpeta d’un ordinador de la carpeta sincronitzada mitjançant el menú contextual o a través del client web o mòbil. Els controls i les funcions de seguretat són les mateixes, sense importar el mètode.

Tanmateix, si un projecte es comparteix a través de l’escriptori, haureu de donar accés a aquesta carpeta mitjançant la interfície web. Ens ha semblat una mica confús i ens hauria agradat veure una integració perfecta de la compartició de projectes a tots els punts d’accés.

L’intercanvi web proporciona potents controls d’administració sobre una carpeta compartida, de manera que controlar qui ve el que hi ha dins d’una carpeta és molt intuïtiu. Podeu triar entre les opcions següents:

  • Accés complet – un membre de l’equip convidat pot fer pràcticament qualsevol cosa amb el contingut de la carpeta.
  • Crea i modifica – una persona convidada pot crear nous subprojectes i modificar fitxers.
  • Modificar – un usuari pot modificar fitxers però no crear carpetes noves.
  • Llegeix només – un usuari convidat pot llegir el contingut d’una carpeta però no escriure-hi res.

A més, l’administrador pot definir si un usuari convidat pot tornar a compartir carpetes i crear enllaços públics, que està desactivat de manera predeterminada.

Aquesta característica és la que distingeix Autotask a altres solucions, com a Dropbox, en què es tracta d’un enfocament total o gens. Invitar els usuaris a una carpeta significa donar-los el dret de compartir-lo de nou amb qui vulgui.

Quan es col·labora amb molts usuaris dins del mateix projecte, aviat és molt difícil supervisar qui està editant un fitxer i determinar quina és la versió correcta. Per tant, una característica que ens va agradar especialment, era el bloqueig d’arxius durant el procés d’edició.

Un cop bloquejat un fitxer, ningú de l’equip no pot editar-lo fins que l’administrador el desbloquei. La funció de bloqueig proporciona una claredat i estalvia temps a l’hora de filtrar fitxers, encara més frescos, es poden bloquejar des de la interfície web o l’aplicació d’escriptori..

Tots els fitxers bloquejats estan marcats amb un símbol de bloqueig.

Si algú d’un equip guarda o elimina un fitxer de forma incorrecta, entra en joc la funció de versió de Autotask, ja que emmagatzema una quantitat il·limitada de versions de fitxers durant un període de sis mesos..

Autotask Workplace té un sistema de comentaris integrat, que permet als usuaris compartir reflexions i informes d’estat mentre s’adjunten directament a un projecte o fitxer; es poden enviar notificacions de comentaris mitjançant correu electrònic o missatge de text..

Una pregunta particular que veiem molt és:

He de sincronitzar tot el que tinc al núvol?

La resposta senzilla és que no. Quan es crea un projecte, Autotask Workplace preguntarà a l’usuari si el projecte s’ha de sincronitzar a tots els ordinadors i dispositius o no.

A més, un usuari pot controlar quins dispositius específics es sincronitzaran amb una carpeta. Per exemple, treballeu en tres màquines diferents:

  • Estació de treball d’oficina
  • Informàtica de negocis
  • Portàtil personal

Per descomptat, la transferència de fitxers empresarials a un ordinador portàtil personal suposarà un gran impacte al petit disc dur del PC, de manera que només podeu escollir i triar els documents més importants a portar localment, és a dir, on es sincronitza selectivament el dia..

Quan revisem un proveïdor EFSS, ens fixem en els tipus i la varietat d’integracions per a l’edició de documents, ja que les grans corporacions tracten milers (si no centenars de milers) de documents. És per això que proporcionar una edició mòbil i un accés fàcil a aquests documents és una característica crucial en qualsevol servei EFSS legítim.

Autotask proporciona l’edició de fitxers mitjançant un navegador web i la seva aplicació per a mòbils (més informació a la nostra secció “Accés mòbil”). Podeu triar entre editar documents mitjançant:

  • Google Docs
  • OneDrive
  • Office 365

O simplement obre una aplicació al dispositiu personal. Les edicions de fitxers es guarden i es fan visibles a l’instant per a tots els membres del projecte. Un cop guardat un fitxer, es crea una nova versió, podeu tornar a qualsevol estat d’aquest fitxer durant els darrers sis mesos.

Accés mòbil

La mobilitat és una part crucial en el funcionament de les empreses en el món actual.

Segons un informe d’investigació d’ESNA, més del 20% de la mà d’obra mundial telecomunica, gràcies a dispositius mòbils com telèfons intel·ligents i tauletes. No cal dir que els usuaris volen portar en tot moment tots els seus fitxers crítics.

L’accés a una presentació de PowerPoint a l’aeroport té molts avantatges. Els canvis es poden fer de forma instantània i sincronitzar amb un equip global, ja que els venedors treballen de manera col·laborativa en la presentació d’un client, sigui on sigui el món on es trobin.

Autotask Workplace es pren seriosament la seguretat de gestió de dispositius mòbils, presentant una experiència mòbil sense friccions a través de les seves aplicacions Android, iOS i Blackberry. Els usuaris poden accedir a projectes, fitxers i carpetes compartits a través de l’aplicació per a mòbils, com si es naveguessin pels mateixos fitxers en un equip d’escriptori.

Tot i que les aplicacions per a mòbils funcionen bé, de vegades les hem trobat una mica malmeses i les funcions més interessants solen estar ocultes per la interfície d’usuari. Però amb la pràctica, hauríem de trobar totes les eines d’edició relacionades. Per exemple, ressaltar o dibuixar alguna cosa dins d’un document o presentació és fàcil i intuïtiu, com podeu veure en aquesta demostració:

Un dels principals riscos que tenen les empreses a l’hora de robar o perdre un dispositiu, és l’exposició de dades crucials a tercers no autoritzats. Moltes solucions EFSS han introduït la funció de “Remote Wipe”, on un administrador pot eliminar tots els fitxers relacionats de forma remota, sense haver d’accedir al dispositiu físic..

Autotask no és una excepció. Al tauler d’administració, només cal que seleccioneu el dispositiu que voleu suprimir i ja no tindrà accés a carpetes compartides i sincronitzades.

Una característica que no hem vist en altres proveïdors de sincronització i distribució de fitxers empresarials és la possibilitat d’accedir al fitxer d’un ordinador mitjançant un dispositiu mòbil. Per gaudir d’aquest benefici, necessita estar activat específicament a l’aplicació Soonr.

Aquesta característica és útil si s’ha oblidat un fitxer important a l’oficina, però és necessari per presentar-lo fora del lloc. Tal com es veu a la secció de seguretat, els usuaris poden configurar una gran quantitat de polítiques de seguretat (en dispositius mòbils) com ara:

  • Desactiveu l’edició de documents per dispositiu mòbil en equip
  • Executeu l’autenticació quan feu servir un dispositiu mòbil
  • No permeteu exportar fitxers mòbils per millorar la seguretat dels fitxers delicats

En general, des de la perspectiva de l’usuari final, vam trobar una experiència mòbil agradable. Funciona com si espereu que funcionés qualsevol aplicació de qualitat del consumidor.

La qual cosa fa que sigui molt probable que una força de treball l’adopti ràpidament i fins i tot la prefereixi a alternatives com Dropbox (a causa de les capacitats d’edició avançades). Per als administradors, hem trobat les funcions de la política de seguretat i dispositius una mica enterrades als menús de context, on es poden passar per alt.

Dispositiu mòbil de bloqueig d’arxius
Bloqueig d’un fitxer mentre s’edita en un dispositiu mòbil.

Bloqueig d’un fitxer mentre es treballa en un dispositiu mòbil.

Les presentacions de PowerPoint es poden editar sobre la marxa per obtenir canvis ràpids.

Els fitxers preferits es poden descarregar per accedir fora de línia.

Anterior

Pròxim

Còpia de seguretat del núvol

Hi ha molta confusió a l’espai d’emmagatzematge en núvol del consumidor sobre la diferència entre la sincronització d’arxius i el servei de còpia de seguretat al núvol. A Cloudwards.net sempre destaquem que la sincronització de fitxers no és còpia de seguretat.

Ara, hi ha alguns serveis que fan tant de sincronització com de còpia de seguretat, tendències que també venen adoptant lentament també per part de venedors empresarials. És per això que estàvem encantats de trobar una funció de còpia de seguretat dedicada al núvol dins de l’aplicació Autotask Workplace Soonr, que ens permetia escollir qualsevol fitxer o carpeta i traslladar-la en una pila de còpia de seguretat independent.

Còpies de seguretat de núvol automàtic

Tot i que aquesta còpia de seguretat comptarà cap a una quota global, és completament independent dels vostres projectes sincronitzats i s’ha de tractar d’aquesta manera. Us recomanem que configureu els fitxers d’empresa més importants per tal que la vostra empresa es pugui posar en funcionament de nou després d’una fallada del disc dur o d’una catàstrofe similar.

Al menú de configuració, és possible seleccionar quan sincronitzar i fer còpia de seguretat (o fer les dues coses), segons la connexió d’Internet o de xarxa que s’utilitzi. Quan l’únic punt d’accés disponible és el WiFi feble de l’aeroport, es poden desactivar les còpies de seguretat i podeu triar només sincronitzar fitxers de projecte crucials.

La velocitat de còpia de seguretat i de sincronització van tenir un gran rendiment en les nostres proves. Hem establert Autotask contra els serveis principals d’emmagatzematge en núvol següents:

  • iCloud (enllaç de YouTube)
  • Google Drive
  • Dropbox
  • OneDrive
  • Amazon

Aquests són els nostres resultats:

Comparació de la velocitat d’emmagatzematge al núvol

Hem provat amb fitxers grans i milers de més petits, per determinar com Autotask gestiona les mides i tipus de fitxers variables.

Si esperàveu una aplicació de còpia de seguretat del calibre Crashplan o IDrive, estigueu preparats per a la decepció. Tot i que es poden excloure determinats fitxers o carpetes, no hi ha funcions de planificació ni la possibilitat de crear conjunts de còpia de seguretat per a certs tipus de contingut, que es recolzin amb més freqüència..

Informes & Auditoria

Una vegada que una empresa o organització creixi, es fa difícil fer un seguiment de qui té accés a fitxers i dades als servidors de l’empresa. Les empreses continuen afegint i eliminant l’accés dels empleats als fitxers a escala global, de manera que hi ha d’haver una manera de controlar el rastre d’accés de dades.

Autotask Workplace permet als administradors crear informes personalitzats per tipus d’esdeveniment. A més, es poden generar informes tant per dispositius com per usuaris..

Això resulta útil si una empresa necessita deixar anar a un empleat i comprovar en quins fitxers va tenir accés aquesta persona la darrera setmana o mes. Els administradors també poden veure quins fitxers s’han compartit, accedit, editat i ordenat per data o usuari, de manera que no es perd res.

Això proporciona a un administrador un control final sobre les dades de l’empresa i es poden arxivar informes amb finalitats de control intern.

Informes del dispositiu Soonr de Autotask

Informes i estadístiques de l'equip de treball d'automoció

Nivell de fitxer d’informació automàtica

Anterior

Pròxim

Veredicte final & Recomanació

Si us heu enganxat amb aquesta revisió de 5.000 paraules, felicitats! Ara no només sabeu què és important a l’hora d’escollir una solució EFSS, sinó que també teniu una bona visió general de com Autotask Workplace Soonr ajuda una organització o un negoci amb sincronització d’arxius a diversos dispositius i equips mòbils..

Volem destacar els perills que suposa l’ús d’una solució de sincronització d’arxius en núvol de qualitat del consumidor en una gran organització. Tot i que poden ser més barats, els serveis de qualitat per al consumidor tenen riscos per a la seguretat, com ara la falta de xifratge i poc control sobre els permisos per compartir.

Autotask Workplace pot ajudar a una organització a créixer proporcionant maneres segures i fàcils d’afegir usuaris, membres de l’equip, controlar permisos i crear nous projectes. Si bé Autotask permet un control tècnic en profunditat, no cal cap departament informàtic per gestionar l’aplicació.

Pensem que han fet un bon treball per crear una solució integral tenint en compte l’usuari final del nivell d’empresa. Les aplicacions de iOS, sens dubte, van agradar molt als desenvolupadors d’Autotask, ja que ofereixen una experiència molt millor i més funcions en comparació amb l’aplicació Android.

Si busqueu un programari de gestió de projectes que pugui establir terminis en fitxers i carpetes específics, assignar tasques a persones d’una organització, proporcionar recordatoris per als terminis perduts; penseu buscar altres llocs.

Per a la majoria de les empreses mitjanes, les funcions de comentaris que ofereix Autotask són suficients.

Actualment, hi ha molts venedors de Enterprise File Sync i Share. Autotask Workplace és sens dubte un dels serveis capdavanters del pack, juntament amb:

  • Egnyte
  • Sincronia
  • Huddle

Si esteu interessats, programa avui una demostració personal per a la vostra empresa.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map