Guia d’iniciació de Trello: el Kanban Can-Can

La gestió de tasques és una part essencial de qualsevol projecte. Fer-ho bé pot ser la diferència entre l’èxit i el fracàs. Afortunadament, si voleu organitzar-vos més, us podeu ajudar molt. Hi ha moltes eines bones i gratuïtes disponibles per facilitar les coses, entre elles, Trello. Tot i que és força simple, hem creat aquesta guia per a principiants de Trello per facilitar la transició.

També tenim una guia per a principiants d’Asana si aquest programa s’adapta millor. Si voleu veure com s’acumulen els dos, llegiu la nostra revisió de comparació Trello vs Asana.

Trello és una eina senzilla i eficaç per gestionar i organitzar tasques. Està dirigit als equips com una forma d’organitzar articles dins d’un projecte, però no hi ha cap raó que no puguis fer-lo servir. És força versàtil i té moltes opcions de personalització, tal i com podeu llegir a la nostra ressenya de Trello.

Això significa que podeu configurar fàcilment les tasques diferents.

Per obtenir funcions més avançades, com ara la gestió de recursos i el seguiment de costos, potser voldreu consultar eines més complexes. La nostra llista dels millors programes de gestió de projectes és un lloc ideal per començar.

Utilitzar Trello és brisa. Nosaltres el fem servir a Cloudwards.net per gestionar el nostre flux de treball i, si això no és una recomanació, no sabem què és.

Inscripció

Per registrar-vos, només heu d’omplir un formulari senzill, respondre al correu electrònic de confirmació. Aleshores, podeu aconseguir la configuració del primer tauler, que ja té al vostre lloc unes quantes columnes d’exemple.

Un compte bàsic de Trello és gratuït i us permet fer la major part del que necessiteu. No és una aplicació que us registreu només per trobar-vos que colpegeu els seus límits en unes hores. El paquet bàsic és excel·lent i tampoc li molesta l’actualització.

Si voleu registrar-vos al paquet d’or, però, n’hi ha moltes. El límit d’adhesió augmenta de 10MB a 250MB. Podeu afegir fons personalitzats als vostres taulers i hi ha moltes funcions divertides, com ara adhesius, emojis personalitzats i power-ups.

El paquet d’or és de 45 dòlars l’any, de manera que tampoc no es trencarà el banc. A més de funcionar al navegador, Trello està disponible per a Android i iOS, de manera que també podeu gestionar coses fora de línia.

Què es pot fer amb Trello?

Podeu ser presentat a Trello mitjançant una invitació d’un equip o empresa, cas en què primer treballaràs amb el seu consell. Si el comenceu per primera vegada, però, haureu de configurar les coses vosaltres mateixos.

Per fer-ho, comenceu amb la placa predeterminada que us proporciona o feu clic al botó “plaques” a la part superior esquerra de la pantalla. Si ja teniu taulers, podreu canviar-los entre ells. De qualsevol manera, per crear-ne un de nou, només cal fer clic a “crear un nou tauler” per mostrar el diàleg de la nova taula que es mostra a continuació.

Allà, podeu posar el nom del vostre nou tauler, triar el seu color o imatge de fons i decidir si el feu privat o públic. Un tauler públic serà visible a tot Internet, cosa que és fantàstica si publiqueu un recinte o un lloc de reunió públic, però menys si organitzeu la vostra taula d’oficines..

Un cop hàgiu seleccionat les opcions que voleu, feu clic a “Crear placa” i envieu. El vostre nou tauler apareix amb tota la seva glòria.

En el seu cor, Trello és un tauler de kanban, que permet moure el treball de columna a columna. Quan creeu un tauler nou, ja veureu tres columnes o llistes afegides: “fer”, “fer” i “fer”. Això et dóna una idea de com es poden exposar els teus projectes Trello.

El flux de treball hauria de procedir d’esquerra a dreta, però podeu afegir tantes etapes intermèdies que calgui.

Treball amb Llistes

Podeu utilitzar les llistes subministrades com a llista de tasques preparades o, si ho preferiu, canviar-ne el nom perquè representin diferents etapes del vostre projecte.

Si necessiteu més de tres categories, feu clic a “Afegeix a la llista” per crear-ne una altra. Un cop més, podeu trucar-los com vulgueu, de manera que hi ha molt marge de creativitat. Per exemple, podeu nomenar cada llista després d’un membre de l’equip o d’un grup diferent de la vostra empresa per indicar a qui s’assigna a què.

Podeu tenir una columna sense assignar a l’esquerra perquè els membres de l’equip triïn la feina, seguida de columnes que representen a quina etapa es troba el treball. Hi ha moltes maneres d’utilitzar-lo. Penseu en com subdividir les tasques i, a continuació, nomeneu les columnes en conseqüència.

Addició de targetes

Les llistes són buides al principi, però actuen com a titulars de les targetes. Podeu afegir-les fent clic a “afegir una targeta”. A continuació, poseu el nom de la targeta segons la tasca que vulgueu representar, feu clic a “Afegeix una targeta” i ja heu acabat.

Podeu moure les cartes d’un lloc a l’altre arrossegant-les i deixant-les anar. En canviar-ne un, tothom que treballi en aquest article rebrà un missatge que els indica que s’ha mogut, de manera que el que necessiti mirar-lo al costat pot seguir-lo, independentment de si us en recordeu..

Al fer clic a una targeta es genera un diàleg que permet comentar-la, veure l’activitat anterior associada a ella i assignar-hi membres de l’equip. Podeu veure targetes específiques per assegurar-vos que se us notifiqui els canvis.

També podeu afegir terminis i configurar missatges per recordar-los a la gent quan s’apropa. Tot i que no ens passa mai, hem sentit que els terminis perduts són força habituals en altres llocs.

Fer que es vegi millor

Si voleu fer més atractives les cartes, podeu afegir-hi adhesius. Els adhesius són imatges que es poden trobar fent clic a “adhesius” al menú de la dreta de la pantalla. Es poden arrossegar a les cartes i són una manera excel·lent de fer-les distintives visualment.

Dotze s’ofereixen al paquet gratuït i n’hi ha més disponibles si s’actualitza a un pla de pagament. L’actualització també permet utilitzar les teves pròpies imatges. Utilitzar els dissenys de la vostra empresa, per exemple, és una manera excel·lent d’afegir propietat als vostres projectes.

També podeu assignar etiquetes de targetes, que bàsicament només són codificacions en color amb text opcional. Aquesta és una altra forma útil de classificar-les i de fer que els seus taulers siguin fàcils de llegir visualment.

Si voleu subdividir una targeta encara més, podeu afegir una llista de verificació per mostrar què cal fer per acabar-la. Les llistes de comprovació inclouen sub-tasques específiques que podeu marcar a mesura que treballeu a través d’elles. Una barra útil mostra el prop d’acabat que és, que és especialment útil si teniu molts elements a completar.

Completar els fonaments bàsics

Aquests són els fonaments bàsics per utilitzar Trello. Podeu aconseguir molt amb només les funcions bàsiques i podeu fer molt per ajustar-lo a les vostres necessitats.

És ràpid, intuïtiu i sensible. La interfície d’usuari és fàcil de llegir i es pot esbrinar la majoria d’allò que hi ha a la vista. Mai hem hagut de mirar les pàgines d’ajuda quan l’utilitzàvem i no ho hem fet mai abans d’escriure aquesta guia.

En cas que ho necessiteu, el sistema d’ajuda és complet, amb més de 200 articles que expliquen el seu funcionament. També hi ha un fòrum actiu de la comunitat. Si no trobeu cap resposta a la vostra pregunta allà, és possible que en tingueu una en poques hores. També podeu demanar ajuda a l’equip de suport de Trello mitjançant un formulari de contacte.

Construint el teu equip de Trello

A la part superior de la pantalla principal, hi ha petits cercles que representen les persones que tenen accés a cada tauler. Veureu les imatges de perfil de les persones als cercles si les han definit o les seves inicials. Per convidar més persones, feu clic a la figura petita amb un plus al costat a la dreta dels usuaris actuals.

Si la vostra empresa utilitza diverses juntes, potser voldreu anar més enllà i establir un equip. Igual que amb els taulers, podeu convidar les persones als equips que creeu.

Un cop tingueu els membres del vostre equip preparats per anar-hi, podreu crear els diversos consells que necessiteu. Es poden gestionar com fins ara. Una de les millors funcions és que podeu associar tauletes Slack al vostre equip. Això us permet fer coses com ara notificar a tothom els canvis de Trello mitjançant Slack.

Si el vostre equip utilitza Slack per a una comunicació regular, és útil tenir canvis de Trello al mateix lloc. Si voleu altres maneres d’utilitzar Slack per beneficiar el vostre equip, consulteu el nostre millor emmagatzematge en núvol per a l’article Slack.

Per aprofundir: les funcions avançades de Trello

Un cop coneixeu els fonaments bàsics de Trello, hi ha uns quants trucs útils per ajudar-vos a treure’n el màxim profit. Podeu arrossegar fitxers adjunts a targetes per compartir-los. Podeu crear llistes fent doble clic i podeu crear la llista de dreceres del teclat prement “?” al teclat.

Trello també té funcions útils a les pantalles d’opcions. Hi ha un mode de daltonisme, de manera que si teniu codificades per color les vostres targetes, podeu estar segur que tothom pot veure què és. També podeu configurar coses com ara l’autenticació de dos factors si voleu protegir el vostre compte de ciberdelinqüència.

També podeu descarregar la informació personal que Trello us conserva. Tot i que no tenim cap inquietud particular sobre la privadesa sobre Trello, aquest és un bonic element. El nostre article sobre com protegir la vostra privadesa ofereix indicacions sobre què podeu fer per mantenir la vostra informació privada a la xarxa. Podeu veure consells més útils a la documentació de Trello.

Integracions apptàstiques

Una altra gran característica que té Trello són els power-ups. Permeten integrar-lo amb moltes altres aplicacions i serveis. Trello els proporciona una trentena, però d’altres dispositius de tercers estan disponibles. Hi ha massa serveis admesos per detallar, però la selecció inclou Twitter, Gmail, GitHub, Salesforce, SurveyMonkey i Jira..

També hi ha un calendari, de manera que podeu obtenir una visió instantània del que cal fer quan. Tanmateix, haureu d’actualitzar el vostre compte per utilitzar diversos power-ups.

Pensaments finals

Amb un milió d’usuaris diaris, és fàcil veure per què Trello s’havia valorat recentment en 400 milions de dòlars. És fàcil d’utilitzar i gratuïtament per començar, així que val la pena comprovar si esteu al mercat del nou programari de gestió de tasques. Encara que no ho sigui, pot ser que la seva llista de tasques valgui la pena mirar-vos per ajudar-vos a organitzar-vos més.

Si treballes en un equip en línia i vols millorar la seva productivitat, Trello és una excel·lent eina per fer-ho. Per a altres programes útils, mireu la nostra llista de les millors eines de programari d’equips virtuals.

Esperem que aquesta guia us hagi ajudat a prendre contacte amb Trello i us ha mostrat una mica del que podeu fer amb ell. Si ho heu provat i voleu explicar-nos les vostres experiències, expliqueu-nos als comentaris que es mostren a continuació. Gràcies per llegir.