İdarəetmə sənədlərini az dəhşətli hala gətirən 5 vasitə


© Cloudwards.net


Sizi “iş sənədləri idarəetmə” sindən daha tez yatmağa vadar edəcək üç sözlü ifadələr çox deyil, lakin bu belə olmalı deyil.

Əvvəlki masaüstü köhnə proqram günlərində, idarə sənədlərini dəhşətli bir təcrübədən daha az bir şey etmək üçün mümkün bir yol yox idi. Ancaq indi zərif bulud tətbiqləri sayəsində gözlərimizə asan olan və insanların həqiqətən istifadə etmələri üçün hazırlanmış sistemlərimiz var.

İş sənədlərini bir baş ağrısından az etmək üçün beş vasitə və – mümkünsə əyləncəlidir.

1. Dropbox Kağızı

Dropbox Kağızı – əvvəlki hackpad əsasında – Google Dropbox-un cavabıdır. Yazmaq üçün mühitdən istifadə edən hər kəs, tərtibatı və iş üsulunu tanıyacaqdır. Hər sətir öz blokudur, ya da ola bilər:

  • Şəkil
  • Dropbox faylı
  • Cədvəl
  • Bullet list
  • Nömrəli siyahı
  • Onay qutusu
  • Bölüşdürücü
  • Kod bloku

Vizual elementləri çox olan və ya sənədlərində xüsusi formatlaşdıran şirkətlər üçün Dropbox Kağız onları daxil etməyi və formatlamağı asanlaşdırır. Bu, mənim xoşuma gəlmək üçün Microsoft Word-ə biraz çox yaxın olan Google Sənədlər üçün deyilə bilən çox şeydir.

Şəxsi Dropbox Kağız bağlantısını başqa bir Kağız sənədinə yapışdırmaq, bağlantı olaraq blokdan istifadə edir, başlığı avtomatik doldurur və daxili wiki kimi tez bir zamanda fərqli sənədlər arasında atlanmağa imkan verir..

Dropbox Kağız Sənəd İnkişafı Üstündə Birləşdirmək Üçün Böyükdür

Əslində sənədlərin idarə edilməsi və təşkili üçün mübahisəli daha yaxşı həll yolları olsa da, Dropbox Paper-in şərh və təftiş xüsusiyyətləri sənədləri bir komanda ilə çırpmaq, sürətli düzəlişlər və beyin hücumları etmək üçün əla edir:


© Cloudwards.net

İş sənədlərini idarə etmək üçün daha əhatəli və strukturlaşdırılmış bir yol üçün daha çox seçim var.

Dropbox Kağız Pro Tips:

  • Bir Dropbox hesabından sənədləri birbaşa daxil etmək üçün bir sənəd düzəliş edərkən Dropbox işarəsini istifadə edin
  • Bir şirkət wiki yaratmaq üçün daxili Dropbox Kağız sənədlərini birbaşa əlaqələndirin

2. MultCloud

Fərqli sənəd idarəetmə sistemlərindən istifadə edən ayrı-ayrı komandalar və şöbələr ilə işləyirsinizsə, MultCloud ilə çoxlu dəyişməyə qənaət edəcəksiniz.

Fərqli bulud xidmətlərinin geniş çeşidini özündə birləşdirir Dropbox, Google Disk və Evernote – hamısı bir tətbiqdə. Pulsuz planda olsa da, istifadəçilər bütün xidmətlərini bir yerdə əzməyə və proqramı tərk etmədən faylları aralarında sərbəst şəkildə gəzməyə dəvət edirlər..


© Cloudwards.net

MultCloud-dakı “problem” sənədlərin təşkili üçün daha çox və onları görmək üçün daha az hazırlanmasıdır.

Bəzi fayllar mükəmməl açılsa da (şəkillər və mətn sənədləri, məsələn), digərləri göstərə bilmir. Multcloud-un Evernote ilə tam birləşdirilməməsi göz qabağındadır, çünki önizləmə bölməsində qeydlər açmaq istəyərkən səhv edirsiniz.

Multcloud Fərqli Xidmətlərdən Faylları Görmək və Təşkil etmək üçündür

Multcloud, faylları yükləmək, görüntüləmək və təşkil etmək üçün keyfiyyətli bir həlldir. Alfresco, Copy və kimi az tanınmış xidmətlər ilə bağlanır Mediafire. Bu xidmətlərdə fayllarınız varsa, onları asanlıqla köçürə bilərsiniz.

Multcloud Pro göstərişləri:

  • Dropbox və ya Google Drive-a keçməyi düşünürsənsə, yeni bir bulud xidmətinə köçmək üçün Multcloud istifadə edin
  • Evernote ekran görüntülərini not buludlarını qarışdırmaq üçün öz bulud server faylına kopyalayın

… lakin orada oxşar funksionallığı olan daha zərif bir tətbiq var – yəni, iyrənc.

3. iyrənc

Odrive’nin Multcloud (eyni zamanda çox buludlu xidmətlər üçün ev bazası olması) ilə eyni onlayn işləməsinə baxmayaraq, masaüstü tətbiqetmənin də üstünlüyü var..

İndi yerli Dropbox və Google Drive qovluqları arasında keçid etmək və ya onları saxlamaq üçün ən yaxşı yer olacağından narahat olmaq əvəzinə, məhsulları paylaşılan odrive məkanına atıb asanlıqla təşkil edə bilərsiniz..

Söz yox ki, istifadəçi təcrübəsi Multcloud-dan daha yaxşıdır.


© Cloudwards.net

odrive Masaüstünde Birləşdirilmiş Bulud Anbarı üçündür

Mürəkkəb iş sənədləri quruluşlarını idarə etmək üçün odrive hər şeyi bir yerdə görməyi asanlaşdırır. Dropbox-u Google Drive-a bağlaya bilərsiniz, OneDrive, Gmail və hətta Slack hesabları, buna görə də (və ya başqası) harada olmağınızdan asılı olmayaraq fayllar təbii olaraq axır (Slack parçası üçün ən yaxşı bulud anbarımızı da nəzərdən keçirin).

odrive Pro Tips:

  • Bir paylaşılan məkanda dağılmış Gmail və Slack qoşmalarını təşkil edin
  • Bant genişliyi və disk boşluğuna qənaət etmək üçün yükləmə həddini və sürətini məhdudlaşdırın

4. Proses küçəsi

Process Street işçi təyyarəsi və şəbəkə təhlükəsizliyinin idarə olunması kimi çətin tapşırıqlar üçün iş prosesi sənədlərini yaratmağa və idarə etməyə kömək edir.

Yeni işçilərinizi standart səviyyəyə qaldırırsınızsa, Slack üzərindən təlimatlara qulaq asmaq və ən yaxşısını gözləmək əla fikir deyildir, bunun əvəzinə hər şeyi qüsursuz izah edən bir proses yaradın..

Proses Street Dropbox sənədlərini və ya Google sənədlərini idarə edə bilməsə də, prosesləri (və yoxlama siyahıları yoxlama yolları ilə tamamlanır) hamısını bir yerdə saxlaya bilərsiniz və suallar və təlimatlar kimi fəaliyyət göstərməyən sənədlərlə qarışdırılmır..


© Cloudwards.net

Gördüyünüz kimi, sənəd sənədlərini qovluqlara düzəldə bilərsiniz və hər bir nümunə üçün siyahıları işlədə bilərsiniz (bu halda, işçilər üçün bir yoxlama siyahısıdır).

Proses Küçə Proses Sənədlərinin təşkili və Komanda yoxlama siyahılarının təyin edilməsi üçündür

Formstack və ya Typeform kimi bir forma provayderindən istifadə etsəniz, bütün bu məlumatları sənədləri emal etmək üçün də göndərmək mümkündür.

Məsələn, bir müştəri təyyarədə uçuş prosesində işləyərkən müştəri məlumatlarını bir formaya daxil etməli ola bilər (və ya özünüz edin). Typeform-a yeni bir giriş əlavə edildikdə, avtomatik olaraq həmin müştəri üçün bir yoxlama siyahısını işlədib forma məlumatları ilə doldura bilərsiniz.

Bu Zapier’in zəhmli gücü ilə edilə bilər, bu barədə daha sonra danışacağam.

Prospekt Pro Pro göstərişləri:

  • Proses Prospekti ilə sənəd sənədlərini hər bir icra olunan proses üçün interaktiv siyahı siyahısına çevirə bilərsiniz
  • Nifrət etdiyiniz işin avtomatlaşdırılmasına başlamaq üçün Zapier ilə qeydiyyatdan keçin və tapşırıqları ardıcıllıqla yerinə yetirmək üçün Proses küçəsi ilə əlaqələndirin.

5. Zapier

Zapier, tətbiqləri bir-birinə bağlamaq üçün bir platformadır ki, internet üzərindən məlumat ötürməyə daha az vaxt sərf edə bilərsiniz. Zapier ilə sadəcə əvəzinə avtomatlaşdırırsınız.

İki tətbiq bağlamaq üçün, tətbiqlər bir-biri ilə danışdıqda bir qayda yaradın.

Misal üçün:

  • Yeni Google Drive sənədlərini müəyyən bir Dropbox qovluğuna kopyalayın
  • Qutuya yeni Evernote əlavələrini qeyd edin
  • Yeni Google Sənədləri OneDrive-da saxlayın

Zapier-in sənəd idarəçiliyinə nəzarət etməyinizə kömək edəcək bir ton yolu var. Eyni şəkildə, bulud saxlama provayderləri arasında odrive və ya Multcloud ilə faylları köçürmək daha asandır, Zapier bu tapşırığı avtomatlaşdıra bilər, buna görə heç narahat olmaq lazım deyil.

Zapier, demək olar ki, hər tətbiqə inteqrasiya və sinxronizasiya etməyə imkan verir

Məsələn deyək ki, həmkarlarınız Google Drive-dan istifadə etməkdə israr edərkən Dropbox istifadə etməyi üstün tutursunuz. Sadəcə sizinlə paylaşılan hər şeyi sinxronizasiya başa çatdıqda Slack-də xəbərdar edən xüsusi Dropbox qovluğuna sinxronlaşdıran bir zap yaradın..

Woo! Çalışmır!


© Cloudwards.net

Bir-birinə bağlayan çox sayda tətbiq üçün Zapier-in inteqrasiya siyahısını yoxlayın! Bəzən qovluğu sadəcə yeni yeni alətlər tapmaq üçün istifadə edirəm.

Zapier Pro haqqında göstərişlər:

  • Quraşdırma zəncirvari reaksiya inteqrasiyası (məsələn: Dropbox-a bir fayl yükləyin -> Onu OneDrive-a kopyalayın -> Bir e-poçt göndər -> Zapier’in yeni çox addımlı zap xüsusiyyətindən istifadə edərək Slack bildirin
  • Odesk və ya Multcloud istifadə etmədən, hər yerdən bir serverə zap kopyalayaraq quraraq bütün faylların bir əsas qovluğunu saxlayın.

Bulud tətbiqlərindəki daha çox məqalə, o cümlədən zəhmli rəylər və müqayisələr üçün Cloudwards blogunun qalan hissəsini nəzərdən keçirin.

Bu, Benjamin Brandallın qonaqlıq töhfəsi idi. Benjamin Proses küçəsində bir yazıçıdır. Onu Twitterdən tapın.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map