Управление на задачи срещу управление на проекти: да останем организирани през 2020 г.

Има всякакъв вид софтуер, който ви помага да се организирате по-добре. Можете да го използвате, за да планирате всичко – от пазаруването до големи проекти. Ще разгледаме два типа софтуер, като сравним управление на задачи и управление на проекти.


Категориите имат общи черти, но софтуерът за управление на проекти стига по-далеч от инструментите за управление на задачи, които правят нещата за вас. Нека да поговорим за това какво може да прави всеки тип софтуер, след което разгледаме примери. Надяваме се, че това може да ви помогне да разберете кое е по-подходящо за вашите нужди.

Какво прави софтуерът за управление на задачите?

Софтуерът за управление на задачите, изненадващо достатъчно, ви позволява да създавате задачи. Често можете да групирате тези задачи в списъци. Когато задачите са готови, можете да ги маркирате като такива, може би получавайки удовлетворяващ звук „ding“, както правите с Wunderlist (прочетете нашия преглед на Wunderlist).

Wunderlist-интро

Освен това, често можете да споделяте задачи с приятели или колеги. Можете да зададете крайни срокове и да получавате известия, когато са близо.

Обикновено можете да споделяте данни с други приложения, въпреки че софтуерът за управление на проекти често отива по-далеч с това, като ви предоставя обмен на данни с много други платформи.

неща, преглед-контролен списък

Предимствата на софтуера за управление на задачи са, че той ви позволява да виждате какво трябва да направите и да планирате съответно нещата. Софтуерът за управление на задачи често е толкова прост, че е лесно да го отхвърлите като тривиално, но на практика само актът за определяне на това, което трябва да направите, може да направи нещата много по-лесни. 

За някои това ще бъде достатъчно и тъй като управлението на задачите е по-просто, това е може би най-добрият начин да започнете. Ако обаче искате да се задълбочите в нещата, ще ви трябва софтуер за управление на проекти.

Какво прави софтуерът за управление на проекти?

Софтуерът за управление на проекти обикновено прави всичко, което софтуерът за управление на задачи може да направи и повече. Това обаче не го прави непременно по-добър. Ако се нуждаете само от управление на задачи, специализирани приложения с бързи и ясни интерфейси ще направят това, което искате, без суетене.

Освен че ви позволява да създавате списъци със задачи, софтуерът за управление на проекти ви позволява да създавате взаимоотношения между тях. Това може просто да ги премества от колона в колона в канбан дъска, но може да означава създаване на зависимости между тях в диаграма на Гант. 

Ако направите това, ще можете да видите как забавянето на една задача може да повлияе на целия проект. Ако това ви звучи полезно, прочетете нашите как да използвате ръководството за диаграма на Гант.

понеделник-график

Освен това получавате множество начини за преглед на задачи в софтуера за управление на проекти. Обикновено има изглед на списък, който е най-подобен на това, което показват инструментите за управление на задачи. Често има и канванска дъска, заедно с календар и времева линия.

Интеграциите са често срещани, като почти всички инструменти за управление на проекти ви позволяват да споделяте данни с други платформи. Те могат да включват комуникационни платформи, като Slack или платформи за съхранение, за да можете да качвате файлове.

Въпреки че повечето инструменти ви позволяват да качвате файлове като прикачени файлове, специално решение за съхранение може да ви помогне. Прочетете нашата най-добра статия за съхранение в облак за ръководство за това, което е на разположение.

wrike-интеграции

Често можете да споделяте инструменти с други платформи за управление на проекти, така че можете да се възползвате от различните им функции. Интеграцията с услугата Zapier, която ви позволява да споделяте данни с потенциално хиляди платформи, е популярна.

Софтуерът за управление на проекти често изглежда по-сложен за използване и визуално се развива повече. По-усъвършенстваните инструменти имат крива на обучение, но най-простите от тях обикновено се избират лесно.

Има и кросоувър. Някои инструменти маркират няколко полета за управление на задачи и няколко кутии за управление на проекти. Има много опции.

Най-добрият софтуер за управление на задачи

Wunderlist

Wunderlist е инструмент за управление на задачи, който ви позволява да създавате задачи и да ги маркирате, докато работите чрез тях. Подреждате ги в списъци и можете да ги споделяте с други хора, ако работите върху групов проект.

Wunderlist-главната

Той е достъпен почти навсякъде. Можете да го стартирате в браузъра или да изтеглите приложения за Windows, macOS, Android, iOS и Chrome OS. Има и разширения за браузър.

Основните му функции са отлични, което ви позволява да създавате задачи и да ги добавяте в списъци с име. Когато ги маркирате, се чува звук „ding“, който ще ви възнагради за добре свършена работа. Подобно на повечето приложения за управление на задачи, той е фокусиран върху тази основна функционалност и прави планирането лесно и приятно.

Можете също да създавате подзадачи, да задавате крайни срокове и да получавате известия, когато нещата трябва да бъдат направени. Можете да избирате от весела селекция от фонови снимки и да качвате файлове, както и да правите гласови записи, когато се уморите да пишете.

Ако трябва да съхранявате аудио файлове извън Wunderlist, разгледайте нашата статия за най-добро облачно съхранение за големи файлове.

Има и няколко други функции. Можете да споделяте задачи с други платформи, като Trello и Slack. Zapier е достъпен и за свързване с много други платформи. Ако разполагате с техническите котлети, можете да го прехвърлите към собствения си уебсайт или приложение с неговия API. 

Wunderlist е бърз и отзивчив, което ви помага да се ангажирате с него, защото не го чакате, след като направите промени. Тя включва приятни функции за използваемост, като клавишни комбинации, което ви позволява да го използвате още по-бързо. 

Макар и прост, той има база от знания и екип за поддръжка, който може да отговори на въпроси, ако се забиете, което може да се случи, ако се осмелите да използвате по-модерните му функции.

Сигурността му също е с най-високо качество, като 256-битовото SSL криптиране защитава вашите данни. Прочетете нашата статия за киберпрестъпления за повече информация относно опасностите онлайн.

Той е безплатен за използване, но трябва да влезете в него с акаунт в Microsoft. Очаква се Microsoft да го прекрати в полза на другото си приложение, Todoist, но засега Wunderlist е изключително приложение за списък със задачи, което можете да използвате безплатно.

Хареса ни да използваме Wunderlist и бих го препоръчал на всеки, който иска да започне работа със софтуер за управление на задачи. Прочетете нашия преглед на Wunderlist за повече подробности.

вещи

Нещата е друг прост инструмент, който има няколко основни характеристики, които прави добре. Той е достъпен само за macOS и iOS. Феновете на Apple може би искат да разгледат и най-доброто ни управление на проекти за ръководство за Mac. Прочетете нашия преглед на нещата за повече информация за софтуера.

Нещата ви позволяват да създавате задачи, да ги сортирате в списъци и да разделяте списъците си между проекти, които можете да групирате. Също така ви позволява да създавате повтарящи се задачи. Добър избор е, ако искате да се отнасяте систематично към нещата, защото задачите, които правите редовно, могат да се създават автоматично. 

Това може да бъде голяма спестяване на време, ако имате дълъг списък от работни места, които се повтарят всяка седмица или месец. Това означава, че можете да настроите пълен график, без да се налага да вършите допълнителна работа. Той може също да ви изпраща напомняния за запазване на резолюции или постигане на лични цели.

Може би искате да тичате всяка седмица, например, или да готвите нов вид ястие. Нещата могат да ви помогнат да ви напомня какво трябва да направите.

неща, преглед-проба

Things е старомодно приложение, което купувате направо и след това получавате безплатно всичко, включително облачните функции. Версията за десктоп не е евтина от 49,99 долара, но версията за iPhone 9,99 долара е много по-добра стойност. Тези цени се сравняват добре със софтуера и с месечните такси.

Ако имате нужда от помощ с по-разширените му функции, тя има задълбочена база знания и екипът му за поддръжка даде подробен, полезен отговор на нашето запитване.

Той има няколко грешки и видяхме малки грешки в интерфейса му, което малко отнема блясъка. Добър избор е ако искате просто приложение, за което не е необходимо да плащате такса за абонамент, за да го използвате.

Todoist

Todoist отива по-далеч от своите конкуренти по управление на задачи и включва много шаблони, които да ви дадат начален старт при първо използване.

Освен че ви позволява да споделяте задачи с Google Календар, той ви позволява да използвате Zapier за достъп до много други приложения и има над 50 директни интеграции.

Неговата карма система ви позволява да трупате точки за отметка на задачите. Получавате бонуси за извършване на различни неща и можете да загубите карма, ако задачите се просрочат. Ако искате да възхитите работата си или живота си, Todoist е отличен избор и ще мотивира тези, които обичат да се състезават срещу себе си или другите.

Todoist-шаблони

Тя ви позволява да изберете своя тема от няколко добре наречени цвята, включително мандарина и детелина. Има и качване на файлове, коментари и функции за анализи.

Плановете му включват безплатно предлагане, което ви позволява да използвате основните му функции и два платени плана, които ви дават по-разширена функционалност за няколко долара на месец. Можете да опитате неговите премиум функции и с двумесечен пробен период, ако предоставите данни за кредитна карта. Преподавателите и нестопанските организации получават отстъпки. Получавате приоритетна поддръжка на своите премиум планове, както и фактуриране на екипи.

Todoist е една от най-пълнофункционалните системи за управление на задачи. Възползвайте се от всичко, което предлага, и ще откриете, че отплувате от спокойните води на управление на задачи в океанския чоппир на софтуера за управление на проекти.. 

Да можеш да мащабираш подобно нещо обаче не е задължително лошо нещо и Тодоист може да е подходящ за онези, които искат да започнат просто и да имат място да растат по-късно.

Предлага се за много устройства, като има приложения за Windows, macOS, Android и iOS. Предлагат се също разширения за браузъри и приставки за електронна поща. Има също така носими приложения и приложения на трети страни за Linux. Това дава широк обхват, колкото можете да искате.

Някъде по средата

Трябва да нарисувате линия някъде и въпреки че можете да спорите къде трябва да отиде, ние смятаме, че Trello е инструментът, който седи най-близо до него. Той има фокусиран, базиран на канбан подход, както и няколко функции, които ви позволяват да надхвърлите това, ако решите да го направите.

Trello

Trello е добър пример за платформа, която седи на границата на управление на проекти и управление на задачи. Основните му функции са по-скоро като софтуер за управление на задачи, но той има няколко разширения, които могат да го превърнат в по-напреднала платформа за управление на проекти.

Trello е инструмент на базата на канбан. Ако досега не сте го използвали, разгледайте нашето ръководство за употреба на канбан дъска. Задачите, които създавате, се добавят към именаните колони и ги премествате от колона в колона, за да отразявате тяхното състояние. Ако се прави правилно, те трябва да текат отляво надясно. Колоните могат да бъдат назовавани, за да представят хора или различни етапи от вашия производствен процес.

Trello, като повечето софтуер за управление на задачи, се основава на един единствен изглед. Неговият канбанен съвет обаче ви дава повече възможности за контрол на нещата, отколкото обикновен списък. Можете също да добавите различни изгледи с разширенията на Trello.

Има много от тях и ако използвате няколко от тях, можете да го преобразувате в инструмент, еквивалентен на по-сложен софтуер за управление на проекти. Той също има уникални функции, като “butler”, която ви позволява да автоматизирате работните процеси. 

Trello-иконом

Можете да създавате бутони, които автоматично манипулират задачи, така че ако имате задачи, които трябва редовно да правите, можете да настроите Trello да ги изпълнява незабавно.

С регулируемите си фонове, стикери и емоджи имате много възможности за персонализиране и много фирми използват Trello за публично видими списъци, като менюта или графици. Можете да го използвате и за места за сядане по време на събития. Това е гъвкава система.

Повечето от функциите му са безплатни, с допълнителни персонализиране, по-големи размери на файлове и по-голяма сигурност в платените си планове.

Прочетете повече за това в нашия преглед на Trello. След това ръководството за начинаещи на Trello ще ви помогне да научите какво можете да направите с него.

Най-добрият софтуер за управление на проекти

Има всякакви приложения за управление на проекти, като се започне от по-сериозни, насочени към бизнеса приложения като Wrike и Mavenlink, до по-спокойни инструменти, като Asana и Podio. 

monday.com

monday.com е любимият ни инструмент за управление на проекти и излезе начело в нашия списък с най-добрият софтуер за управление на проекти. Той комбинира професионален набор от функции с изключителен интерфейс, който улеснява захващането с по-модерните му функции.

monday.com няма подзадачи или зависимости, но това е избор на дизайн. Смята ги за зли. Вместо това ви дава огромни възможности да персонализирате данните на задачите си. 

Софтуерът за управление на задачи ви позволява да създавате задачи, които често се състоят от малко повече от ред текст. Софтуерът за управление на проекти ви дава няколко полета, но с monday.com можете да изберете какви данни искате да включите към всеки елемент. Това означава, че можете да го използвате за всякакви неща, ако го настроите правилно.

понеделник борда

monday.com предоставя шаблони, които да ви помогнат да започнете, и ви насочва към правилния, който да използвате.

Той има много изгледи, включително борд на канбан и дневник на дейността. Има времева гама, подобна на Гант, както и календар. Включени са и изглед на карта, проследяване на времето и изглед на диаграма.

monday.com се интегрира с много платформи, като Slack и Trello и можете да използвате услугата Zapier за споделяне на данни с други приложения.

Интерфейсът му е изключителен, с всевъзможни малки анимации, които да ви помогнат да работите с него и да разберете какво ще се промени, когато щракнете върху нещата.

Защитните му функции са отлични, като се използва 256-битово криптиране на AES и налична двуфакторна автентификация. Можете също да подобрите сигурността си с ограничени регистрации на домейни, удостоверяване на Google и настройки на персонализирана парола.

Получавате фантастична подкрепа. Изпратихме въпроси чрез формата за контакт и получихме отговор само за четири минути. Той има голяма база знания и ефективна функция за незабавна помощ, която ви помага бързо да намерите статии.

Най-големият недостатък е липсата на безплатен план, но входната му точка от $ 25 на месец за петима отбори е отлична стойност.

Като цяло monday.com е най-добрият избор на инструмент за управление на проекти, като комбинацията от използваемост и мощност го прави хит.

Прочетете повече за това в нашия преглед monday.com и получете съвети как да започнете с него в нашето ръководство за начинаещи monday.com.

Асана

Асана е чудесен избор, ако искате да се облекчите в света на управлението на проекти. Интерфейсът му е ярък и весел и знае как да ви мотивира. Отменете задача и има вероятност да задействате някое от нейните празненства, което ще изпрати сладко, цветно животно, прелитащо през екрана.

асана-празник

Освен че е забавно да се използва, Асана правилно се справя със сериозните неща. Тя ви позволява да създавате толкова много проекти, колкото искате, на безплатния му план. Можете също така да използвате безплатно неговите канбансни дъски, списъци и календари. Можете също да проследявате напредъка на проекта, да провеждате разговори със съотборници и да качвате файлове.

Въпреки че безплатният му план е добър, платените му планове, които започват от $ 9,99 на месец, също предлагат приятни функции. За тях можете да използвате неговия изглед на времева гама на Гант и да създадете формуляри за улавяне на информация. Ако предпочитате специализиран инструмент на базата на Гант, разгледайте вместо това нашето ревю на TeamGantt.

Времевата скала ви позволява да създавате взаимоотношения между зависимостите между задачите, където управлението на проекти започва да се придвижва по-напред от управлението на задачите по отношение на полезността, но добавя слой сложност, който може да ви излезе, ако не го искате.

Интеграциите на Асана ви позволяват да го използвате с други услуги, включително Trello и Jira, за които можете да прочетете в нашия преглед на Jira. Можете да качвате файлове с размер до 100MB. Най-доброто ни онлайн хранилище за екипи ще ви помогне, ако това не е достатъчно.

Нашият преглед на Asana обхваща подробно инструмента, а ръководството за начинаещи Asana ще помогне на новодошлите в софтуера. Той е чудесен избор за начинаещи, но също така предлага мощност с управлението на зависимостта си.

Прочетете как се сравнява с някои от другите ни любими инструменти в сравненията на monday.com срещу Asana и Wrike vs. Asana.

Wrike

Wrike е друг голям хит, който се справя добре в нашите списъци и сравнения. Той излезе начело в нашия списък с най-добрият софтуер за управление на проекти, например за малкия бизнес. Можете също така да видите как се сравнява директно със съперниците в нашите мачове на Wrike срещу Trello и Wrike vs. Basecamp.

Той има управление на зависимостите и подзадачи, което ви позволява да задавате връзки между вашите задачи. Това означава, че можете да гарантирате, че графикът ви е изпълним, както и да проследявате въздействието на забавянията.

wrike зависимости

Можете да персонализирате работното си пространство с неговия подбор от теми, както и да наслагвате календари от различни проекти, за да видите как графиците се вписват заедно.

Той има функция за проверка, която ви позволява да коментирате файлове, включително по време на видео. Ако съхранява много файлове, интегрирането му с Dropbox и Google Drive ще се окаже полезно. Той също така се интегрира с други услуги, като Salesforce, Slack и Adobe Creative Cloud.

Ако искате да преместите графика си, зависимостите ви позволяват да правите това, без случайно да направите нещата невъзможни. Ако задачите зависят една от друга, Wrike ще ви уведоми дали е планирано да започне нещо, преди да бъдат завършени предходните му задачи.

Генерирането на отчетите на Wrike ви позволява да произвеждате информация за части от вашия бизнес. Можете да проверите за просрочени и неподредени задачи, за да сте сигурни, че всички в екипа имат какво да правят.

Wrike има използваем безплатен слой, но най-добрите му характеристики са в платените му планове, които започват от 9,80 долара на потребител на месец. В допълнение към браузъра той е достъпен за Windows, macOS, Android и iOS.

Wrike е един от най-силните инструменти, когато става дума за онлайн сигурност. Той има двуфакторно удостоверяване, за което можете да научите повече в нашата статия за двуфакторно удостоверяване.

Ако възнамерявате да получите пълнофункционално приложение за управление на проекти, което може да ви помогне при големи проекти, Wrike е чудесен избор. Прочетете повече за това в нашето ревю на Wrike.

Заключителни мисли

Инструментите за управление на задачи и проекти са сериозен бизнес и избирането на правилния може да помогне за вашата производителност. Има много възможности и това може да бъде озадачаващо. Различните категории софтуер правят различни неща, въпреки че между тях има много кросоувър.

Освен четенето на нашите отзиви, най-добрият начин да научите за софтуера е да го използвате. Почти всички инструменти, които покрихме, имат безплатна пробна версия, а много от тях също имат безплатен план. Прочетете нашия списък с най-добрият безплатен софтуер за управление на проекти за примери.

Ако сте опитали някой от изброените тук софтуер или имате нещо друго, което да препоръчате, уведомете ни в коментарите. Благодаря за четенето.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me