Trello Beginner’s Guide: Kanban Can-Can

Opgavestyring er en væsentlig del af ethvert projekt. At få det rigtigt kan være forskellen mellem succes og fiasko. Heldigvis, hvis du har brug for at blive mere organiseret, er der masser af hjælp til rådighed. Der er mange gode, gratis værktøjer til rådighed for at gøre tingene lettere, blandt dem Trello. Selvom det er temmelig enkelt, har vi sammensat denne Trello begyndervejledning for at gøre overgangen endnu glattere.

Vi har også en Asana begynderguide, hvis dette program passer bedre til dig. Hvis du vil se, hvordan de to stables op, skal du læse vores sammenligningsanmeldelse af Trello vs Asana.

Trello er et enkelt og effektivt værktøj til at styre og organisere opgaver. Det er rettet mod teams som en måde at organisere genstande i et projekt, men der er ingen grund til at du ikke kan bruge det selv. Det er ret alsidigt og har masser af tilpasningsmuligheder, som du kan læse i vores Trello-gennemgang.

Det betyder, at du nemt kan indstille den til forskellige opgaver.

For mere avancerede funktioner, såsom ressourcestyring og omkostningssporing, kan du måske se på mere komplekse værktøjer. Vores liste over den bedste projektstyringssoftware er et godt sted at starte.

Brug af Trello er en leg. Vi bruger det selv på Cloudwards.net til at styre vores workflow, og hvis det ikke er en anbefaling, ved vi ikke, hvad der er.

Tilmelding

For at tilmelde dig skal du blot udfylde en enkel formular og svare på bekræftelses-e-mailen. Derefter kan du komme direkte til opsætning af dit første bræt, som allerede har et par eksempler på kolonner på plads til dig.

En grundlæggende Trello-konto er gratis og giver dig mulighed for at gøre det meste af det, du har brug for. Det er ikke et program, du tilmelder dig kun for at finde dig selv ramme dens grænser inden for få timer. Den grundlæggende pakke er fremragende, og det plager dig heller ikke at opgradere.

Hvis du vil tilmelde dig sin guldpakke, er der dog masser at lide. Din vedhæftningsgrænse stiger fra 10MB til 250MB. Du kan tilføje brugerdefinerede baggrunde til dine tavler, og der er mange sjove funktioner, såsom klistermærker, brugerdefinerede emojer og power-ups.

Guldpakken er 45 dollars om året, så den bryder heller ikke banken. Ud over at køre i din browser er Trello tilgængelig til Android og iOS, så du kan også styre ting på farten.

Hvad kan du gøre med Trello?

Du kan godt blive introduceret til Trello via en invitation fra et team eller firma, i hvilket tilfælde du først vil arbejde med deres bestyrelse. Hvis du imidlertid starter den første gang, skal du selv oprette tingene.

For at gøre det skal du begynde med det standardkort, der er angivet til dig, eller klik på “tavler” -knappen øverst til venstre på skærmen. Hvis du allerede har tavler, kan du skifte mellem dem der. Uanset hvad, for at oprette et nyt, skal du bare klikke på “Opret nyt tavle” for at få vist den nye tavldialog vist nedenfor.

Der kan du navngive din nye tavle, vælge dens baggrundsfarve eller billede og beslutte, om du vil gøre det privat eller offentligt. En offentlig bestyrelse vil være synlig for hele internettet, hvilket er godt, hvis du kører et mødested eller et offentligt samlingssted, men ikke desto mindre hvis du organiserer dit kontor te-programliste.

Når du har valgt de ønskede indstillinger, skal du klikke på “Opret tavle” og voila. Dit nye bord vises i al sin ære.

I hjertet er Trello et kanban-bord, så du kan flytte arbejde fra kolonne til kolonne. Når du opretter et nyt bræt, vil du se tre kolonner eller lister, der allerede er tilføjet: “at gøre”, “gøre” og “færdig.” Det giver dig en idé om, hvordan du laver dine Trello-projekter.

Din arbejdsgang skal gå fra venstre mod højre, men du kan tilføje så mange mellemstadier, som du har brug for.

Arbejde med lister

Du kan bruge de lister, der leveres som en klargjort-til-do-liste, eller, hvis du foretrækker, omdøbe dem til at repræsentere forskellige faser i dit projekt.

Hvis du har brug for mere end tre kategorier, skal du klikke på “tilføj til liste” for at oprette en anden. Igen kan du kalde dem, hvad du vil, så der er masser af plads til kreativitet. For eksempel kan du navngive hver liste efter et teammedlem eller en anden gruppe i din virksomhed for at angive, hvem der er tildelt hvad.

Du kan have en ikke-tildelt kolonne til venstre for teammedlemmer at vælge arbejde fra, efterfulgt af kolonner, der repræsenterer hvilket stadie arbejdet er på. Der er mange måder at bruge det på. Tænk på, hvordan du opdeler dine opgaver, og navngiv derefter kolonnerne i overensstemmelse hermed.

Tilføjelse af kort

Lister er tomme først, men fungerer som indehavere af kort. Du kan tilføje dem ved at klikke på “tilføj et kort.” Navngiv derefter dit kort i henhold til den opgave, du vil have det til at repræsentere, klik på “tilføj kort”, så er du færdig.

Du kan flytte kort fra sted til sted ved at trække og slippe dem. Når du flytter en, vil alle, der arbejder på det pågældende emne, få en meddelelse om, at den er flyttet, så den, der har brug for at se på det næste, kan komme i gang, uanset om du husker at fortælle dem.

Ved at klikke på et kort åbnes en dialog, der giver dig mulighed for at kommentere det, se tidligere aktivitet tilknyttet det og tildele teammedlemmer til det. Du kan se specifikke kort for at sikre dig, at du får besked om ændringer.

Du kan også tilføje tidsfrister og indstille meddelelser for at minde folk, når de nærmer sig. Selvom det aldrig sker med os, har vi hørt glemte frister er ret almindelige andre steder.

At få det til at se bedre ud

Hvis du vil gøre kortene mere attraktive ud, kan du tilføje klistermærker til dem. Klistermærker er billeder, der kan findes ved at klikke på “klistermærker” i menuen til højre for skærmen. De kan trækkes på kort og er en fantastisk måde at gøre dem visuelt karakteristiske.

Tolv tilbydes i den gratis pakke, med mere tilgængelig, hvis du opgraderer til en betalt plan. Opgradering giver dig også mulighed for at bruge dine egne billeder. Brug af din virksomhedsdesign er for eksempel en fremragende måde at tilføje ejerskab til dine projekter.

Du kan også tildele kortetiketter, som egentlig kun er farvekodning af dem med valgfri tekst. Det er en anden nyttig måde at kategorisere dem og gøre dine tavler nemme at læse visuelt.

Hvis du vil opdele et kort endnu mere, kan du tilføje en tjekliste for at vise, hvad der skal gøres for at afslutte det. Tjeklister inkluderer specifikke underopgaver, som du kan krydse af, når du arbejder igennem dem. En hjælpsom bar viser, hvor tæt på du er færdig, hvilket er især nyttigt, hvis du har masser af genstande at udfylde.

Afrunding af det grundlæggende

Det er det grundlæggende ved at bruge Trello. Du kan opnå en hel del med bare de grundlæggende funktioner, og der er meget, du kan gøre for at indstille det til dine behov.

Det er hurtigt, intuitivt og lydhør. Brugergrænsefladen er let at læse, og det meste af det, der er der, kan regnes ud ved at se på det. Vi har aldrig været nødt til at se på hjælpesiderne, når vi brugte den, og aldrig gjort det før vi skrev denne vejledning.

Hvis du har brug for det, er hjælpesystemet dog omfattende, med over 200 artikler, der forklarer, hvordan det hele fungerer. Der er også et aktivt samfundsforum. Hvis du ikke kan finde et svar på dit spørgsmål der, kan du sandsynligvis få et inden for et par timer. Du kan også bede Trellos supportteam om hjælp via en kontaktformular.

Opbyg dit Trello-team

Øverst på hoveddisplayet er der små cirkler, der repræsenterer de mennesker, der har adgang til hvert bord. Du kan se folks profilbilleder i cirklerne, hvis de har indstillet dem eller deres initialer. For at invitere flere mennesker, skal du klikke på det lille tal med et plus ved siden af ​​det til højre for de aktuelle brugere.

Hvis din virksomhed bruger flere bestyrelser, kan du måske gå videre og oprette et team. Som med bestyrelser, kan du invitere folk til de hold, du opretter.

Når du har dine teammedlemmer klar til at gå, kan du oprette de forskellige bestyrelser, du har brug for. De kan styres som før. En sej funktion er, at du kan knytte Slack boards til dit team. Det giver dig mulighed for at gøre ting, såsom at underrette alle om Trello-ændringer via Slack.

Hvis dit team bruger Slack til regelmæssig kommunikation, er det nyttigt at have Trello-ændringer synlige samme sted. For andre måder at bruge Slack til gavn for dit team, skal du læse vores bedste cloud-opbevaring til Slack-artikel.

Delving Dieeper – Trellos avancerede funktioner

Når du først har kendt det grundlæggende ved Trello, er der et par nyttige tricks, der hjælper dig med at få mere ud af det. Du kan trække vedhæftede filer til kort for at dele dem. Du kan oprette lister ved at dobbeltklikke, og du kan få vist tastaturgenvejslisten ved at trykke på “?” på tastaturet.

Trello har også nyttige funktioner i indstillingsskærmbillederne. Der er en farveblindtilstand, så hvis du har farvekodet dine kort, kan du være sikker på, at alle kan se, hvad der er hvad. Du kan også konfigurere ting som tofaktorautentisering, hvis du vil beskytte din konto mod cyberkriminalitet.

Det er også muligt at downloade de personlige oplysninger, som Trello holder på dig. Selvom vi ikke har nogen særlige bekymringer om privatlivets fred omkring Trello, er det en dejlig funktion at have. Vores artikel om, hvordan du beskytter dit privatliv, giver tip til, hvad du kan gøre for at holde dine oplysninger private på nettet. Du kan se flere nyttige tip i Trello-dokumentationen.

Apptastiske integrationer

En anden stor funktion, Trello har, er power-ups. De giver dig mulighed for at integrere det med mange andre applikationer og tjenester. Cirka 30 leveres af Trello, men andre power-ups fra tredjepart er tilgængelige. Der er for mange understøttede tjenester til detaljer, men udvalget inkluderer Twitter, Gmail, GitHub, Salesforce, SurveyMonkey og Jira.

Der er også en kalender, så du kan få et overblik over, hvad der skal gøres, når. Du skal dog opgradere din konto for at bruge flere power-ups.

Afsluttende tanker

Med en million brugere om dagen er det let at se, hvorfor Trello for nylig blev værdsat til $ 400 millioner. Det er let at bruge og gratis at komme i gang, så det er værd at tjekke, om du er på markedet for ny opgavehåndteringssoftware. Selv hvis du ikke er det, kan dets opgaveliste evne være værd at se på for at hjælpe dig med at blive mere organiseret.

Hvis du arbejder i et online-team og ønsker at forbedre dets produktivitet, er Trello et godt værktøj til det. For anden nyttig software, se på vores liste over de bedste virtuelle team softwareværktøjer.

Vi håber, at denne guide har hjulpet dig med at få fat på Trello og vist dig lidt af, hvad du kan gøre med det. Hvis du har prøvet det og har noget at fortælle os om dine oplevelser, fortæl os det i kommentarerne nedenfor. Tak for at have læst.