Sådan bruges et Kanban-bord i 2020: Sådan udføres ting

De fleste af os kunne gøre med at være bedre organiseret. Heldigvis er der alle mulige værktøjer, der kan hjælpe med det. Nogle er nyttige for teams, andre for enkeltpersoner og mange for begge. Vi vil se på et simpelt værktøj, som ikke alle er opmærksomme på i denne artikel ved at forklare, hvordan man bruger et kanban-kort.


De projektstyringsværktøjer, vi dækker, inkluderer ofte et kanban-bord blandt deres synspunkter. Det bedste eksempel på dette er Trello, der næsten udelukkende er baseret på kanban-udsigten. En anden er monday.com, vinderen af ​​vores bedste artikelstyring om softwareprojektledelse. Du kan læse om det i vores monday.com-gennemgang.

Trello er tilgængelig i webform, men har også apps til mobile enheder, så du kan bruge det mens du er på farten. Kanban-tavler fungerer godt på mobil. Du kan finde dig selv at få en overraskende mængde organisation gjort på toget til at arbejde.

Vi har dækket Trello før i vores Trello begynderguide, som sammen med vores Trello-gennemgang er et godt sted at hoppe på kanban-vognen. Det er også det bedste gratis kanban-bord, hvis du har brug for en anden grund til at tjekke det ud.

Hvad er et Kanban-bestyrelse?

Kanban er en udvikling af en japansk teknik, der skal forbedre produktiviteten. Betydning “billboard” på japansk, det er opkaldt efter kort, der bruges i fabrikker. Systemet startede hos Toyota, men år senere blev det tilpasset til brug hos Microsoft. Det er især nyttigt for Agile teams, der bruger Scrum-rammer.

Kanban-tavlen er nøglen til processen og gør det muligt for teams at visualisere, hvordan arbejdet flyder fra start til slut. Det kan også vise dig, hvor meget alle skal gøre. Det betyder, at der kan trækkes arbejde ind i systemet, når folk er frie, snarere end at blive skubbet ind som anmodet om.

Sådan fungerer et Kanban-bord: Søjler og kort

Kanban plader består af søjler. Søjlerne indeholder kort, som du kan bevæge dig rundt på brædderne.

For at opsætte dit kanban-bord skal du oprette og navngive flere kolonner. Du behøver dog ikke starte fra bunden. Mange af vores foretrukne projektstyringsværktøjer har et udvalg af kanban-skabeloner til at hjælpe dig. Se på vores Airtable-gennemgang for at lære om en platform, der har nogle.

Hvis du gør det på den hårde måde, er den vigtige kanban-opsætning den tresøjles tilgang. Denne metode bruger kolonner “opgave”, “gør” og “færdig”. Når du opretter opgaver, tilføjer du dem til kolonnen “to-do”.

Når du starter noget, flytter du det til “gør” -kolonnen. Det er en let træk og slip-operation. Du har sandsynligvis gættet, at når tingene er færdige, går de til kolonnen “færdig”. Det lyder enkelt, og det er det. Dog prøve det, og det kan overraske dig, hvor meget at gøre dine planer konkrete kan hjælpe dig med at få tingene gjort.

Et andet værktøj, vi kan lide, er Asana. Kanban er blot en af ​​dens synspunkter. Når du markerer noget som komplet, belønner det dig ved at sende et farverigt dyr, der flyver hen over skærmen. Læs om det i vores Asana-gennemgang, og lær, hvordan du bruger det i vores Asana begyndervejledning.

Eksempel på Kanban Board: Trello

Lad os gennemgå processen med at oprette et bestyrelse i Trello. Det er nemt at tilmelde dig og kan bruges gratis, men det har nyttige ekstraudstyr på de betalte planer. De inkluderer yderligere tilpasninger og forbedringer til tavler.

Når du er tilmeldt, er den første ting at gøre at oprette et bord. Du kan gøre det på flere måder. En måde er at klikke på “tavler” -knappen, efterfulgt af “oprette nyt tavle.” En pop-up vises derefter.

hvordan-til-brug-en-kanban-board-Trello-ny-bord

Der kan du give bestyrelsen en titel. Valgfrit kan du vælge et team eller gøre bestyrelsen offentlig i stedet for at beholde standardindstillingen, som er privat. Du kan vælge en baggrund fra et udvalg af ni farver eller mange fotografier. Hvis du har en betalt plan, kan du også uploade din egen baggrund.

Der er en kaffebaggrund, som vi kan lide, men vi skal undgå, fordi vi allerede drikker for meget. Vi har valgt denne dybe røde farve, som forhåbentlig vil gøre skærmbillederne klarere. Hvis du ikke forstår referencen på tavlen, anbefaler vi, at du tjekker vores guide til, hvordan du ser Harry Potter.

hvordan-til-brug-en-kanban-board-Trello-add-liste

Trello-lister

Trello henviser til dets kolonner som lister. Det næste trin er at tilføje nogle til tavlen. Der er en stor “tilføjelsesliste” -boks, der venter på dig på det nyoprettede tavle. Vi har skrevet “at gøre” i navnefeltet, som du kan se på skærmbilledet.

Boksen “Tilføj liste” flytter til højre, og vi vil bruge den til at oprette de næste to kolonner i vores grundlæggende opsætning: “gør” og “færdig.”.

hvordan-til-brug-en-kanban-board-Trello-lister

Nu har vi vores lister på plads. Vi kunne have kaldt dem noget eller gjort mere af dem, men det vil gøre i øjeblikket. Det næste trin er at tilføje kort. Vi gør det ved, du gætte det, ved at klikke på teksten “tilføj et kort” nederst på hver liste.

hvordan-til-brug-en-kanban-board-Trello-ny-kort

Alt hvad du skal gøre er at give kortet et navn, og tryk derefter på retur for at oprette det. Et nyt felt “tilføj et kort” åbnes automatisk for dig.

Brug af Trello Cards

Hvis du vil tilføje flere detaljer, skal du klikke på kortet, og der vises en pop-up, der giver dig mulighed for at tilføje flere oplysninger.

hvordan-til-brug-en-kanban-board-Trello-kort-detaljer

Som du kan se, er der flere ting, du kan gøre på kortene. Du kan tilføje en beskrivelse, skrive kommentarer og vedhæfte filer. Der er en grænse på 10 MB for vedhæftede filer på den gratis plan, som øges til 250 MB for betalende brugere. Hvis du har brug for mere plads til fillagring, kan du tage et kig på vores bedste cloud-opbevaring roundup.

Du kan også tilføje etiketter, en forfaldsdato og tjeklister med undervarer.

Kortoplysningerne her er specifikke for Trello. Andre kanban-værktøjer vil være forskellige, men dette giver dig en god idé om, hvad du kan forvente andre steder.

Flytning af Trello-kort rundt

Lad os gå tilbage til bestyrelsen. Vi har oprettet et par opgaver i kolonnen “at gøre”. Når vi begynder at arbejde på et kort, trækker vi det over til “gør” -kolonnen, og når det er færdigt, trækker vi det til “gjort” -kolonnen.

hvordan-til-brug-en-kanban-board-Trello-midt-projekt

Som du kan se på skærmbillede ovenfor, har vi flyttet et kort til “færdig” og et til “gør.” Vores projekt er godt i gang.

Du kan have flere kort på farten på én gang eller arbejde igennem dem ad gangen. Det er op til dig. Du kan også tildele ting til folk og se, hvem der gør hvad, og hvad der endnu ikke skal gøres.

Det er den grundlæggende opsætning af et simpelt kanban-kort, som du kan bruge til opgaver af alle slags.

Alternative layouts til Kanban

Der er andre måder at arrangere et kanban-bord på. Du kan have en kolonne for hvert produktionsstadium eller kolonner til arbejde, der er tildelt forskellige teammedlemmer, som vi gør på Cloudwards.net.

Du kan have kolonner til opgaver, der er sat på pause eller arkiveret. Måske flere grupper af kolonner til arbejde, der er tildelt forskellige afdelinger. Du kan endda bruge kanbanbrætter til siddepladser, for eksempel med søjler til borde i en bryllupsreception og kort, der repræsenterer gæster.

De fungerer også som menuer med forretter, hovedretter, drinks og dessertkolonner. Du kan gøre tavler offentlige, så kunderne kan se, hvad du tilbyder online eller via en tablet i din restaurant.

Kanban platforme

Vi har fokuseret på Trello til denne tutorial, men der er flere andre værktøjer, der inkluderer et kanban-bord. Mange af dem er stærkere ved projektledelse rundt omkring og tilbyder funktioner, der går ud over Trellos. Vi har allerede nævnt monday.com og Asana.

leankit-kanban

LeanKit har også en nyttig kanban-visning og inkluderer et godt eksempelprojekt, der viser dig, hvordan du drager fordel af dens funktioner. Læs om det i vores LeanKit-anmeldelse.

clickup-board

ClickUp er et andet sympatisk værktøj. Det inkluderer afhængigheder og har også et gratis lag. Læs om det i vores ClickUp-gennemgang.

Andre Kanban-funktioner

En masse værktøjer, der inkluderer et kanban-kort, tilbyder mange andre funktioner. Trello giver et udvalg af “power-ups”, der tilføjer ekstra funktionalitet af alle slags. De fleste værktøjer giver dig flere måder til at se opgaver bortset fra kanban.

De fleste værktøjer giver dig mulighed for at tildele opgaver til bestemte brugere, som hjælper dig med at styre projekter og holde alle opmærksomme på, hvem der gør hvad.

Opgaver kan også kategoriseres og prioriteres. Du kan normalt kommentere dem og tilføje relevante filer. Det er alt sammen nyttigt, men du behøver ikke bruge noget af det, hvis du foretrækker at holde tingene enkle.

Afhængighedsstyring er en måde at se, hvilke af dine opgaver afhænger af andre, og det kan tage dine projektplanlægningsevner til det næste niveau. Læs vores Wrike-anmeldelse for et eksempel på et værktøj, der tilbyder det.

Du kan også finde fillagring, teamkommunikation og tidsporingsfunktioner i andre værktøjer, hvis du ser dig omkring og sammenligner, hvad de gør.

Afsluttende tanker

Som vi har set, kan det være svært at få tingene gjort, men der er værktøjer til at hjælpe dig, og kanbanbræt er blandt de nemmeste at bruge. Lad dig dog ikke narre af det. At opdele komplekse problemer i mindre bidder er en effektiv måde at løse problemer på. Selv hvis du er overvældet af de små ting, kan du hjælpe dig med at få det gjort ved at afklare, hvad du skal gøre.

To af de enkleste værktøjer, vi har nævnt, er Trello og Asana. Begge har brugbare gratis lag. Vi sammenligner dem direkte i vores Trello vs. Asana face-off. Hvis du ønsker noget mere kompliceret, men kraftfuldt, anbefaler vi monday.com. Se hvordan det gik mod andre bærebjælker i branchen i vores monday.com vs. Jira og monday.com vs. Wrike bouts.

Brug et kanban-bord effektivt, og du kan opdage, at du har mere tid på dine hænder, end du troede, du ville gøre i slutningen af ​​dagen. Kanban bestyrelser bruges af mange store virksomheder, fordi de arbejder og gør organisering billigere.

Det betyder mindre møder, færre forsinkelser og et team der er på den samme side. At spare tid på et stort projekt kan være forskellen mellem fiasko og succes.

Hvis du har brugt et kanban-bord eller har tip til at dele med os, fortæl os os i kommentarerne. Tak fordi du læste.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me