Opgavestyring vs projektledelse: Forbliver organiseret i 2023

Der er alle mulige software, der sigter mod at hjælpe dig med at blive mere organiseret. Du kan bruge det til at planlægge alt fra din shopping til større projekter. Vi vil tage et kig på to typer software ved at sammenligne opgavestyring kontra projektstyring.

Kategorierne har fælles træk, men projektstyringssoftware går længere end opgavestyringsværktøjer til at gøre ting for dig. Lad os tale om, hvad hver type software kan gøre, og se derefter på eksempler. Forhåbentlig kan det hjælpe dig med at finde ud af, hvad der er mere passende til dine behov.

Hvad gør Task Management Software??

Task Management Software, overraskende nok, giver dig mulighed for at oprette opgaver. Du kan ofte gruppere disse opgaver i lister. Når opgaverne er færdige, kan du markere dem som sådan, måske få en tilfredsstillende “ding” -lyd, som du gør med Wunderlist (læs vores Wunderlist-anmeldelse).

Derudover kan du ofte dele opgaver med venner eller kolleger. Du kan indstille frister og få meddelelser, når de er tæt på.

Du kan typisk dele data med andre applikationer, skønt projektstyringssoftware ofte går videre med det, hvilket giver dig datadeling med mange andre platforme.

Fordelene ved opgavehåndteringssoftware er, at det giver dig mulighed for at se, hvad du skal gøre, og planlægge ting i overensstemmelse hermed. Opgavehåndteringssoftware er ofte så simpelt, at det er let at afvise som trivielt, men i praksis er det bare at bestemme, hvad du skal gøre, for at få tingene gjort meget lettere. 

For nogle vil det være nok, og fordi opgavehåndtering er enklere, er det sandsynligvis den bedste måde at komme i gang. Hvis du imidlertid ønsker at gå dybere ind i tingene, har du brug for projektstyringssoftware.

Hvad gør projektstyringssoftware?

Projektstyringssoftware gør typisk alt, hvad opgavestyringssoftware kan gøre og mere. Det gør dog ikke nødvendigvis det bedre. Hvis du kun har brug for opgavestyring, vil dedikerede apps med hurtige, klare grænseflader gøre, hvad du vil uden stød.

Ud over at lade dig oprette lister med opgaver, giver projektstyringssoftware dig mulighed for at oprette relationer mellem dem. Dette kan muligvis bare betyde at flytte dem fra kolonne til kolonne i et kanban-kort, men det kan betyde at skabe afhængigheder mellem dem i et Gantt-diagram. 

Hvis du gør det, vil du være i stand til at se, hvordan en forsinkelse til en opgave kan påvirke hele projektet. Hvis det lyder nyttigt, skal du læse, hvordan du bruger en Gantt-kortguide.

Du får også flere måder at se opgaver på i projektstyringssoftware. Der er normalt en listevisning, der ligner mest det, som opgavestyringsværktøjer viser. Ofte er der også et kanban-bord sammen med en kalender og en tidslinje.

Integrationer er almindelige, med næsten alle projektstyringsværktøjer, der giver dig mulighed for at dele data med andre platforme. De kan omfatte kommunikationsplatforme, såsom Slack, eller lagerplatforme, så du kan uploade filer.

Selvom de fleste værktøjer giver dig mulighed for at uploade filer som vedhæftede filer, kan en dedikeret opbevaringsløsning hjælpe. Læs vores bedste cloud-lagerartikel for at få en guide til, hvad der er tilgængeligt.

Du kan ofte dele værktøjer med andre projektstyringsplatforme, så du kan drage fordel af deres forskellige funktioner. Integration med Zapier-tjenesten, som giver dig mulighed for at dele data med potentielt tusinder af platforme, er populær.

Projektledelsessoftware ser ofte vanskeligere at bruge og har mere visuelt til. De mere avancerede værktøjer har en indlæringskurve, men de enkleste er generelt nemme at hente.

Der er også crossover. Nogle værktøjer krydser for et par opgavestyringsbokse og et par projektstyringsbokse. Der er mange muligheder.

Den bedste opgavehåndteringssoftware

Wunderlist

Wunderlist er et opgavehåndteringsværktøj, der giver dig mulighed for at oprette opgaver og kryds af for dem, når du arbejder igennem dem. Du sorterer dem på lister, og du kan dele dem med andre, hvis du arbejder på et gruppeprojekt.

Det er tilgængeligt næsten overalt. Du kan køre det i browseren eller downloade apps til Windows, macOS, Android, iOS og Chrome OS. Det har også browserudvidelser.

Dens kernefunktioner er fremragende, så du kan oprette opgaver og føje dem til navngivne lister. Når du markerer dem, er der en “ding” -lyd, der belønner dig for et godt udført job. Som de fleste apps til administration af opgaver er det fokuseret på den grundlæggende funktionalitet og gør planlægning let og underholdende.

Du kan også oprette subtasks, indstille tidsfrister og få meddelelser, når ting skal gøres. Du kan vælge et muntert udvalg af baggrundsfotografier og uploade filer samt tage stemmeoptagelser, når du er træt af at skrive.

Hvis du har brug for at gemme lydfiler uden for Wunderlist, skal du se på vores bedste cloud-lagerplads til store filer.

Der er også flere andre funktioner. Du kan dele opgaver med andre platforme, såsom Trello og Slack. Zapier er også tilgængelig til at oprette forbindelse til mange andre platforme. Hvis du har de tekniske chops, kan du wire det til dit eget websted eller app med dets API. 

Wunderlist er hurtig og lydhør, hvilket hjælper dig med at engagere sig i den, fordi du ikke venter på den, efter at du har foretaget ændringer. Det inkluderer pæne anvendelighedsfunktioner, såsom tastaturgenveje, så du kan bruge det endnu hurtigere. 

Selvom det er enkelt, har det en vidensbase og et supportteam, der kan besvare spørgsmål, hvis du sidder fast, hvilket kan ske, hvis du vove dig med at bruge dens mere avancerede funktioner.

Dens sikkerhed er også af højeste kvalitet med 256-bit SSL-kryptering, der beskytter dine data. Læs vores artikel om cyberkriminalitet for at få flere oplysninger om farer online.

Det er gratis at bruge, men du skal logge ind på det med en Microsoft-konto. Microsoft forventes at udfase det til fordel for sin anden applikation, Todoist, men indtil videre er Wunderlist et enestående opgaveliste-program, som du kan bruge gratis.

Vi nød at bruge Wunderlist og vil anbefale det til alle, der ønsker at komme i gang med opgavehåndteringssoftware. Læs vores Wunderlist anmeldelse for flere detaljer.

Ting

Ting er et andet simpelt værktøj, der har et par grundlæggende funktioner, som det gør godt. Det er kun tilgængeligt til macOS og iOS. Apple-fans vil måske også se på vores bedste projektstyring til Mac-guide. Læs vores Ting-anmeldelse for mere om softwaren.

Ting giver dig mulighed for at oprette opgaver, sortere dem i lister og dele dine lister mellem projekter, som du kan gruppere. Det giver dig også mulighed for at oprette gentagne opgaver. Det er et godt valg, hvis du vil være systematisk omkring ting, fordi opgaver, du udfører regelmæssigt, kan oprettes automatisk. 

Det kan være en stor tidsbesparelse, hvis du har en lang liste med job, der gentages hver uge eller måned. Det betyder, at du kan oprette en fuld tidsplan uden at skulle udføre ekstra arbejde. Det kan også sende dig påmindelser om at holde beslutninger eller nå personlige mål.

Måske vil du f.eks. Løbe hver uge eller lave en ny slags måltid. Ting kan hjælpe med at minde dig om, hvad du skal gøre.

Ting er en gammeldags app, som du køber direkte og derefter får alt, inklusive skyfunktioner, gratis. Desktopversionen er ikke billig til $ 49.99, men $ 9.99 iPhone-versionen er en meget bedre værdi. Disse priser kan også sammenlignes med software med månedlige gebyrer.

Hvis du har brug for hjælp til dets mere avancerede funktioner, har den en grundig vidensbase, og dens supportteam gav et detaljeret, nyttigt svar på vores forespørgsel.

Det har et par fejl, og vi så mindre fejl i dets interface, hvilket fjerner glansen lidt væk. Det er et godt valg, hvis du vil have en enkel applikation, som du ikke behøver at betale et abonnementsgebyr for at bruge.

Todoist

Todoist går længere end sine opgaveadministrationsrivivaler og inkluderer mange skabeloner, der giver dig et forspring, når du først bruger det.

Ud over at lade dig dele opgaver med Google Kalender, giver det dig mulighed for at bruge Zapier til at få adgang til mange andre apps og har over 50 direkte integrationer.

Dets karma-system giver dig mulighed for at samle point til afkrydsningsfunktioner. Du får bonusser for at gøre forskellige ting og kan miste karma, hvis opgaver er forfaldne. Hvis du vil spille dit arbejde eller dit liv, er Todoist et fremragende valg og motiverer dem, der kan lide at konkurrere mod sig selv eller andre.

Det giver dig mulighed for at vælge dit eget tema fra flere velkaldte farver, herunder mandarin og kløver. Der er filoverførsler, kommentarer og analysefunktioner også.

Dens planer inkluderer et gratis tilbud, der giver dig mulighed for at bruge dens grundlæggende funktioner og to betalte planer, der giver dig mere avanceret funktionalitet for et par dollars om måneden. Du kan også prøve premium-funktionerne med en prøveperiode på to måneder, hvis du giver kreditkortoplysninger. Lærere og nonprofitorganisationer får rabatter. Du får prioriteret support på dets premium-planer samt gruppefakturering.

Todoist er et af de mest fuldt udstyrede systemadministrationssystemer. Udnyt alt det tilbyder, og du finder dig selv sejle ud af det rolige farvande af opgavestyring i det hakkere hav af projektstyringssoftware. 

At være i stand til at opskalere sådan er dog ikke nødvendigvis en dårlig ting, og Todoist passer måske dem, der vil starte med det enkle og have plads til at vokse senere.

Det er tilgængeligt for mange enheder med apps til Windows, macOS, Android og iOS. Browserudvidelser og e-mail-plugins er også tilgængelige. Der er også bærbare applikationer og tredjeparts Linux-apps. Det giver den så bred rækkevidde, som du kunne ønske dig.

Et eller andet sted midt imellem

Du er nødt til at tegne en linje et eller andet sted, og selvom du kan diskutere, hvor det skal gå, tror vi, at Trello er det værktøj, der ligger tættest på det. Det har en fokuseret, kanban-baseret tilgang, samt flere funktioner, der lader dig gå ud over det, hvis du vælger at gøre det.

Trello

Trello er et godt eksempel på en platform, der ligger på grænsen til projektledelse og opgavestyring. Dens kernefunktioner ligner mere opgaveregistreringssoftware, men det har flere udvidelser, der kan omdanne det til en mere avanceret projektstyringsplatform.

Trello er et kanban-baseret værktøj. Hvis du ikke har brugt en før, så tjek vores, hvordan du bruger en kanban-tavlevejledning. De opgaver, du opretter, føjes til navngivne kolonner, og du flytter dem fra kolonne til kolonne for at afspejle deres status. Hvis de gøres korrekt, skal de flyde fra venstre mod højre. Kolonner kan navngives til at repræsentere personer eller forskellige faser i din produktionsproces.

Trello er, ligesom de fleste opgaveradministrationssoftware, baseret på en enkelt visning. Dets kanban-bord giver dig imidlertid mere plads til at kontrollere ting end en simpel liste. Du kan også tilføje forskellige visninger med Trellos udvidelser.

Det har masser af dem, og hvis du bruger flere af dem, kan du konvertere det til et værktøj svarende til mere sofistikeret projektstyringssoftware. Det har også unikke funktioner, såsom “butler”, som giver dig mulighed for at automatisere arbejdsgange. 

Du kan oprette knapper, der automatisk manipulerer opgaver, så hvis du har job, der skal udføres regelmæssigt, kan du indstille Trello til at udføre dem med det samme.

Med dens justerbare baggrunde, klistermærker og emoji har du masser af plads til tilpasning, og mange virksomheder bruger Trello til offentligt synlige lister, f.eks. Menuer eller tidsplaner. Du kan også bruge det til siddepladser til arrangementer. Det er et fleksibelt system.

De fleste af dens funktioner er gratis, med ekstra tilpasninger, større filstørrelser og stærkere sikkerhed på dets betalte planer.

Læs mere om det i vores Trello-anmeldelse. Derefter hjælper vores Trello begynderguide dig med at lære, hvad du kan gøre med den.

Den bedste projektstyringssoftware

Der er alle former for projektstyringsapplikationer derude, lige fra mere seriøse, forretningsfokuserede applikationer, såsom Wrike og Mavenlink, til mere afslappede værktøjer, såsom Asana og Podio. 

monday.com

monday.com er vores foretrukne projektstyringsværktøj og kom på toppen på vores liste over den bedste projektstyringssoftware. Det kombinerer et professionelt funktionssæt med en enestående grænseflade, der gør det nemt at komme i klem med de mere avancerede funktioner.

monday.com har ikke subtasks eller afhængigheder, men det er et designvalg. Det betragter dem som onde. I stedet giver det dig enorme muligheder for at tilpasse dine opgaver ‘data. 

Opgavestyringssoftware giver dig mulighed for at oprette opgaver, der ofte består af lidt mere end en tekstlinie. Projektstyringssoftware giver dig flere felter, men med monday.com kan du vælge, hvilke data du vil inkludere til hvert element. Det betyder, at du kan bruge det til alle mulige ting, hvis du konfigurerer det korrekt.

monday.com indeholder skabeloner, der hjælper dig med at komme i gang, og det guider dig mod den korrekte, du skal bruge.

Det har mange visninger, herunder et kanban-bord og aktivitetslog. Der er en Gantt-lignende tidslinje såvel som en kalender. En kortvisning, tidssporing og en kortvisning er også inkluderet.

monday.com integreres med en masse platforme, såsom Slack og Trello, og du kan bruge Zapier-tjenesten til at dele data med andre apps.

Dens grænseflade er fremragende med alle mulige små animationer, der hjælper dig med at arbejde med det og forstå, hvad der vil ændre sig, når du klikker på ting.

Dets sikkerhedsfunktioner er fremragende med AES 256-bit kryptering anvendt og to-faktor autentificering tilgængelig. Du kan også øge din sikkerhed med domænebegrænsede tilmeldinger, Google-godkendelse og indstillinger for tilpasset adgangskode.

Du får fantastisk støtte. Vi sendte spørgsmål via dens kontaktformular og fik svar på kun fire minutter. Det har en stor vidensbase og en effektiv øjeblikkelig hjælpefunktion, der hjælper dig med at finde artikler hurtigt.

Den største ulempe er manglen på en gratis plan, men dets indgangspunkt på $ 25 pr. Måned for hold på fem er fremragende værdi.

Generelt er monday.com vores øverste valg af projektstyringsværktøj, med dets kombination af brugervenlighed og magt, der gør det til et hit.

Læs mere om det i vores monday.com-gennemgang og få tip til at starte med det i vores monday.com-begynderguide.

asana

Asana er et godt valg, hvis du vil lette dig selv ind i projektledelsesverdenen. Dens interface er lys og munter, og den ved, hvordan man kan motivere dig. Afkryds en opgave, og der er en chance for, at du udløser en af ​​dens festligheder, der sender et søde, farverige dyr, der flyver over skærmen.

Ud over at være sjovt at bruge, får Asana de alvorlige ting rigtigt. Det giver dig mulighed for at oprette så mange projekter, som du vil på dens gratis plan. Du kan også bruge dens kanban-tavle, liste og kalendervisninger gratis. Du kan også spore projektforløb, have samtaler med holdkammerater og uploade filer.

Selvom dens gratis plan er god, tilbyder dens betalte planer, der starter ved $ 9,99 pr. Måned, også gode funktioner. På disse kan du bruge dens Gantt-lignende tidslinjevisning og oprette formularer til at indsamle information. Hvis du foretrækker et dedikeret Gantt-baseret værktøj, skal du se på vores TeamGantt-anmeldelse i stedet.

Tidslinjen giver dig mulighed for at oprette afhængighedsforhold mellem opgaver, og det er her projektledelse begynder at trække foran opgavestyringen med hensyn til nytten, men det tilføjer et lag med kompleksitet, der kan komme i vejen for dig, hvis du ikke ønsker det.

Asanas integration giver dig mulighed for at bruge det med andre tjenester, herunder Trello og Jira, som du kan læse om i vores Jira-anmeldelse. Du kan uploade filer på op til 100 MB i størrelse. Vores bedste online opbevaring for teams hjælper dig, hvis det ikke er nok.

Vores Asana-gennemgang dækker værktøjet i detaljer, og vores Asana-begynderguide hjælper nytilkomne til softwaren. Det er et godt valg for begyndere, men det tilbyder også magt med dets afhængighedsstyring.

Læs hvordan det sammenlignes med nogle af vores andre yndlingsværktøjer i vores monday.com vs. Asana og Wrike vs. Asana sammenligninger.

Wrike

Wrike er en anden stor hitter, der klarer sig godt på vores lister og sammenligninger. Det kom ud øverst på vores liste over den bedste projektstyringssoftware til små virksomheder, for eksempel. Du kan også se, hvordan det sammenlignes direkte med rivaler i vores Wrike vs. Trello og Wrike vs. Basecamp matchups.

Det har afhængighedsstyring og subtasks, så du kan indstille forhold mellem dine opgaver. Det betyder, at du kan sikre, at din tidsplan er gennemførlig, samt spore virkningen af ​​forsinkelser.

Du kan tilpasse dit arbejdsområde med dets valg af temaer samt overlejre kalendere fra forskellige projekter for at se, hvordan tidsplaner passer sammen.

Det har en korrekturfunktion, som giver dig mulighed for at kommentere filer, også under videoer. Hvis du gemmer mange filer, vil integrationen med Dropbox og Google Drive vise sig at være nyttig. Det integreres også med andre tjenester, såsom Salesforce, Slack og Adobe Creative Cloud.

Hvis du vil flytte din tidsplan, kan afhængigheder gøre det uden uheld at gøre tingene uanvendelige. Hvis opgaver er afhængige af hinanden, vil Wrike fortælle dig, om noget er planlagt til at starte, før dets foregående opgaver er færdige.

Wrikes rapportgenerering giver dig mulighed for at producere oplysninger om dele af din virksomhed. Du kan tjekke forfaldne og ikke-tildelte opgaver for at sikre, at alle i teamet har noget at gøre.

Wrike har et anvendeligt gratis lag, men dets bedste funktioner findes på de betalte planer, der starter fra $ 9,80 per bruger pr. Måned. Ud over browseren er den tilgængelig til Windows, macOS, Android og iOS.

Wrike er et af de stærkeste værktøjer, når det kommer til online sikkerhed. Det har tofaktorautentisering, som du kan lære mere om i vores artikel om tofaktorauthentificering.

Hvis du vil gå ud for at få et komplet projektstyringsprogram, der kan hjælpe dig med større projekter, er Wrike et godt valg. Læs mere om det i vores Wrike-anmeldelse.

Afsluttende tanker

Opgaver og projektstyringsværktøjer er seriøs forretning, og at vælge den rigtige kan hjælpe din produktivitet. Der er mange muligheder, og det kan være forvirrende. De forskellige kategorier af software gør forskellige ting, selvom der er meget crossover mellem dem.

Ud over at læse vores anmeldelser er den bedste måde at lære om software at bruge det. Næsten alle de værktøjer, vi dækkede, har en gratis prøveperiode, og mange har også en gratis plan. Læs vores liste over den bedste gratis projektstyringssoftware for eksempler.

Hvis du har prøvet noget af den her listede software eller har noget andet at anbefale, så fortæl os det i kommentarerne. Tak for at have læst.