Online-bogføring: Hvorfor du skal lave dine bøger i skyen i 2023

Online-bogføring har overtaget markedspladsen for regnskabssoftware med løsninger, der passer til enhver branche og forretningstype. Virksomheder har gjort det nemt at tilmelde dig og importere data fra dit nuværende program. Automatiserede processer, der reducerer tiden, der bruges til at udføre rutinemæssige bogføringsopgaver og påmindelser holder dig på toppen af ​​din virksomhed.

Der er mange overbevisende grunde til at gøre dine bøger i skyen ved hjælp af en af ​​udbyderne i vores valg af den bedste regnskabssoftware. Hvis du har brug for at overbevise, er vi her for at fordele dem for dig.

Data i realtid

At gøre dine bøger i skyen betyder, at du aldrig behøver at vente på, at en bogholder indtaster dine transaktioner for at vide, hvor mange kontanter du har i banken. Cloudbaserede regnskabssoftwareprogrammer synkroniseres med bankkonti for at trække transaktioner ind. Når du har konfigureret regler, der matcher transaktioner til en udgiftstype, vil pengestrømme gennem din bank blive kategoriseret for dig.

Data i realtid giver dig mulighed for at holde dig på toppen af ​​din virksomheds økonomi, selvom din bogholder kalder syg til.

Indbyggede sikkerhedskopier

Ud over stærk kryptering og databeskyttelse tilbyder cloud-baserede regnskabssoftwareleverandører gratis sikkerhedskopiering. Med flere datagendannelsesservere, SSL-kryptering og katastrofegendannelsesplaner kan de bedre beskytte dine data, end du måske kunne på egen hånd.

Når det er sagt, hvis du synes, det er klogt at tilmelde dig en online backup-tjeneste, bør du tjekke vores bedste online backup-udbydere til små virksomheder.

Altid tilgængelige data

Mange af de større spillere på det skybaserede regnskabsmarked, såsom QuickBooks Online og FreshBooks, har investeret i apps. Når du har downloadet en app til din telefon og logget ind, kan dine data opdateres i realtid, fordi du kan få adgang til den hvor som helst når som helst.

Der er mange fordele ved denne tilgængelighed. Hvis du er på et jobsite, og en klient spørger, om de har forfaldne fakturaer, kan du kontrollere appen i stedet for at ringe til en bogholder på kontoret. Nogle apps inkluderer indbygget betalingsbehandling, så hvis de har en forfalden faktura, kan du samle den lige der.

Medarbejdere hos projektbaserede virksomheder, der bruger programmer med indbyggede projektfunktioner, såsom FreshBooks eller Xero, kan markere en opgave som afsluttet, mens de er hos en klient eller gennemgå en vigtig fil. Læs vores FreshBooks vs. Xero-artikel for mere information om disse tjenester.

Automatiske processer

Mange bogholdere udfører de samme opgaver hver uge eller månedlig basis. Betaling af husleje eller elektricitet, fakturering af klienter og forening af bøgerne er eksempler på opgaver, der kan blive sindssyge og gentagne, hvilket betyder, at de også kan glemmes.

Uanset hvor god din bogholder er, tager de sygedage eller har travlt med et vigtigt projekt og overser at sende en regning. De fleste skybaserede regnskabsprogrammer giver brugerne mulighed for at automatisere disse betalinger i et par trin. For mere information om et program, der tilbyder mange automatiserede funktioner, skal du læse vores FreshBooks-gennemgang.

Cloudbaseret regnskabssoftware sender også tilbagevendende fakturaer og automatiske påmindelser om forsinket betaling, samt tildeler bankkontotransaktioner i henhold til regler, du definerer. Automatisering af processer reducerer brugerfejl og glemsomhed.

Sparer tid

Regnskabs- og bogføringsfunktioner er omkostningscentre, fordi de ikke genererer indtægter for virksomheden. At reducere tiden og ressourcerne, der er afsat til dem, frigør ressourcer til brug andetsteds. Mens de automatiserede processer i de fleste skybaserede regnskabssoftware sparer tid, giver programmerne dig meget mere.

Virksomheder, der fakturerer pr. Time, behøver ikke at indsamle papir timesedler og manuelt indtaste data, hvis de tilmelder sig FreshBooks’s projektfunktioner. Tidssporing i softwaren, som medarbejderne kan få adgang til via appen, feeds til fakturaer.

To konkurrenter, Sage og Xero, tilbyder også projektfunktioner. Hvis du vil lære mere om dem, skal du læse vores Sage-anmeldelse og Xero-anmeldelse.

Hvis du indstiller et ombestillingsminimum for en vigtig lagerbeholdning i Xero’s software, sikrer du, at du aldrig løber tør og går glip af et salg, plus at du ikke behøver at løbe til lageret for at kontrollere mængder. Rapporter om lageromsætning og bedst sælgende varer tager også gætteriet ud af at beslutte, hvad der skal lagres.

Med indbyggede tilbagevendende processer, transaktionsmatchning for kontoudtog og rapporter, der genereres automatisk fra dine data, kan det at spare dine bøger spare dig meget tid ved at gøre dine bøger i skyen.

Brugervenlighed

Mens din organisation måske er stor nok til at ansætte et team til at udføre sin regnskab, er ejeren for mange små virksomheder en knægt af alle handler, og deres kvalifikationssæt inkluderer muligvis ikke bogføring. Den gode nyhed er, at de fleste skybaserede regnskabsprogrammer er bygget til ikke-revisorer og kendt for at være lette at bruge.

QuickBooks Onlines hjælpebibliotek indeholder trinvise instruktioner med skærmbilleder. FreshBooks integrerer tip igennem det første gang du bruger det, og Zoho Books gør sidetips tilgængelige via et pæreikon i softwaren. Zoho Books er en mindre service, men har fremragende udgiftsløsninger, der er værd at læse om i vores Zoho Books-gennemgang.

Cloudbaserede udbydere tilbyder tip og tutorials, så du kan komme i gang på kort tid. Indlejrede links til hjælpeartikler og chat support sikrer, at du ikke engang behøver at klikke væk fra din dataindtastning for at få dine spørgsmål besvaret. Hvis du bruger et traditionelt, out-of-the-box-program på din computer, vil det være en langt mindre problemfri proces at få hjælp.

Sporing af forretningsresultater

For at en mindre virksomhedsejer skal lykkes, skal de holde sig på toppen af ​​de aktuelle tilgodehavender og gæld og leve i fremtiden, og planlægge vækst og indkomst for at dække udgifter om en måned eller år. Med skybaseret regnskabssoftware kan du gøre begge dele.

Log på et af de bedste programmer, så finder du et betjeningspanel med en oversigt over din virksomheds status. Forfaldne tilgodehavender, nettoindkomst eller forfaldne regninger vil blive anført i søjlediagrammer eller diagrammer og tegner et klart billede af din virksomheds helbred.

Finansielle rapporter dykker dybere, kondenserer transaktioner og sætter dem i rapporter, der kan analyseres for at vejlede fremtidige beslutninger. Uanset om det er en kundrapport, der sammenligner estimater med salg eller en lagerrapport over bedst sælgende varer, kvantificerer de din virksomhed. Når du lærer at læse dem, bliver de gode beslutningsværktøjer.

Dybden af ​​de tilbudte rapporter varierer dog væsentligt. Tilpassede rapporter i QuickBooks Online afspejler bedre din virksomhed end standardrapporter, der ikke kan ændres. FreshBooks har kun ni standardrapporter, mens Zoho Books har en bred vifte. For mere information, læse vores artikel om FreshBooks vs. QuickBooks Online.

Cloudbaserede regnskabsprogrammer gør mere end at spore kontantindstrømning og -udstrømning. De tager dine data og genererer værktøjer til at spore din virksomheds ydelse og plan for din fremtid.

Skalerbarhed

Mange traditionelle softwarevirksomheder kræver, at virksomheder køber yderligere licenser til nye brugere, hvilket hurtigt tilføjes.

Cloudbaserede virksomheders prisplaner giver typisk et vist antal brugere adgang til softwaren og opkræver et fast gebyr pr. Bruger for yderligere ansatte. For eksempel accepterer FreshBooks op til 500 brugere i det øverste niveau. Når dit regnskabsteam vokser, vil det være meget billigere at bringe nye brugere ombord.

En voksende virksomhed har også flere regnskabsmæssige behov. Hvis du er begyndt at sælge på tværs af statslinjer eller internationalt, skal du muligvis opkræve og arkivere moms i forskellige jurisdiktioner eller konvertere transaktioner mellem valutaer. Der er regnskabsprogrammer, der tilbyder begge.

Hvis du vælger det rigtige regnskabsprogram, skaleres det op med dig.

Billig

Almindelig i branchen vokser den tretags månedlige prisplan også med dig. De laveste niveauer låser typisk kun adgang til nogle få funktioner, såsom fakturering og omkostning, med dyrere månedlige planer, der tilføjer flere brugere, lager eller projektstyring.

Valgmuligheder, såsom lønningsliste eller forhandlerbehandling, kan tilføjes for yderligere månedlige gebyrer eller pr. Transaktion. Der er tilstrækkelig konkurrence på markedet, så de fleste produkter og tjenester prises på lignende måde.

Med priser, der starter så lavt som gratis for Wave og stiger til $ 60- $ 70, er skybaserede regnskabsprogrammer stadig billigere end software- og licensgebyrer. For mere information om Wave, tjek vores Wave anmeldelse.

Afsluttende tanker

Hvis du er en lille til mellemstor virksomhed, er der mange overbevisende grunde til at overveje at gøre dine bøger i skyen. Med forskellige muligheder og bredde på markedet kan du finde software, der passer til dine behov.

Prisfastsættelse er rimelig og skalerer med din vækst, og sikkerheden og tilgængeligheden af ​​dine data kan ikke matches med desktop-regnskabssoftware.

Hvis du har brugt et pakket softwareprogram, hvorfor tænker du på at skifte til at gøre dine bøger i skyen? Hvis du har skiftet, hvad ser du som fordele og ulemper? Fortæl os det i kommentarerne herunder. Tak for at have læst.