Asana Begyndervejledning: Hold opgaver lige

Der er mange værktøjer derude til projektstyring, og Asana er en af ​​vores favoritter; det lavede endda top fem i roundup af den bedste projektstyringssoftware. Det er lettere at komme i gang med ny software, hvis du har et par tips, så vi har sammensat denne Asana-begynderguide for at hjælpe dig på din vej.


Hvis du foretrækker Trello frem for Asana, kan du tjekke vores Trello begyndervejledning i stedet. Hvis du vil se, hvordan de to stables op, skal du læse vores sammenligningsanmeldelse af Trello vs Asana.

Asana giver dig en enkel måde at organisere dine projekter og holde dine ledelsesrelaterede oplysninger ét sted. Disse oplysninger kan deles med alle på dit team, så de kan se det store billede, mens de får detaljerne om, hvad de laver selv.

Det giver dig mulighed for at administrere de opgaver, der er relateret til dit projekt, hvilket giver dig en måde at tildele dem til forskellige teammedlemmer samt holde øje med hvad der er gjort og hvad der stadig skal gøres. Du kan også holde styr på diskussionen omkring en bestemt opgave.

Du kan administrere projektfrister og se dem på Asanas tidslinje og kalendervisninger, som giver dig et godt overblik over, hvordan dit projekt går. Det kan også hjælpe dig med at finde ud af, hvor forbedringer kan foretages og identificere potentielle problemer.

Vi vil gennemgå det grundlæggende og forklare, hvordan vi udfører fælles opgaver. Vi undersøger også kort, hvad der ellers er tilgængeligt, og ser på Asanas mere avancerede funktioner.

Kom godt i gang med Asana

Tilmelding til Asana er en leg. Klik på “start gratis prøveversion” øverst til højre på dets websted, og indtast din e-mail-adresse. Efter en kort ventetid får du en e-mail og kan derefter tilmelde dig dit navn og din adgangskode. Du kan tilføje en profil på det tidspunkt, hvis du kan lide eller vente til senere.

asana-tilmelding

Én, du har gjort det, bliver du bedt om at indtaste dit teamnavn og dine detaljer. Derefter får du muligheden for at invitere teammedlemmer. Derefter bliver du sendt til skærmbilledet med kreditkortindtastning for at konfigurere betaling for, når din prøveperiode slutter.

Du behøver dog ikke indtaste et kreditkort på dette tidspunkt. Du kan klikke på “fortsæt” for at gå til den gratis version af softwaren. Det lønner sig at være forsigtig, når du bruger dit kreditkort online. Vores funktion om cyberkriminalitet kan give dig et par tip til at forblive sikkert på nettet.

Ud over at være tilgængelig i browseren kan du bruge Asana på din Android- eller iOS-enhed.

Når du er i Asana, er den første ting, du vil gøre, at oprette et projekt.

asana-ny-projekt

For at gøre det skal du klikke på det store stiplede firkant med “nyt projekt” under det og derefter udfylde den formular, der vises. Du kan vælge at bruge en blank form og gøre alt fra bunden eller vælge en af ​​flere skabeloner. Du kan også importere et projekt fra en .csv- eller Excel-fil samt forbinde Asana til et andet værktøj og importere på den måde.

Opsætning af et Asana-projekt

For at starte fra bunden af ​​skal du give projektet et navn. Vælg dets layout, der kan være en liste eller et bord. Indstil derefter dets privatliv, så det kun er synligt for dig, projektmedlemmer eller hele teamet.

Første gang du opretter et tomt projekt, ser du vejledningstekst i bunden af ​​skærmen, der fører dig gennem det grundlæggende ved brug af Asana. Det giver dig tip til, hvordan du bruger dens funktioner, samt mere generelle råd om, hvordan du får dine projekter til at lykkes.

asana-projekt-skabeloner

Hvis du vil starte med en skabelon, er der gratis muligheder for almindelige brugere at vælge imellem. Premiummedlemmer får et bredere udvalg samt muligheden for at oprette tilpassede skabeloner.

asana-dagsorden-skabelon

Hvis du importerer, kan du bruge en regnearkfil som kilde eller forbinde Asana til en række værktøjer til at dele data med den.

Tilføjelse og organisering af opgaver og sektioner

Asanas lister er opdelt i sektioner, der indeholder opgaver. For at tilføje en opgave skal du klikke på den blå “Tilføj opgave” -knap og give den et navn. En boks vises derefter, så du kan tilføje flere detaljer.

asana-opgave

Du kan tildele hver opgave til en bestemt bruger. Brugere er farvekodet, så du kan se, hvem der skal gøre hvad. Du kan også tilføje en forfaldsdato og en opgavebeskrivelse. Hver opgave har en kommentartråd, og du kan tagge brugere i disse, hvis du vil have dem til at få en anmeldelse, når du afgiver en kommentar.

Opgaver er opdelt i sektioner. De kan tilføjes ved at klikke på knappen “Tilføj sektion”. Som med opgaver, kan du tildele nogen til hvert afsnit og tilføje en forfaldsdato eller kommentarer.

Hvis du vil omarrangere ting, kan opgaver trækkes fra sektion til sektion. De har et håndtag til venstre for krydsikonet, der vises, hvis du holder musen hen over det.

Marker en opgave som færdig ved at klikke på krydset eller “mark komplet” i den detaljerede visning, der vises til højre, når opgaven er fremhævet. Du kan gøre det samme med sektioner.

asana-opgave-view

Du kan følge med på, hvad der er gjort ved at klikke på ikonet for opgavevisning øverst til højre i listevinduet. Det giver dig mulighed for at se alle opgaver, hvad enten de er komplette eller ufuldstændige. De kan sorteres efter dato eller modtager. Der er et par muligheder i dialogen at lege med, så du kan kontrollere, hvordan informationen præsenteres.

asana-fest

Når du arbejder med Asana, kan du opleve en lejlighedsvis overraskelse. Afkryds nok opgaver, og du vil se en farverig væsen hurtigt skynde dig hen over din skærm. Det er en af ​​Asanas festligheder, som er en sjov måde at belønne dig for at få tingene gjort og give værktøjet en velkommen indsprøjtning af personlighed.

Vi har set enhjørninger, en narhval og noget der ligner en eksotisk får hidtil, men der er helt sikkert flere ting at finde. Det er lidt fjollet, men vil slå et akkord for nogle.

Opbyg dit team

Når dit projekt er konfigureret, kan du invitere flere brugere ved at klikke på “del” -knappen øverst på skærmen. Indtast e-mails eller navne på brugere, du vil tilføje, og vælg derefter, om de skal have redigeringsadgang eller bare muligheden for at se og kommentere projektet.

Hvis du er ny til at bruge online-værktøjer til at støtte dit team, kan vores artikel om de bedste virtuelle team-softwareværktøjer også være nyttig.

Visning af Asana-opgaver

asana-tidslinje

Bortset fra listevisningen er der en tidslinjevisning, skønt den kun er tilgængelig for premiumbrugere. Du kan flytte opgaver i det og kontrollere for afhængighedskonflikter.

asana-kalender

Kalenderoversigten giver dig en anden måde at se, hvornår ting skal gøres. Igen kan opgaver trækkes rundt efter behov.

Samtalevisningen giver dig mulighed for at holde styr på diskussionerne, der finder sted om hvert projekt. Du kan starte nye diskussionstråde der. Asana giver dig mulighed for at deltage i dens samtaler direkte fra e-mail, så du ikke behøver at besøge applikationen.

asana-status

Statusvisningen giver dig mulighed for at se, hvor mange opgaver der er færdige, samt de ufuldstændige opgaver, der er tilbage. Oplysningerne er afbildet på en graf, så du kan se, om antallet af udestående opgaver falder over tid. Det er en god måde at få en idé om, om du er i mål for at nå dine projektmål.

Du kan indstille din projektstatus til at være på sporet, i fare eller uden for sporet. Det betyder, at alle på holdet kan se, om du er bekymret for ikke at få alt gjort til tiden.

Skrivning af rapporter, så du behøver ikke

Asana kan også generere rapporter til dig. De er i det væsentlige lister over opgaver og tilknyttet information. Du kan generere forskellige typer, f.eks. Opgaver, du har oprettet, opgaver, du har tildelt, og opgaver, der er blevet afsluttet for nylig.

asana-rapporter

Hvis du har en masse dokumenter eller rapporter at administrere og finder dig selv i et forfærdeligt rod, kan du kigge på vores fem værktøjer, der gør administration af dokumentation mindre forfærdelig artikel for nyttige råd.

Få den support, du har brug for

Når du først bruger Asana, ser du et par pop-ups og vejledning på skærmen for at hjælpe dig med at komme i gang. Det skulle være nok til at komme i gang med det grundlæggende. Hvis du imidlertid ønsker mere hjælp, kan du klikke på spørgsmålstegnet øverst til højre på skærmen.

asana-help

Kvaliteten af ​​tutorials er imponerende. De første fire indstillinger i hjælpemenuen giver dig detaljerede oplysninger om, hvordan du kommer i gang med Asana og forklarer, hvad den kan gøre. Der er mange billeder og animationer, der gør tingene så klare som muligt.

Der er også nogle gode videoer, såvel som en praktisk pop-up, der viser tastaturgenveje. De er en fantastisk måde at forbedre hastigheden på din arbejdsgang.

Hvis du har brug for mere praktisk support, er der et aktivt community-forum, hvor du kan diskutere problemer med andre brugere samt Asanas supportteam.

Hvis du vil gå dybt ned i Asana, er der også en udviklervejledning, der forklarer, hvordan du integrerer din egen kode med platformen. Hvis kodning ikke er din ting, men du vil bruge apps fra tredjepart, integrerer Asana godt med både IFTTT og Zapier.

Du finder også Asanas privatlivspolitik i hjælpemenuen. Hvis du har bekymringer om privatlivets fred, kan det også være værd at læse, hvordan du beskytter din privatlivsfunktion.

Godt designet og pænt at bruge

Asana har et pænt design, der formår at se professionel ud uden at være kedelig. Dens designere har brugt farve og animation effektivt for at fremhæve de mere almindeligt anvendte knapper samt gøre brugergrænsefladen let at læse. Festerne er også et dejligt touch.

Vi har mistanke om at gøre et værktøj som dette sjovt at bruge ikke bare er unødvendig polstring. Engagerende brugere kan godt hjælpe dem med at få mere arbejde. Hvis du vil have børnene til at spise deres grøntsager, skal du få dem til at smage godt.

Asana er gratis, men har en premium-pakke for dem, der ønsker at få mere ud af det. For $ 9,99 pr. Måned får du mange flere funktioner, såsom tidslinjen, opgaveafhængigheder og webinarer. Du får også prioriteret support og ubegrænset teamstørrelse.

Afsluttende tanker

Projektstyring er ikke altid sjov eller cool, men god software kan gøre det hurtigere og lettere, så du får mere tid til at fokusere på de sjove dele af dit arbejde – eller bare komme hjem tidligere efter at alt er gjort.

Asana er let at komme i gang med, men indeholder masser af magtfulde funktioner, der hjælper dig med at sikre, at dine projekter går glat. Det er smukt designet og har en masse smarte ekstramateriale, der hjælper med at styre dig i den rigtige retning.

Det gør et godt stykke arbejde at være et nyttigt forretningsværktøj med masser af funktioner, der stadig føles venlige og underholdende. Vi håber, at denne guide har vist dig, hvordan du får mest muligt ud af det.

Hvis du har noget at tilføje til det, vi har forklaret her, eller hvis du føler, at vi har gået glip af noget vigtigt, fortæl os det i kommentarerne herunder. Tak for at have læst.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map