Jak sdílet soubory na Dropbox – The Ultimate Beginner’s Guide

Pokud jste v Dropboxu nováčkem nebo s celou záležitostí cloudového úložiště obecně, někdy může být matoucí zjistit, jak sdílet soubory..


Vzhledem k tomu, že jedním z hlavních důvodů pro cloudové úložiště je schopnost snadno sdílet soubory napříč systémy a sítěmi, domnívali jsme se, že v Cloudwards by bylo dobré dát dohromady rychlého průvodce – o tom, jak co nejlépe využít své Účet Dropbox.

Máte-li zájem o vyčerpávající hloubkovou kontrolu, přejděte sem: Dropbox Review. Základy jsou velmi jednoduché a snadné zjistit, ale možná nevíte některé pokročilejší funkce, které Dropbox nabízí, pokud jde o sdílení souborů.

Po přečtení tohoto článku budete mít skutečný rozruch při sdílení souborů a pokud nebudete opatrní – možná jste se dokonce stali kanceláří go-to-guy.

Obsah

  • Sdílení souborů – jak
  • Oprávnění – Nastavte je správně
  • Komentování a úpravy textu
  • Žádosti o soubor – nahrajte soubory prostřednictvím odkazu
  • Týmy Dropbox – Potřebujete obchodní verzi?
  • Náhled fotografie Dropbox
  • Nový papír Dropbox

Co budete potřebovat

  • Účet Dropbox, pokud se stále rozhodujete, která služba funguje nejlépe, založte zde zkušební účet
  • Některé soubory a složky, s nimiž se můžete bavit, a protože budeme sdílet, možná budete chtít zajistit, aby v nich nebyly žádné citlivé informace
  • Adresář, musíte přece jen sdílet soubory s někým
  • Poraďte se s osobou, kterou používáte jako morče, protože pravděpodobně dostanou lavinu e-mailů

Sdílení souborů

Po přihlášení ke svému účtu Dropbox bude uprostřed obrazovky zobrazen seznam souborů a složek a vlevo navigační lišta; toto je řídicí panel a odtud budete moci v Dropboxu dělat téměř všechno.

Na hlavním panelu vyberte soubor nebo složku, kterou chcete sdílet.

Je důležité si pamatovat, že všechny soubory (a složky) ve složce jsou automaticky sdíleny, takže možná budete chtít znovu zkontrolovat, zda mezi pracovními dokumenty a obrázky stran není nic citlivého..

Klikněte pravým tlačítkem myši a zobrazí se malá kontextová nabídka. Vyberte horní možnost označenou jako „sdílet“.

Vidíte, už se vám daří skvěle.

Dalším krokem je vybrat, s kým sdílíte soubor / složku; můžete buď ručně zadat jejich e-mailovou adresu (Dropbox si ji příště zapamatuje), nebo importovat seznamy kontaktů z Gmailu, Yahoo Mail a Facebooku.

A to je opravdu všechno: sdílená osoba dostane e-mail s oznámením, že sdílíte soubor nebo složku, a pokud má Dropbox, může se jednoduše přihlásit a nový soubor se objeví na ovládacím panelu.

Pokud osoba, se kterou sdílíte, nemá Dropbox, může si soubory stáhnout a přistupovat k nim, ale nebude je moci snadno odeslat zpět.

Pokud potřebujete „vrátit příspěvek“, je nejlepší, pokud si otevřou účet pro sebe, je zdarma a lze jej kdykoli zrušit, pokud se rozhodnou, že po sdíleném projektu již není potřeba..

Oprávnění

Než budeme pokračovat, rád bych vás upozornil na malou rozbalovací lištu vedle pole, kde je zadána e-mailová adresa příjemce. Zde jsou nastavena oprávnění, takže se můžete rozhodnout, zda příjemci mohou soubory pouze prohlížet a komentovat, nebo je také stahovat a upravovat.

Tato oprávnění lze nastavit pro každou osobu nebo celou skupinu.

Výchozí nastavení je „upravit“ a podle mého názoru je pravděpodobné, že tak zůstane, protože umožňuje lepší pracovní postup.

V některých případech však můžete chtít, aby se lidé jen dívali na soubor / složku, aniž by jim dali možnost stáhnout nebo upravit, a pak je za tímto účelem funkce „zobrazení“..

Opět jej nemusíte často používat, ale je užitečné mít.

Můj grafický designérský přítel používá tuto funkci k poskytování náhledů své práce klientům, přičemž se ujistí, že ji nemohou ukrást nebo přímo upravovat, což je skutečný problém v její linii práce..

Oprávnění lze kdykoli změnit kliknutím pravým tlačítkem myši na soubor nebo složku, výběrem možnosti „sdílet“ a následným odstraněním osoby ze seznamu nebo změnou „zobrazení“ na „upravit“ nebo naopak – z rozbalovací nabídky.

Komentáře a úpravy

Když spolupracujete s ostatními, je to opravdu užitečné, pokud všichni uživatelé vidí, co se ostatní změnili nebo upravili a proč.

V tomto případě jsem nahrál textový soubor jeho přetažením z mého systému souborů do Dropboxu. Jakmile jsem tam (asi na tři sekundy nahrát), otevřel jsem to kliknutím levým tlačítkem myši.

Uvidíte, že vedle okénka s komentáři vpravo je jen velmi málo dalších funkcí; Samotná schránka neumožňuje úpravy ani změny, uživatelé budou muset soubor stáhnout, aby mohli něco udělat.

Pokud nejsou nutné žádné změny, stačí přidat několik komentářů a odeslat soubor zpět.

Komentář je věcí zvýraznění textu a vedle něj nebo pod ním se objeví malé tlačítko.

Poté můžete zadat, co je třeba říci nebo změnit.

A nově vytvořený komentář se objeví na postranním panelu, aby ho mohli vidět všichni.

Pokud máte pocit, že komentář má zásadní význam, přidejte před komentář komentář @ [e-mail chráněný] a tato osoba obdrží upozornění, že má někdo o své práci co říci.

Pokud je čas nezbytný, doporučuji jej používat střídmě, protože pokaždé, když je tento proces odeslán, je odeslán e-mail.

Než půjdeme dál, měl bych zmínit, že nyní neexistuje způsob, jak zviditelnit komentáře pouze konkrétním lidem. Každý, kdo má přístup, může vidět, co všichni ostatní musí říct.

Je dobré si pamatovat, než kritizujete projekt spolupracovníka.

Přehled

Všechny výše uvedené funkce jsou velmi užitečné při spolupráci v týmu, ale pokud je v týmu mnoho lidí nebo pokud pracujete s více než jednou sadou lidí, může někdy dojít ke zmatku.

Dropbox nabízí na levém postranním panelu dvě funkce, „sdílení“ a „odkazy“, kde můžete vidět seznam souborů, pro které jste nastavili oprávnění k úpravám a prohlížení..

Oba poskytují skvělý malý přehled o tom, který soubor jde kam, a jsou velmi užiteční pro lidi, kteří žonglují s více než jedním úkolem.

Žádosti

Když už mluvíme o praktickém, Dropbox má vlastnost, která (pokud vím), je jedinečná. Můžete někomu poslat e-mail s žádostí o soubory, který následuje po odkazu a může přenášet data přímo do složky, kterou jste určili.

Na to ani nepotřebují účet. Líbí se mi tato funkce, protože odstraní mnoho zbytečného e-mailového provozu a urychlí celý proces spolupráce.

Chcete-li získat přístup k této funkci, stačí se podívat na postranní panel a kliknout na možnost úplně dole.

Objeví se další malé dialogové okno, kde můžete zadat e-mailovou adresu a také připojit krátkou zprávu. Stejně jako u všech ostatních Dropboxů – systém je intuitivní a snadno se naviguje.

Týmy

Rychlost také přichází do hry s „týmovou“ funkcí, kterou Dropbox nabízí.

Jde v podstatě o běžnou složku, ke které může vlastník přiřadit konkrétní lidi. Pak, když je třeba věci sdílet, stačí vybrat složku týmu, místo aby procházel procesem manuálního přidávání lidí pokaždé.

Je to šikovná malá funkce, která zefektivňuje proces sdílení, přistupuje k němu, přejde na možnost „tým“ na postranním panelu vlevo, klikne na něj a objeví se samostatný panel pro tým, který chcete vytvořit..

Kromě toho funguje stejně jako normální řídicí panel a pomáhá udržovat práci a zbytek vašeho života odděleně od sebe.

Fotky

Dropbox má také speciální složku pro obrázky, když potřebujete na chvíli opustit práci. Možnost „fotky“ na postranním panelu funguje téměř stejně jako všechno ostatní v Dropboxu, kromě toho, že je automaticky nastavena na zobrazení jako galerie.

Opravdu se mi to líbí, protože stejně jako ve složce týmu je vyhledávání věcí velmi snadné, protože vše je úhledně kategorizováno od začátku. Jako bonus jsou obrázky obvykle více o zábavě než práci, takže tam jdete.

Papír

V neposlední řadě je Dropbox Paper.

V současné době je stále v beta verzi, ale Paper nabízí několik docela pěkných možností pro současnou spolupráci s omezeným zpracováním textu a snímky. Používání je jednoduché, stačí kliknout na příslušné tlačítko na levém panelu a můžete nastavit oprávnění a sdílení přesně stejným způsobem jako běžné soubory..

Ve srovnání se zbytkem sady Dropbox je papír jedinečný, protože budete moci zpracovávat text a obrázky přímo do souboru, aniž byste je museli stahovat; ačkoli to postrádá dech funkčnosti program oddaný těmto úkolům bude mít.

Přesto je to docela užitečné mít, pokud se něco, co je potřeba rychle vyrazit.

Na závěr…

Je to na prohlídce s průvodcem, jak můžete vidět, že Dropbox není jen snadno použitelný, ale má také řadu zajímavých možností, díky kterým je práce na dálku mnohem snazší, než tomu bylo dříve. Pokud máte jakékoli dotazy v níže uvedených komentářích, dejte nám vědět.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me