5 nástrojů, díky nimž je správa dokumentace méně hrozná


© Cloudwards.net


Neexistuje mnoho tříslovných frází, které by vás uspaly mnohem rychleji než „správa obchodních dokumentů“, ale nemusí to tak být.

V dobách starého softwaru pro stolní počítače neexistoval žádný možný způsob, jak učinit správu obchodních dokumentů méně než strašným zážitkem. Ale nyní, díky elegantním cloudovým aplikacím, máme systémy, které jsou pro oči snadné a navržené pro lidi, aby je mohli skutečně používat.

Zde je pět nástrojů, jak snížit obchodní bolest hlavy a – pokud je to možné – i zábavu.

1. Dropbox Paper

Dropbox Paper – na základě dřívějšího hackpadu – je odpovědí Dropboxu na Dokumenty Google. Každý, kdo použil médium k psaní, rozpozná rozvržení a způsob jeho fungování. Každý řádek je vlastní blok, kterým může být buď:

  • obraz
  • Soubor Dropbox
  • Stůl
  • Seznam s odrážkami
  • Číslovaný seznam
  • Zaškrtávací políčko
  • Oddělovač
  • Blok kódu

Pro společnosti, které mají ve své dokumentaci mnoho vizuálních prvků nebo speciálního formátování, Dropbox Paper usnadňuje jejich vkládání a formátování. To je více, než lze říci pro Dokumenty Google, což je podle mého vkusu příliš blízko k aplikaci Microsoft Word.

Vložení soukromého odkazu Dropbox Paper do jiného dokumentu Paper používá odkaz jako blok, automatické vyplnění názvu a umožňuje rychle přeskakovat mezi různými dokumenty, například interní wiki.

Dropbox Paper je skvělý nástroj pro spolupráci při vývoji dokumentů

Ačkoli existují skutečně lepší řešení pro skutečnou správu a organizování dokumentů, funkce Dropbox Paper pro komentování a revize je skvělá pro šlehání dokumentů s týmem, rychlé revize a brainstorming, jako je tento:


© Cloudwards.net

Pro komplexnější a strukturovanější způsob správy obchodních dokumentů existuje mnohem více možností.

Tipy pro Dropbox Paper Pro:

  • Použijte ikonu Dropbox při úpravách dokumentu pro přímé vkládání souborů z účtu Dropbox
  • Přímé propojení interních dokumentů Dropbox Paper k vytvoření firemní wiki

2. MultCloud

Pokud budete spolupracovat s oddělenými týmy a odděleními, které používají různé systémy správy dokumentů, ušetříte spoustu přepínání s MultCloud.

Kombinuje širokou škálu různých cloudových služeb – jako Dropbox, Disk Google a Evernote – vše v jedné aplikaci. Dokonce i na bezplatném plánu jsou uživatelé vítáni, aby mohli všechny své služby nacpat na jednom místě a volně mezi nimi přesouvat soubory, aniž by museli aplikaci opustit..


© Cloudwards.net

„Problém“ s MultCloud je v tom, že je určen spíše pro organizování dokumentace a méně pro jejich prohlížení.

Zatímco některé soubory se otevírají dokonale (například obrázky a textové soubory), jiné se nezobrazí. Je zřejmé, že Multcloud není plně integrován s Evernote, protože při pokusu o otevření poznámek v podokně náhledu se zobrazí chyba..

Multcloud slouží k prohlížení a organizaci souborů z různých služeb

Multcloud je kvalitní řešení pro stahování, prohlížení a organizování souborů. Spojuje se s některými méně známými službami, jako jsou Alfresco, Copy a Mediafire. Pokud máte v těchto službách soubory, můžete je snadno přenést.

Tipy pro vícecloud Pro:

  • Pokud přemýšlíte o přechodu na Dropbox nebo Disk Google, použijte Multcloud k migraci na novou cloudovou službu
  • Zkopírujte snímky obrazovky Evernote do svého vlastního souboru cloudového serveru, abyste dešifrovali své notebooky

… ale je tam elegantnější aplikace, která má podobnou funkčnost – jmenovitě odrive.

3. odrive

Přestože odrive má stejnou online funkčnost jako Multcloud (je domovskou základnou pro multi-cloudové služby), má tu výhodu, že je také stolní aplikací.

Nyní můžete místo přepínání mezi místními složkami Dropbox a Disk Google – nebo si dělat starosti, které by bylo nejlepším místem pro jejich uložení – můžete skládat věci do sdíleného odrive prostoru a snadno je uspořádat do složky odrive v počítači.

Nemluvě o tom, že uživatelské prostředí je daleko, mnohem hezčí než u Multcloudu.


© Cloudwards.net

odrive je pro kombinované cloudové úložiště na ploše

Pro správu složitých struktur obchodních dokumentů odrive usnadňuje vidět vše na jednom místě. Můžete propojit svůj Dropbox, Disk Google, OneDrive, Gmail a dokonce i účty Slack, takže soubory proudí přirozeně bez ohledu na to, kde jste (nebo někoho jiného) skončili jejich umístěním (podívejte se také na naše nejlepší cloudové úložiště pro část Slack).

Tipy odrive Pro:

  • Uspořádejte rozptýlené přílohy Gmail a Slack do jednoho sdíleného prostoru
  • Omezte limit a rychlost nahrávání, abyste ušetřili šířku pásma a místo na disku

4. Zpracovat ulici

Process Street pomáhá vytvářet a spravovat dokumenty obchodních procesů pro složité úkoly, jako je interní zaměstnanec a správa zabezpečení sítě.

Pokud začínáte s novými zaměstnanci na standardní úroveň, chřipka nad Slackem a doufání v to nejlepší není dobrý nápad, místo toho vytvořte proces, který vše bezchybně vysvětlí..

Zatímco Process Street nebude spravovat soubory Dropbox nebo dokumenty Google, můžete si procesy (a jejich kontrolní seznam spustit spolu s auditními stopami) uchovávat na jednom místě a nemíchat je s nečinnými dokumenty, jako jsou FAQ a pokyny.


© Cloudwards.net

Jak vidíte, můžete uspořádat procesní dokumenty do složek a spouštět kontrolní seznamy pro každou instanci (v tomto případě je to jeden kontrolní seznam na zaměstnance).

Process Street slouží k organizaci procesních dokumentů a přiřazování kontrolních seznamů týmů

Pokud používáte poskytovatele formuláře, jako je Formstack nebo Typeform, je možné všechna tato data poslat také ke zpracování dokumentů.

Například při spuštění procesu nastupování klienta může být nutné, aby klient vložil svá data do formuláře (nebo to udělal sám). Po přidání nové položky do Typu můžete automaticky spustit kontrolní seznam pro tohoto klienta a naplnit jej údaji formuláře.

To lze dosáhnout úžasnou silou Zapiera, o které budu mluvit dále.

Tipy pro proces Street Street:

  • Pomocí Process Street můžete zpracovat dokumenty na interaktivní kontrolní seznamy pro každý spustitelný proces
  • Zaregistrujte se u společnosti Zapier a začněte automatizovat práci, kterou nenávidíte, a propojte ji s Process Street, abyste mohli postupně provádět úkoly

5. Zapier

Zapier je platforma pro propojení aplikací, takže můžete trávit méně času přenosem dat z webu. S Zapierem to místo toho automatizujete.

Chcete-li propojit dvě aplikace, jednoduše vytvořte pravidlo, kdy aplikace spolu komunikují.

Například:

  • Zkopírujte nové soubory na Disku Google do konkrétní složky Dropbox
  • Uložte nové přílohy Evernote do schránky
  • Uložte nové dokumenty Google do OneDrive

Zapier vám může pomoci získat spoustu způsobů, jak spravovat dokumenty pod kontrolou. Stejně tak je snadnější přesouvat soubory mezi poskytovateli cloudových úložišť pomocí odrive nebo Multcloud, Zapier může tento úkol automatizovat, takže se s tím nemusíte obávat..

Zapier umožňuje integraci a synchronizaci téměř každé aplikace

Řekněme například, že raději používáte Dropbox, zatímco vaši kolegové trvají na používání Disku Google. Jednoduše vytvořte přepínač, který synchronizuje vše, co s vámi sdílí, do konkrétní složky Dropbox, která vás po dokončení synchronizace upozorní na Slack..

Woo! Žádné úsilí!


© Cloudwards.net

Podívejte se na seznam integrací společnosti Zapier, kde najdete ohromující množství aplikací, které spolu propojují! Někdy používám adresář jen proto, abych našel skvělé nové nástroje.

Tipy Zapier Pro:

  • Nastavení integrace řetězové reakce (jako: Nahrajte soubor do Dropboxu) -> Zkopírujte jej do OneDrive -> Poslat email -> Upozornit na Slack) pomocí nové funkce Zapierovy vícestupňové přepínání
  • Udržujte hlavní adresář všech souborů odkudkoli bez použití Odesk nebo Multcloud, nastavením zap kopírování souborů odkudkoli na jeden server

Další články o cloudových aplikacích, včetně úžasných recenzí a srovnání, najdete ve zbytku blogu Cloudwards.

Byl to hostův příspěvek od Benjamina Brandalla. Benjamin je spisovatelem na Process Street. Najděte ho na Twitteru zde.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map