Aanlyn-boekhouding: waarom u u boeke in die wolk in 2023 moet doen

Aanlyn-boekhouding het die mark vir rekeningkundige sagteware oorgeneem, met oplossings wat by elke industrie en besigheidstipe pas. Ondernemings het dit maklik gemaak om data vanaf u huidige program aan te meld en in te voer. Outomatiese prosesse verminder die tyd wat spandeer word aan die uitvoering van roetine-boekhoudingstake en aanmanings hou u op hoogte van u besigheid.

Daar is baie dwingende redes om u boeke in die wolk te maak deur gebruik te maak van een van die aanbieders in ons keuse van die beste rekeningkundige sagteware. As u dit moet oortuig, is ons hier om dit vir u af te lê.

Intydse data

As u u boeke in die wolk doen, sal u nooit hoef te wag vir ‘n boekhouer om u transaksies in te voer om te weet hoeveel kontant u in die bank het nie. Wolkgebaseerde rekeningkundige sagtewareprogramme gesinchroniseer met bankrekeninge om transaksies te bekom. Nadat u reëls opgestel het om transaksies by ‘n uitgawetipe te pas, sal die kontant wat deur u bank vloei, gekategoriseer word.

Intydse data stel u in staat om op hoogte te bly van u onderneming se finansies, selfs as u boekhouer siek is.

Ingeboude rugsteun

Benewens sterk kodering en databeskerming, bied verskaffers van wolk-gebaseerde rekeningkundige sagteware gratis rugsteun. Met verskeie dataherwinningsbedieners, SSL-kodering en rampherstelplanne, kan hulle u data beter beskerm as wat u op u eie kan wees.

Dit gesê, as u dink dat dit verstandig is om aan te meld vir ‘n aanlyn rugsteundiens, moet u ons beste aanlyn-verskaffer vir klein ondernemings besoek.

Altyd toeganklike data

Baie van die groter spelers in die wolk-gebaseerde rekeningkundige mark, soos QuickBooks Online en FreshBooks, het in programme belê. Sodra u ‘n app na u foon afgelaai en aangemeld het, kan u data intyds opgedateer word, omdat u enige tyd op enige plek toegang daartoe kan hê.

Daar is baie voordele verbonde aan die toeganklikheid. As u op ‘n werksomgewing is, en ‘n kliënt vra of hulle fakture het wat oorbetaal is, kan u die app nagaan in plaas daarvan om ‘n boekhouer by die kantoor te skakel. Sommige programme bevat ingeboude betalingsverwerking, so as hulle wel ‘n vooruitbetaalde faktuur het, kan u dit dadelik afhaal.

Werknemers van projekgebaseerde ondernemings wat programme gebruik met ingeboude projekfunksies, soos FreshBooks of Xero, kan ‘n taak merk as voltooi tydens ‘n kliënt of ‘n belangrike lêer hersien. Lees ons FreshBooks vs. Xero-artikel vir meer inligting oor die dienste.

Outomatiese prosesse

Baie boekhouers verrig dieselfde take weekliks of maandeliks. Die betaling van huur of elektrisiteit, fakturering van klante en die versoening van die boeke is voorbeelde van take wat sinloos en herhalend kan raak, wat beteken dat hulle ook vergeet kan word.

Dit maak nie saak hoe goed jou boekhouer is nie, hulle sal siekedae neem of besig wees met ‘n belangrike projek en die hoof sien oor die stuur van ‘n rekening. Met die meeste wolk-gebaseerde rekeningkundige programme kan gebruikers hierdie betalings in ‘n paar stappe outomatiseer. Vir meer inligting oor ‘n program wat baie outomatiese funksies bied, lees ons FreshBooks-oorsig.

Wolkgebaseerde rekeningkundige sagteware stuur ook herhalende fakture en outomatiese aanmanings vir laat betaling, sowel as bankrekeningtransaksies toe volgens die reëls wat u definieer. Die outomatisering van prosesse verminder gebruikersfoute en vergeetagtigheid.

Bespaar tyd

Rekeningkundige en boekhoufunksies is kostesentrums omdat dit geen inkomste vir die onderneming oplewer nie. Deur die tyd en hulpbronne te verminder, word hulpbronne vrygestel om elders te gebruik. Alhoewel die outomatiese prosesse in die meeste wolk-gebaseerde rekeningkundige sagteware tyd bespaar, gee die programme u baie meer.

Besighede wat per uur betaal, hoef nie papierrooster te versamel en data handmatig in te voer as hulle by FreshBooks se projekfunksies aansluit nie. Tydopsporing in die sagteware waarop werknemers via die app toegang kan kry, word na fakture gevoer.

Twee mededingers, Sage en Xero, bied ook projekte-funksies aan. Lees ons Sage review en Xero review as u meer daaroor wil leer.

Die instelling van ‘n minimum bestel vir ‘n belangrike voorraaditem in Xero se sagteware verseker dat u nooit ‘n uitverkoping sal misloop nie, en dat u ook nie hoef te hardloop na die voorraadkamer om hoeveelhede na te gaan nie. Verslae oor die voorraadomset en die bestverkopende artikels haal ook die raaiwerk uit om te besluit wat om te voorraad.

Met ingeboude herhalende prosesse, transaksie-aanpassing vir bankstate en verslae wat outomaties uit u data genereer, kan u boeke in die wolk baie tyd bespaar.

Gemak van gebruik

Alhoewel u organisasie groot genoeg is om ‘n span in diens te neem om sy boekhouding te verrig, is die eienaar vir baie klein ondernemings die grootste deel van alle ambagte, en hul vaardigheidsvaardighede bevat moontlik nie boekhouding nie. Die goeie nuus is dat die meeste wolk-gebaseerde rekeningkundige programme vir nie-rekenmeesters gebou is en bekend is dat hulle maklik is om te gebruik.

Die hulpbiblioteek van QuickBooks Online bevat stap-vir-stap-instruksies met skermkiekies. FreshBooks bevat wenke regdeur die eerste keer dat u dit gebruik, en Zoho Books maak bladsywenke beskikbaar via ‘n gloeilamp-ikoon in die sagteware. Zoho Books is ‘n kleiner diens, maar het uitstekende oplossings vir koste om in die Zoho Books-oorsig oor te lees.

In wolkgebaseerde aanbieders word wenke en tutoriale aangebied om vinnig aan die gang te kom. Geïntegreerde skakels om artikels en kletsteun te help verseker dat u nie eers van u data-invoer hoef weg te klik om u vrae te beantwoord nie. As u ‘n tradisionele out-of-the-box-program op u rekenaar gebruik, sal hulp baie minder naatloos wees.

Besigheidsprestasies op te spoor

Vir ‘n klein ondernemingseienaar om te slaag, moet hulle op die hoogte bly van die huidige debiteure en krediteure en in die toekoms moet leef en beplan vir groei en inkomste om uitgawes binne ‘n maand of jaar te dek. Met wolk-gebaseerde rekeningkundige sagteware, kan u albei doen.

Meld aan by een van die topprogramme en u kry ‘n instrumentpaneel met ‘n oorsig van u besigheid se status. Debiteure wat vooruitbetaal is, netto inkomste of verskuldigde rekeninge word in staafgrafieke of kaarte uiteengesit en gee ‘n duidelike beeld van u onderneming se gesondheid.

Finansiële verslae onderhandel dieper, kondenseer transaksies en plaas dit in verslae wat ontleed kan word om toekomstige besluite te rig. Of dit nou ‘n kliënteverslag is wat ramings vergelyk met verkope of ‘n voorraadverslag van die beste verkoop van items, hulle kwantifiseer jou besigheid. Sodra jy geleer het om dit te lees, sal dit wonderlike besluitnemingsinstrumente word.

Die diepte van die verslae wat aangebied word, verskil egter aansienlik. Aangepaste verslae in QuickBooks Online weerspieël u besigheid beter as standaardverslae wat nie verander kan word nie. FreshBooks het slegs nege standaardverslae, terwyl Zoho Books ‘n wye verskeidenheid het. Lees ons artikel FreshBooks vs QuickBooks Online vir meer inligting.

Wolkgebaseerde rekeningkundige programme doen meer as kontantinvloei en -uitvloei. Hulle neem u data en genereer gereedskap om u onderneming se prestasie en plan vir u toekoms op te spoor.

scalability

Baie tradisionele sagtewarebedrywe vereis dat ondernemings ekstra lisensies vir nuwe gebruikers koop, wat vinnig optel.

Die prysbeplanne van wolkgebaseerde ondernemings stel gewoonlik ‘n sekere aantal gebruikers toegang tot die sagteware en hef ‘n vaste fooi per gebruiker vir ekstra werknemers. FreshBooks aanvaar byvoorbeeld tot 500 gebruikers in hul beste vlak. Namate u rekeningkundige span groei, sal dit baie goedkoper wees om nuwe gebruikers aan boord te bring.

‘N Groeiende onderneming het ook meer rekeningkundige behoeftes. As u al oor die staatslyne of internasionaal begin verkoop het, sal u moontlik belasting moet inwin en in verskillende jurisdiksies indien, of transaksies tussen geldeenhede kan omskakel. Daar is rekeningkundige programme wat albei aanbied.

As u die regte rekeningkundige program kies, sal dit by u aansluit.

goedkoop

Gewoonlik in die bedryf, sal die drieledige maandelikse prysplan ook saam met u groei. Die laagste vlakke ontsluit gewoonlik toegang tot enkele funksies, soos fakturering en koste, met duurder maandelikse planne wat meer gebruikers, voorraad of projekbestuur toevoeg..

Opsies, soos betaalstaat of handelaarverwerking, kan bygevoeg word vir ekstra maandelikse of per-transaksiefooie. Daar is genoeg mededinging op die mark dat die meeste produkte en dienste op dieselfde manier geprys word.

Met pryse wat so laag as Wave vir gratis begin en tot $ 60- $ 70 styg, is wolkgebaseerde rekeningkundige programme steeds goedkoper as sagteware en lisensiegeld. Vir meer inligting oor Wave, kyk na ons Wave-oorsig.

Finale gedagtes

As u ‘n klein tot middelgroot onderneming is, is daar baie dwingende redes om dit te oorweeg om u boeke in die wolk te doen. Met die verskeidenheid en omvang van die opsies in die mark, sal u sagteware kan vind wat by u behoeftes pas.

Pryse is redelik en wissel met u groei, en die veiligheid en toeganklikheid van u data kan nie ooreenstem met rekenaarrekenaarsagteware nie..

As u ‘n verpakte sagtewareprogram gebruik het, waarom dink u daaraan om oor te skakel na u boeke in die wolk? As jy die oorskakeling gedoen het, wat beskou jy as die voor- en nadele? Laat weet ons in die kommentaar hieronder. Dankie vir die lees.