Dropbox Besigheidsoorsig

As u op soek is na ‘n EFSS om u besigheid vorentoe te dryf, kan dit goed gaan met Dropbox for Business. Dit het al die sterk punte van sy kleinboer wat op die verbruiker gerig is, en ‘n paar unieke eienskappe. Lees ons volledige resensie vir die besonderhede.

Dropbox is ‘n huishoudelike naam, en daarom is dit geen wonder dat die sakeversiering dikwels die eerste maatskappy-eienaars van die EFSS-platform is wat besluit om hul data na die wolk te skuif nie. Dit help dat Dropbox Business ‘n goeie mengsel van eenvoud, spoed en ryk samewerkingsopsies het. As gevolg van hierdie eienskappe, het dit ons beste EFSS-afronding gemaak.

Dropbox het ook baie neigings in beide sinchroniseer en deling van toestelle opgestel, en dit het ‘n nuwe sinkroniseringsfunksie waaroor ons hieronder sal bespreek. Dropbox Business bied sterk sekuriteitsfunksies wat u data veilig moet hou, solank u daarvan gebruik maak. As u probleme ondervind, kan u Dropbox se 24/7-ondersteuningskanale gebruik om vinnig hulp te kry.

Dropbox Business het egter ‘n beperkte rolaanpassing en verslagdoeningsfunksies. Boonop is dit nie goedkoop nie. Ons gaan oor hierdie nadele praat, en ook wat Dropbox Business reg doen, in die onderstaande kategorieë. Hou in hierdie Dropbox Business-oorsig as u belangstel. As u op soek is na ‘n persoonlike oplossing, lees ons gereelde Dropbox-oorsig.

Sterkpunte & swakhede

Alternatiewe vir Dropbox Business

pryse

Dropbox Business het drie planne wat per persoon hef en ‘n minimum van drie gebruikers benodig. Die eerste twee planne, ‘standaard’ en ‘gevorderd’, is goeie opsies vir KMO’s, terwyl die derde, ‘onderneming’, goed is vir groot ondernemings. 

U moet Dropbox kontak om ‘n prysberaming vir die “ondernemings” -plan te kry, maar die ander twee het maandelikse en jaarlikse ledegeld beskikbaar.

Hou in gedagte dat die 5 TB berging wat u by Dropbox Business kry, gedeelde ruimte is. Dit is hoe die meeste EFSS-platforms werk, met OneDrive die uitsondering. U kan ons OneDrive for Business-oorsig lees vir meer inligting hieroor. U gebruikers kan nogtans ook by persoonlike Dropbox-rekeninge aanmeld en 2 GB gratis persoonlike berging kry.

Dropbox vir sakepryse

Dropbox-sakeplanne is nie goedkoop nie. By Egnyte kry jy byvoorbeeld 5 TB gedeelde ruimte vir $ 8 per maand per gebruiker, wat bykans die helfte van die koste van Dropbox is. Maak gebruik van Dropbox Business se gratis proeftydperk van 30 dae voordat u inteken, wat u ‘n goeie oorsig kan gee van hoe die diens werk.

Dit gesê, Dropbox se gevorderde plan kry u onbeperkte berging, maar dit is baie duurder as die onbeperkte plan van sy ander mededinger, Crashplan. As u ‘n klein onderneming is en nie gevorderde integrasies benodig nie, kan u beter gaan met die gebruik van Crashplan. U kan meer hieroor lees in ons CrashPlan-oorsig.

Gebruikersondervinding

Dropbox is sedert die bekendstelling in 2007 aan die voorpunt van gebruikerservaring. Dit geld ook vir die sakeversiering. Die Dropbox-lessenaarskliënt is beskikbaar vir beide Windows en Mac. Ons hou daarvan dat Linux ondersteun word – verspreidings van Ubuntu en Fedora – omdat baie wolkbergingsdienste vir Linux nie ondersteuning het nie.

Nadat u die lessenaarklient geïnstalleer het, skep Dropbox ‘n spesiale wolk-gekoppelde vouer in u lêerstelsel. Dit word ‘n ‘sync-lêergids’ genoem en die hele EFSS-ervaring werk daar rondom. In werklikheid is hierdie funksie geskep deur die Dropbox-stigter Drew Houston. Ons sal meer praat oor hoe Dropbox sinchroniseer in die ooreenstemmende kategorie hieronder.

Die lessenaarkliënt is eenvoudig en laat u toe om u onlangse aktiwiteite saam met die van u spanlede te beoordeel. U kan ook gidse, aktiwiteite en kennisgewings sien. As u baie lêers het, kan die lessenaarklient u die soekbalk gebruik om vinnig deur te sorteer.

Boonop kan u toegang tot die Dropbox Paper-app verkry, u sinchronisasie-lêergids oopmaak, die webkliënt bekendstel en nuwe lêers en gidse skep. In die algemeen is die lessenaarklient aangenaam en vaartbelyn.

As u van u rekenaar af weg is en nie die lessenaarkliënt wil aflaai om net een lêer te kry nie, kan u by die webkliënt aanmeld. Met die kliënt kan u ook u Dropbox Business-rekening en u gebruikers bestuur, waaroor ons later sal bespreek. 

Die webkliënt het baie negatiewe ruimte, wat dit duidelik en eenvoudig maak. Albei is ontwerpseienskappe waarvoor Dropbox bekend is. 

Inhoudnavigasie is intuïtief danksy die menu aan die linkerkant, maar as u nie ‘n spesifieke vouer of lêer kan vind nie, kan u dit net soek met behulp van die soekbalk bo-aan. Dit is lekker dat dit begin soek sodra u begin tik. 

Boonop kan u toegang tot die algemeenste lêer- en vouerhandelinge kry deur net daaroor te hou. As u meer nodig het, hoef u net op die drie punte te klik. Boonop kan u lêerbesonderhede aan die regterkant en onder die lys van addisionele aksies wat u kan neem, sien.

As u onderweg is, kan u steeds toegang tot u lêers en gidse kry met u slimfoon. Dropbox se mobiele kliënte werk op Android en iOS. Soos ‘n rekenaar en webkliënte, is die mobiele kliënt eenvoudig om te gebruik. 

Die standaardaansig toon u onlangse en ster-lêers, saam met ‘n groot “+” -knoppie, waarmee u ‘n dokument kan skandeer, ‘n foto neem, foto’s en video’s kan oplaai en ‘n nuwe lêergids of tekslêer kan skep. Met die burger-menu in die linkerbovenhoek kan u die Dropbox Paper-app betree, toegang tot u vanlyn-lêers verkry, instellings bestuur en die aktiwiteit van u span monitor..

Gebruikersbestuur

U kan u span bestuur vanaf die beheerkonsole van die webkliënt. As u die spanadministrateur is, kan u nuwe lede per e-pos nooi, maar u kan ook ‘n CSV-sjabloonlêer oplaai om gebruikers in grootmaat te nooi. As u meer lisensies moet koop, kan u dit ook vanaf die beheerkonsole doen.

U kan toegewysde adminrolle aan gebruikers toewys, maar u moet inteken op Dropbox Business Advanced of Enterprise om die funksie te ontsluit. Andersins, kan u gebruikertoestemmings verleen aan gidse, wat ingestel kan word op die toegangsvlak “view” of “edit”.

Oor die algemeen is Dropbox se opsies vir rolaanpassing relatief yl vergeleke met ‘n paar ander instrumente; kan u kies om gebruikers toe te ken aan een van die drie beheerdersrolle. 

Die eerste rol is ‘spanadministrasie’, en dit stel die gebruiker in staat om alles vir alle bestuurders en lede te bestuur. Die tweede is ‘gebruikersbestuurder’, wat lidrekeninge kan byvoeg, verwyder en bestuur. Laastens kan ‘n “ondersteuningsadministrateur” help met beperkte take, insluitend wagwoordterugstelling. U kan ‘n gedetailleerde vergelyking van die rolle hier vind.

Daar is egter geen manier om rolle aan te pas nie. As u gevorderde aanpassing wil hê, is Citrix ShareFile ‘n uitstekende alternatiewe keuse vir EFSS, en u kan meer lees in ons Citrix ShareFile-oorsig..

Die administrasiekonsole bevat ook ‘n instrumentpaneel waarmee u rekeninggebruik kan monitor. Boonop is daar ‘n ‘aktiwiteit’-oortjie waarmee u gepasmaakte verslae kan maak gebaseer op ‘n groot aantal faktore, insluitend aanmeldings, lêeraandele, wagwoorde, lêerveranderings en sinkronisering van toestelle.  

U kan Dropbox ook gebruik om gebruikersgroepe te skep. Hiermee kan u toegang tot die lêergids vir meerdere mense tegelyk bestuur, sodat u die hoeveelheid administratiewe werk wat u moet doen, kan verminder. 

Die aantal aanpassingsopsies wat vir groepe beskikbaar is, is egter redelik beperk in vergelyking met sommige ander dienste. Kyk na ons IBM Connections-oorsig vir ‘n instrument wat kragtige groepbestuursopsies het.

gids & Lêerdeling

As u Dropbox Business opstel, kry u outomaties ‘n sentrale ‘spanmap’ waartoe al u werknemers wat toegevoeg word toegang het. U kan ondervouers daarin skep en toegang daartoe beperk tot spesifieke gebruikers of groepe.

Gedeelde deling is die primêre metode om inhoud tussen spanmaats te deel, maar gebruikers kan ook beide dopgehou en lêers deel deur ‘n veilige skakel te genereer. Om dit te doen, klik op die “deel” -knoppie wat verskyn wanneer u oor enige gegewe voorwerp beweeg.

As u ‘n skakel genereer, kan u twee toestemmingsvlakke daaraan heg: “kan sien” en “kan redigeer.” Met die toestemming “kan bekyk”, kan gebruikers dit sien, aflaai en kommentaar lewer. Die “kan redigeer” -opsie het al die vorige regte, maar voeg die vermoë toe om lêers te wysig, uit te vee en by te voeg.

Sodra u ‘n skakel geskep het, kan u dit beperk tot spanlede of mense met die vereiste wagwoord. U kan dit ook toeganklik maak vir almal, ongeag of hulle ‘n Dropbox-rekening het of nie. 

As administrateur kan u egter verhoed dat gebruikers inhoud buite u besigheid deel, wat help as u met sensitiewe intellektuele eiendom werk. Ander inhoudbeheer-opsies sluit in vervaldatums vir skakel, wagwoorde en die opsie om aflaaie te deaktiveer.

Dropbox integreer natuurlik met Slack, sodat u lêers direk daarmee kan deel deur op die pyltjie te klik in die “deel” -menu wat aan ‘n lêer gekoppel is, en dan op “deel in Slack” te klik. In werklikheid is Dropbox te sien in ons beste wolkberging vir Slack-afronding.

Behalwe dat u u eie inhoud deel, kan u ook medewerkers nooi om lêers met u te deel deur lêerversoeke te gebruik. U kan definieer wat u vra en waarheen die lêers moet gaan in u Dropbox-lêergids. As die versoek dringend is, kan u ook ‘n sperdatum stel.

Dropbox bied ook ‘n ouditbladsy vir aandele. U kan dit via die “deling” -skakel verkry vanaf die linkerkantste menu in die webkliënt. Met die deelbladsy kan u gedeelde gidse, lêers en gegenereerde skakels maklik opspoor. Sonder hierdie funksie, wat baie wolkbergingsdienste nie het nie, sou dit maklik wees om die spoor te verloor oor wie toegang tot u inhoud het.

Sync

Met die sinchronisasie van die apparaat, of as u dit kortliks wil sinchroniseer, kan u toegang tot dieselfde inhoud verkry vanaf ‘n verskeidenheid toestelle. Verder sal veranderinge aan die inhoud wat op een toestel aangebring is, binnekort reële tyd op die ander verskyn. Die belangrikste meganisme wat dit moontlik maak, is, soos ons al gesê het, die sync-lêergids.

‘N Synchronisasie-lêergids lyk net soos enige ander vouer, maar alle data wat u daarin plaas, sal op u rekenaar se hardeskyf en op die wolk geberg word. Sodra u die lêer verander, sal Dropbox daardie verandering in die wolk en enige ander gekoppelde toestel weerspieël. As gevolg hiervan, kan u verskeie toestelle gebruik om aan u lêers te werk en nooit ‘n maat oorslaan nie. 

Die aanvanklike lêeroplaai na ‘n wolkbediener kan stadig verloop. Ons het dit getoets met behulp van ons 1GB-rits-lêergids. Die aanvanklike sinkronisering duur ‘n paar minute meer as wat ons verwag het, met inagneming van ons oplaaisnelheid, maar die oordrag was nog steeds vinnig.

Die veranderinge aan u inhoud na die aanvanklike oplaai sal vinniger wees danksy die gebruik van blokvlak-lêerkopiëring, wat slegs die gewysigde gedeeltes lêers oordra, eerder as die hele lêer. Dit bespaar u tyd en bandbreedte.

Alhoewel blokvlak-lêerkopiëring aansienlike voordele inhou, het die meeste van die kompetisies dit nog nie geïmplementeer nie. In werklikheid is Dropbox en OneDrive die enigste twee groot spelers wat dit doen, en laasgenoemde gebruik dit slegs om Microsoft Office-lêers te sinkroniseer.

Benewens die standaard-sinkronisering, bied Dropbox Business ‘slim sync’ aan, waardeur u die sinchronisasie kan opstel om inhoud slegs aanlyn te stoor, nie op u hardeskyf nie, maar dit steeds sigbaar maak in u lêerstelselverkenner. Dit help u om hardeskyfspasie te bespaar, wat veral nuttig is as u vas sit met een van die klein vaste-staat-skyfies wat by nuwe skootrekenaars gebruik word

Ander EFSS-dienste het ‘n soortgelyke funksie, genaamd “selektiewe sync.” Die verskil is dat selektiewe sinkronisering u nie net aanlyn-lêers in u sinkronisasie-gids laat sien nie.

Produktiwiteitsinstrumente

Soos ander EFSS-instrumente, het Dropbox ‘n biblioteek met derdeparty-integrasies. Dropbox het egter ook ‘n paar inheemse apps, genaamd Dropbox Paper en Dropbox Showcase.

Dropbox Paper is ‘n app waarmee u teks, beelde, video’s en ander inhoud kan byvoeg soos wat na ‘n leë vel papier lyk. In werklikheid het ons Dropbox Paper teenoor Google Docs opgegaar, maar Google Docs het beter gevaar om met teksdokumente te werk. Lees ons Dropbox Paper-oorsig as u meer wil leer oor papier.

As u egter net notas wil neem en funksies wil hê om dit te verryk, lees ons beste opsomming vir notas-apps.

Dropbox Showcase stel u in staat om u inhoud op ‘n professionele bladsy te deel, wat ‘n unieke manier is om u werk te bevorder. Daar is egter geen manier om direk op sosiale netwerke te deel nie.

Dropbox Business kan nie ooreenstem met die aantal inheemse produktiwiteitsprogramme wat Google Drive en One Drive het nie, maar dit maak daarmee saam met sy biblioteek van integrasies. In werklikheid, Dropbox Business integreer met Google en Microsoft.

U moet egter inteken op Google G Suite of Microsoft se Office 365 om lêers te wysig. Die voorskou van Office-dokumente in Office Online is egter gratis.

Benewens Office- en Google-integrasies, bied Dropbox vele derdeparty-instrumente waaruit u kan kies. U kan deur alle beskikbare opsies soek deur die Dropbox-appintegrasie-bladsy te besoek. Van die prominentste is Slack, Asana en Adobe.

sekuriteit

Een van die grootste probleme as daar besluit word om data in die wolk te berg, is die sterkte en betroubaarheid van wolkveiligheid. Dropbox was in werklikheid betrokke by een van die mees-profiel-diefstalle van data wat in 2012 aangeteken is. Sedertdien het Dropbox sy veiligheid verbeter. Plus, die veiligheid van Dropbox Business is sterker as dié van gewone Dropbox.

Dropbox beveilig lêers wat vervoer word vanaf u rekenaar na sy bedieners met behulp van die TLS-protokol, wat ‘n oordragtunnel skep wat beskerm word deur AES 128-bis of hoër kodering. As u lêers in die Dropbox-wolk is, rus AES 256-bit-kodering dit, sodat niemand dit kan lees nie.

Ongelukkig bestuur Dropbox u enkripsiesleutel, sodat u nie die voordeel van private kodering het nie. Dropbox integreer egter met Boxcryptor, wat ‘n byvoeging is wat privaat kodering bied. Hou in gedagte dat die sinchronisasie op blokvlak van Dropbox egter nie werk nie, as u kies om Boxcryptor in te skakel. U kan meer daaroor leer in ons Boxcryptor-oorsig.

Nog ‘n veiligheidsnadeel is dat Dropbox u lêermetadata in gewone teks hou. Dit is egter algemeen by die meeste EFSS-instrumente omdat metadata gebruik word om die gebruikerservaring te indekseer en te bespoedig. 

Terwyl u data op bedieners rus, is dit kwesbaar vir meer tradisionele gevare, soos natuurrampe en indringers. Om dit te voorkom en die risiko van bedienerfout te voorkom, het Dropbox datacenters verhard. Hulle het ISO 27001-akkreditasie, wat beteken dat hulle ‘n goeie inligtingsekuriteit het. Hulle ondergaan ook SOC 2-verifikasie.

Benewens die indringings van die datacenters en die oortredings van data, is daar twee ander vorme van kubermisdaad wat ondernemings moet weet: ransomware-aanvalle en mens-in-die-middel-aanvalle. Ransomware versleutelt u data en vereis dat u die hackers moet betaal voordat hulle dit dekodeer, terwyl aanvalle tussen die middel ‘n tipe afluister vir deurvoer is. 

Dropbox beskerm u teen ransomware met behulp van sy weergawevermoëns. Die kodering vir deurvoer en die TLS-protokol beskerm u teen afluister. 

Boonop het Dropbox twee ander sekuriteitsfunksies wat ‘n beroep op sake-eienaars sal hê wat bykomende versekering nodig het dat hul inhoud nie in die verkeerde hande val nie.

Die eerste is twee-faktor-verifikasie, wat verseker dat selfs as iemand daarin slaag om u geloofsbriewe te steel, hulle nie toegang tot u rekening kan kry nie. Dit word gedoen deur van u werknemers te vereis om ‘n spesiale kode in te voer benewens hul normale gebruikersbewyse wanneer hulle van ‘n onherkenbare rekenaar aanmeld.. 

Hierdie kode word via teks gestuur, en dit is ‘n uitstekende metode om te verseker dat niemand die swak wagwoorde wat sommige van u werknemers geskep het, kan benut nie. U moet egter ‘n sterk wagwoord skep, selfs as twee-faktor-verifikasie ingeskakel is.

Boonop, as iemand u gesinchroniseerde toestel steel of u dit verloor, kan u ‘n afstandveeg van die toestel uitvoer. Wat dit wel doen, is om die verbinding met die sinkroniseringmap te ontkoppel en die inhoud daarin te verwyder. Dit gesê, enige sake-inhoud wat die eienaar van die toestel moontlik buite die sinkroniseringvouer geskuif het, sal steeds kwesbaar wees.

ondersteuning

Die oplossing van tegniese probleme is niemand se idee om pret te hê nie, maar vir SMB-gebruikers kan dit nie verlies aan inkomste beteken nie. Daarom is dit belangrik dat ‘n diens goeie tegniese ondersteuning het, wat help om probleme vinnig op te los. U kan ondersteuning vind deur u beheerkonsole in te voer en op “hulp” te klik. 

Op die hulpbladsy kan u die Dropbox-gids raadpleeg, deur hulp-artikels blaai en tegniese ondersteuning via klets of telefoon kontak.

Die gidsbladsy bevat eintlik ondersteuning vir drie verskillende groepe gebruikers: spanbestuurders, spanlede en individuele gebruikers wat gereelde Dropbox gebruik. Die gidse is meestal op nuwe gebruikers gerig en is redelik rudimentêr.

Die artikels op die selfondersteuningswebwerf is nuttiger. Onder hulle is artikels oor onderwerpe soos die herstel van geskrap lêers, wat twee-faktor-verifikasie en sinchronisasie van foute benodig. Hulle is presies en duidelik, so jy hoef nie baie tegnies te wees om daarvan sin te maak nie.

U kan artikels per kategorie blaai of soek, as u nie kan soek wat u soek nie. Daar is ook toegang tot ‘n gebruikersforum, wat altyd ‘n goeie toevoeging is, omdat dit u in staat stel om hulp van die gemeenskap te kry in plaas van net een ondersteuningstegnikus. Die gemeenskap is aktief, en u hoef nie lank te wag vir ‘n antwoord nie.

As u nie lus is om self na ‘n oplossing te soek nie, kan u die tegniese ondersteuningspersoneel van Dropbox kontak en ‘n antwoord hiervan kry. 

Gebruikers kry telefoonondersteuning ongeag hul plan, en u kan toegang daartoe verkry deur die spanadministrasiekonsole. Dit is 24 uur beskikbaar vir ‘onderneming’-gebruikers, en gedurende werksure vir gebruikers volgens’ standaard ‘en’ gevorderde ‘planne. Daar is ook kletsondersteuning wat 24/7 beskikbaar is. Ons het dit probeer, en ons het in kort volgorde met ‘n verteenwoordiger kontak gemaak.

U kan 24/7 ‘n e-pos stuur om dit te ondersteun, maar u kan tot 24 uur wag vir ‘n antwoord, selfs as ‘n besigheidsgebruiker. Ons het ‘n e-pos gestuur met ‘n paar vrae en binne 15 uur ‘n antwoord gekry.

Die uitspraak

Dropbox Business is ‘n uitstekende diens. Dit het jare gelede ‘n oortreding gehad, maar die diens het sy sekuriteit opgegradeer om te vergoed en dit het nou al die sekuriteitsfunksies wat ons graag wil sien in ‘n EFSS-oplossing.

Die gebruikerservaring is eenvoudig, maar bied ‘n voldoende aantal funksies om werkvloei en spansamewerking te verbeter. Alhoewel Dropbox bekend is vir sy gebruikerservaring, is die sinchronisasievermoë die grootste voordeel. 

Deelnemers het die model gekopieër, maar dit stem nie heeltemal ooreen met die regte intydse samewerking soos Dropbox nie. Boonop maak slim sync net die hele ervaring aangenamer.

Dat gesê, Dropbox se inheemse produktiwiteitsfunksies is beperk tot die Dropbox Paper-app. Dit is ‘n interessante funksie, maar dit kan nie ooreenstem met die funksies wat deur Google Drive en OneDrive for Business voorsien word nie. Dropbox is egter geïntegreer met Microsoft Office en G Suite, sodat u hul funksies kan geniet solank u ‘n intekening het.

Die ander groot nadeel is die prys. Daar is nog goedkoper oplossings daarbuite wat u nog kan probeer. Dit gesê, as u voel dat u geld verdien met Dropbox Business, moet u dit doen. Indien nie, raadpleeg dan ons EFSS-oorsigte vir alternatiewe idees.

Ons wil graag u gedagtes en ervarings met Dropbox Business hoor. Hoe vergelyk u dit met ander EFSS-oplossings? Vertel ons in die kommentaar hieronder. Dankie dat u gelees het.