OneDrive for Business Review

OneDrive for Business er en god, overkommelig EFSS-mulighed for SMB’er, der ønsker fuld Office Online-integration og alligevel ikke ønsker at betale for meget. Se vores fulde OneDrive Business-anmeldelse for alle detaljer.

Microsoft har produceret populær software i årtier, herunder produktivitetssoftware til virksomhedsejere. Denne tendens er fortsat, og med sin OneDrive for Business-tjeneste har Microsoft besluttet at tage et stykke af skymarkedet rettet mod forretningsbrugere. I denne OneDrive for Business-gennemgang vil vi analysere den og fortælle dig, hvorfor det er en af ​​de bedste EFSS-udbydere.

OneDrive for Business, som forbrugerversionen (som du kan læse om i vores OneDrive-gennemgang), er integreret med Office Online, hvilket gør det til en af ​​de bedste tjenester til forbedring af online-samarbejde. På toppen af ​​dette er det utroligt overkommelig, hvilket har været en velkommen tendens inden for Microsofts produktivitetssoftware i de senere år. 

Der er dog flere ulemper. Det mangler e-mail-support, rapporter fungerer ikke ordentligt, søgning i webklienten er buggy og desktop-klienten fungerer ikke på Linux. Derudover er der ingen synkronisering på blokniveau, men det er tendensen med EFSS-værktøjer.

Hold med os for at lære mere om ulemperne og ulemperne, som vil hjælpe dig med at beslutte, om det er det mest passende skylagringsværktøj til dine forretningsbehov.

Styrker & Svagheder

Alternativer til OneDrive for Business

Prisfastsættelse

OneDrive for Business tilbyder syv planer, du kan vælge imellem, så du ikke lider under dårlig planfleksibilitet. Når det er sagt, kan det være vanskeligt at finde den rigtige plan, fordi Microsoft har separate sæt af priser for OneDrive for Business og Office 365 forretningsplaner.

OneDrive for Business-siden viser en plan kaldet Office 365 Business Premium, som koster $ 150 pr. År og giver Office 365. Der er dog en lidt billigere virksomhedsplan, Office 365 ProPlus, der inkluderer Office 365, men ikke inkluderer e-mail i forretningsklasse hosting, Exchange, SharePoint, Microsoft Teams og Yammer.

OneDrive til forretningspriser

OneDrive for Business Plan One and Two kræver, at du betaler pr. År. Førstnævnte er $ 60 pr. År og får dig 1 TB lagringsplads pr. Bruger. Plus, det giver dig også mulighed for at uploade filer på op til 15 GB i størrelse samt oprette og redigere Word-, PowerPoint-, Excel- og OneNote-dokumenter ved hjælp af Office Online.

Plan to er $ 120 pr. År, og det giver alle fordelene ved den første plan sammen med avanceret datatabforebyggelse og ubegrænset lagerplads. 

Office 365 Business Premium-planen giver dig 1 TB pr. Bruger, men inkluderer alt fra de tidligere planer og tilføjer Office 365 og andre Microsoft-applikationer, såsom Exchange, SharePoint, Teams og Yammer. 

Plus, det giver dig e-mail-hosting i forretningsklasse, desktopversioner af kontorapplikationer, en licensstøtte til op til fem computere, fem telefoner og fem tabletter pr. Licens og ubegrænset HD-videokonferencemøder for op til 250 personer. Desuden kan du have op til 300 brugere. Det er $ 15,00 pr. Måned pr. Bruger eller $ 150, hvis du vælger at betale for et år i forvejen.

Hvis du kun har brug for Office 365 uden yderligere apps og hosting af e-mails til virksomheden, kan du spare lidt ved at abonnere på Office 365 ProPlus-planen for $ 144 pr. År pr. Bruger. Det giver også 1 TB OneDrive EFSS-lagring pr. Bruger, og du kan have ubegrænsede brugere (som alle de følgende planer). 

Hvis du ikke har brug for Office 365, men har brug for apps, såsom Teams og Yammer, og e-mail-hosting med en brugerdefineret e-mail-adresse, kan du gå med Office 365 E1-planen, som er $ 86 pr. År pr. Bruger. Denne plan giver dig også 1 TB OneDrive EFSS-lagring pr. Bruger og op til 50 GB i postkasseplads.

Office 365 E3-planen kombinerer, hvad begge tidligere planer giver, hæver postkassen plads til 100 GB og leverer desktop-versioner af Office-applikationer. Det tilbyder også eDiscovery, som hjælper med at levere oplysninger, der bruges til juridiske sager, og giver muligheden for at definere manuelle klassifikationer og manuelle politikker for opbevaring og sletning.

Den sidste plan, Office 365 E5, tilføjer avancerede sikkerheds-, analyser- og stemmefunktioner til funktionerne i den forrige plan. 

Det inkluderer også Office 365-skyappsikkerhed; lydkonference; auto-klassificering, smart import og mere med Advanced Data Governance; og avanceret personlig og organisatorisk analyse med MyAnalytics. Alt det vil sætte dig tilbage for $ 420 per år per bruger.

OneDrive for forretningsbegrænsning

Ubegrænset lagerplads på enhver plan kræver, at du har fem eller flere brugere. Ellers er standardindstillingen 1 TB pr. Bruger. Hvis du har fem eller flere brugere, får du oprindeligt 1 TB pr. Bruger, men administratorer kan hæve det til 5 TB pr. Bruger. 

Når du har brugt det, skal du anmode om yderligere lagerplads ved at kontakte Microsofts support. Du kan få op til 25 TB pr. Bruger af lagerplads til OneDrive for Business. Derudover kan du få 25 TB ekstra lagerplads via SharePoint-teamwebsteder for individuelle brugere. Det er ikke sandt ubegrænset lagerplads, men i det mindste er Microsoft klar over det.

OneDrive for Business er generelt billigere end det meste af konkurrencen, og dets brugere får deres egen separate lagertildeling. Det er enormt, i betragtning af at brugere deler plads med mange andre tjenester, herunder Dropbox. Når det er sagt, inkluderer planer med højere priser Office 365, så deres værdi afhænger af, hvor meget du har brug for Office-pakken med apps.

Brugererfaring

Selvom OneDrive er en Microsoft-service, er den tilgængelig for Windows og macOS, som gør det muligt for dine medarbejdere at bruge en enhed, de foretrækker. Det er dog ikke overraskende, at det ikke understøtter Linux.

Når du har installeret desktopklienten, opretter OneDrive en særlig synkroniseringsmappe. Filer, du placerer i denne mappe, gemmes både på din harddisk og i skyen. Dette giver dig mulighed for at synkronisere filer i nær realtid på tværs af enheder, hvad enten de hører til dig eller dine teamkammerater. Vi taler mere om synkronisering i et afsnit nedenfor.

Foruden synkroniseringsmappen består skrivebordsklienten af ​​et ikon i systembakken. Når du klikker på dette ikon, vises et attraktivt og klart vindue over det. Vinduet viser dine nylige filer og giver dig adgang til indstillingen, åbne synkroniseringsmappen og start webklienten.

OneDrive for Business Web Client

OneDrive-webklienten er intuitiv og underholdende, fordi der er masser af negativ plads, og farveskemaet gør det nemt at se, hvad du har brug for. 

Venstre-menuen giver dig mulighed for at navigere gennem appen, mens søgefeltet over den hjælper dig med hurtigt at finde de data, du har brug for. Det vil sige, hvis det fungerede korrekt. For os viste søgningen ingen resultater i løbet af de første flere timers brug.

Over søgningen kan du få adgang til dit Microsoft-bibliotek med apps. Midterruden viser dine filer i en listevisning. Du kan vælge at sortere filer anderledes eller vise dem i “kompakte” eller “gitter” -visninger.

Der er også et link under navigationsmenuen kaldet “OneDrive admin”, som giver dig adgang til brugeradministration, fakturering, support og lignende muligheder.

Hvis du har brug for at udføre handlinger på filer eller mapper, kan du højreklikke på dem, holde musepekeren over dem og klikke på de tre prikker, der vises, eller vælge en fil eller mappe og bruge handlingerne over centerruden. Vi kan lide denne alsidige tilgang til at udføre handlinger. Derudover giver det øverste højre hjørne dig adgang til indstillinger og administrere din konto.

OneDrive til forretningsapps

Mobiloplevelsen er lige så underholdende som weboplevelsen, og mobilklienten er endnu lettere at bruge. Klienten viser dine filer som standard, og du behøver kun at trykke på “plus” -knappen for at uploade filer, scanne et dokument, klikke på og tilføje et foto og oprette en mappe, Word eller PowerPoint-dokument. Du kan navigere i appen ved hjælp af den nederste bjælke.

Brugeradministration

Inden du kan bruge OneDrive til at samarbejde med andre, skal du tilføje brugere inden for OneDrive admincenter.

Administrationscenter giver dig interfacekort, som du kan bestille og administrere i henhold til dine præferencer. Du kan flytte eller slette eksisterende kort eller tilføje nye. Hele kortet er som følger:

• Office 365-software: lader dig installere Office 365-apps
• Fakturering: viser dine faktureringsoplysninger
• Træning og vejledninger: hjælper dig med at lære mere om brug af OneDrive for Business
• Brugerstyring: lader dig nulstille brugernes adgangskoder samt tilføje, redigere og fjerne konti
• Rollebaseret adgang for administrator: lader dig tildele specialiserede administratorroller til brugerne
• Tjenestesundhed: overvåger sundheden for Office 365-tjenester
• Office 365 aktive brugerrapporter: viser, hvor mange brugere der har brugt mindst et Office-program
• Azure Active Directory: giver adgang til almindelige Azure-opgaver
• Domæner: administrerer dine domæner og overvåger deres status

Med “rollebaseret adgang til admin” -kort kan du tildele tre specialiserede administratorroller:

• Administrator af brugerkonto: kan oprette og administrere brugere og grupper, ændre brugernes adgangskoder, overvåge OneDrive-service og administrere supportbilletter
• Sikkerhedsadministrator: har fuld adgang til at administrere konfigurationen af ​​sikkerhedsrelaterede tjenester, herunder identitets- og informationsbeskyttelse
• Exchange-serviceadministrator: får fuld adgang til Exchange Online og kan administrere mailmodtagere, mail-flow, meddelelsesoverholdelse og e-mail-beskyttelse, såsom anti-spam og malware.

  

  Du kan tildele andre roller ved at vælge en aktiv bruger i visningen “brugeradministration” og klikke på “administrer roller.” Sidepanelet der vises til højre viser de mange roller, du kan vælge imellem, inklusive global administrator, serviceadministrator og global læser.

  

  Den samme visning giver dig mulighed for at tilføje nye brugere, hvilket er ligetil. Du skal indtaste en brugers grundlæggende information, vælge, om brugeren skal licensere eller ej, tildele en rolle og afslutte.

  Hvis du licenserer en bruger, debiteres du den månedlige eller årlige abonnementsrate. Brugere uden licenser kan kun få adgang til indhold og får ikke 1 TB personlig skydelager. For at gøre det lettere at administrere brugere og deres roller, lader OneDrive dig oprette grupper og tildele brugere til dem.

  

  Rapporter er et andet vigtigt aspekt af brugeradministration. OneDrive giver dig brugsrapporter samt sikkerheds- og overholdelsesrapporter. Vi så dog ingen oplysninger om vores OneDrive-filer, selvom vi uploade filer og genererede et delingslink.

  

Folder & Fildeling

Du kan bruge OneDrive for Business til at dele indhold med interne eller eksterne samarbejdspartnere via e-mail eller ved at generere et link, der peger på den mappe eller fil, du vil dele.

Sikkerhedsindstillinger til deling giver dig mulighed for at indstille links, der skal udløbe efter et vist antal dage, begrænse linkadgang til specifikke personer og indstille adgangskodeord. Du kan også deaktivere redigering og begrænse linket, så det kun fungerer med en bestemt gruppe. Det kan omfatte alle med linket, personer i din organisation, personer med eksisterende adgang eller specifikke personer.

Der er også en separat visning af “deling”, der viser alt det indhold, du har delt, og hvad andre har delt med dig.

Synkronisere

Enhedssynkronisering eller synkronisering er den væsentlige mekanisme for en cloud-lagringstjeneste, der hjælper med til at drive online-samarbejde. Synkronisering giver dig og dine teamkammerater adgang til de samme data fra forskellige enheder og se hinandens redigeringer i næsten realtid. Dette eliminerer behovet for at e-mail filer eller overføre dem via USB-sticks eller anden hardware. 

Som vi allerede har nævnt, er den fælles mekanisme, der synkroniserer rundt omkring, en speciel mappe, der kopierer indhold fra skyen til din harddisk og vice versa. I alle andre aspekter er denne mappe ligesom enhver anden filsystemmappe.

OneDrive til forretningssynkronisering

OneDrive’s synkroniseringshastigheder for indledende fil uploads og downloads ligner det, vi ser med andre tjenester. Vi synkroniserede vores 1 GB lynlåsede testmappe på kun et minut mere end hvad vi forventede, i betragtning af vores uploadhastighed. Hvor tjenesten undertiden sprænger, er når du foretager ændringer til disse filer.

Den bedste måde at håndtere filændringer er at bruge en funktion kaldet “blok-niveau synkronisering”, også kendt som “differentiel synkronisering.” Med synkronisering på blokniveau i spillet synkroniserer desktopklienten kun dele af filen, der ændres, snarere end hele filen. Resultaterne er meget hurtigere synkroniseringshastigheder og nedsat båndbredde.

I øjeblikket bruger OneDrive kun synkronisering på blokniveau til Microsoft Office-filer. Det er stadig godt, i betragtning af at mange EFSS-tjenester overhovedet ikke bruger synkronisering på blokniveau. Microsoft sigter mod at forbedre det, fordi der ifølge et Microsoft-blogindlæg vil blive frigivet synkronisering på blokniveau i Q1 2023. 

Hvis du ikke ønsker at vente, er Dropbox Business en god service, der i øjeblikket leverer synkronisering på blokniveau. Du kan læse mere om Dropbox Business i vores Dropbox Business anmeldelse.

Lige nu har OneDrive dog en pæn synkroniseringsfunktion, som de fleste andre EFSS-værktøjer ikke: muligheden for at blokere synkronisering af bestemte filtyper. Ved at bruge den kan du for eksempel forhindre, at dine vigtige rapporter gemmes på dine medarbejders harddiske. En mere vigtig funktion, du får med OneDrive for Business, er imidlertid selektiv synkronisering.

Selektiv synkronisering giver dig mulighed for at deaktivere synkronisering for bestemte mapper, hvilket forhindrer dem i at blive gemt på din harddisk. Det er nyttigt for forretningsbrugere, der bruger bærbare computere med lavkapacitet i fast tilstand.

Produktivitetsværktøjer

Værktøjer, der forbedrer produktiviteten, er hvor EFSS-tjenester skinner. Integrerede apps hjælper med at skabe produktivitet ved at give dig mulighed for at åbne og redigere filer i skyen fra webklienten ved hjælp af forskellige apps. 

Selvfølgelig har OneDrive for Business mange Microsoft-apps bagpå, som hjælper dig med at opnå øget produktivitet og mere. Hoved blandt disse apps er naturligvis Microsoft Office.

Hvis du beslutter at abonnere på en af ​​Office 365-planer, vil dine medarbejdere være i stand til at downloade og installere desktopversioner af følgende apps:

• Word: et tekstbehandlings- og dokumentoprettelsesprogram
• Excel: et regnearksprogram
• PowerPoint: et præsentationsprogram
• Outlook: en konfigurerbar e-mail-platform
• Adgang (kun pc): et databasestyringssystem
• Publisher (kun pc): en desktoppubliceringsapplikation

Du kan installere disse apps på op til fem enheder pr. Bruger. Selv hvis du ikke tilmelder dig en plan med Office 365, kan du stadig åbne og redigere Office-dokumenter ved hjælp af Office Online, som er gratis. Office Online inkluderer Word, Excel, PowerPoint og OneNote. OneNote er en note-tagende app, der gjorde vores bedste note-tagende apps roundup.

OneDrive for Business giver også dine brugere mulighed for at integrere gratis og betalte tredjepartsapps i din cloud-lager, så længe denne funktion ikke er blevet deaktiveret i administrationscentret. Det giver brugerne mulighed for at arbejde med tredjepartsværktøjer uden at forlade OneDrive-webplatformen.

App-biblioteket er opdelt i kategorier, såsom produktivitet, analyse og samarbejde. Det gør det lettere at finde apps, du har brug for, men hvis du stadig kæmper for at finde den rigtige app, kan du kigge efter den ved hjælp af søgefeltet. Biblioteket har snesevis af apps, og blandt dem er Trello, DocuSign, Salesforce og mere.

Sikkerhed

At placere dine økonomiske data eller følsomme intellektuelle ejendomme i skyen kan være irriterende, endnu mere hvis du bruger en populær cloud-lagringstjeneste, såsom OneDrive. På grund af dette bliver skysikkerhed en endnu vigtigere faktor, når der træffes beslutning om en tjeneste.

OneDrive for Business krypterer data på diskeniveau ved hjælp af BitLocker og på filniveau ved hjælp af 256-bit AES-kryptering. Kryptering krypterer dine data for at gøre dem uleselige uden en hemmelig nøgle. Microsoft gemmer nøglen på en separat server i Azure Key Vault. Dine data gemmes også på Azure-servere, og hvis du ikke er bekendt med dem, skal du læse vores Microsoft Azure-gennemgang.

Microsoft bruger også TLS-protokollen til at beskytte data under transport fra dine computere til dets datacentre. TLS er en type sikker tunnel, der bruger RSA 2048-bit beskyttelse til dine data. Du kan lære mere om det i vores SSL vs. TLS-roundup. Desuden er ikke-godkendte forbindelser via HTTP ikke tilladt, men omdirigeres i stedet til HTTPS.

Imidlertid hjælper kryptering og transit-kryptering ikke med til at beskytte dig mod angreb, der drager fordel af svage adgangskoder, som dine medarbejdere bruger. Det er muligt, fordi svage adgangskoder er meget mere følsomme for revner i kraften end krypteringsnøgler er. Af den grund foreslår vi, at du opretter en stærk adgangskode.

En anden allieret i din kamp for at beskytte dine loginoplysninger er tofaktorautentisering. Det er ikke aktiveret som standard, men du kan anmode om det som administrator. Når det er aktiveret, skal brugerne indtaste en speciel sikkerhedskode, når de logger på fra en ukendt maskine, ud over deres regelmæssige legitimationsoplysninger.

For brugere af små virksomheder vil vi anbefale, at du tænder for denne funktion, fordi den betyder, at selv hvis nogen formår at stjæle dine brugers adgangskoder, vil disse oplysninger ikke være tilstrækkelige til at logge ind på din cloud-lagringskonto.

OneDrive for Business giver dig mulighed for at indstille en politik til oprettelse af adgangskode for dine medarbejdere, men de eneste konfigurationer er for adgangskodeudløb. Der er ingen måde at indstille krav til tilpasset adgangskode. Adgangskoder kræves dog, at de er mindst otte tegn lange og skal have tre af følgende: store bogstaver, små bogstaver, tal og symboler.

Office 365-planer giver dig også et sikkerhedsstyrings- og kontrolcenter, der forhindrer, at vira og andre cyberangreb skader din virksomhed. Hvis et angreb lykkes, er der dog en måde at gendanne dine filer på. Derudover har det værktøjer, der holder dine oplysninger private og sikre, og funktionen med enkelt login.

Derudover er dine filer på Microsofts servere spejlet til mindst to forskellige Azure-regioner, hvilket mindsker enhver skade, som naturkatastrofer kan gøre på et enkelt datacenter. Desuden kan kun et begrænset antal vigtigt personale få adgang til datacentre. 

Microsoft har også separate team af specialister, der kontinuerligt validerer sikkerhedsmetoderne i dets datacentre. Hvis du vil lære mere om sådanne sikkerhedsmetoder, skal du læse vores artikel om datasentre-sikkerhed.

Support

Du kan få adgang til support fra øverste højre hjørne af webklienten. Dette giver dig mulighed for at søge efter emner, men hvis du vil åbne supportportalen, skal du klikke på linket “læse artikel i browser” nederst. Dette er en forvirrende og ikke-intuitiv måde at få adgang til supportportalen fra webklienten.

Når du først kommer til supportportalen, kan du imidlertid søge efter hjælpeartikler ved hjælp af søgefeltet eller gennemse efter emnekategorier som “komme i gang”, “synkronisere”, “filer” og “konto og opbevaring.”

Artikelbiblioteket har mange artikler, der er skrevet i trin og har billeder til at hjælpe dig med at følge med. Der er desuden et Office 365-træningscenter, som hjælper dig med at forbedre dine færdigheder ved hjælp af videoer, snyderark og forskellige tip.

Hvis du ikke kan finde et svar på dit spørgsmål i supportportalen, kan du få direkte support fra OneDrives teknisk supportteam ved at beskrive dit problem og klikke på knappen “få hjælp”. Det vil vise artiklelinks, men hvis de ikke er nyttige, under “ring til mig” kan du indtaste dit telefonnummer og anmode om et opkald.

Genopringning sparer dig tid, fordi du ikke vil være på vent. Telefonstøtte er tilgængelig 24/7 og Microsoft giver dig endda mulighed for at vide, hvor længe du kan forvente at vente på et opkald. Vi modtog vores tilbagekald på mindre end 14 minutter, hvilket er, hvad platformen informerede os om at forvente. Live chat er også en mulighed.

E-mail-support er det dog ikke, hvilket er underligt, fordi det er den standard supportkanal til de fleste EFSS-løsninger.

Der er også et aktivt OneDrive-brugerfællesskab. Du kan oprette en ny diskussion for at få hjælp til dit problem, men du kan også søge i tidligere forumemner, hvis nogen allerede har givet en løsning. Ofte er det en god måde at finde innovative løsninger på problemer med at spørge brugere og IT-eksperter.

Dommen

OneDrive for Business er en af ​​de mest populære EFSS-tjenester takket være dens lave omkostninger og separat lagerplads til hver bruger, en behagelig grænseflade, integration med Microsoft Office og mange tredjeparts apps og god support.

Derudover kan du bruge funktioner, der blokerer synkronisering for bestemte filer, kun vælge nogle filer, der skal synkroniseres,

udføre omfattende bruger- og gruppestyring, som inkluderer tildeling af brugerroller. Brugeroplevelsen på tværs af alle platforme er også fornøjelig og ligetil.

Der er dog ulemper. Der er ingen synkronisering på blokniveau, men det er i værkerne. En anden ulempe er manglen på Linux-support, så brugere, der foretrækker pingvinen, bliver nødt til at se andre steder. Plus, det er ikke let at få adgang til supportportalen, brugsrapporterne udfyldes ikke med data, og søgemuligheden i webportalen er buggy.

Disse er ikke kæmpe problemer, men de afhænger muligvis af din brugssag. Imidlertid er OneDrive for Business generelt en fremragende service. Er det dog det, der passer til dine forretningsbehov? Fortæl os det i kommentarerne herunder. Tak fordi du læste.