Dropbox Business Review – Opdateret 2020

Dropbox forretningsanmeldelse

Hvis du leder efter en EFSS til at drive din virksomhed fremad, kan det være en god chance at gå til Dropbox for Business. Det har alle styrkerne af sin forbrugerorienterede lillebror plus nogle fantastiske funktioner alle sine egne. Læs vores fulde anmeldelse for detaljerne.


Bedste EFSS

Dropbox er et husholdningsnavn, så det er ikke underligt, at dens forretningsudgave ofte er den første EFSS-platforme, som virksomhedsejere ser på, når de beslutter at flytte deres data til skyen. Det hjælper, at Dropbox Business har en god blanding af enkelhed, hastighed og rige samarbejdsmuligheder. På grund af disse kvaliteter gjorde det vores bedste EFSS-roundup.

Dropbox har også indstillet mange trends i både enhedssynkronisering og fildeling, og det har en ny synkroniseringsfunktion, som vi vil tale om nedenfor. Dropbox Business leverer stærke sikkerhedsfunktioner, der skal holde dine data sikre, så længe du drager fordel af dem. Hvis du støder på et problem, kan du bruge Dropbox’s 24/7 supportkanaler for at få hjælp hurtigt.

Dropbox Business har imidlertid begrænset rolletilpasning og rapporteringsfunktioner. Plus, det er ikke billigt. Vi vil tale om disse ulemper sammen med hvad Dropbox Business gør rigtigt i kategorierne nedenfor. Hvis du er interesseret, skal du holde os med denne Dropbox Business-anmeldelse. Hvis du leder efter en personlig løsning, skal du læse vores regelmæssige Dropbox-gennemgang.

Styrker & Svagheder

Alternativer til Dropbox Business

Prisfastsættelse

Dropbox Business har tre planer, der debiterer per person og kræver mindst tre brugere. De første to planer, “standard” og “avanceret”, er gode muligheder for SMB’er, mens den tredje, “virksomhed”, er god for store virksomheder. 

Du skal kontakte Dropbox for at få et prisoverslag for “enterprise” -planen, men de to andre har månedlige og årlige abonnementer tilgængelige.

Husk, at 5 TB lagerplads, du får med Dropbox Business, er delt plads. Sådan fungerer de fleste EFSS-platforme, idet OneDrive er undtagelsen. Du kan læse vores OneDrive for Business-anmeldelse for at få flere oplysninger om dette. Stadig kan dine brugere også tilmelde sig personlige Dropbox-konti og få 2 GB gratis personlig opbevaring.

Dropbox til forretningspriser

Dropbox-forretningsplaner er ikke billige. For eksempel får du med Egnyte 5 TB delt plads til $ 8 pr. Måned pr. Bruger, hvilket er næsten halvdelen af ​​prisen for Dropbox. Før du abonnerer, skal du sørge for at bruge Dropbox Business’s gratis 30-dages prøveperiode, som kan give dig et godt overblik over, hvordan tjenesten fungerer.

Når det er sagt, giver Dropbox’s avancerede plan ubegrænset lagerplads, men det er langt dyrere end den ubegrænsede plan for dens anden konkurrent, Crashplan. Hvis du er en lille virksomhed og ikke har brug for avancerede integrationer, kan du have det bedre med at bruge Crashplan. Du kan læse mere om det i vores CrashPlan-anmeldelse.

Brugererfaring

Dropbox har været på forkant med brugeroplevelsen siden lanceringen i 2007. Det gælder også dens forretningsudgave. Dropbox-desktopklienten er tilgængelig til både Windows og Mac. Vi kan godt lide, at Linux understøttes – Ubuntu- og Fedora-distributioner – fordi mange forretningsskylagringstjenester mangler Linux-support.

dropbox-business-desktop-klient

Når du har installeret desktop-klienten, opretter Dropbox en speciel sky-forbundet mappe i dit filsystem. Det kaldes en “synkroniseringsmappe”, og hele EFSS-oplevelsen fungerer omkring den. Faktisk blev denne funktion oprettet af Dropbox-grundlægger Drew Houston. Vi taler mere om, hvordan Dropbox håndterer synkronisering i den tilsvarende kategori nedenfor.

Desktop-klienten er enkel og giver dig mulighed for at gennemgå dine nylige aktiviteter sammen med dine teammedlemmer. Du kan også se mapper, aktiviteter og underretninger. Hvis du har mange filer, giver desktop-klienten dig mulighed for at bruge søgefeltet til hurtigt at sortere gennem dem.

Desuden kan du få adgang til Dropbox Paper-appen, åbne din synkroniseringsmappe, starte webklienten og oprette nye filer og mapper. Generelt er desktop-klienten fornøjelig og strømlinet.

dropbox-business-web-klient

Hvis du er væk fra din computer og ikke ønsker at downloade desktop-klienten for kun at få en fil, kan du logge ind på webklienten. Klienten giver dig også mulighed for at administrere din Dropbox Business-konto og dine brugere, som vi vil tale om senere. 

Webklienten har masser af negativ plads, hvilket gør det klart og enkelt. Begge er designtræk, som Dropbox er berømt for. 

Indholdsnavigation er intuitiv takket være menuen til venstre, men hvis du ikke kan finde en bestemt mappe eller fil, kan du bare kigge efter dem ved hjælp af søgefeltet øverst. Det er dejligt, at det begynder søgningen, så snart du begynder at skrive. 

Derudover kan du få adgang til de mest almindelige fil- og mappeaktioner bare ved at holde musen hen over dem. Hvis du har brug for mere, skal du blot klikke på “tre prikker”. Derudover kan du se filoplysninger til højre og nedenunder listen over yderligere handlinger, du kan udføre.

dropbox-business-mobil-klient

Hvis du er på farten, kan du stadig få adgang til dine filer og mapper ved hjælp af din smartphone. Dropbox’s mobilklienter fungerer på Android og iOS. Ligesom desktop- og webklienter er mobilklienten nem at bruge. 

Standardvisningen viser dine nylige og stjernemarkerede filer sammen med en stor “+” -knap, der giver dig mulighed for at scanne et dokument, tage et foto, uploade fotos og videoer og oprette en ny mappe eller tekstfil. Burger-menuen i øverste venstre hjørne giver dig mulighed for at åbne Dropbox Paper-appen, få adgang til dine offline filer, administrere indstillinger og overvåge aktiviteten i dit team.

Brugeradministration

dropbox-business-user-ledelse

Du kan administrere dit team fra administrationskonsollen for webklienten. Hvis du er teamadministrator, kan du invitere nye medlemmer via e-mail, men du kan også uploade en CSV-skabelonfil for at invitere brugere i bulk. Hvis du har brug for at købe flere licenser, kan du også gøre det fra administrationskonsollen.

Du kan tildele niveauerede administratorroller til brugere, men du skal abonnere på enten Dropbox Business Advanced eller Enterprise for at låse op for denne funktion. Ellers kan du give brugertilladelser til mapper, som kan indstilles til enten “visning” eller “rediger” adgangsniveau.

Generelt er Dropbox’s indstillinger for rolletilpasning relativt sparsomme sammenlignet med nogle andre værktøjer; Du kan vælge at tildele brugere til en af ​​tre administratorroller. 

Den første rolle er “teamadministrator”, og det gør det muligt for en bruger at administrere alt for alle administratorer og medlemmer. Det andet er “brugeradministrationsadministrator”, som kan tilføje, fjerne og administrere medlemskonti. Endelig kan en “supportadministrator” hjælpe med begrænsede opgaver, herunder nulstilling af adgangskode. Du kan finde en detaljeret sammenligning af rollerne her.

Der er dog ingen måde at tilpasse roller på. Hvis du ønsker avanceret tilpasning, ville Citrix ShareFile være et godt alternativ til EFSS-valg, og du kan læse mere om i vores Citrix ShareFile-gennemgang.

Administrationskonsollen indeholder også et betjeningspanel, som giver dig mulighed for at overvåge kontobrug. Der er desuden en “aktivitet” -fane, der giver dig mulighed for at oprette brugerdefinerede rapporter baseret på et kæmpe sæt faktorer, herunder logins, fildeling, adgangskoder, filredigeringer og enhedssynkronisering.  

dropbox-business-gruppe-ledelse

Du kan også bruge Dropbox til at oprette brugergrupper. Dette giver dig mulighed for at administrere mappeadgang for flere personer på én gang, så du kan reducere mængden af ​​admin-arbejde, du har brug for. 

Imidlertid er antallet af tilgængelige tilpasningsmuligheder for grupper temmelig begrænset sammenlignet med nogle andre tjenester. For et værktøj, der har kraftfulde gruppestyringsindstillinger, kan du se vores IBM Connections-gennemgang.

Folder & Fildeling

Når du opretter Dropbox Business, får du automatisk en central “teammappe”, som alle dine tilføjede medarbejdere har adgang til. Du kan oprette undermapper i den og begrænse adgangen til den til specifikke brugere eller grupper.

dropbox-business-fildeling

Mappedeling er den primære metode til deling af indhold mellem holdkammerater, men brugere kan også dele både mapper og filer ved at generere et sikkert link. For at gøre det skal du bare klikke på knappen “del”, der vises, når du holder musepekeren over et givet objekt.

Når du genererer et link, kan du knytte to tilladelsesniveauer til det: “kan se” og “kan redigere.” Med tilladelsen “kan se” kan brugere se, downloade og kommentere. Indstillingen “kan redigere” har alle de tidligere tilladelser, men tilføjer muligheden for at redigere, slette og tilføje filer.

Når du har oprettet et link, kan du begrænse det til teammedlemmer eller personer, der har den krævede adgangskode. Du kan også gøre det tilgængeligt for alle, uanset om de har en Dropbox-konto eller ej. 

Som administrator kan du imidlertid forhindre brugere i at dele indhold uden for din virksomhed, hvilket hjælper, hvis du arbejder med følsom intellektuel ejendom. Andre indholdskontrolindstillinger inkluderer udløbsdatoer for link, adgangskoder og muligheden for at deaktivere downloads.

Dropbox integreres naturligt med Slack, så du kan dele filer direkte med den ved at klikke på pilen i menuen “del”, der er tilknyttet en fil, og derefter klikke på “del i Slack.” Faktisk findes Dropbox i vores bedste cloud-opbevaring til Slack roundup.

Udover at dele dit eget indhold, kan du også invitere samarbejdspartnere til at dele filer med dig ved hjælp af filanmodninger. Du kan definere, hvad du beder om, og hvor filerne skal gå i din Dropbox-mappe. Hvis anmodningen haster, kan du også indstille en frist.

dropbox-business-deling-side

Dropbox giver også en revisionsside for aktier. Du kan få adgang til det via linket “deling” fra menuen til venstre i webklienten. Delingssiden giver dig mulighed for nemt at spore delte mapper, filer og genererede links. Uden denne funktion, som mange cloud-lagertjenester ikke har, ville det være let at miste oversigt over, hvem der har adgang til dit indhold.

Synkronisere

Enhedssynkronisering eller synkronisering kort betyder, at du kan få adgang til det samme indhold fra en række enheder. Derudover vil ændringer til indhold, der er foretaget på en enhed, blive vist i næsten realtid på de andre. Nøglemekanismen, der muliggør dette, som vi sagde, er synkroniseringsmappen.

En synkroniseringsmappe ligner enhver anden mappe, men alle data, du placerer i den, gemmes både på din computers harddisk og på skyen. Så snart du foretager en ændring af denne fil, afspejler Dropbox denne ændring i skyen og enhver anden tilsluttet enhed. På grund af dette kan du bruge flere enheder til at arbejde på dine filer og aldrig springe et beat over. 

Indledende fil uploads til en sky server kan være langsom. Vi testede det ved hjælp af vores 1 GB lynlåsemappe. Den indledende synkronisering tog flere minutter mere, end hvad vi forventede, i betragtning af vores uploadhastighed, men overførslen var stadig hurtig.

Ændringer af dit indhold efter den første upload vil imidlertid være hurtigere takket være brugen af ​​blokering af filniveau på blokniveau, der kun overfører de ændrede dele af filer snarere end hele filen. Dette hjælper dig med at spare tid og båndbredde.

Selvom filkopiering på blokniveau giver betydelige fordele, har de fleste af konkurrencerne ikke implementeret den endnu. Faktisk er Dropbox og OneDrive de eneste to store spillere, der gør, og sidstnævnte bruger det kun til at synkronisere Microsoft Office-filer.

Ud over standardsynkronisering tilbyder Dropbox Business “smart synkronisering”, som giver dig mulighed for at konfigurere din synkronisering til kun at gemme indhold online, ikke på din harddisk, men stadig gøre det synligt i din filsystem Explorer. Dette hjælper dig med at spare harddiskplads, hvilket er især nyttigt, hvis du sidder fast ved hjælp af et af de små solid-state drev, der er fælles med nyere laptops

Andre EFSS-tjenester har en lignende funktion kaldet “selektiv synkronisering.” Forskellen er, at selektiv synkronisering ikke lader dig se dine online-filer kun i din synkroniseringsmappe.

Produktivitetsværktøjer

Som andre EFSS-værktøjer har Dropbox et bibliotek med tredjepartsintegrationer. Dropbox har dog også et par indbyggede apps, kaldet Dropbox Paper og Dropbox Showcase.

Dropbox Paper er en app, der giver dig mulighed for at tilføje tekst, billeder, videoer og andet indhold til det, der ligner et tomt ark papir. Faktisk har vi fundet Dropbox Paper mod Google Docs, men Google Docs viste sig at være bedre til at arbejde med tekstdokumenter. Hvis du vil lære mere om papir, skal du læse vores Dropbox Paper-gennemgang.

Men hvis du bare har brug for at tage notater og vil have funktioner til at berige dem, skal du læse vores bedste noteoptagende apps-roundup.

Dropbox Showcase giver dig mulighed for at dele dit indhold på en professionel side, som er en unik måde at promovere dit arbejde på. Der er dog ingen måde at dele direkte på sociale netværk.

dropbox-business-app-integrationer

Dropbox Business kan ikke matche antallet af indbyggede produktivitetsapps, som Google Drive og One Drive har, men det kompenserer for det med sit bibliotek med integrationer. Faktisk integreres Dropbox Business med både Google og Microsoft.

Du bliver imidlertid nødt til at abonnere på Googles G Suite eller Microsofts Office 365 for at redigere filer. En forhåndsvisning af Office-dokumenter i Office Online er dog gratis.

Ud over Office- og Google-integrationer tilbyder Dropbox mange tredjepartsværktøjer, du kan vælge imellem. Du kan søge gennem alle tilgængelige indstillinger ved at besøge Dropbox-appintegrationssiden. Nogle af de mest prominente er Slack, Asana og Adobe.

Sikkerhed

En af de største bekymringer, når man beslutter at gemme data i skyen, er styrken og pålideligheden af ​​skysikkerhed. Dropbox var faktisk involveret i et af de mest profilerede datatyverier på post i 2012. Imidlertid har Dropbox siden da forbedret sin sikkerhed. Plus, sikkerheden ved Dropbox Business er stærkere end den almindelige Dropbox.

Dropbox sikrer filer, der er under transport fra din computer til dets servere ved hjælp af TLS-protokollen, som skaber en overførelsestunnel, der er beskyttet af AES 128-bit eller højere kryptering. Når dine filer er i ro i Dropbox-skyen, krymper AES 256-bit kryptering dem, så ingen kan læse dem.

Desværre administrerer Dropbox din krypteringsnøgle, så du ikke har fordelen ved privat kryptering. Dropbox integreres dog med Boxcryptor, som er en tilføjelse, der giver privat kryptering. Husk, at Dropbox’s synkronisering på blokniveau ikke fungerer, hvis du vælger at aktivere Boxcryptor. Du kan lære mere om det i vores Boxcryptor-gennemgang.

En anden ulempe ved sikkerhed er, at Dropbox opbevarer dine filmetadata i ren tekst. Det er dog almindeligt med de fleste EFSS-værktøjer, fordi metadata bruges til at indeksere og fremskynde brugeroplevelsen. 

Mens dine data ligger i ro på servere, er de sårbare over for mere traditionelle farer, såsom naturkatastrofer og indtrængen. For at forhindre dem og risikoen for serverfejl har Dropbox hærdet datacentre. De har ISO 27001-akkreditering, hvilket betyder, at de er certificeret for at have god informationssikkerhed. De gennemgår også SOC 2-godkendelse.

Ud over datacentre-indtrængen og dataovertrædelser er der to andre typer cyberkriminalitet, som virksomheder bør vide om: ransomware-angreb og angreb mellem mennesker i midten. Ransomware krypterer dine data og kræver, at du betaler hackerne, før de dekrypterer dem, mens angreb på midten er en type aflytning under transit. 

Dropbox beskytter dig mod ransomware ved hjælp af dens versioneringsfunktioner. Kryptering under transit og TLS-protokollen beskytter dig mod aflytning. 

Plus, Dropbox har to andre sikkerhedsfunktioner, der appellerer til virksomhedsejere, der har behov for yderligere sikkerhed for, at deres indhold ikke falder i de forkerte hænder.

Den første er tofaktorautentisering, som sikrer, at selvom nogen formår at stjæle dine legitimationsoplysninger, ikke har adgang til din konto. Det gør det ved at kræve, at dine medarbejdere indtaster en speciel kode ud over deres normale brugeroplysninger, når de logger på fra en ukendt computer. 

Denne kode sendes via tekst, og det er en fantastisk metode til at sikre, at ingen vil være i stand til at udnytte svage adgangskoder, som nogle af dine medarbejdere muligvis har oprettet. Du skal dog oprette en stærk adgangskode, selv med tofaktorautentisering aktiveret.

Hvis nogen stjæler din synkroniserede enhed, eller du mister den, kan du desuden udføre en fjern aftørring af den enhed. Hvad det gør er at afbryde synkroniseringsmappeforbindelsen og slette alt indhold deri. Når det er sagt, vil ethvert forretningsindhold, som enhedens ejer måske er flyttet uden for synkroniseringsmappen, stadig være sårbart.

Support

dropbox-business-support

At løse tekniske problemer er ingen idé om sjov, men for SMB-brugere kan det ikke betyde indkomsttab for ikke at gøre det. På grund af det er det vigtigt, at en service har god teknisk support, som hjælper med til hurtigt at løse problemer. Du kan finde support ved at gå ind i din administrationskonsol og klikke på “hjælp.” 

Fra hjælpesiden kan du læse Dropbox-guiden, gennemse hjælpeartikler og kontakte teknisk support via chat eller telefon.

Guidesiden indeholder faktisk support til tre forskellige grupper af brugere: teamadministratorer, teammedlemmer og individuelle brugere, der bruger almindelig Dropbox. Guiderne er hovedsageligt rettet mod nye brugere og er temmelig rudimentære.

Artiklerne på webstedet med selvforsyning er mere nyttige. Blandt dem er artikler om emner som gendannelse af slettede filer, der kræver tofaktorautentisering og fejlsøgningssynkronisering. De er præcise og tydelige, så du behøver ikke være meget teknisk for at give mening om dem.

Du kan gennemse artikler efter kategori eller køre en søgning, hvis du ikke kan finde det, du leder efter. Der er også adgang til et brugerforum, som altid er en god tilføjelse, fordi de giver dig mulighed for at få hjælp fra samfundet i stedet for kun en supporttekniker. Fællesskabet er aktivt, og du skal ikke skulle vente længe på et svar.

Hvis du ikke har lyst til at grave efter en løsning selv, kan du kontakte Dropbox’s tekniske supportpersonale og få et svar fra dem. 

Brugere får telefonstøtte uanset deres plan, og du kan få adgang til den fra teamadministratorkonsollen. Det er tilgængeligt 24 timer for “virksomheds” brugere og i åbningstider for brugere på “standard” og “avancerede” planer. Der er også chat support, som er tilgængelig 24/7. Vi prøvede det, og vi kom i kontakt med en repræsentant i kort rækkefølge.

Du kan sende en e-mail til support 24/7, men du kan vente op til 24 timer på et svar, selv som forretningsbruger. Vi sendte en e-mail med et par spørgsmål og fik svar på cirka 15 timer.

Dommen

Dropbox Business er en fantastisk service. Det havde et brud for år siden, men tjenesten opgraderede sin sikkerhed for at kompensere, og den har nu alle de sikkerhedsfunktioner, vi gerne vil se i en EFSS-løsning.

Brugeroplevelsen er enkel, men tilbyder et tilstrækkeligt antal funktioner til at forbedre arbejdsgang og teamsamarbejde. Selvom Dropbox er kendt for sin brugeroplevelse, er den største fordel dets synkroniseringsevne. 

Konkurrenter har kopieret modellen, men de stemmer ikke helt med det rigtige realtidssamarbejde som Dropbox. Derudover gør smart synkronisering bare hele oplevelsen sjovere.

Når det er sagt, er Dropboxs oprindelige produktivitetsfunktioner begrænset til Dropbox Paper-appen. Det er en interessant funktion, men den kan ikke matche dem, der leveres af Google Drive og OneDrive for Business. Dropbox integreres dog med Microsoft Office og G Suite, så du kan nyde deres funktioner, så længe du har et abonnement.

Den anden store ulempe er prisen. Der er andre billigere løsninger derude, der stadig er i stand, som du kan prøve. Når det er sagt, hvis du føler, at du får dine penge værd med Dropbox Business, så gå efter det. Hvis ikke, kan du se vores EFSS-anmeldelser for alternative ideer.

Vi vil gerne høre dine tanker og oplevelser med Dropbox Business. Hvordan sammenligner du det med andre EFSS-løsninger? Fortæl os i kommentarerne nedenfor. Tak fordi du læste.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me