Millors proveïdors de sincronització i participació de fitxers empresarials (EFSS): actualització 2023

Us donem la benvinguda a l’enllaç de sincronització i compartició d’arxius d’empresa Cloudwards.net (EFSS). Aquesta guia està destinada a ajudar els propietaris de pimes a trobar el millor servei d’emmagatzematge en núvol per al seu negoci. Vam estar diverses setmanes provant alguns dels noms més importants del camp, a més de proporcionar la nostra deguda diligència a algunes de les opcions menys conegudes..

Desglossem i classifiquem cada servei en funció de les funcions de col·laboració clau, com ara la sincronització, l’ús compartit de fitxers, la gestió d’usuaris i les integracions de productivitat del treball. A continuació, amb tota aquesta informació al seu lloc, es van ponderar els punts forts i els punts febles, es va debatre d’anada i tornada, es va parlar amb uns quants empresaris i es va fer la nostra selecció per al millor servei EFSS en general.

Tenint en compte la seva fama, hauria de ser justificat en suposar que aquesta elecció seria Dropbox Business. Box Business, un dels majors noms d’emmagatzematge en núvol entre els usuaris de negocis, seria una altra bona idea. Tot i això, el nostre guanyador sorpresa és Egnyte Connect, una plataforma de núvols gairebé perfectament dissenyada que combina una gran sincronització i funcions de compartició amb una profunda biblioteca d’aplicacions de tercers, una forta seguretat al núvol i preus assequibles..

Tot i que no totes les necessitats del propietari de l’empresa són les mateixes, també revelarem els resultats de les nostres millors opcions EFSS per a altres categories per ajudar-vos a prendre la decisió correcta per al vostre equip..

Millors proveïdors de sincronització i compartició de fitxers empresarials

Fonaments bàsics de l’EFSS

L’EFSS significa “sincronització i compartició d’arxius empresarials”. Penseu-hi com a emmagatzematge en núvol per a negocis. L’objectiu d’una plataforma EFSS és donar la llibertat als empleats per treballar des de qualsevol lloc i, alhora, millorar el treball en línia amb un grup de persones repartides pel món.

Fa anys que es discuteixen els mèrits de treballar a distància. Alguns empresaris l’abracen perquè obre la piscina de talents eliminant les restriccions regionals a la contractació i estalvia diners en espais d’oficines. D’altres afavoreixen el treball remot perquè pot comportar una millor satisfacció dels empleats, que redueix en menys facturació.

Per a alguns, es tracta de sortir de sota els llums fluorescents intermitents i poder connectar-se des de llocs més creatius que es nodreixen, ja sigui una cafeteria del centre o una casa de mar.

Què fa una solució EFSS

Amb algunes excepcions, els elements bàsics de la majoria d’eines EFSS són similars d’un servei a l’altre. El mecanisme central és la carpeta de sincronització, que bàsicament és una carpeta especial que es troba al sistema de fitxers del dispositiu, però també està connectada al núvol. Qualsevol contingut que introduïu en aquesta carpeta serà enviat a un centre de dades remot, a qualsevol altre dispositiu sincronitzat.

El resultat, idealment, és que un empleat pot fer un canvi en un fitxer al seu dispositiu i tots els altres veuran que aquest fitxer canviarà gairebé a l’instant als seus propis dispositius. La majoria de les eines EFSS també us permeten crear grups de treball i carpetes compartides, i conviden a altres a mirar fitxers específics generant enllaços que apuntin a aquests fitxers..

Amb alguns en comú, se us perdonarà el fet de pensar que realment no importa si aneu amb OneDrive per a Business of Box o Dropbox Business a Egnyte Connect, etc. Com a tal, per a molts propietaris de pimes, la decisió sempre arriba a la línia de fons, que potser no sempre serà el camí més prudent, com ho podreu veure una mica..

Tanmateix, el cert és que, si bé les funcions bàsiques poden ser generalment iguals entre plataformes, l’execució varia de manera salvatge. És més fàcil de mostrar que d’explicar-ne, així que, abans d’arribar a les nostres eleccions generals a l’espai EFSS, vam decidir que val la pena donar als nostres lectors SMB una mica més d’informació per treballar.

Si no podeu esperar per saber qui són els guanyadors generals, no dubteu a saltar al final de l’article. També hem publicat ressenyes detallades en diverses plataformes EFSS que hem analitzat durant el procés de revisió.

• Opinió sobre Egnyte Connect
• Ressenya de caixa empresarial
• Revisió empresarial de Dropbox
• OneDrive per a revisió empresarial
• Revisió de Citrix ShareFile
• Revisió de IBM Connections
• Revisió de sincplicitat
• Ressenya d’entreteniment
• EFolder Revisió d’ancoratge

Si us agrada el suspens i l’intriga, a més de saber una mica més sobre què cercar a la vostra solució d’emmagatzematge en núvol, us recomanem que en llegiu. Independentment de quin camí decidiu seguir, gràcies per haver-vos unit, veiem què hi ha a la botiga.

Millor EFSS per a la sincronització d’arxius

La sincronització d’arxius, o simplement “sincronitzar”, permet als usuaris treballar el mateix contingut des de diferents dispositius, idealment en temps real. La idea és que pugueu fer una edició a un fitxer del vostre ordinador i els vostres col·laboradors puguin veure aquest canvi reflectit gairebé a l’instant en els seus propis dispositius..

La majoria de plataformes d’emmagatzematge de núvols segueixen avui el model de sincronització desenvolupat pel fundador de Dropbox, Drew Houston, que consisteix a proporcionar una carpeta de sincronització d’escriptori que emmagatzemi contingut tant al disc dur del dispositiu com al núvol. No obstant això, mentre que molts imiten el model, pocs el treuen i també Dropbox.

La diferència és que Dropbox incorpora una característica de sincronització de claus anomenada transferència de fitxers a nivell de bloc. Comú entre la majoria dels nostres millors serveis de còpia de seguretat en línia, però no a la indústria d’emmagatzematge en núvol, aquest tipus de transferència de fitxers significa que només les parts dels fitxers que realment canvien es sincronitzen en lloc de tot el fitxer (si us confongueu, esbrineu la diferència. entre còpia de seguretat i emmagatzematge).

Aquest enfocament estalvia un temps considerable. Podeu veure la sincronització a nivell de bloc de vegades denominada “sincronització diferencial” o “còpia delta”. Tots els termes signifiquen el mateix.

Una altra gran característica de sincronització amb la qual s’han incorporat molts més serveis d’emmagatzematge al núvol és la sincronització selectiva. La sincronització selectiva us permet desactivar la sincronització de contingut de manera que només s’emmagatzemi al núvol i no al vostre dispositiu. Ens agrada aquesta funció per als usuaris de negocis a causa de la tendència cap als ordinadors portàtils ultra-petits amb petites unitats d’estat sòlid (SSD).

Primer lloc: Dropbox Business

Dropbox va inventar la sincronització i continua liderant el camí. Si bé les càrregues i descàrregues inicials de fitxers amb Dropbox poden no provocar la competència, no es pot dir el mateix sobre els canvis realitzats als fitxers existents gràcies al seu enfocament a nivell de blocs..

També ens encanta l’enfocament de Dropbox per a la sincronització selectiva, que l’empresa denomina “sincronització intel·ligent”. Amb la majoria de plataformes EFSS, quan desactiveu la sincronització per a una carpeta, ja no podeu veure-la a la vostra carpeta de sincronització. Amb Dropbox, podeu veure-les i accedir-hi. L’únic inconvenient és que, perquè el contingut no s’emmagatzema al disc dur, no està disponible fora de línia.

La mida màxima dels fitxers per a la sincronització Dropbox és de 20 GB, la qual cosa hauria de ser més que suficient per a la majoria dels propietaris de PIME.

Finalment, Dropbox us permet augmentar les taxes de baixada i càrrega per tal que la sincronització no afecti negativament els recursos del sistema que voleu dedicar a altres tasques de treball. A les nostres proves, això no va passar mai, però no deixa de ser una bona opció.

Segon lloc: Egnyte Connect

Egnyte Connect és l’única altra plataforma EFSS que hem trobat durant la nostra anàlisi que incorpora sincronització a nivell de bloc per a tots els tipus de fitxers. A la nostra prova, es va realitzar de la mateixa manera que Dropbox Business, reduint les càrregues de fitxers per a fitxers massius d’uns minuts en càrregues inicials a uns segons quan es van fer canvis..

Egnyte també admet la sincronització selectiva, però quan la desactiveu per a una carpeta determinada, ja no veureu la carpeta de la vostra carpeta de sincronització. O bé heu d’anar a la interfície del navegador Egnyte per veure-la, o bé podeu instal·lar Egnyte Drive, que funciona com una unitat de xarxa del vostre sistema d’arxius. Egnyte es queda al menys de Dropbox quan es tracta de la mida màxima del fitxer, amb una tapa de 10 GB.

Podeu afegir velocitats de sincronització de càrrega i baixada amb Egnyte o podeu configurar una programació de sincronització si no preferiu que la sincronització funcioni de manera permanent. Tanmateix, per a les col·laboracions empresarials, no recomanaríem fer-ho, ja que és susceptible d’obtenir cables creuats en algun lloc.

Tercer lloc: OneDrive for Business

En un moment donat, Microsoft havia enumerat la sincronització a nivell de blocs per a tots els tipus de fitxers del seu full de ruta de desenvolupament OneDrive for Business com a arribada a l’escena el 2n 2023. Tot i això, el Q2 ha vingut i no, la funció no es va llançar mai i ja no es mostra com a estar a les obres.

Si bé això ens entristeix, OneDrive almenys permet la sincronització a nivell de blocs per als fitxers de Microsoft Office. Això és molt més que el que la majoria de serveis d’emmagatzematge en núvol poden dir.

La sincronització amb OneDrive for Business és compatible amb fitxers de fins a 10 GB, el mateix que Egnyte. La sincronització selectiva també és una opció que podeu gestionar fent clic amb el botó dret a la icona OneDrive de la barra de tasques i seleccionant “configuració”.

Com les nostres dues opcions de sincronització principals, OneDrive també permet ajustar manualment la amplada de banda que s’utilitza per a les càrregues i descàrregues de fitxers en cas que es produeixin problemes amb altres tasques..

Millor EFSS per compartir fitxers

Igual que la sincronització, l’intercanvi de fitxers és una característica dissenyada per compartir contingut fàcilment amb altres usuaris sense haver de fer front a missatges de fitxer adjunts de fitxers més grans o suports extraïbles. També com la sincronització, hi ha molt poques variacions en l’enfocament bàsic d’aquesta funció. La majoria de les eines EFSS us permeten compartir contingut tant a la carpeta afegint accés d’usuari com a nivell de fitxer ja sigui per invitació per correu electrònic o mitjançant la creació d’un enllaç..

Dit això, l’intercanvi de fitxers pot ser un negoci arriscat quan treballeu amb propietat intel·lectual sensible, i les bones eines EFSS incorporen configuracions per compartir fitxers per mantenir els vostres interessos empresarials segurs. La configuració de les tecles inclouen contrasenyes d’enllaç, dates de caducitat, notificacions d’accés i capacitats d’informació per fer un seguiment del contingut que s’ha compartit.

Tot i que algunes d’aquestes funcions poden semblar que no són capaços, la majoria de les solucions d’emmagatzematge en núvol en troben una o diverses. OneDrive for Business, per exemple, no us permetrà establir una contrasenya d’enllaç i no us permet auditar tots els enllaços que heu creat en una sola vista..

Carpetes compartidesEnllaços de fitxersContrasenyes d’enllaçEnllaça les dates de caducitatAuditoria d’enllaços

Egnyte Connecta
Dropbox Business
Caixa de negocis
Ancoratge eFolder
OneDrive per als negocis
Citrix ShareFile
Sincronia
Connexions IBM

A continuació, es mostren les tres millors opcions per a les eines EFSS que permeten compartir fitxers correctament.

Primer lloc: Egnyte Connect

Egnyte Connect revisa totes les caselles quan es tracta de compartir fitxers i després d’alguns. Podeu compartir qualsevol carpeta afegint usuaris a nivell individual o grupal o simplement creant un enllaç apuntat a aquesta carpeta. També podeu crear enllaços per a fitxers individuals, que es poden enviar per correu electrònic o distribuir-los manualment.

Els usuaris comercials mantenen el control sobre els seus enllaços amb opcions com contrasenyes d’enllaç, dates de caducitat i notificacions quan s’utilitzi aquest enllaç. També podeu restringir l’accés a l’enllaç en funció de si l’individu dels titulars del vostre compte amb llicència i restringir si els usuaris amb l’enllaç poden descarregar el fitxer o simplement previsualitzar-lo.

L’enfocament d’Egnyte per a l’ús compartit de contingut és més reflexiu i ben dissenyat que qualsevol altre que haguem utilitzat, de manera que es fa una elecció fàcil fàcil d’aquesta categoria..

Segon lloc: Dropbox Business

Dropbox Business és similar a Egnyte Connect perquè permet crear carpetes compartides i inclou opcions de configuració excel·lents per a enllaços de fitxers. Aquestes opcions inclouen la protecció de contrasenya i les dates de caducitat, a més de restringir l’accés als enllaços en funció de si la persona pertany o no al seu equip.

L’únic dèficit és que Dropbox Business no us oferirà cap opció de notificació per compartir enllaços ni us permetrà evitar descàrregues de fitxers.

Tanmateix, la plataforma proporciona bones funcions d’informació tant per a la carpeta com per als enllaços. Des de la pestanya “compartida” de la consola d’administració, podeu comprovar ràpidament quines carpetes i fitxers ha compartit l’equip i quins enllaços s’han creat.

Tercer lloc: Box Business

Box Business inclou configuració de contrasenya i caducitat dels enllaços per proporcionar-vos un cert control sobre el vostre contingut. Tanmateix, el servei no queda inclòs en no incloure una manera d’auditar fàcilment els enllaços que s’han creat. Aquesta és la raó principal per classificar Box Business una mica per darrere d’Egnyte Connect i Dropbox Business.

Per veure quins enllaços s’han creat amb el quadre, heu d’escanejar les carpetes per trobar una icona d’enllaç al costat dels noms de fitxers. Com a mitjà per a auditar els enllaços, aquest enfocament requereix temps i propensos a errors.

És més segur configurar carpetes compartides amb Box per al vostre equip i només accedir al contingut d’aquesta manera. Tot i així, la inclusió d’una opció de contrasenya és més que la que s’obté amb la majoria d’altres eines, com ara grans noms com eFolder Anchor, Citrix ShareFile i IBM Connections..

Millor EFSS per a eines de productivitat

La sincronització i la compartició són els atributs principals de qualsevol plataforma EFSS. Tot i que, certament, hi ha molta disparitat entre el nivell de serveis que implementen aquestes funcions, molts usuaris empresarials mai no podran notar aquestes diferències si només treballen en fitxers petits i prefereixen mantenir-se en les carpetes compartides. Les capacitats de productivitat, però, o la manca d’elles, són molt més difícils de passar per alt.

Hi ha algunes maneres diferents en què una plataforma EFSS pot abordar la incorporació d’una suite de productivitat. Normalment, veureu funcions com la gestió de tasques i el xat integrats directament a la plataforma. Altres proveïdors us ofereixen accés a aplicacions natives desenvolupades a casa. OneDrive for Business, que us permet utilitzar Office Online sense configuració addicional, és un bon exemple.

Potser el major avantatge d’una plataforma sobre una altra resideix en les integracions d’aplicacions de tercers. Per exemple, moltes de les eines que hem revisat, com Syncplicity, no presenten cap integració d’aquest tipus. D’altres, com els nostres tres guanyadors d’aquesta categoria, han fet un treball impressionant establint col·laboracions tecnològiques que haurien de beneficiar molt els usuaris empresarials.

Aquestes integracions podrien incloure:

• Direcció de projectes: Trello, Wrike i Asana
• Creació de documents: Office Online i Google Docs
• Col·lecció eSignature: DocuSign, HelloSign i Adobe Sign
• Comunicació: Slack, HipChat i Hootsuite
• Flux de treball: Zapier, IFTTT i build.io

Aquí teniu un cop d’ull als nostres tres guanyadors.

Primer lloc: Dropbox Business

Dropbox ha realitzat millors col·laboracions tecnològiques per a la creació de feines que qualsevol altra plataforma EFSS que hem avaluat durant el nostre període de revisió. Podeu considerar-ne les opcions si visiteu la biblioteca de cerca del servei.

La biblioteca us permet cercar per nom del venedor o navegar per una àmplia gamma de categories. Les opcions inclouen, Slack, Trello Microsoft Office, Asana i molts, molts més.

Dropbox també té una aplicació nativa de notícies anomenada Dropbox Paper. Hem comparat Paper i Google Docs i hem trobat una bona eina per fer idees o capturar notes de reunions, tot i que no és a la mateixa lliga que hi ha algunes de les millors aplicacions de presa de notes. De fet, un àmbit on Dropbox Business és sensiblement curt és la integració amb aquests productes. Tanmateix, podeu configurar una integració de Dropbox i Evernote mitjançant IFTTT si això és el que realment necessiteu.

Segon lloc: Box Business

Box Business impressiona amb les integracions amb Office Online, Office 365 i Google Docs. Moltes eines EFSS funcionen amb Microsoft, però molt poques funcionen amb Google Docs, i molt menys, tant Microsoft com Google Docs.

Igual que Dropbox, Box també té la seva pròpia aplicació de notes, que es diu Box Notes. També com Dropbox, Box disposa d’una biblioteca d’opcions d’integració de tercers per augmentar la vostra productivitat.

El motiu pel qual hem classificat Box inferior a Dropbox és perquè, si bé és millor que la majoria, la biblioteca Box no supera la que ofereix Dropbox Business (tot i que no per molt).

Tercer lloc: IBM Connections

Hem debatut extensament sobre el tercer lloc a Egnyte, que té una bona biblioteca d’aplicacions de tercers i, com Box, s’integra tant amb Google Docs com amb Office Online. Al final, però, vam decidir anar amb IBM Connections.

Pot semblar una estranya elecció, ja que Connections només us ofereix un complement per a Office 365 i no s’integra amb Office Online o Google Docs. Té una biblioteca de tercers més feble que Egnyte. Tot i així, vam quedar tan impressionats amb l’innovador enfocament d’IBM Connections en matèria de socialització de la col·laboració, que només vam haver de donar-li un lloc.

Connections se sent gairebé més com una plataforma de xarxes socials que una plataforma EFSS. A la pàgina principal, podeu deixar actualitzacions d’estat, consultar les dels vostres col·laboradors i revisar les mencions.

Les connexions també us permet configurar pàgines de comunitat, que són com grups de treball sobrealimentats. Les comunitats poden compartir contingut internament, connectar-se amb més facilitat amb altres membres, fer ús d’un fòrum i fins i tot crear wikis.

A més dels seus aspectes socials, Connections també té capacitats de gestió de tasques i us permet acollir reunions en viu amb fins a 200 participants.

Les connexions no seran adequades per a tots els negocis, sobretot si ja utilitzeu eines com Trello, Slack i Skype for Business. Tanmateix, als propietaris de pimes que vulguin gestionar les despeses generals i alhora generar un ambient profund d’equip, a aquest servei els agrada molt.

Eleccions EFSS de millor valor

Els costos retallats són sempre una gran preocupació per als propietaris de pimes que intenten mantenir-se en negre. Tot i que és important, no deixeu que aquest objectiu us deixi enganyar per entrar a un servei amb un preu baix de l’adhesió. Amb moltes eines EFSS que faciliten el pressupost, obteniu el que pagueu.

Un bon exemple d’això és Syncplicity. Si bé el cost anual de 60 dòlars per usuari és atractiu, Syncplicity només proporciona 300 GB de treballs d’emmagatzematge en núvol compartit i no disposen d’una biblioteca d’integració d’aplicacions..

Les tres seleccions que apareixen a continuació ofereixen una combinació de preus baixos i bones característiques, cosa que els converteix en solucions ideals per a negocis a la recerca d’una solució d’emmagatzematge en núvol sòlida i econòmica..  

Cost mensualUsuaris mínimsEmmagatzematge total

OneDrive per als negocis	$ 5 per usuari	1	1TB
Egnyte Connect Office	8 dòlars per usuari	5	5TB (compartit)
IBM Connections Social	$ 6 per usuari	1	1TB (compartit)

Primer lloc: OneDrive for Business

Primer lloc és OneDrive for Business. Cinc dòlars per usuari aconsegueixen 1 TB d’emmagatzematge cadascun i, a diferència de la majoria de venedors, Microsoft l’obliga a registrar-se un nombre mínim d’usuaris. Millor encara, si registres cinc usuaris o més, Microsoft us permet obtenir un emmagatzematge il·limitat. Aquest és, amb molt, el millor valor de qualsevol eina EFSS que hem analitzat en considerar només el cost i l’emmagatzematge.

A més d’aquest pla, Microsoft n’hi ha diversos més disponibles, de manera que també és l’eina EFSS més flexible que vam provar en termes d’escalabilitat. Alguns plans fins i tot us permeten descarregar versions completes d’Office 365. L’opció més barata és Office 365 Business, que costa només 8,25 dòlars per usuari al mes i proporciona a cadascun d’ells 1 TB d’emmagatzematge..

Segon lloc: Egnyte Connect

Aquest lloc es dirigeix ​​a Egnyte Connect Office. El pla requereix, com a mínim, cinc usuaris, cosa que suposa un arrossegament, però encara és millor que moltes de les alternatives. La tarifa de preus de 8 dòlars és molt bona, també, particularment per a 5 TB d’emmagatzematge. A diferència de OneDrive, però, aquest és l’emmagatzematge compartit, que és com funcionen la majoria de plataformes EFSS.

Les llicències afegides no t’obtenen més espai a menys que s’apropi al pla menys raonable d’Egnyte Connect Business, que requereix almenys 25 usuaris i costa 15 dòlars per usuari per 10 TB d’espai compartit..

Tercer lloc: IBM Connections Social  

Igual que amb Egnyte, l’espai d’emmagatzematge que obteniu amb IBM Connections Social es comparteix entre el vostre equip. Tot i això, això resulta més problemàtic a causa del fet que només obteniu 1 TB d’espai en lloc de 5 TB. Cada usuari amb llicència obté 1 GB d’emmagatzematge personal amb Connections, però no hi treballa gaire.

Per obtenir una mica més de perspectiva sobre per què hem escollit els nostres tres primers, aquí teniu un cop d’ull al nivell més baix de preus d’algunes de les altres eines EFSS que vàrem mirar, en cap ordre particular …, excepte per deixar a Huddle l’últim..   

Cost mensualUsuaris mínimsEmmagatzematge total

Estàndard comercial Dropbox	15 $ per usuari	3	2TB (compartit)
Inici de negoci de caixa	$ 5 per usuari	3	100 GB
Citrix ShareFile	15 $ per usuari	5	1TB (compartit)
Impressionant Huddle	20 $ per usuari	15	100 GB (compartit)

Amb 20 dòlars per usuari amb un mínim de 15 usuaris i només 100 GB d’emmagatzematge en núvol compartit per treballar, Huddle guanya la lamentable distinció de valor més baix general.

Millors eleccions EFSS de seguretat

Trobar la solució d’emmagatzematge en núvol més segura és un dels temes que més encertem dels nostres lectors a Cloudwards.net. És una preocupació raonable tenint en compte la quantitat de ciberdelinqüència que hi ha a les notícies actuals. Entre els relats de precaució s’inclou l’incompliment de Dropbox del 2012, el hack de iPhone 2014 i atacs de programari maliciós ransomware incloents com WannaCry i Petya.   

A més de les bases de dades i el ransomware, els atacs man-in-the-middle i man-in-the-cloud, que són formes d’escapament de les transmissions de dades, estan augmentant, cosa que fa que la seguretat en el trànsit sigui més important que mai..  

La majoria d’eines EFSS actuals, incloses totes les recomanacions que hem fet en aquest segment, incorporen xifratge tant en trànsit com en repòs per evitar que els dolents llegeixin els vostres fitxers. Tanmateix, si bé un bon xifratge és, per a tots els propòsits pràctics, impossible de provocar pirates de força bruta, hi ha altres formes en què es poden comprometre les vostres dades, a partir de contrasenyes febles dels empleats.  

Les plataformes EFSS segures ofereixen una sèrie de funcions per ajudar a mantenir el contingut lluny dels ulls no desitjats. Aquestes funcions inclouen l’autenticació de dos factors, les tovalloletes de dispositius remots, els centres de dades endurits i la integració amb aplicacions de xifratge extrem a extrem com Boxcryptor.

Caixa BusinessDropbox BusinessCitrix ShareFileEgnyte ConnectIBM Connections

Xifrat	AES 256	AES 256	AES 256	AES 256	AES 128
Autenticació de dos factors
Requisits de contrasenya personalitzats
Esborrament remot
Fixació del dispositiu
Integració SSO		*
Integració de criptor

* Dropbox Business Advanced inclou integració SSO; L’estàndard comercial de Dropbox no.

Primer lloc: Egnyte Connect

Egnyte utilitza encriptació AES de 256 bits per rastrejar dades mentre estan en trànsit i en repòs al núvol. Moltes institucions financeres i organitzacions governamentals només utilitzen xifrat de 128 bits, tot i que el xifrat de 256 bits és bastant estàndard entre els serveis d’emmagatzematge al núvol.

El que realment va cridar la nostra atenció amb Egnyte van ser totes les avantatges de seguretat afegides que us proporciona. Per exemple, Egnyte us permet protegir el vostre contingut contra l’amenaça de contrasenyes febles amb les habilitats de:

• Definiu els requisits obligatoris de la contrasenya
• Requereix restabliments de contrasenya rutinaris
• Suspendeu els comptes d’usuari després de diversos inicis de sessió fallits
• Cal autenticació de dos factors

Egnyte Connect també s’integra amb Boxcryptor, que us permet xifrar fitxers vosaltres mateixos abans d’enviar-los al núvol. D’aquesta manera, Egnyte no pot utilitzar les vostres claus de xifrat que emmagatzema per desxifrar els vostres fitxers. Això, al seu torn, impedeix que el servei lliuri les seves dades al govern per complir els programes de vigilància o les garanties.

Per obtenir més control sobre les contrasenyes dels vostres empleats, també podeu integrar Egnyte amb un servei d’inici de sessió (SSO). Aquests serveis no només permeten gestionar els accessos més propers, si feu servir altres plataformes que s’integren amb el mateix SSO, els vostres empleats poden utilitzar la mateixa contrasenya per a tots ells. Egnyte ofereix algunes opcions d’integració SSO diferents: OneLogin, Bitium, Okta i Ping Identity.

Egnyte també us permet supervisar els dispositius empleats sincronitzats al vostre emmagatzematge al núvol i reduir aquesta connexió. D’aquesta manera, si es perd o es roba un dispositiu, podeu minimitzar les possibilitats d’accés a les dades no autoritzades.

Finalment, Egnyte Connect us permet configurar un enfocament híbrid per a l’emmagatzematge al núvol. Amb l’emmagatzematge híbrid, podeu conservar algunes dades al núvol i algunes dades als vostres servidors privats. D’aquesta manera, si teniu informació especialment confidencial, podeu mantenir el control complet d’aquest contingut i configurar els vostres propis protocols de seguretat.

Segon lloc: Box Business

Box Business té funcions de seguretat similars a Egnyte, incloent xifrats AES de 256 bits i requisits de contrasenya personalitzats. Les opcions de requisit de contrasenya no són tan diferents com ho són amb Egnyte, però no podeu establir els restabliments obligatoris. La casella tampoc us permetrà realitzar tovalloles de dispositius remots. Podeu tallar les connexions de sincronització amb els dispositius, però, no esborreu el contingut del dispositiu desconnectat.

El Box té un sistema de gestió de claus (KMS) que us permet configurar i mantenir les vostres pròpies claus de xifratge. Tot i això, aquesta opció només està disponible per als clients de Enterprise. La integració SSO és una altra opció, però no en els comptes estàndard.

En general, el servei proporciona una gran seguretat, però reserva algunes de les millors característiques per als seus clients Fortune 500 en lloc de petites empreses.

Tercer lloc: Citrix ShareFile

Citrix ShareFile fa tot el que Egnyte i Box fan, menys la integració Boxcryptor i el fixació de dispositius. Fins i tot a la vista d’aquestes faltes, d’alguna manera podríeu argumentar que ShareFile és la plataforma més segura de les tres gràcies a les seves capacitats de personalització del rol. Tanmateix, decidirem acreditar ShareFile per a aquest aspecte de la seva plataforma a la nostra secció de gestió d’usuaris, a continuació.  

Les opcions de requeriment de contrasenya de ShareFile són excel·lents, permetent no només establir una durada mínima i unes dates de caducitat, sinó que dicteu quants números i caràcters especials s’han d’incloure..

Millors eleccions EFSS de gestió d’usuaris

Estretament relacionat amb el tema de la seguretat del núvol és la gestió d’usuaris. Les seves capacitats de gestió d’usuaris permeten controlar el que els usuaris poden i no poden fer. Normalment, almenys veureu opcions per proporcionar als usuaris permisos d’edició o només de visualització en fitxers. Les eines millors ofereixen una personalització més important del paper. Altres atributs que ens agraden veure són les capacitats per crear i gestionar grups i generar informes sobre l’ús i l’activitat dels usuaris.

Trieu una eina amb bons controls de gestió d’usuaris si treballeu amb propietat intel·lectual especialment sensible. La causa més freqüent d’incompliments de dades són els empleats negligents i malintencionats. Una bona supervisió i les capacitats restrictives limiten aquest risc.

Primer lloc: Citrix Sharefile

Quan es tracta de la personalització de rols, Citrix Sharefile va molt més enllà de la competència. Des de la consola d’administració, podeu aprofitar els permisos d’usuari per habilitar o desactivar funcions com ara la possibilitat de crear carpetes a nivell arrel, accedir a eines d’informes i utilitzar espai d’emmagatzematge personal.

ShareFile també us permet configurar llibretes d’adreces compartides i personals, grups i carpetes d’equips.

Finalment, podeu generar una àmplia gamma d’informes amb ShareFile per supervisar l’activitat. Les opcions d’informe inclouen l’execució d’informes per a usuaris o grups específics i la selecció de diverses accions com a inicis de sessió, descàrregues i eliminacions.

Segon lloc: Box Business

Box Business és el segon de ShareFile pel que fa a la gestió d’usuaris. Ens agrada que pugueu controlar la quantitat d’emmagatzematge que poden fer ús els usuaris individuals. També podeu definir permisos generals d’usuari que restringeixen la seva capacitat per eliminar, editar i penjar fitxers. També hi ha opcions per retallar les funcions de sincronització i restringir els usuaris a compartir contingut externament.

Es gestionen permisos d’accés més avançats a nivell de carpeta, on es poden concedir set tipus diferents d’accés:  

• Copropietari: pot fer qualsevol cosa, incloses totes les tasques d’administrador
• Editor: ho pot fer tot tret de restringir les invitacions
• Viewer Uploader: usuari bàsic amb capacitats de càrrega
• Previewer Carregador: usuari limitat amb funcions de càrrega
• Visualitzador: usuari bàsic sense capacitats de càrrega
• Previsualitzador: usuari limitat sense capacitats de càrrega
• Carregador: pot pujar contingut i crear subcarpetes

Tot i que algunes de les millors funcions de gestió d’usuaris estan reservades als clients de Box Enterprise, hi ha molts controls per ajudar els propietaris de les PIME a mantenir una intensa persecució del seu contingut..

Tercer lloc: Egnyte Connect (Empresa)

Egnyte Connect té una personalització avançada del rol d’usuari, però heu de ser un usuari de pla avançat per accedir-hi. Com que aquest nivell de pla requereix almenys 25 usuaris, pot ser que no sigui la millor opció per a les PIME.

A qualsevol nivell de subscripció, podeu crear usuaris estàndard, usuaris avançats i administradors. Els administradors poden gestionar carpetes i grups afegint usuaris i configurant permisos. Els usuaris de potència poden sincronitzar i compartir contingut, veure usuaris i convidar usuaris estàndard a accedir al contingut. Els usuaris estàndards són usuaris limitats que estan restringits a l’accés a la IU web.  

Tant si esteu al pla Estàndard com al Plan Avançat, Egnyte us permet accedir a funcions informatives bones, però no bones de ShareFile, per supervisar l’ús del vostre compte. Des del centre d’informes, podeu accedir a un quadre de comandament general, a més de pestanyes per a la mida del servidor de fitxers, la mida de la carpeta, el resum de l’enllaç, l’estat de sincronització, el resum de bloqueig i els permisos d’usuari. També hi ha una opció “informe d’auditoria” per publicar informes detallats sobre coses com l’ús de fitxers i els registres.

Millors eleccions EFSS en general

Vam aprofitar tot el que hem esmentat anteriorment i també vam analitzar l’experiència bàsica dels usuaris i l’assistència al client per generar la nostra llista de millors plataformes EFSS en general. Aquests rànquings són aptes per provocar una mica de debat, com fan aquestes coses. Això és perquè no hi ha cap plataforma d’emmagatzematge en núvol “correcta” per a cada propietari de l’empresa.

Tot i que hi ha molts punts pel que fa a la sincronització, l’ús compartit d’arxius, les eines de productivitat, el valor, la seguretat i la gestió d’usuaris que són objectius principalment, també hi ha molts que són subjectius, especialment quan es tracta d’experiència dels usuaris..

Llavors, per descomptat, les empreses tenen necessitats diferents quan es tracta de coses com l’espai d’emmagatzematge al núvol. Alguns poden necessitar 10 TB, mentre que d’altres poden estar bé amb 100 GB. El mateix passa amb la velocitat de sincronització. Si no col·laboreu activament amb col·laboradors, podríeu deixar de banda les funcions de sincronització a nivell de bloc de Dropbox Business i Egnyte Connection a favor d’alguna altra funció, com ara les comunitats d’IBM Connection i les funcions de reunions que van acollir.

Per tant, no dubteu en discrepar. De fet, donem la benvinguda a les vostres opinions als comentaris a continuació. Ambdues diferents perspectives ajudaran els seus companys propietaris de PIME i ens ajudaran a ajustar aquest informe per a futures operacions.

Sense més detalls, aquí es mostren els primers sis punts escollits per a les millors plataformes EFSS per a propietaris de pimes. Incloem una breu recopilació d’alguns dels punts de dalt, juntament amb algunes altres notes sobre per què ens agrada cada servei.

Primer lloc: Egnyte Connect

Egnyte Connect fa molt bé tot, començant per les funcions fonamentals d’una eina EFSS, sincronització de fitxers i compartició. Egnyte és l’única altra eina EFSS a més de Dropbox que hem revisat per oferir una sincronització a nivell de bloc, situant-la en aquesta segona categoria. També va ser l’eina més avançada que vam revisar quan es tracta de funcions d’intercanvi de carpetes i fitxers. Després, el vam marcar com a número u en seguretat, el número dos en valor i el número tres en gestió d’usuaris.

L’única categoria que no vam anomenar Egnyte un servei dels tres primers són les eines de productivitat, on IBM Connections va ser editada per al tercer lloc, però amb prou feines.

També ens encanta l’experiència d’usuari d’Egnyte. Tant la interfície web com l’app mòbil són perfectament dissenyats i estèticament agradables. Egnyte també té capacitats integrades de gestió de tasques i una bona biblioteca d’aplicacions de tercers.

Per als propietaris de pimes que compren una eina contundent, Egnyte val la pena provar. És possible que el servei no tingui la base d’usuaris de Dropbox Business and Box, però no ens sorprendrà que veiem aquest canvi en un futur proper.

Segon lloc: Dropbox Business

Com qualsevol gran corporació, Dropbox de vegades aconsegueix la seva participació de mala premsa. Alguns d’ells es mereixen, inclosa la vulneració de dades del 2012, que va comprometre més de 68 milions de comptes d’usuari. A més, quatre anys després, Dropbox no va informar de la totalitat de la violació.

Dit això, hi ha una raó per la qual molts usuaris estimen aquest servei. Dropbox ha estat a l’avantguarda de les capacitats de sincronització des que es va fundar el 2008. Una de les observacions més freqüents sobre Dropbox que escoltem dels usuaris és la quantitat més ràpida i fiable de la seva sincronització que altres serveis d’emmagatzematge en núvol, com Google Drive i OneDrive. Tot això gràcies a la seva arquitectura de sincronització a nivell de blocs i és per això que hem classificat Dropbox Business com la millor eina EFSS per a la sincronització.

Dropbox també té una gran biblioteca d’aplicacions de gran productivitat, cosa que va obtenir el primer lloc d’aquesta categoria.

Si us preocupa que els vostres fitxers no estiguin segurs amb Dropbox, podeu fer molts passos per solucionar-ho. Dropbox Business us permet activar l’autenticació de dos factors i els dispositius d’esborrament remot. A més, Dropbox s’integra amb Boxcryptor si voleu configurar el xifratge de punta a punta. Si us plau, tingueu en compte que, en fer-ho, la funció de sincronització a nivell de bloc de Dropbox ja no funcionarà perquè aquestes dues funcions s’exclouen mútuament..  

Tercer lloc: Box Business

Box Business ofereix molt més valor als seus clients empresarials que als usuaris de pimes, però és una bona elecció. El servei no es va col·locar primer en cap categoria, però en segon lloc en eines de productivitat, seguretat i gestió d’usuaris i en tercer lloc en compartir fitxers. Ens agrada especialment que Box s’integri tant amb Office Online com amb Google Docs i us ofereix opcions avançades de personalització d’usuaris.

Igual que Dropbox Business i Egnyte Connect, l’experiència dels usuaris de Box és excel·lent i no ha de proporcionar cap obstacle significatiu per racionalitzar les vostres col·laboracions. Realment, l’únic cop a Box és la manca de sincronització a nivell de blocs, que ofereixen les dues millors opcions de selecció.

Quart lloc: Citrix ShareFile

Més que qualsevol altra eina que hem revisat, ShareFile ha destacat per la funció de l’usuari i les opcions de personalització dels informes. Aquestes funcions van fer que el servei sigui el nostre punt fort a la categoria de gestió d’usuaris. Tanmateix, per treure el màxim rendiment d’aquestes funcions, haureu de registrar-vos al pla de negocis Citrix ShareFile.

També ens ha encantat l’aproximació general de la seguretat de ShareFile, que ha aconseguit el lloc número tres en aquesta categoria. Ens agradaria veure que ShareFile amplia la seva biblioteca d’aplicacions de tercers per coincidir amb la de Dropbox, Box i Dropbox. També voldríem reduir els temps de resposta de la seva assistència. Finalment, l’experiència de l’usuari, bé, no és tan forta com la que obteniu amb Dropbox, Box, Egnyte i algunes altres eines.

Cinquè lloc: Microsoft OneDrive for Business

Si busqueu l’eina EFSS pressupostària, OneDrive for Business és la vostra millor aposta. No només es comparteix l’emmagatzematge en núvol, sinó que el cost mitjà de l’usuari és generalment més barat que la majoria d’altres eines. Encara millor, ve integrat amb Office Online i alguns plans us ofereixen Office 365.

Hi ha una àmplia retenció de OneDrive per avançar de la nostra llista. Les opcions d’informació dels usuaris són de setmana i mentre no hi són, Microsoft no facilita trobar integracions de tercers. La seguretat també és feble, o sembla, de totes maneres. La documentació per a la seguretat OneDrive (i la majoria dels altres productes de Microsoft, per aquest motiu) també és escassa.

Ens agrada que OneDrive admeti la sincronització incremental per als fitxers Office, però voldríem veure que aquesta funció es va estendre a tots els tipus de fitxers, com Microsoft ha indicat anteriorment que anava a fer.

Sisè Lloc: Connexions IBM

IBM Connections és el que és estrany de la llista, i així és similar. La majoria de les eines EFSS semblen clons de Dropbox. IBM Connections no ho és i és a causa de les seves capacitats socials.

Les actualitzacions d’estat, les comunitats, els wikis i les funcions de reunions en línia s’adrecen als propietaris de PIME que vulguin construir un enfocament més personal de la direcció d’equips. Millor, però, és barat, el que va obtenir el tercer lloc en el nostre rànquing de “millor valor”.   

Hi ha algunes deficiències del servei, però, que voldríem veure corregides. Aquests no inclouen cap protecció de contrasenya per a les accions d’enllaç i una cartera gairebé inexistent d’integracions d’aplicacions de tercers.

Els corredors cap amunt: Sincronització, Huddle, eFolder Anchor.

Pensaments finals

A la nostra ment, hi ha poca qüestió que ara mateix, la batalla per la supremacia de l’EFSS sigui la cursa de tres cavalls entre Egnyte, Dropbox i Box.

Les tres empreses atenen sobretot als clients empresarials. Per part de la seva pròpia admissió, Egnyte s’ha centrat històricament en els clients de l’SMB, que va ser una part de la raó per la qual va resultar tan bona en aquest cercle. Mentrestant, Box sembla preferir orientar-se als clients empresarials. Dropbox … Bé, Dropbox vol a tothom.

Per a solucions fora de caixa, Citrix ShareFile i IBM Connections val la pena revisar-les, encara que per diferents motius. Per a usuaris conscients del pressupost, OneDrive és probablement la millor aposta.

Per descomptat, ens agradaria escoltar de més usuaris de pimes en les seves eleccions EFSS preferides, així que no ens oblidem de deixar-nos una nota a la secció de comentaris que hi ha a continuació. Gràcies per llegir.