Com fer còpies de seguretat del correu electrònic empresarial el 2020

Si connecteu activament amb els socis comercials i clients en línia, és probable que enteneu la importància del vostre rastre virtual de paper. Els correus electrònics contenen dades de client, idees, instruccions i altra informació crítica per a l’èxit empresarial.


La pèrdua d’aquestes dades pot interrompre les vostres relacions, costar-vos diners i fins i tot arribar a tenir problemes legals. Una bona estratègia de còpia de seguretat de correu electrònic és la millor manera d’assegurar-vos que mai no arribeu a aquest tipus de situacions.

Còpia de seguretat de correu electrònic empresarial: solució de solució de còpia de seguretat en vídeo

En aquesta guia, us expliquem els passos bàsics per fer una còpia de seguretat dels fitxers de dades de correu electrònic al núvol. Utilitzarem tres de les millors solucions de còpies de seguretat en línia per a ajudar-vos a explicar el procés: Carbonite, Backblaze i CrashPlan.

Per obtenir més informació sobre cada un, assegureu-vos i consulteu les nostres ressenyes de cada servei:

  • Revisió de carbonites
  • Revisió de retrocessos
  • Revisió de CrashPlan

Primer pas: Cerqueu el fitxer de dades de correu electrònic

La còpia de seguretat del correu electrònic al núvol requereix que utilitzeu un client d’escriptori per accedir als vostres correus. Com que la majoria de la gent coneix, utilitzarem Microsoft Outlook com a exemple. Tot i això, aquests passos descrits en aquest article funcionen de manera similar amb altres serveis populars com Windows Live Mail, Mozilla Thunderbird, Incredimail i Mac Mail. 

Els clients de correu electrònic com Outlook 2016 emmagatzemen tots els vostres correus electrònics en un sol fitxer de dades. Per als usuaris de Windows Outlook, aquest serà un fitxer de taula d’emmagatzematge personal (PST). Per als usuaris de Mac Outlook, serà un fitxer Outlook per a Mac (OLM). El primer que heu de fer per fer còpies de seguretat dels vostres correus electrònics d’Outlook al núvol és esbrinar exactament on es troba aquest fitxer.

Si utilitzeu Windows, la ubicació dependrà de la vostra versió de Windows i d’Outlook. Les ubicacions habituals inclouen:

  • C: \ Usuaris \\ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook
  • C: \ Usuaris \\ Roaming \ Local \ Microsoft \ Outlook
  • C: \ Usuaris \\ Documents \ fitxers Outlook
  • C: \ Usuaris \\ Els meus documents \ fitxers Outlook
  • C: \ Documents i configuració \\ Configuració local \ Dades d’aplicació \ Microsoft \ Outlook

Per als usuaris de Mac d’Outlook, normalment es troba a la carpeta de documents:

  • / Usuaris // Documents / Dades d’usuari de Microsoft / Identitats d’Office 2011 / Identitat principal

Si teniu problemes per localitzar el fitxer de dades de correu electrònic, podeu descobrir-ne fàcilment la ubicació des de l’aplicació Outlook.

A Outlook 2016, primer feu clic a “fitxer” a la barra d’eines.

A continuació, seleccioneu la configuració del compte.

La finestra de configuració del compte s’obrirà. Feu clic a la pestanya “Fitxers de dades”. Llistarà la ubicació del fitxer de dades de correu electrònic.

Pas segon: Etiqueta el teu fitxer de dades de correu electrònic per fer còpies de seguretat en línia

Ara que coneixeu la ubicació, haureu d’assegurar-vos que el vostre servei de còpia de seguretat en línia ha estat marcat per a còpia de seguretat. Alguns serveis fan que això sigui més fàcil que altres.

Amb Crashplan, primer haureu d’obrir el client d’escriptori. Assegureu-vos que esteu a la pestanya de còpia de seguretat i feu clic al botó “canviar” a la secció “fitxers”.

Desplaceu-vos a la ubicació del fitxer de dades de correu electrònic i assegureu-vos que estigui activat el botó de ràdio que hi ha al costat. En endavant, CrashPlan realitzarà una còpia de seguretat d’aquest fitxer.

Carbonite facilita el procés, ja que no requereix que els usuaris marquin fitxers com a còpia de seguretat des del client (ni tan sols és possible). En lloc d’això, només cal que aneu a la ubicació del fitxer de dades de correu electrònic amb l’explorador de fitxers.

Feu clic amb el botó dret sobre el fitxer i feu clic amb el botó secundari al ratolí sobre “Carbonite” i seleccioneu “Fes aquesta còpia de seguretat”.

Tot això hi ha. De fet, Carbonite simplifica encara més el procés si opteu per una còpia de seguretat automàtica quan instal·leu la seva aplicació al vostre ordinador. Carbonite localitzarà i etiquetarà els tipus de fitxers comuns per a còpies de seguretat per si mateix, inclosos els fitxers de dades de correu electrònic. D’aquesta manera no hauràs d’anar a buscar-los.

Tanmateix, amb Carbonite, la còpia de seguretat automàtica només funciona si els fitxers tenen menys de 4 GB. Si teniu un fitxer de dades de correu electrònic gran, encara haureu de marcar-lo manualment.

Backblaze també selecciona automàticament els fitxers per a còpies de seguretat en funció del tipus de fitxer. Des de la interfície d’escriptori de Backblaze, només heu d’assegurar-vos que el vostre tipus de fitxer de dades de correu electrònic no es troba a la llista d’exclusions de tipus de fitxer.

Per revisar la llista d’exclusions, feu clic a Configuració.

A continuació, aneu a la pestanya d’exclusions del plafó de configuració quan s’obre. Comproveu a sota de les paraules que “aquests tipus de fitxers no es faran una còpia de seguretat” per assegurar-vos que .pst / .olm no es mostren allà.

De manera predeterminada, no hauria de ser. Tanmateix, el backblaze no us permet seleccionar o deseleccionar fitxers individuals per fer còpies de seguretat de l’explorador de fitxers.

Tercer pas: activa la còpia de seguretat contínua

Amb la majoria dels serveis de còpia de seguretat en línia, podeu triar programar còpies de seguretat o deixar-los funcionar contínuament. El procés de còpia de seguretat pot bloquejar els recursos del sistema i les còpies de seguretat programades són una manera d’assegurar-se que el vostre sistema no es bloquejarà mentre treballeu.

El problema de les còpies de seguretat programades és que significa que els correus electrònics de la vostra empresa no es faran una còpia de seguretat de manera tan freqüent. Així, si el vostre equip es bloqueja, perdreu els correus electrònics enviats o rebuts entre còpies de seguretat. Això significa que per als usuaris de negocis que posen una gran prioritat en els registres de les seves comunicacions, la còpia de seguretat contínua és la millor elecció.

La majoria de proveïdors de còpia de seguretat en línia us permeten activar la còpia de seguretat contínua des del client d’escriptori. Amb Carbonite, per exemple, només heu d’obrir l’eina d’escriptori del servei.

A continuació, feu clic a “Configuració i controls” per visitar el panell de configuració.

Assegureu-vos que s’ha seleccionat la “còpia de seguretat de manera continuada” i que estareu tots configurats. La carbonita activa aquesta funció de manera predeterminada, de manera que ja hauria d’estar encesa, de totes maneres.

El backblaze i el CrashPlan són tan fàcils de configurar. Amb Backblaze només cal que feu clic a la configuració i aneu a la pestanya Programació. Seleccioneu “contínuament” a la finestra de programació de còpia de seguretat.

Si utilitzeu CrashPlan, aneu a la pestanya de configuració de la interfície d’escriptori. Des del menú desplegable a la dreta de les paraules, “es farà còpia de seguretat”, seleccioneu “sempre”.

Tanmateix, un cop tingueu un conjunt de còpies de seguretat continuat, no cometeu l’error de pensar que els vostres correus electrònics es fan en còpia de seguretat en temps real a mesura que els escriviu. Encara que és un gran servei de còpia de seguretat, Backblaze no pot fer còpies de seguretat de fitxers PST mentre que Outlook està obert perquè els seus algorismes de transferència de fitxers no poden funcionar al voltant dels fitxers bloquejats..

La carbonita i el Crashplan no comparteixen aquesta limitació. Això és perquè tots dos utilitzen el servei de còpia d’ombres de volum (VSS), una tecnologia Microsoft que permet fer còpies de seguretat de fitxers, fins i tot quan estan en ús.

Una altra limitació de correu electrònic de còpia de seguretat que afecta un correu electrònic és que qualsevol fitxer de dades superior a 30 MB només es fa una còpia de seguretat una vegada cada 48 hores, independentment de si teniu una còpia de seguretat contínua o no. Com que de manera predeterminada, els fitxers PST d’Outlook es creuen fins a 50 GB, és probable que tingueu cap problema si envieu molts correus electrònics..

CrashPlan també tracta els fitxers grans de manera diferent quan es fa una còpia de seguretat de forma contínua, però només com a manera de prioritzar els fitxers de la seva cua:

  1. Arxius més petits i més petits
  2. Arxius més nous i més grans
  3. Arxius més petits i més petits
  4. Arxius més grans i més grans

Carbonite, per la seva banda, realitza una còpia de seguretat dels fitxers en un termini de deu minuts després de produir-se un canvi i no presta atenció a la mida del fitxer. (Nota: es fa una còpia de seguretat de les modificacions posteriors a les 24 hores).

Quan es tracta de la velocitat de còpia de seguretat, els tres serveis gestionen bé els fitxers grans gràcies al processament incremental a nivell de bloc. Les transferències incrementals a nivell de bloc significa que quan canvien els fitxers de dades de correu electrònic, no es torna a penjar el fitxer complet al vostre espai de còpia de seguretat al núvol. En canvi, només es copien les parts (o blocs) del fitxer que es canvia. D’aquesta manera s’estalvia temps i es redueix el peatge dels recursos del sistema.

Conclusió

Si les comunicacions per correu electrònic són importants per a la vostra empresa, paga la seguretat d’assegurar-se que un accident de disc dur, una corrupció d’arxius o un ordinador portàtil robat no et deixin desconnectat dels seus companys de feina i clients. Afortunadament, la solució de còpia de seguretat en línia adequada facilita la protecció de les vostres dades.

Els tres serveis de còpia de seguretat en línia que s’utilitzen com a exemples d’aquesta peça faciliten la localització i la marca dels vostres fitxers de dades de correu electrònic com a còpia de seguretat, i utilitzen una arquitectura de transferència de fitxers potent per garantir un procés fluix. Les tres també ofereixen un servei d’emmagatzematge il·limitat i tant de casa com d’oficina.

Nosaltres a Cloudwards.net ens sentim segurs de recomanar-ne qualsevol, però creiem que Carbonite ofereix el millor servei complet per a persones que busquen fer còpies de seguretat de les empreses de còpia de seguretat. Té alguna pregunta o comentari sobre la còpia de seguretat del correu electrònic empresarial? Enganxeu-nos als comentaris a continuació. 

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me