Smartsheet Review – Aktualisiert 2020

Smartsheet-Überprüfung

Obwohl Sie es auf den ersten Blick für eine Tabelle verwechseln könnten, verbirgt sich unter dem Aussehen von Smartsheet ein sehr leistungsfähiges Projektmanagement-Tool. Obwohl nichts perfekt ist, können wir uns mehrere Klassen von Menschen vorstellen, die es sehr gerne verwenden würden, wie Sie in unserem Smartsheet-Test lesen können.


beste-projektmanagement-software

Smartsheet ist ein geschäftsorientiertes Tool, das einer Tabelle genauso ähnlich sieht wie seinen Konkurrenten. In diesem Smartsheet-Test werden wir versuchen herauszufinden, ob der Ansatz funktioniert.

Trotz Kinderkrankheiten (frühe Versionen waren zu schwer zu verwenden) hat es sich zu einem erfolgreichen Player im Bereich Projektmanagement entwickelt. Nach einer Neugestaltung verdoppelte es seinen Umsatz vier Jahre in Folge und wurde letztes Jahr an der Börse notiert. Das Unternehmen verfügt über eine starke Kundenbasis mit über 77.000 Marken, darunter Cisco, Hilton und PayPal.

Obwohl Smartsheet schlicht und unscheinbar aussieht, verfügt es über eine starke Benutzeroberfläche, ermöglicht es Ihnen, Ihre Daten auf nützliche Weise anzuzeigen und zu bearbeiten, und macht es einfach, die erweiterten Funktionen benutzerfreundlich zu gestalten.

Wir haben festgestellt, dass Smartsheet einen Blick wert ist für alle, die Daten verwalten oder ihre Projekte organisieren und als eine der besten Projektmanagement-Software betrachten möchten. Lesen Sie weiter, um herauszufinden, warum.

Alternativen für Smartsheet

Stärken & Schwächen

Eigenschaften

Mit Smartsheet können Sie Daten einfach in eine vertraute Benutzeroberfläche eingeben und auf verschiedene Arten anzeigen. Die von Ihnen eingegebenen Daten können unterschiedlich strukturiert sein. Wenn Sie ein Projekt verwalten, kann es Aufgaben darstellen, es können aber auch Verkaufsziele oder Personen sein.

Wie Sie es strukturieren, liegt bei Ihnen. Sie können eine der Vorlagen verwenden, um sich zu orientieren oder Ihre Kreativität zu nutzen. Wenn Sie es mit einem anderen vielseitigen Tool vergleichen möchten, finden Sie in unserem monday.com-Test eine gute Alternative.

Sie können Dateien an Elemente oder Aufgaben anhängen, sodass Smartsheet ein gutes Werkzeug ist, um sie für Ihr Team freizugeben. Die Dateigrößenbeschränkung beträgt 250 MB, wenn Sie ein kostenpflichtiges Konto haben. Der insgesamt verfügbare Speicherplatz für Ihr Team hängt von Ihrem Plan und der Anzahl Ihrer Benutzer ab, da er pro Benutzer zugewiesen wird. Sie reicht von 50 GB pro Benutzer im Basisplan bis zu 250 GB pro Benutzer im Premier-Plan.

Sie erhalten dort einen großzügigen Betrag und haben die Möglichkeit, zusätzlich zu zahlen, wenn Sie mehr benötigen. Sie müssen jedoch mit dem Verkaufsteam von Smartsheet sprechen, um Einzelheiten zu erfahren. Wenn Sie einen alternativen Dienst nutzen möchten, finden Sie in unserem Artikel zu den besten Cloud-Speichern Optionen. Wenn Sie jedoch Produktivitäts-Apps hinzufügen möchten, sind unsere besten EFSS-Anbieter möglicherweise die bessere Wahl.

Smartsheet-Aktivitätsprotokoll

Das Aktivitätsprotokoll ermöglicht es Ihnen, Aktionen in Bezug auf Projekte zu verfolgen und kann gefiltert werden, wenn Sie etwas Bestimmtes untersuchen möchten.

Smartsheet-Kalender

In der Kalenderansicht können Sie sehen, welche Aufgaben anstehen und was wann erledigt werden muss. Sie können auf Aufgaben doppelklicken, um sie anzupassen oder einer anderen Person zuzuweisen.

Smartsheet-Gantt

Wenn Sie eine Zeitleiste mit Aufgaben anzeigen möchten und wissen möchten, welche Aufgaben von anderen abhängen, erhalten Sie diese in der Gantt-Ansicht. Außerdem können Sie Aufgaben verschieben und deren Start- und Enddatum anpassen. Wenn Sie also Dinge unter einen Hut bringen möchten, um Ihren Zeitplan effizienter zu gestalten, können Sie dies tun.

Smartsheet-Karte

Es gibt auch eine Kartenansicht, die Aufgaben in Spalten sortiert. Sie können klicken, um einfach Unteraufgaben hinzuzufügen oder die Details zu bearbeiten und sie von Spalte zu Spalte zu ziehen, um anzuzeigen, wie weit sie jeweils entfernt sind. Diese Ansicht funktioniert wie eine Kanban-Tafel.

Wenn die Kartenansicht Ihren Anforderungen entspricht, lohnt es sich möglicherweise, ein einfacheres Tool wie Trello zu verwenden. Lesen Sie unseren Trello-Leitfaden für Anfänger, um festzustellen, ob er gut passt.

Smartsheet-Erinnerungen

Sie können Erinnerungen festlegen, um Sie und Ihre Teammitglieder über bestimmte Aufgaben zu informieren. Das ist nützlich, wenn Ihre Routine etwas enthält, das immer vergessen wird.

Smartsheet-Test

Es gibt auch Formulare, die Sie einrichten können, um die Dateneingabe zu vereinfachen, sowie Berichte zur Anzeige von Informationen nach Bedarf.

Smartsheet-Report-Builder

Berichte werden mit einem praktischen Builder erstellt, mit dem Sie auswählen können, welche Daten Sie einschließen möchten, und diese nach Bedarf filtern können.

Neben der Verfügbarkeit im Browser gibt es Apps für Android und iOS, sodass Sie nicht warten müssen, bis Sie im Büro sind, um Ihren Tag zu planen.

Smartsheet-Integrationen

Wenn Sie über die Standardfunktionalität hinausgehen möchten, bietet Smartsheet viele Add-Ons. Über 30 sind verfügbar und umfassen Plattformen wie Jira und Salesforce sowie einige von Smartsheets eigenen Angeboten wie Kalender- und Pivot-Add-Ons. Wenn Sie Zapier oder IFTTT verwenden möchten, ist der Himmel die Grenze, da zahlreiche Rezepte für Smartsheet verfügbar sind.

Sie können auch Speicherdienste wie Google Drive, Dropbox oder OneDrive hinzufügen. Wenn Sie an zusätzlichem Speicher interessiert sind und wissen möchten, welche der vielen Optionen am besten zu Ihnen passt, lesen Sie unseren Artikel über den besten Online-Speicher für Teams.

Bei einigen Add-Ons müssen Sie sich zum Einrichten an Smartsheet wenden, damit nicht sofort auf alle zugegriffen werden kann. Sie können jedoch den Funktionsumfang von Smartsheet erheblich erweitern, wenn Sie diese nutzen.

Smartsheet-Add-Ons

Smartsheet bietet einen starken Funktionsumfang mit hervorragendem Aufgabenmanagement und der Vielseitigkeit, auf vielfältige Weise mit Daten zu arbeiten. Es lässt sich auch gut in externe Tools integrieren. Wir bewerten es in diesem Bereich sehr.

Übersicht über die Smartsheet-Funktionen

Smartsheet-Logowww.smartsheet.com

Ab 1400 USD pro MonatAlle Pläne

Verwaltungsfunktionen

Aufgaben

Unteraufgaben

Abhängigkeitsmanagement

Benutzerdefinierte Hintergründe
Nur Farben

Andere Anpassungsoptionen
Logo

Teamgrößenbeschränkung
3

Lagerraum
250 GB

Allgemeines

Zahlung
Kreditkarte, Paypal

Akzeptiert Kryptowährung

Unterstützung für mobile Betriebssysteme
iOS, Android

Kostenlose Testphase
30 Tage

Sicherheit

Zwei-Faktor-Authentifizierung
über OneLogin

Verschlüsselung
AES-256

SOC-Zertifizierung
SOC 2 Typ 2, AICPA SOC 1

Unterstützung

Live-Chat

E-Mail / Kontaktformular

Telefonischer Support

Benutzerfreundlichkeit

Der Einstieg in Smartsheet ist einfach. Der Anmeldevorgang ist schnell und schmerzlos. Bei Ihrer ersten Anmeldung erhalten Sie ein vierminütiges Video, das Sie auf der Plattform zeigt. Nach dem Anschauen wird Ihnen ein weiteres Video mit einer schrittweisen Anleitung für den Einstieg präsentiert.

In der App ist der erste Eindruck von Komplexität geprägt. Es ist also gut, dass Sie all diese Hilfe zur Verfügung haben. Eingaben zu machen ist einfach, aber herauszufinden, wie alles zusammenpasst, ist schwieriger.

Beim Einrichten können Sie Daten von Grund auf neu eingeben oder aus einer anderen Anwendung importieren. Es gibt auch verschiedene Vorlagen, die Ihnen den Einstieg erleichtern, wodurch die Dinge zunächst viel schneller werden.

Smartsheet-Vorlage

Die Struktur basiert auf Blättern, die Daten enthalten. Wie der Name schon sagt, verfolgt Smartsheet einen Tabellenkalkulationsansatz, bei dem den Spalten verschiedene Arten von Informationen zugewiesen werden.

Es macht viel Arbeit für Sie. Weisen Sie beispielsweise eine Spalte zum Speichern von Kontakten zu, und Ihre Kontakte werden während der Eingabe nach möglichen Einträgen durchsucht.

Aufgaben in Smartsheet zuweisen

Daten auf Blättern können viele Dinge darstellen, z. B. Aufgaben. Aufgaben können ein Start- und Enddatum erhalten und einem Teammitglied zugewiesen werden. Sie können ihnen auch Vorgänger zuweisen, dh Sie können das Abhängigkeitsmanagement einrichten und dann sehen, wie alles zusammenpasst.

Jede Aufgabe kann mit einem Status, einem Abschlussprozentsatz und Kommentaren verfolgt werden, um Sie über den Stand der Dinge zu informieren.

Sie können auf verschiedene Arten angezeigt werden, von denen jede ihre Verwendung hat, wie im Abschnitt “Funktionen” erläutert.

Der obere Bildschirmrand ist voller Symbole, die das Gefühl einer Desktop-Anwendung vermitteln, aber auch ein Gefühl der Vertrautheit vermitteln. Es fühlt sich an, als würde man manchmal eine schlankere, gemeinsam genutzte Version von Microsoft Excel verwenden.

Smartsheet-Tipps

In der App erhalten Sie jede Menge Hilfe. Jedes Mal, wenn Sie eine neue Funktion verwenden, werden Popups angezeigt. Sie enthalten in der Regel einige Hinweise sowie Links zu Lernvideos und Artikeln.

Smartsheet-Custom-Design

Wenn Sie sich bei der Verwendung von Smartsheet wie zu Hause fühlen möchten, können Sie Ihre eigene Hintergrundfarbe und Ihr eigenes Logo festlegen. Wie bei den meisten Dingen in Smartsheet gibt es ein kurzes Video, das Ihnen zeigt, wie das geht, aber der Vorgang ist einfach.

Smartsheet ist nicht das aufregendste Tool der Welt, bietet jedoch zahlreiche Anleitungen und Hilfestellungen, um Sie zum Laufen zu bringen. Es ist gewöhnungsbedürftig, aber es gibt viel Kraft, wenn man sich erst einmal damit auseinandersetzt.

Wenn Sie Lust auf mehr Spaß haben, schauen Sie sich unseren Asana-Test an, um ein Programm zu finden, das jeder in Ihrem Team gerne nutzen wird.

Auch hier geben wir Smartsheet gute Noten. Es präsentiert sich gut und erleichtert Ihnen den Einstieg in zahlreiche nützliche Popups und Tutorials. Es sieht komplex aus und es gibt viel, aber es wird viel einfacher, nachdem man Zeit damit verbracht hat.

Kosten

Smartsheet bietet einen individuellen Tarif für 14 US-Dollar pro Monat an, der jedoch so viele kostenlose Mitarbeiter umfasst, wie Sie benötigen. Der Business-Plan für mindestens drei Benutzer kostet 25 US-Dollar pro Monat. Die Unternehmenspläne erfordern eine Diskussion mit dem Verkaufsteam. Seien Sie also bereit zu verhandeln.

Mit dem individuellen Plan können Sie die Vorlagen ausprobieren und Formulare einrichten. Das Geschäft geht noch viel weiter und bietet Ihnen Zugriff auf das Aktivitätsprotokoll, die Visualisierungen und die Workflow-Automatisierung. Sie erhalten auch Analysen, benutzerdefiniertes Branding und Gruppenmanagement. Dies ist also ein ziemlicher Sprung vom individuellen Angebot.

Der Enterprise-Plan von Smartsheet bietet noch mehr Funktionen mit erweiterter Zugriffskontrolle und zusätzlichen Gruppenverwaltungsfunktionen. Die erstklassige Premier-Option bietet Ihnen Premium-Support und Apps sowie Konnektoren zu externen Diensten, einschließlich Jira, Salesforce und Dynamics.

Es bietet eine kostenlose 30-Tage-Testversion, bei der keine Kreditkarte hinzugefügt werden muss. Es gibt also keinen Grund, es nicht auszuprobieren, wenn Sie neugierig sind. Wenn Sie sich am Ende Ihrer Testversion anmelden möchten, sind die Standardzahlungsoptionen Kreditkarte und PayPal. Sie können sich jedoch an das Unternehmen wenden, um Überweisungen oder ACH-Zahlungen einzurichten.

Smartsheet ist nicht die billigste Option und hat keinen kostenlosen Plan. Es bietet jedoch verschiedene Zahlungsmethoden und ist ein preiswertes Produkt. Daher geben wir ihm eine anständige Punktzahl.

Wenn Sie eine günstigere Alternative benötigen, schauen Sie sich unseren Basecamp-Test an. Das Basecamp ist für Pädagogen kostenlos und für große Teams von großem Wert.

Sicherheit & Privatsphäre

Smartsheet macht sich gut, wenn es um Zertifizierungen geht. Zusätzlich zu einem SOC 2 Typ 2-Zertifikat bietet es Anleitungen für Kunden, die Standards einhalten müssen. Wenn Ihr Unternehmen von GLBA, FERPA oder HIPAA reguliert wird, kann Smartsheet Ihnen helfen. Dies ist nach unserem Kenntnisstand ein einzigartiges Angebot.

Aus Sicherheitsgründen verwendet Smartsheet die AES-256-Bit-Verschlüsselung im Ruhezustand und Amazon S3 für die Dateispeicherung. Die Daten werden an mehreren Standorten gespeichert, sodass Ihre Daten auch bei einem Unfall sicher sein sollten.

Es entspricht der Allgemeinen Datenschutzverordnung der EU-USA. Privacy Shield und die Swiss-U.S. Datenschutzschild. Lesen Sie diesen Artikel, in dem die DSGVO erläutert wird, wenn Sie neugierig sind, mehr darüber zu erfahren.

Smartsheet sagt, obwohl es den Strafverfolgungsbehörden entspricht, schränkt es die Offenlegung ein. Mehr können Sie nicht verlangen. Neugierige Augen sind überall, wie dieser Artikel über Snowden und die Überwachung durch die Regierung zeigt. Es ist also gut zu wissen, dass Smartsheet auf Ihrer Seite ist.

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung ist standardmäßig nicht verfügbar, Sie können jedoch die OneLogin-Integration verwenden, wenn Sie sie benötigen.

Ein Anmeldeverlauf ist verfügbar, wenn Sie die Anmeldung von Personen im Auge behalten oder nach verdächtigen Aktivitäten suchen möchten. In unserem Artikel über Cyberkriminalität erfahren Sie mehr darüber, worauf Sie bei der Verwendung der Cloud achten müssen.

Smartsheet hat eine gute Einstellung zu Sicherheit und Datenschutz und bietet Ihnen nicht nur die Möglichkeit, sein Haus in Ordnung zu halten, sondern auch Unterstützung dabei. Infolgedessen punktet es hier gut.

Wenn Sie mehr über Sicherheit erfahren möchten, werfen Sie einen Blick auf unsere Sicherheit, was Sie wissen müssen, und erfahren Sie alles über das Thema.

Bedienung & Unterstützung

Die Unterstützung von Smartsheet basiert auf dem Learning Center, das viele Videos enthält, mit denen Sie sich mit der Plattform vertraut machen und die erweiterten Funktionen erlernen können.

Es gibt auch viele textbasierte Artikel, wenn Sie dies lieber lernen möchten. Sie sind gut geschrieben und schön gestaltet.

Es gibt eine geschäftige Community, in der Fragen innerhalb eines Tages beantwortet werden, was nützlich ist.

Wenn Sie sich mit dem Support-Team in Verbindung setzen möchten, versucht Smartsheet, einen Artikel zu finden, der Ihnen zuerst hilft, und leitet Sie, falls dies fehlschlägt, zu seinem Webformular weiter.

Wir haben eine Testfrage über das Formular gesendet, aber zum Zeitpunkt des Schreibens, fast drei Tage später, noch keine Antwort erhalten. Das ist nicht gut. Wie im Forum können Sie keine schnelle Antwort erwarten und warten möglicherweise eine Weile, wenn Sie nicht weiterkommen.

Wenn Sie mehr praktische Schulungen wünschen, bietet Ihnen Smartsheet zahlreiche Optionen. Sie können mit einem seiner Berater zusammenarbeiten, um sich einzurichten oder an einer seiner regelmäßigen Schulungen teilzunehmen. Es bietet sogar eine Zertifizierung für 199 US-Dollar.

Smartsheet bietet viele Lernwerkzeuge, aber seine Unterstützung könnte verbessert werden, sodass es hier eine unterdurchschnittliche Punktzahl erzielt.

Wenn Sie einen Service mit unglaublich schnellen Support-Reaktionszeiten benötigen, lesen Sie Wrike. Es ist auch insgesamt ein ausgezeichneter Service. Weitere Informationen finden Sie in unserem Wrike-Test.

Abschließende Gedanken

Smartsheet ist ein effektives Mittel zur Verwaltung von Projekten und ein überraschend sympathisches Werkzeug. Es sieht einfach aus, aber die Eingabe von Daten ist einfach und dank seiner nützlichen Ansichten können Sie Ihre Projekte planen und andere Dinge mit minimalem Aufwand erledigen.

Sein tabellenartiger Ansatz scheint zunächst Vanille zu sein, hat jedoch den Vorteil, dass jeder mit dem Grundformat vertraut ist, sodass er Daten schnell eingeben kann. Es führt Sie auch mit seinen Vorlagen und Ansichten gut dazu, etwas Nützliches zu produzieren.

Kurz gesagt, es macht das, was Sie von einem solchen Tool erwarten, und es macht es gut. Unsere Zeit mit Smartsheet war angenehm, ohne größere Fehler oder Probleme, die uns aufhalten. Die Benutzeroberfläche ist nicht die schönste, bietet jedoch ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Leistung und Benutzerfreundlichkeit.

Insgesamt empfehlen wir die Verwendung von Smartsheet. Wenn Sie es versucht haben und Ihre Meinung mit uns teilen möchten, tun Sie dies bitte in den Kommentaren unten. Danke fürs Lesen.

Kim Martin Administrator
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