So sichern Sie geschäftliche E-Mails im Jahr 2023
Wenn Sie sich online aktiv mit Geschäftspartnern und Kunden verbinden, verstehen Sie wahrscheinlich die Bedeutung Ihres virtuellen Papierpfads. Ihre E-Mails enthalten Kundendaten, Ideen, Anweisungen und andere Informationen, die für Ihren Geschäftserfolg entscheidend sind.
Der Verlust solcher Daten kann Ihre Beziehungen stören, Sie Geld kosten und Sie sogar in rechtliche Schwierigkeiten bringen. Eine gute E-Mail-Sicherungsstrategie ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass Sie nie in eine solche Situation geraten.
Business Email Backup – Video-Überblick über Cloud Backup-Lösungen
In diesem Handbuch werden wir Sie durch die grundlegenden Schritte zum Sichern Ihrer E-Mail-Datendateien in der Cloud führen. Wir werden drei der besten Online-Backup-Lösungen für E-Mails verwenden, um den Prozess zu erläutern: Carbonite, Backblaze und CrashPlan.
Weitere Informationen zu den einzelnen Diensten finden Sie in unseren Bewertungen zu den einzelnen Diensten:
- Karbonit Bewertung
- Backblaze Bewertung
- CrashPlan Bewertung
Erster Schritt: Suchen Sie Ihre E-Mail-Datendatei
Zum Sichern Ihrer E-Mail in der Cloud müssen Sie einen Desktop-Client verwenden, um auf Ihre E-Mails zuzugreifen. Da die meisten Leute damit vertraut sind, verwenden wir Microsoft Outlook als Beispiel. Diese in diesem Artikel beschriebenen Schritte funktionieren jedoch ähnlich mit anderen gängigen Diensten wie Windows Live Mail, Mozilla Thunderbird, Incredimail und Mac Mail.
E-Mail-Clients wie Outlook 2016 speichern alle Ihre E-Mails in einer einzigen Datendatei. Für Windows Outlook-Benutzer ist dies eine PST-Datei (Personal Storage Table). Für Mac Outlook-Benutzer ist es eine Outlook für Mac (OLM) -Datei. Das erste, was Sie tun müssen, um Ihre Outlook-E-Mails in der Cloud zu sichern, ist herauszufinden, wo genau sich diese Datei befindet.
Wenn Sie Windows verwenden, hängt der Speicherort von Ihrer Windows- und Outlook-Version ab. Übliche Standorte sind:
- C: \ Benutzer \\ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook
- C: \ Benutzer \\ Roaming \ Local \ Microsoft \ Outlook
- C: \ Benutzer \\ Dokumente \ Outlook-Dateien
- C: \ Benutzer \\ Eigene Dateien \ Outlook-Dateien
- C: \ Dokumente und Einstellungen \\ Lokale Einstellungen \ Anwendungsdaten \ Microsoft \ Outlook
Für Mac-Benutzer von Outlook befindet es sich normalerweise in Ihrem Dokumentenordner:
- / Benutzer // Dokumente / Microsoft-Benutzerdaten / Office 2011-Identitäten / Hauptidentität
Wenn Sie Probleme beim Auffinden Ihrer E-Mail-Datendatei haben, können Sie den Speicherort in der Outlook-App leicht ermitteln.
Klicken Sie in Outlook 2016 zunächst in Ihrer Symbolleiste auf “Datei”.
Wählen Sie als Nächstes die Kontoeinstellungen aus.
Das Kontoeinstellungsfenster wird geöffnet. Klicken Sie auf die Registerkarte “Datendateien”. Dadurch wird der Speicherort Ihrer E-Mail-Datendatei aufgelistet.
Schritt 2: Kennzeichnen Sie Ihre E-Mail-Datendatei für die Online-Sicherung
Nachdem Sie den Speicherort kennen, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Datendatei von Ihrem Online-Sicherungsdienst für die Sicherung markiert ist. Einige Dienste machen dies einfacher als andere.
Bei Crashplan müssen Sie zuerst den Desktop-Client öffnen. Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf der Registerkarte “Sicherung” befinden, und klicken Sie im Abschnitt “Dateien” auf die Schaltfläche “Ändern”.
Navigieren Sie zum Speicherort Ihrer E-Mail-Datendatei und stellen Sie sicher, dass das Optionsfeld daneben aktiviert ist. In Zukunft wird diese Datei von CrashPlan gesichert.
Carbonite macht den Prozess noch einfacher, da Benutzer keine Dateien für die Sicherung innerhalb ihres Clients markieren müssen (dies ist nicht einmal möglich). Navigieren Sie stattdessen einfach mit dem Datei-Explorer zum Speicherort Ihrer E-Mail-Datendatei.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, bewegen Sie die Maus auf “Carbonite” und wählen Sie “Backup this”.
Das ist alles dazu. Carbonite vereinfacht den Vorgang sogar noch mehr, wenn Sie sich für die automatische Sicherung entscheiden, wenn Sie die App auf Ihrem Computer installieren. Carbonite sucht und markiert gängige Dateitypen für die Sicherung selbst, einschließlich E-Mail-Datendateien. Auf diese Weise müssen Sie nicht nach ihnen suchen.
Mit Carbonite funktioniert die automatische Sicherung jedoch nur, wenn die Dateien weniger als 4 GB groß sind. Wenn Sie eine große E-Mail-Datendatei haben, müssen Sie diese weiterhin manuell markieren.
Backblaze wählt automatisch Dateien für die Sicherung basierend auf dem Dateityp aus. Über die Desktop-Oberfläche von Backblaze müssen Sie nur sicherstellen, dass Ihr E-Mail-Datendateityp nicht in der Ausschlussliste für Dateitypen enthalten ist.
Klicken Sie auf Einstellungen, um die Ausschlussliste zu überprüfen.
Navigieren Sie dann beim Öffnen zur Registerkarte Ausschlüsse im Einstellungsbereich. Überprüfen Sie unter den Worten “Diese Dateitypen werden nicht gesichert”, um sicherzustellen, dass .pst / .olm dort nicht aufgeführt sind.
Standardmäßig sollte dies nicht der Fall sein. Mit Backblaze können Sie jedoch keine einzelnen Dateien für die Sicherung in Ihrem Datei-Explorer auswählen oder deren Auswahl aufheben.
Schritt drei: Aktivieren Sie die kontinuierliche Sicherung
Bei den meisten Online-Sicherungsdiensten können Sie entweder Sicherungen planen oder sie kontinuierlich ausführen lassen. Der Sicherungsprozess kann die Systemressourcen belasten, und geplante Sicherungen sind eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihr System während der Arbeit nicht abstürzt.
Das Problem bei geplanten Sicherungen besteht darin, dass Ihre geschäftlichen E-Mails nicht so häufig gesichert werden. Wenn Ihr Computer abstürzt, verlieren Sie alle E-Mails, die zwischen den Sicherungen gesendet oder empfangen wurden. Dies bedeutet, dass für Geschäftsanwender, die Aufzeichnungen ihrer Kommunikation eine hohe Priorität einräumen, eine kontinuierliche Sicherung die bessere Wahl ist.
Bei den meisten Online-Sicherungsanbietern können Sie die kontinuierliche Sicherung vom Desktop-Client aus aktivieren. Mit Carbonite müssen Sie beispielsweise nur das Desktop-Tool des Dienstes öffnen.
Klicken Sie dann auf “Einstellungen und Steuerelemente”, um den Einstellungsbereich aufzurufen.
Stellen Sie sicher, dass “Kontinuierliche Sicherung” aktiviert ist und Sie fertig sind. Carbonite aktiviert diese Funktion standardmäßig, daher sollte sie ohnehin bereits aktiviert sein.
Backblaze und CrashPlan sind genauso einfach zu konfigurieren. Klicken Sie bei Backblaze einfach auf Einstellungen und wechseln Sie zur Registerkarte Zeitplan. Wählen Sie im Fenster “Sicherungszeitplan” die Option “Kontinuierlich”.
Wenn Sie CrashPlan verwenden, wechseln Sie auf der Desktop-Oberfläche zur Registerkarte “Einstellungen”. Wählen Sie im Dropdown-Menü rechts neben “Wörter werden ausgeführt” die Option “Immer” aus.
Wenn Sie jedoch ein kontinuierliches Backup eingerichtet haben, machen Sie nicht den Fehler zu glauben, dass Ihre E-Mails während der Eingabe in Echtzeit gesichert werden. Backblaze ist zwar größtenteils ein großartiger Sicherungsdienst, kann jedoch keine PST-Dateien sichern, während Outlook geöffnet ist, da die Algorithmen für die Dateiübertragung gesperrte Dateien nicht umgehen können.
Carbonite und Crashplan teilen diese Einschränkung nicht. Dies liegt daran, dass beide den Volume Shadow Copy Service (VSS) verwenden, eine Microsoft-Technologie, mit der Dateien auch dann gesichert werden können, wenn sie verwendet werden.
Eine weitere Einschränkung von Backblaze, die sich auf die E-Mail-Sicherung auswirkt, besteht darin, dass Datendateien mit mehr als 30 MB nur einmal alle 48 Stunden gesichert werden, unabhängig davon, ob Sie eine kontinuierliche Sicherung aktiviert haben oder nicht. Da Outlook PST-Dateien standardmäßig auf eine Größe von bis zu 50 GB eingestellt sind, ist dies wahrscheinlich ein Problem, mit dem Sie konfrontiert werden, wenn Sie viele E-Mails senden.
CrashPlan behandelt große Dateien beim kontinuierlichen Sichern auch anders, jedoch nur, um Dateien in seiner Warteschlange zu priorisieren:
- Neuere, kleinere Dateien
- Neuere, größere Dateien
- Ältere, kleinere Dateien
- Ältere, größere Dateien
Carbonite sichert Dateien innerhalb von zehn Minuten nach einer Änderung und achtet nicht auf die Dateigröße. (Hinweis: Nachfolgende Änderungen an Dateien werden innerhalb von 24 Stunden gesichert.).
Wenn es um die Sicherungsgeschwindigkeit geht, können alle drei Dienste dank der inkrementellen Verarbeitung auf Blockebene große Dateien gut verarbeiten. Inkrementelle Übertragungen auf Blockebene bedeuten, dass bei einer Änderung Ihrer E-Mail-Datendateien nicht die gesamte Datei erneut in Ihren Cloud-Sicherungsspeicher hochgeladen wird. Stattdessen werden nur die Teile – oder Blöcke – der geänderten Datei kopiert. Dies spart Zeit und reduziert die Belastung Ihrer Systemressourcen.
Fazit
Wenn E-Mail-Kommunikation für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist, lohnt es sich sicherzustellen, dass Sie bei einem Festplattenabsturz, einer Dateibeschädigung oder einem gestohlenen Laptop nicht von Ihren Mitarbeitern und Kunden getrennt werden. Glücklicherweise macht es die richtige Online-Backup-Lösung einfach, Ihre Daten zu schützen.
Alle drei in diesem Artikel als Beispiele verwendeten Online-Sicherungsdienste erleichtern das Auffinden und Markieren Ihrer E-Mail-Datendateien für die Sicherung und verwenden eine leistungsstarke Dateiübertragungsarchitektur, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Alle drei bieten außerdem unbegrenzten Speicherplatz sowie Heim- oder Büropläne.
Wir bei Cloudwards.net sind zuversichtlich, einen von ihnen zu empfehlen, sind jedoch der Meinung, dass Carbonite den besten Rundum-Service für Personen bietet, die geschäftliche E-Mails sichern möchten. Fragen oder Kommentare zum Sichern Ihrer geschäftlichen E-Mail? Schlagen Sie uns in den Kommentaren unten.