Verwendung eines Kanban-Boards im Jahr 2020: Erledigen von Aufgaben

Die meisten von uns könnten es gebrauchen, besser organisiert zu sein. Glücklicherweise gibt es alle möglichen Tools, die dabei helfen. Einige sind nützlich für Teams, einige für Einzelpersonen und viele für beide. Wir werden uns ein einfaches Tool ansehen, das nicht jedem in diesem Artikel bekannt ist, indem wir erklären, wie man ein Kanban-Board verwendet.


Zu den Projektmanagement-Tools, die wir behandeln, gehört häufig eine Kanban-Tafel. Das beste Beispiel dafür ist Trello, das fast ausschließlich auf seiner Kanban-Ansicht basiert. Ein weiteres Beispiel ist monday.com, der Gewinner unseres besten Artikels über Projektmanagement-Software. Sie können darüber in unserem monday.com-Test lesen.

Trello ist in Webform verfügbar, verfügt jedoch auch über Apps für mobile Geräte, sodass Sie es auch unterwegs verwenden können. Kanban-Boards funktionieren gut auf Mobilgeräten. Möglicherweise wird im Zug überraschend viel Organisation zur Arbeit gebracht.

Wir haben Trello bereits in unserem Trello-Anfängerleitfaden behandelt, der zusammen mit unserem Trello-Test ein großartiger Ort ist, um auf den Kanban-Zug zu springen. Es ist auch das beste kostenlose Kanban-Board, falls Sie einen anderen Grund zum Auschecken benötigen.

Was ist ein Kanban-Board??

Kanban ist eine Weiterentwicklung einer japanischen Technik zur Verbesserung der Produktivität. Es bedeutet auf Japanisch “Werbetafel” und ist nach Karten benannt, die in Fabriken verwendet werden. Das System begann bei Toyota, wurde jedoch Jahre später für den Einsatz bei Microsoft angepasst. Dies ist besonders nützlich für agile Teams, die Scrum-Frameworks verwenden.

Das Kanban-Board ist der Schlüssel zum Prozess und ermöglicht es den Teams, den Arbeitsablauf von Anfang bis Ende zu visualisieren. Es kann Ihnen auch zeigen, wie viel jeder tun muss. Das bedeutet, dass Arbeit in das System gezogen werden kann, wenn Personen frei sind, anstatt wie gewünscht hineingeschoben zu werden.

So funktioniert ein Kanban-Board: Spalten und Karten

Kanban-Bretter bestehen aus Säulen. Die Spalten enthalten Karten, die Sie auf den Brettern bewegen können.

Um Ihr Kanban-Board einzurichten, müssen Sie mehrere Spalten erstellen und benennen. Sie müssen jedoch nicht bei Null anfangen. Viele unserer bevorzugten Projektmanagement-Tools bieten eine Auswahl an Kanban-Vorlagen, die Ihnen dabei helfen. Schauen Sie sich unseren Airtable-Test an, um mehr über eine Plattform mit einigen zu erfahren.

Wenn Sie es auf die harte Tour machen, ist das fundamentale Kanban-Setup der dreispaltige Ansatz. Diese Methode verwendet die Spalten “To-Do”, “Doing” und “Doed”. Wenn Sie Aufgaben erstellen, fügen Sie diese der Spalte “Aufgaben” hinzu.

Wenn Sie etwas starten, verschieben Sie es in die Spalte “Tun”. Dies ist ein einfacher Drag & Drop-Vorgang. Sie haben wahrscheinlich vermutet, dass die Dinge nach Abschluss in die Spalte “Fertig” verschoben werden. Es klingt einfach und ist es auch. Probieren Sie es aus und es könnte Sie überraschen, wie sehr es Ihnen helfen kann, Ihre Pläne zu konkretisieren, um Dinge zu erledigen.

Ein anderes Werkzeug, das wir mögen, ist Asana. Kanban ist nur eine seiner Ansichten. Wenn Sie etwas als vollständig abhaken, werden Sie belohnt, indem Sie ein buntes Tier über Ihren Bildschirm fliegen lassen. Lesen Sie darüber in unserem Asana-Test und erfahren Sie, wie Sie es in unserem Asana-Anfängerhandbuch verwenden.

Kanban Board Beispiel: Trello

Lassen Sie uns den Prozess zum Einrichten eines Boards in Trello durchlaufen. Es ist einfach, sich anzumelden und kann kostenlos verwendet werden, bietet jedoch nützliche Extras für die kostenpflichtigen Pläne. Sie enthalten zusätzliche Anpassungen und Verbesserungen an Boards.

Sobald Sie sich angemeldet haben, müssen Sie zunächst ein Board erstellen. Sie können dies auf verschiedene Arten tun. Eine Möglichkeit besteht darin, auf die Schaltfläche “Boards” zu klicken, gefolgt von “Neues Board erstellen”. Daraufhin wird ein Popup angezeigt.

How-to-Use-a-Kanban-Board-Trello-New-Board

Dort können Sie dem Board einen Titel geben. Optional können Sie ein Team auswählen oder das Board öffentlich machen, anstatt die Standardeinstellung beizubehalten, die privat ist. Sie können einen Hintergrund aus einer Auswahl von neun Farben oder vielen Fotos auswählen. Wenn Sie einen kostenpflichtigen Plan haben, können Sie auch Ihre eigenen Hintergründe hochladen.

Es gibt einen Kaffeehintergrund, den wir mögen, aber wir müssen ihn vermeiden, weil wir bereits zu viel trinken. Wir haben diese tiefrote Farbe ausgewählt, die hoffentlich die Screenshots klarer macht. Wenn Sie die Referenz in der Tafel nicht verstehen, empfehlen wir Ihnen, unseren Leitfaden zu lesen, wie Sie Harry Potter sehen können.

How-to-Use-a-Kanban-Board-Trello-Add-Liste

Trello-Listen

Trello bezeichnet seine Spalten als Listen. Der nächste Schritt besteht darin, einige zum Board hinzuzufügen. Auf dem neu erstellten Board wartet ein großes Feld “Liste hinzufügen” auf Sie. Wir haben im Namensbereich “zu erledigen” eingegeben, wie Sie im Screenshot sehen können.

Das Feld “Liste hinzufügen” wird nach rechts verschoben und wir werden es verwenden, um die nächsten beiden Spalten in unserer Grundeinstellung zu erstellen: “Ausführen” und “Fertig”..

How-to-Use-a-Kanban-Board-Trello-Listen

Jetzt haben wir unsere Listen erstellt. Wir hätten sie alles nennen oder mehr daraus machen können, aber das wird vorerst reichen. Der nächste Schritt ist das Hinzufügen von Karten. Wir tun dies, indem Sie auf den Text “Karte hinzufügen” am Ende jeder Liste klicken.

How-to-Use-a-Kanban-Board-Trello-neue-Karte

Sie müssen der Karte lediglich einen Namen geben und dann die Eingabetaste drücken, um sie zu erstellen. Ein neues Feld “Karte hinzufügen” wird automatisch für Sie geöffnet.

Verwenden von Trello-Karten

Wenn Sie weitere Details hinzufügen möchten, klicken Sie auf die Karte. Ein Popup wird angezeigt, in dem Sie weitere Informationen hinzufügen können.

How-to-Use-a-Kanban-Board-Trello-Card-Detail

Wie Sie sehen können, können Sie auf den Karten verschiedene Dinge tun. Sie können eine Beschreibung hinzufügen, Kommentare abgeben und Dateien anhängen. Es gibt eine Größenbeschränkung von 10 MB für Anhänge im kostenlosen Plan, die sich für zahlende Benutzer auf 250 MB erhöht. Wenn Sie mehr Speicherplatz für die Dateispeicherung benötigen, werfen Sie einen Blick auf unsere beste Zusammenfassung des Cloud-Speichers.

Sie können auch Beschriftungen, ein Fälligkeitsdatum und Checklisten mit Unteraufgaben hinzufügen.

Die Kartendetails hier sind spezifisch für Trello. Andere Kanban-Tools werden anders sein, aber dies gibt Ihnen eine gute Vorstellung davon, was Sie anderswo erwarten können.

Trello-Karten bewegen

Kehren wir zum Board zurück. In der Spalte “Aufgaben” haben wir einige Aufgaben erstellt. Wenn wir anfangen, an einer Karte zu arbeiten, ziehen wir sie in die Spalte “Fertig” und wenn sie fertig ist, ziehen wir sie in die Spalte “Fertig”.

How-to-Use-a-Kanban-Board-Trello-Mid-Projekt

Wie Sie im obigen Screenshot sehen können, haben wir eine Karte auf “erledigt” und eine auf “erledigt” verschoben. Unser Projekt ist in vollem Gange.

Sie können mehrere Karten gleichzeitig unterwegs haben oder einzeln durcharbeiten. Es liegt an dir. Sie können auch Personen Dinge zuweisen und sehen, wer was tut und was noch zu tun ist.

Dies ist die Grundeinstellung für ein einfaches Kanban-Board, das Sie für Aufgaben aller Art verwenden können.

Alternative Layouts zu Kanban

Es gibt andere Möglichkeiten, ein Kanban-Board zu arrangieren. Sie können eine Spalte für jede Produktionsphase oder Spalten für die Arbeit haben, die verschiedenen Teammitgliedern zugewiesen sind, wie wir es bei Cloudwards.net tun.

Sie können Spalten für Aufgaben haben, die angehalten oder archiviert wurden. Möglicherweise mehrere Gruppen von Spalten für Arbeiten, die verschiedenen Abteilungen zugeordnet sind. Sie können sogar Kanban-Tafeln für Sitzordnungen verwenden, z. B. mit Tischensäulen bei einem Hochzeitsempfang und Karten, die Gäste darstellen.

Sie eignen sich auch gut als Menüs mit Vorspeisen, Hauptgerichten, Getränken und Dessertsäulen. Sie können Boards veröffentlichen, sodass Kunden online oder über ein Tablet in Ihrem Restaurant sehen können, was Sie anbieten.

Kanban-Plattformen

Wir haben uns in diesem Tutorial auf Trello konzentriert, aber es gibt noch einige andere Tools, die ein Kanban-Board enthalten. Viele von ihnen sind im Allround-Projektmanagement stärker und bieten Funktionen, die über die von Trello hinausgehen. Wir haben bereits monday.com und Asana erwähnt.

Leankit-Kanban

LeanKit verfügt auch über eine nützliche Kanban-Ansicht und enthält ein gutes Beispielprojekt, das Ihnen zeigt, wie Sie die Funktionen nutzen können. Lesen Sie darüber in unserem LeanKit-Test.

Clickup-Board

ClickUp ist ein weiteres sympathisches Tool. Es enthält Abhängigkeiten und hat auch eine kostenlose Stufe. Lesen Sie darüber in unserem ClickUp-Test.

Weitere Kanban-Funktionen

Viele Tools, die ein Kanban-Board enthalten, bieten viele weitere Funktionen. Trello bietet eine Auswahl an „Power-Ups“, die zusätzliche Funktionen aller Art bieten. Die meisten Tools bieten verschiedene Möglichkeiten, um Aufgaben neben Kanban anzuzeigen.

Mit den meisten Tools können Sie bestimmten Benutzern Aufgaben zuweisen. Auf diese Weise können Sie Projekte verwalten und alle darüber informieren, wer was tut.

Aufgaben können auch kategorisiert und priorisiert werden. Sie können sie normalerweise kommentieren und relevante Dateien hinzufügen. Das ist alles nützlich, aber Sie müssen nichts davon verwenden, wenn Sie es vorziehen, die Dinge einfach zu halten.

Mit dem Abhängigkeitsmanagement können Sie feststellen, welche Ihrer Aufgaben von anderen abhängen, und Ihre Projektplanungsfähigkeiten auf die nächste Stufe heben. In unserem Wrike-Test finden Sie ein Beispiel für ein Tool, das es anbietet.

In anderen Tools finden Sie auch Funktionen zum Speichern von Dateien, zur Teamkommunikation und zur Zeiterfassung, wenn Sie sich umschauen und vergleichen, was sie tun.

Abschließende Gedanken

Wie wir gesehen haben, kann es schwierig sein, Dinge zu erledigen, aber es gibt Tools, die Ihnen helfen, und Kanban-Boards gehören zu den am einfachsten zu verwendenden. Lassen Sie sich davon jedoch nicht täuschen. Das Aufteilen komplexer Probleme in kleinere Teile ist eine leistungsstarke Methode zur Lösung von Problemen. Selbst wenn Sie von den kleinen Dingen überwältigt sind, kann es Ihnen helfen, zu klären, was Sie tun müssen, um dies zu erreichen.

Zwei der einfachsten Tools, die wir erwähnt haben, sind Trello und Asana. Beide haben nutzbare freie Ebenen. Wir vergleichen sie direkt in unserem Trello vs. Asana-Duell. Wenn Sie etwas komplizierteres, aber leistungsfähigeres möchten, empfehlen wir monday.com. Sehen Sie in unseren Kämpfen monday.com vs. Jira und monday.com vs. Wrike, wie es sich gegen andere Hauptstützen der Branche geschlagen hat.

Wenn Sie ein Kanban-Brett effektiv verwenden, haben Sie möglicherweise mehr Zeit als Sie am Ende des Tages erwartet hatten. Kanban-Boards werden von vielen großen Unternehmen verwendet, weil sie funktionieren und das Organisieren billiger machen.

Das bedeutet weniger Besprechungen, weniger Verzögerungen und ein Team, das sich auf derselben Seite befindet. Zeitersparnis bei einem großen Projekt kann den Unterschied zwischen Misserfolg und Erfolg ausmachen.

Wenn Sie ein Kanban-Board verwendet haben oder Tipps haben, die Sie uns mitteilen möchten, teilen Sie uns dies bitte in den Kommentaren mit. Danke fürs Lesen.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
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