Microsoft SharePoint: Das No-Nonsense-Schulungsprogramm

Microsoft SharePoint ist eine webbasierte Plattform für die Zusammenarbeit, Verwaltung und Freigabe, mit der Sie Dokumente, Daten, soziale Aktivitäten, Prozesse, Informationen und vieles mehr Ihres Unternehmens verwalten können.


Die Benutzerfreundlichkeit, Erweiterbarkeit und Flexibilität machen es zu einer beliebten Wahl bei Unternehmen jeder Größe. Microsoft-Marktforschung schätzt, dass 78 Prozent der Fortune 500-Unternehmen SharePoint verwenden, um ihre Mitarbeiter, Dokumente und Prozesse zu verwalten. In Zusammenarbeit mit einem beliebigen Cloud-Speicherdienst kann dies Ihrem Unternehmen eine große Vielseitigkeit verleihen.

Aufgrund dieser wachsenden Beliebtheit von SharePoint ist es sinnvoll, alles zu wissen, was dazu gehört. Genau das werden wir jetzt tun. Beginnen wir damit, wie wir darauf zugreifen können.

Zugriff auf SharePoint

Es gibt drei Möglichkeiten, auf SharePoint zuzugreifen.

  • SharePoint Foundation
  • SharePoint Server
  • Microsoft Office 365

SharePoint Foundation ist ideal für Unternehmen, die eine sichere webbasierte Plattform wünschen. Es verfügt über eine Reihe grundlegender Funktionen, die sich hauptsächlich auf die Verwaltung und Zusammenarbeit von Dokumenten konzentrieren. Auf dieser Plattform können Sie jede gewünschte Anwendung entwickeln.

SharePoint Server verfügt über eine Reihe erweiterter Funktionen, die Ihnen die gewünschte Flexibilität bieten. Erweiterte Suche, Web Content Management, Unternehmensdienste und soziale Netzwerke sind einige der Funktionen, die Sie optimal nutzen können.

Office 365 verfügt über eine in der Cloud gehostete Version von SharePoint, in der Sie benutzerdefinierte Anwendungen entwickeln und skalieren können, ohne sich um die Infrastrukturkosten kümmern zu müssen. Obwohl die Funktionen nicht so umfangreich sind wie die von SharePoint Server, verfügt es dennoch über viele hervorragende Entwicklungsfunktionen.

In diesem Lernprogramm konzentrieren wir uns auf die Ausführung von SharePoint über Office 365, da dies wahrscheinlich die häufigste Methode ist.

SharePoint-Installation

Gehen Sie zu https://products.office.com/de/business/office-365-enterprise-e3-business-software. Auf dieser Seite können Sie das Produkt kaufen oder eine kostenlose Testversion testen, wenn Sie es nur einige Tage lang ausprobieren möchten.

Wenn Sie auf den Link “Kostenlose Testversion” klicken, gelangen Sie zu dieser Seite.

Geben Sie Ihre Daten ein und klicken Sie auf Weiter.

Im nächsten Schritt werden Sie aufgefordert, Ihre Benutzer-ID und Ihr Kennwort zu erstellen.

Sobald Sie dies tun, werden Sie aufgefordert, zu beweisen, dass Sie kein Roboter sind. Das System fordert Sie auf, eine Telefonnummer als Text einzugeben oder zur Bestätigung anzurufen. Auf der nächsten Seite müssen Sie den Code eingeben, der an Ihre Telefonnummer gesendet wurde.

Mit diesem Schritt ist Ihre Installation abgeschlossen und Sie können loslegen. Sie werden zu Ihrer Startseite weitergeleitet, dies kann jedoch abhängig von der Geschwindigkeit Ihrer Internetverbindung einige Sekunden dauern.

Beachten Sie jetzt Folgendes: Wenn Sie Visual Studio bereits auf Ihrem System installiert haben, können Sie diesen Schritt überspringen. Andernfalls müssen Sie Visual Studio installieren, um SharePoint verwenden zu können.

Laden Sie einfach Visual Studio herunter, führen Sie das Installationsprogramm mit den Standardoptionen aus und starten Sie anschließend Ihren Computer neu.

Öffnen Sie als Nächstes Ihr Visual Studio und gehen Sie zu Datei > Neu > Projekt. Im linken Bereich sehen Sie eine Liste der Verzeichnisse. Navigieren Sie zu Vorlagen > Visual C # und Office SharePoint wird als eine der Optionen aufgeführt.

Wählen Sie es aus und doppelklicken Sie auf “Office Developer Tools Project installieren”.

Dadurch werden die Entwicklertools installiert und fertig – Sie können mit der Arbeit mit SharePoint beginnen.

Lassen Sie uns nun einige grundlegende Aufgaben ausführen, damit Sie sich mit SharePoint vertraut machen können.

Arbeiten mit Websites in SharePoint

Die Site ist die Kernkomponente von SharePoint und stellt den Ausgangspunkt für alle Entwickler dar. Websites können Ihre alltäglichen Komponenten wie eine Dokumentbibliothek, einen Kalender, eine Aufgabenliste usw. enthalten.

Sie können eine einzelne Website oder eine Sammlung von Websites für eine Abteilung oder ein Projekt erstellen, je nachdem, für welchen Zweck Sie SharePoint verwenden. Im Allgemeinen würden Sie jedoch nur dann eine einzelne Site erstellen, wenn:

  • Sie haben eine kleine Organisation und möchten alle Ihre Aufgaben unter einer einzigen Websitesammlung zusammenfassen
  • Sie möchten eine Site erstellen, die dieselben Metadaten oder Navigationen wie die vorhandenen verwendet
  • Sie haben eine Vorlage erstellt und möchten, dass alle Ihre Websites daran festhalten
  • Sie planen, nur eine kleine Anzahl von Standorten für Ihr Unternehmen zu haben

Auf der anderen Seite erstellen Sie eine Websitesammlung, wenn:

  • Ihre Organisation ist groß mit vielen Geschäftsbereichen
  • Wenn jede Abteilung viele verschiedene Standorte für die Verwaltung unterschiedlicher Verantwortlichkeiten benötigt
  • Ihre Organisation generiert viele Inhalte

Abhängig von den oben genannten Faktoren können Sie eine Site oder eine Sammlung erstellen.

Lassen Sie uns dennoch darüber sprechen, wie eine Websitesammlung erstellt wird, da dies häufiger vorkommt als das Erstellen einer einzelnen Website.

Erstellen einer Websitesammlung in SharePoint

Um eine neue Websitesammlung zu erstellen, gehen Sie zu www.portal.office.com. Dadurch wird auf Ihre Office 365-Startseite weitergeleitet.

Klicken Sie in dieser Liste der Elemente auf das Admin-Symbol, und Sie werden zum Admin-Dashboard weitergeleitet. Wählen Sie auf dieser Seite Ressourcen >Websites.

Klicken Sie auf dieser Seite auf eine Schaltfläche mit dem Namen “Site hinzufügen”.

Diese Aktion führt Sie zu einer anderen Seite wie dieser.

Geben Sie die erforderlichen Informationen ein. Sie müssen einen Namen für Ihre Site angeben und deren Typ auswählen. Als Nächstes müssen Sie die Administratoren für diese Site festlegen. Klicken Sie auf das kleine Symbol neben dem Administrator-Textfeld. Daraufhin sollte eine weitere Seite geöffnet werden.

Geben Sie alle Personen ein, die Sie als Administrator verwenden möchten, und klicken Sie auf OK.

Das ist es. Ihre Websitesammlung steht Ihnen zur Verfügung. Sie können alle Ihre Websites über das SharePoint-Verwaltungscenter verwalten.

Hinzufügen von Inhalten zu einer Website in SharePoint

Die nächste grundlegende Aufgabe, die Sie wahrscheinlich erledigen werden, ist das Hinzufügen von Inhalten zu einer Website. Wechseln Sie zu einer von Ihnen erstellten Websitesammlung.

Auf dieser Seite können Sie neue Dokumente hinzufügen, hochladen und sogar mit Ihrer Cloud synchronisieren. Im linken Bereich haben Sie eine Liste mit Auswahlmöglichkeiten und wählen aus dieser Liste “Site-Inhalt”. Navigieren Sie auf dieser Seite zu einem Link namens “Site-Einstellungen” in der rechten oberen Ecke, und Sie sollten zur Einstellungsseite gelangen.

Mit diesen Optionen können Sie das Erscheinungsbild Ihrer Website anpassen, Benutzern Berechtigungen hinzufügen, Sucheinstellungen festlegen und vieles mehr.

Es gibt viele Arten von Inhalten, die Sie Ihrer Website hinzufügen können. Der Inhalt ist grob unterteilt in:

  • Business Intelligence
  • Community-Inhaltstypen
  • Digitale Vermögenswerte
  • Vorlage anzeigen
  • Dokumentinhalt
  • Dokumentensatz
  • Ordnerinhalt
  • Arbeitsinhalte gruppieren
  • Inhalt auflisten
  • Spezieller Inhalt

Um auf diese Inhaltstypen zuzugreifen, gehen Sie zu Site-Einstellungen > Web Designer Galerien > Inhaltstypen der Website.

Wählen Sie aus dieser Liste den Inhaltstyp aus, den Sie hinzufügen möchten.

Wenn Sie beispielsweise ein Video möchten, klicken Sie auf einen Link namens “Video”, um zur entsprechenden Seite zu gelangen.

Fügen Sie das Video hinzu, passen Sie die Einstellungen an Ihre Vorlieben an und fertig. Auf diese Weise können Sie jeder Site so viel Inhalt hinzufügen, wie Sie möchten, abhängig von Ihren Geschäftsanforderungen und dem Zweck der Site.

Hinzufügen oder Löschen von SharePoint-Benutzern

Als Administrator müssen Sie häufig Benutzer hinzufügen oder löschen. Der beste Weg, Benutzer hinzuzufügen, besteht darin, zuerst eine Gruppe mit entsprechenden Berechtigungen zu erstellen. Anschließend können Sie dieser Gruppe Benutzer hinzufügen.

Um eine Gruppe zu erstellen, gehen Sie zu Ihrer Site und klicken Sie auf “Site-Einstellungen”. Gehen Sie zu “Benutzer” und “Berechtigungen” und klicken Sie auf “Site-Berechtigungen”. Diese Seite wird angezeigt.

Klicken Sie nun auf das Symbol “Gruppe erstellen”. Geben Sie den Namen und die Beschreibung für diese Gruppe ein und ändern Sie die Einstellungen nach Ihren Wünschen.

Sobald die Gruppe erstellt wurde, können Sie Benutzer hinzufügen.

Um Benutzer zu löschen, klicken Sie einfach auf einen Benutzer und wählen Sie “Benutzer aus der Gruppe entfernen”.

Fazit

So beginnen Sie mit Microsoft SharePoint. Mit dieser vielseitigen Software können Sie viele Dinge tun. Dies zeigt sich darin, dass sie von vielen verschiedenen Unternehmen in vielen verschiedenen Branchen verwendet wird.

Wir hoffen, dass Sie in diesem SharePoint-Lernprogramm ordnungsgemäß für die Verwendung der Anwendung eingerichtet wurden. Bitte teilen Sie uns mit, wenn Sie in den Kommentaren unten Fragen oder Anmerkungen haben. Danke fürs Lesen.

Kim Martin Administrator
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