FreshBooks vs Xero – Das beste kostengünstige Buchhaltungsprogramm für 2020

In der Welt der Cloud-basierten Buchhaltungssoftware kann es schwierig sein, den richtigen Service für Ihr Unternehmen zu finden. Nicht alle Plattformen verfügen über die gleichen Funktionen, und manchmal gibt es rätselhafte Lücken in der ansonsten perfekten Lösung.


FreshBooks und Xero, zwei der Hauptkonkurrenten in diesem Bereich, verfügen über viele der gleichen Funktionen, aber es fehlen jeweils wichtige Prozesse, die dazu führen können, dass Sie sich andere Programme ansehen. In diesem Artikel werden wir FreshBooks mit Xero vergleichen, um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, welches für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Wenn Sie mehr über die einzelnen Programme erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen, unseren FreshBooks-Test und den Xero-Test zu lesen. Beide haben auch unsere beste Auswahl an Buchhaltungssoftware getroffen. Lesen Sie weiter, um herauszufinden, welche möglicherweise besser zu Ihren Anforderungen passt.

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Fakturierung

Was Sie auf einer Rechnung benötigen, variiert je nach Unternehmen und Kunde, aber einige Dinge sind immer gleich. Rechnungen benötigen Felder, in denen angegeben ist, wen Sie abrechnen, wofür Sie sie abrechnen und wann die Zahlung fällig ist. FreshBooks und Xero verfügen über die Grundlagen. Wenn Sie jedoch nach erweiterten Funktionen suchen, lesen Sie die folgende Tabelle.

Dienstleistungen: FreshBooksXero
Senden Sie wiederkehrende Rechnungen
Verspätete Gebühren automatisch hinzufügen
Zahlungserinnerungen senden
In das Inventar integrieren
Rechnung für Stunden gearbeitet
Rechnungen anpassen (nicht viele Optionen) (aus einer Vorlage)

Wenn Sie ihre Rechnungen nebeneinander vergleichen, werden Sie wichtige Unterschiede feststellen.

Die Rechnung von Xero weist zwei schwerwiegende Mängel auf. Es gibt zwar Felder zum Hinzufügen von Notizen, diese werden jedoch nicht angezeigt, wenn die Rechnung gedruckt oder per E-Mail gesendet wird. Es gibt auch keinen Ort, an dem Begriffe wie 1 Prozent netto 30 hinzugefügt werden können.

Das Rechnungsformular von FreshBooks enthält Platz für Notizen und Bedingungen. Wenn Sie vor Arbeitsbeginn eine Kaution einziehen müssen, können Sie einen Prozentsatz oder einen Pauschalbetrag beantragen. Projektbasierte Unternehmen werden feststellen, dass dies ein unschätzbares Merkmal ist.

Beide Dienste behaupten zwar, Ihnen maßgeschneiderte Rechnungen zu geben, dies ist jedoch nicht ganz richtig.

Mit FreshBooks können Sie zwischen dem Hinzufügen eines Logos und dem Ändern der Farbe oder Schriftart wählen. Andernfalls stehen Ihnen nur zwei Vorlagen zur Auswahl.

Sie müssen eine Vorlage hochladen, um eine Rechnung in Xero anzupassen. Die Felder darauf müssen jedoch den Standardrechnungsfeldern des Dienstes entsprechen. Sie können nichts hinzufügen, was noch nicht auf einer Xero-Rechnung vorhanden ist. Lesen Sie unsere Rezension zu Zoho Books, um ein flexibleres Programm zu erhalten.

Wenn Sie Kunden in regelmäßigen Abständen die gleichen Gebühren in Rechnung stellen, möchten Sie automatisch wiederkehrende Rechnungen senden.

In Xero können Sie festlegen, dass Rechnungen über das Menü “Verkauf” wiederholt werden. Wenn Sie bereits eine Rechnung gesendet haben, müssen Sie zum Bildschirm “Verkauf” zurückkehren, damit sie wiederholt wird. Dies ist ärgerlich.

Rechnungen wiederholen

Um Zeit zu sparen, zeigt FreshBooks “wiederkehrend machen” an, nachdem Sie auf einer Rechnung auf “Speichern” geklickt haben. Es ist nicht erforderlich, dass Sie bereits eine Zahlung vom Kunden erhalten haben, wie dies bei QuickBooks Online der Fall ist. Lesen Sie unseren QuickBooks Online-Test, um herauszufinden, warum wir der Meinung sind, dass dies ein wesentlicher Nachteil des Programms ist.

FreshBooks enthält eine stündliche Abrechnung mit allen Preisplänen. Wenn Sie ein Projekt abrechnen, können Sie die Projektinformationen auf eine Rechnung ziehen. Xero kann die geleisteten Arbeitsstunden noch nicht in Rechnung stellen. Da jedoch nur Projekte eingeführt wurden, wird die Funktion wahrscheinlich bald hinzugefügt. Wenn Sie nicht warten können und sich in Großbritannien befinden, lesen Sie unseren FreeAgent-Test, um einen Service zu erhalten, der die stündliche Abrechnung gut macht.

Allerdings rechnen nicht alle Unternehmen mit der geleisteten Zeit. Produktbasierte Unternehmen führen Lagerbestände und benötigen eine Rechnung, die Mengen abzieht.

Xero zeichnet sich durch Bestandsverwaltung aus. Beim Einrichten eines neuen Kontos können Sie vorhandene Inventar-Tabellen hochladen, einschließlich der verfügbaren SKUs und Mengen. Sobald ein Artikel verkauft ist, wählen Sie ihn aus dem Inventar im Dropdown-Menü der Rechnung aus. Mengen werden automatisch aktualisiert.

FreshBooks enthält keine robuste Bestandsverwaltung in seiner Produktsuite. Stattdessen müssen Sie für eine separate App bezahlen.

Sobald Sie Rechnungen gesendet haben, ist es wichtig, dass Sie stets über das Sammeln informiert sind. FreshBooks und Xero bieten Ihnen verschiedene Möglichkeiten, um Ihre alten Forderungssalden zu überwachen.

“Hervorragende Einnahmen” wird oben im Haupt-Dashboard von FreshBooks angezeigt. Die fälligen Gesamtbeträge werden in einer Leiste angezeigt, die sich über den Bildschirm erstreckt. Der Service verfügt zwar auch über einen Bericht über veraltete Forderungen, dieser kann jedoch nicht angepasst werden und Sie können nicht nach Kunden sortieren oder filtern.

Instrumententafel

Nach der Buchung einer Rechnung fragt FreshBooks, ob Sie automatische Zahlungserinnerungen senden möchten. Dies entlastet Sie davon, sich daran zu erinnern, von Ihren Schultern zu folgen. Sie können die Nachlaufzeiten festlegen und auch nach Kundenwunsch anpassen. Wenn jemand sagt, dass er erst 30 Tage nach Fälligkeit belästigt werden möchte, können Sie seine Einstellungen ändern, ohne andere Kunden zu beeinträchtigen.

Im Dashboard von Xero wird der geschuldete Betrag oben rechts in einem Feld mit dem Namen “Ihnen geschuldete Rechnungen” angezeigt. Es gibt auch einen Bericht über veraltete Forderungen und einen Bericht mit einer detaillierten Aufschlüsselung der überfälligen Rechnungen. Es ist einfach, Ihre Schulden im Auge zu behalten, und der Service sendet automatische Zahlungserinnerungen an Kunden.

Xero-Dashboard

FreshBooks fügt überfälligen Rechnungen verspätete Gebühren hinzu. Um dieselbe Funktion in Xero zu erhalten, benötigen Sie eine Drittanbieter-App.

Wir bevorzugen die Rechnungsstellung von FreshBooks gegenüber der von Xero. Es ist einfacher, zeitsparende Funktionen einzurichten, Erinnerungen an verspätete Zahlungen werden individualisiert und es wird eine stündliche Abrechnung durchgeführt.

Runde: Rechnungspunkt für FreshBooks

FreshBooks Logo
Xero Accounting Logo

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Rechnungen

Das Bezahlen der Rechnungen, die Ihr Geschäft am Laufen halten, ist ebenso wichtig wie das Einbringen von Einnahmen. Wenn Sie Ihre Stromgebühren, Lieferanten, Lieferungen oder Mieten nicht bezahlen, wird Ihr Unternehmen geschlossen. Rechnungen sind jedoch kein Profitcenter, sodass Sie nicht viel Zeit damit verschwenden möchten.

Das Einrichten der automatischen Zahlung für monatlich wiederkehrende Rechnungen spart Zeit und Ärger. FreshBooks und Xero machen es einfach.

In FreshBooks wird auf jeder von Ihnen eingegebenen Rechnung die Option “Wiederkehrend machen” angezeigt.

Xero fügt “Wiederholte Rechnung” in das Menü “Käufe” unter “Konten” ein. Sie können dies auch über die Dropdown-Liste “Rechnungsoptionen” auf einer Rechnung tun.

Wo-zu-finden-Rechnung

Rechnungen in Xero können per Scheck oder bill.com bezahlt werden. Beides ist nicht so bequem wie das Bezahlen von einem Bankkonto oder einer Kreditkarte in der Software.

In FreshBooks können Sie eine Kreditkarte aufbewahren und damit Rechnungen bezahlen.

Mithilfe von Dashboards behalten Sie den Überblick über Ihre Kreditorenbuchhaltung, insbesondere über diejenigen, die nicht automatisiert werden können.

Der Hauptbildschirm „Rechnungen“ in Xero zeigt die Gesamtzahl der Rechnungen in Entwurfsform an, die auf Genehmigung oder Zahlung warten und in Kisten überfällig sind. Darunter befindet sich ein Säulendiagramm, in dem fällige Rechnungen mit bezahlten Rechnungen verglichen werden. Es ist eine schöne Darstellung der ausstehenden Ausgaben auf einen Blick.

Rechnungen-Hauptbildschirm

FreshBooks bietet Ihnen eine Momentaufnahme der fälligen Rechnungen in seiner “Spesenabrechnung” unter “Berichte” und auf dem Hauptbildschirm “Spesen”. Die fälligen Rechnungen werden auf dem Haupt-Dashboard jedoch nicht so übersichtlich dargestellt wie in Xero. Keiner von beiden hat uns jedoch umgehauen. Wir empfehlen Ihnen daher, unsere Überprüfung des Sage Business Accounting zu lesen, wenn die Ausgaben Priorität haben.

Runde: Rechnungspunkt für Xero Accounting

FreshBooks Logo
Xero Accounting Logo

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Berichte

Irgendwann muss jedes Unternehmen seine Leistung überprüfen. Durch die Analyse des Inventars erfahren Sie, was sich bewegt und was in den Regalen steht. Kundenberichte könnten zeigen, dass es an der Zeit ist, die Verbindung zu einem kriminellen Kunden zu trennen. Berichte konsolidieren und verdichten die Daten von Rechnungen, Rechnungen und anderen Transaktionen, damit Geschäftsinhaber ihr Geschäft besser führen können.

Xero hat Berichte über Verkäufe und Käufe, Inventar und Anlagevermögen, Gehaltsabrechnung und Projekte. Es ist eine der wenigen Buchhaltungsplattformen, die eine Eigenkapitalrechnung mit den Standard-Gewinn- und Verlust-, Bilanz- und Kapitalflussrechnungen enthält.

Berichte-Hauptbildschirm

Im Gegensatz dazu scheint FreshBooks wenig Zeit oder Mühe in seine Berichte gesteckt zu haben. Es gibt nur neun Standardberichte, und der einzige Finanzbericht, den es vorlegt, ist der Gewinn und Verlust. Sie erhalten zwar zwei der wichtigsten Berichte, um ein kleines Unternehmen am Leben zu erhalten, Kontenalterung und Spesenabrechnungen, sie können jedoch nicht angepasst werden.

Advanced-Reports-Abschnitt

Eine kostenlose, Cloud-basierte Buchhaltungslösung, Wave, macht ihre Berichte besser, wie Sie in unserem Wave-Test lesen können.

Die mangelnde Aufmerksamkeit, die FreshBooks Berichten widmet, ist angesichts der ansonsten robusten Optionen rätselhaft. Xero ist die offensichtliche Wahl in dieser Kategorie. FreshBooks hat die Runde aus dem gleichen Grund in unserem Artikel FreshBooks vs. Wave verloren.

Runde: Berichtspunkt für Xero Accounting

FreshBooks Logo
Xero Accounting Logo

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Preisgestaltung

FreshBooks und Xero bieten beide drei Preispläne an, die mit Ihrem Unternehmen wachsen sollen. Die Idee ist, dass Sie nicht für Funktionen bezahlen müssen, die Sie nicht benötigen. In Wirklichkeit ist es fast unmöglich, ein Unternehmen mit niedrigeren Plänen zu führen.

Der niedrigste Plan von Xero, Early, kostet nur 9 US-Dollar pro Monat. Sie können nur fünf Rechnungen und Angebote senden, fünf Rechnungen eingeben und 20 Bankgeschäfte abgleichen. Es ist schwer vorstellbar, dass ein Unternehmen lange auf diesem Niveau bleiben könnte.

Der günstigste Tarif von FreshBooks, Lite, kostet 15 US-Dollar pro Monat, bietet Ihnen jedoch unbegrenzte Rechnungen und Kostenvoranschläge, Rechnungszahlungen und Kreditkartenabwicklung. Obwohl Transaktionen nicht eingeschränkt werden, können Sie nur fünf Clients hinzufügen. Es kostet vielleicht mehr als Early, aber es ist immer noch der bessere Wert.

Mit Growing, dem Mid-Tier-Plan von Xero, werden Beschränkungen für die Anzahl der Transaktionen, die Sie verarbeiten können, aufgehoben, es werden jedoch keine neuen Funktionen hinzugefügt. Da sich der Preis auf 30 US-Dollar mehr als verdoppelt, bevorzugen wir FreshBooks.

Der Mid-of-the-Road-Plan Plus kostet 25 US-Dollar pro Monat und bietet automatische Zahlungserinnerungen, Buchhaltungsberichte, Vorschläge und die Möglichkeit, verspätete Gebühren auf Rechnungen zu setzen und wiederkehrende Rechnungen für die Optionen im Lite-Plan zu planen. Außerdem können Sie bis zu 50 Kunden haben.

Der teuerste Plan von Xero, Established, springt auf 60 US-Dollar pro Monat. Es werden weitere Funktionen hinzugefügt, z. B. mehrere Währungen, Ausgaben und Projekte. Wenn Sie die Rechnungszahlung erst nach dem Top-Preisplan einbeziehen, müssen Sie sich im Wesentlichen sofort dafür anmelden oder einen separaten Rechnungszahlungsservice nutzen.

In diesem Fall würden Sie das Nettoeinkommen Ihres Unternehmens nicht kennen, ohne es manuell offline zu berechnen. Wir sprechen mehr über dieses Handicap in unserem Artikel Xero vs Wave.

Die einzigen Änderungen zwischen den Plus- und Premium-Levels von FreshBooks sind der Preis und die Anzahl der Kunden. Mit Premium können Sie bis zu 500 Kunden bedienen. Die monatliche Gebühr von 50 US-Dollar pro Monat deckt dies ab, zuzüglich aller Funktionen, die zu günstigeren Preisen erhältlich sind.

Das Akzeptieren von Online-Zahlungen beschleunigt in der Regel den Inkassoprozess und reduziert überfällige Forderungen.

FreshBooks integriert die Zahlungsabwicklung, Sie müssen jedoch Transaktionsgebühren in Höhe von 2,9 Prozent des Gesamtbetrags plus 30 Cent pro Transaktion zahlen. Kunden können auf einen Link in einer Rechnung klicken, um ihre Rechnung zu bezahlen.

Xero bietet keine integrierte Zahlungsabwicklung an. Stattdessen müssen Sie sich für eine App anmelden. Dies gibt Ihnen zwar mehr Auswahlmöglichkeiten hinsichtlich der Gebühren, ist jedoch für Sie und Ihre Kunden weniger bequem.

Was Xero Ihnen bietet, ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung, jedoch nur auf der höchsten Preisstufe. FreshBooks verfügt nicht über eine integrierte Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Bei der Preisgestaltung bevorzugen wir die Optionen von FreshBooks. Ein kleines Unternehmen könnte den Plus-Plan jahrelang nutzen, ohne dass das Risiko besteht, dass er wächst.

Runde: Preispunkt für FreshBooks

FreshBooks Logo
Xero Accounting Logo

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Benutzerfreundlichkeit

Von allen von uns getesteten Buchhaltungssoftware verfügen FreshBooks und Xero über zwei der saubersten und am einfachsten zu verfolgenden Schnittstellen. Nichts hat einen seltsamen oder verwirrenden Namen und die Menüoptionen sind klar beschriftet und intuitiv.

Das Menü von FreshBooks befindet sich links auf dem Bildschirm, während die Menüleiste von Xero oben auf dem Bildschirm angezeigt wird. Beide verfügen über schnelle Links zu häufig verwendeten Funktionen, unabhängig davon, ob es sich um eine Schaltfläche “Neue Rechnung” im Hauptbildschirm “Rechnungen” in FreshBooks oder ein Pluszeichen im Feld “Ihnen geschuldete Rechnungen” des Xero-Dashboards handelt.

Wir konnten aus Gründen der Benutzerfreundlichkeit nicht zwischen den beiden Programmen wählen, bis wir uns die Benutzerunterstützung angesehen haben.

FreshBooks verteilt Hinweise und Tipps für neue Benutzer auf der gesamten Plattform sowie Links zu Hilfeartikeln, die für den Bildschirm relevant sind, auf dem Sie sich befinden. Es bietet auch E-Mail- und Telefon-Support.

Blaue Hinweise und Tipps

Xero verfügt über einen Hilfeabschnitt und schrittweise Anleitungen mit Videos und Tutorials. Die Software enthält jedoch nicht viel Hilfe, sodass Sie das Programm verlassen und zu einem anderen Bildschirm wechseln müssen, um Hilfe zu erhalten. Es gibt auch keinen telefonischen Support.

FreshBooks ist aufgrund seines überlegenen Onboarding-Prozesses unser Gewinner für Benutzerfreundlichkeit.

Runde: Benutzerfreundlichkeitspunkt für FreshBooks

FreshBooks Logo
Xero Accounting Logo

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Erweiterte Funktionen

Von Gebäuden bis hin zu Kopierern haben viele Unternehmen Sachanlagen in ihrer Bilanz, aber es ist selten, dass sie in einer Cloud-basierten Buchhaltungssoftware verwaltet werden können.

Wenn Ihre Bilanz viele Sachanlagen enthält, sollten Sie sich Xero genauer ansehen. Das integrierte Anlagemodul berechnet die Abschreibungen und bucht die Journalbuchungen für Veräußerungen. Wenn Sie anfangen, können Sie Ihr Anlagevermögen aus einer Tabelle hochladen.

Anlage-Dashboard

Mit FreshBooks können Sie weder einen Zeitplan für das Anlagevermögen importieren noch ein Modul für das Anlagevermögen enthalten. Sie können sich anmelden und für eine separate App bezahlen, aber Sie können keinen Journaleintrag wie bei QuickBooks Online buchen, da FreshBooks kein doppeltes Buchhaltungssystem ist. Weitere Informationen zum Vergleich der beiden finden Sie in unserem Artikel FreshBooks vs. QuickBooks Online.

Xero schlägt auch FreshBooks in der Bestandsverwaltung. Es enthält Inventar in jedem Preisplan, hält den Lagerbestand aufrecht und führt Berichte aus. Bei FreshBooks müssen Sie sich anmelden und für eine separate App bezahlen, wenn Sie eine Bestandsverwaltung wünschen, die mit Ihrer Buchhaltung synchronisiert wird.

Die einzige erweiterte Funktion, bei der FreshBooks einen Vorteil haben könnte, sind Projekte. Sie erhalten einen zentralen Ort für Ihre Dateien und können den Zugriff von Teammitgliedern steuern. Projekte können detailliert aufgeschlüsselt werden, mit zugewiesenen Leistungen und Fälligkeitsterminen.

Projekt bearbeiten

Wenn es sich um ein Projekt handelt, für das Sie Zeit in Rechnung stellen, verfügt FreshBooks in seiner Software und App über eine Zeiterfassung. Sie können sogar unterschiedliche Stundensätze für verschiedene Mitarbeiter zuweisen.

Xero hat erst kürzlich Projekte eingeführt, daher ist es schwer zu sagen, wie es verglichen wird. Sie können damit auch Zeit, Geld und Rentabilität verfolgen, es gibt jedoch keine Fälligkeitsfunktion. Sie können auch keine Personen einladen, dazu beizutragen. Es hat weniger ein Gefühl für das Projektmanagement und eher eine Neigung zur Kostenrechnung.

Xero verfügt über erweiterte Funktionen als FreshBooks. Wenn Ihr Unternehmen jedoch kein Inventar oder Anlagevermögen nachverfolgen muss, sondern Projekte verwalten möchte, empfehlen wir die Verwendung von FreshBooks.

Runde: Erweiterter Funktionspunkt für Xero Accounting

FreshBooks Logo
Xero Accounting Logo

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Das Urteil

Es ist schwierig, zwischen FreshBooks und Xero zu wählen, da dort, wo eines schwach ist, das andere stark ist. Zum Beispiel ist FreshBooks schwach im Inventar und Xero ist stark, aber FreshBooks schlägt Xero in seinen einfachen Prozessen für die Buchung von Rechnungen und Ausgaben.

Wir müssen jedoch zu dem Schluss kommen, dass FreshBooks im Allgemeinen eine bessere Wahl ist als Xero. Es ist einfacher und intuitiver, grundlegende Funktionen auszuführen, z. B. das Einrichten einer wiederkehrenden Rechnung. Die Preisgestaltung ist sinnvoller als die von Xero und bietet Ihnen mehr Optionen für den Kundensupport.

Die Ausnahme von unserer Empfehlung besteht darin, dass Ihr Unternehmen auf Lagerbeständen basiert, über viele Sachanlagen verfügt und sich auf Berichte stützt. In diesem Fall ist Xero die offensichtliche Wahl.

Was bevorzugen Sie, FreshBooks oder Xero? Hat Ihnen dieser Artikel geholfen, sich zwischen den beiden zu entscheiden? Lass es uns in den Kommentaren unten wissen und danke fürs Lesen.

Kim Martin Administrator
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