Beste Produktivitäts-Apps für 2023: Schnell erledigt

Das haben wir alle schon durchgemacht. Sie setzen sich an Ihren Schreibtisch und schwören, dass Sie produktiv sind, aber bevor Sie es wissen, ist der Tag vorbei und Sie haben mindestens die Hälfte davon damit verschwendet, Online-Nachrichten und Ihren Social-Media-Feed zu überprüfen. Es gibt jedoch großartige Möglichkeiten, um dieses sinkende Gefühl zu verhindern, und wir werden sie bei der Auswahl der besten Produktivitäts-Apps durchgehen. Die meisten von ihnen sind auch kostenlos.

Koffein, Telefonbenachrichtigungen, Internet-Hasenlöcher, Unordnung und verspätete Besprechungen sind Teil des unbegrenzten Pools kleiner, zeitaufwändiger Ablenkungen, ganz zu schweigen von der Zeit, die Sie benötigen, um sich wieder zu konzentrieren. All dies kann Sie in eine Zeitsenke bringen, aber sobald Sie die Umleitungen identifiziert haben, können Sie sie umgehen, kontrollieren und endgültig vermeiden.

Mit Produktivitäts-Apps können Sie die lästigen Kräfte töten, die Ihre produktivsten Stunden verschlingen, und mit jeder Arbeitsstunde kleine Gewinne erzielen.

Von Notizen-Apps über Timer bis hin zu Aufgabenlisten haben wir unsere Lieblings-Apps zusammengefasst, damit Sie produktiv bleiben.

Was sind Produktivitäts-Apps??

Die meisten Jobs haben einige gemeinsame Aufgaben, z. B. Planen, Planen und Notieren. Bei Produktivität geht es darum, mehr zu erledigen, weshalb es Produktivitäts-Apps gibt. Sie organisieren Ihre Aufgaben und helfen Ihnen, Dinge in kürzerer Zeit zu erledigen.

Produktivitäts-Apps sind die Extras, die Sie neben Ihren aufgabenspezifischen Kerntools verwenden, damit Sie Ihre Aufgaben planen, Notizen für den einfachen Zugriff speichern, Ihre Zeit besser verwalten und papierlos arbeiten können. Die Apps mit der besten Produktivität funktionieren plattformübergreifend wie Desktop-, Web- und Mobilgeräte, sodass Sie Ihre Leistung steigern können, unabhängig davon, ob Sie vor Ort oder remote arbeiten.

Wir haben die besten Produktivitäts-Apps zusammengefasst, die Sie bei der Projektplanung und -zusammenarbeit, beim Zeitmanagement, beim Notieren und Erstellen von Aufgabenlisten unterstützen können.

Projektmanagement und Zusammenarbeit

Produktivitäts-Apps verändern die Art und Weise, wie Teams am Arbeitsplatz Dinge gemeinsam erledigen.

Mithilfe von Projektmanagement- und Kollaborations-Apps können Teams ihre Arbeit verfolgen und gleichzeitig Einblick in die beweglichen Teile des Projekts erhalten. Auf diese Weise sind weniger Besprechungen erforderlich, und die Mitarbeiter wissen, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist, welche Zeitpläne vorliegen und ob die Arbeiten abgeschlossen wurden.

Trello

Wenn Sie mit dem auf Kanban-Karten basierenden System vertraut sind, können Sie Trello einfach für Ihre täglichen Aufgaben und das Projektmanagement verwenden. Lesen Sie unseren Leitfaden zur Verwendung eines Kanban-Boards, wenn Sie mehr über diesen Ansatz erfahren möchten.

Die einfache Oberfläche, die aus Spalten und Karten besteht, macht es zu einem idealen Werkzeug, um mit dem grundlegenden Projektmanagement für Einzelpersonen und kleine Teams zu beginnen.

Im Vergleich zu herkömmlichen Tools für das Ressourcenmanagement und die Verfolgung des Fortschritts in Bezug auf bestimmte Enddaten ist Trello flexibler und freier. Mit ihm können Sie laufende Workflows und einzelne Projekte mit seinen leicht verständlichen Boards und Karten verwalten.

Jede Karte, die normalerweise eine Aufgabe in einer Aufgabenliste darstellt, verfügt über Optionen zum Hinzufügen von Dateianhängen, Bildern, Hyperlinks, Fälligkeitsterminen und vielem mehr. Sobald Sie mit einer Karte oder dem Brett fertig sind, können Sie sie aus der täglichen Ansicht ausblenden und trotzdem jederzeit darauf zugreifen, wenn Sie sie benötigen.

Trello bietet eine großzügige kostenlose Stufe, die unbegrenzt viele Boards, Benutzer und Karten umfasst, Sie jedoch auf 10 MB Dateigröße, 10 Team-Boards und ein “Power-Up” oder eine Integration pro Board beschränkt. Es verfügt über Desktop-Apps für Windows und MacOS, aber Sie können es auch unterwegs mit den Android- und iOS-Apps verwenden.

Wir mögen Trello sehr, wie Sie in unserer vollständigen Trello-Rezension lesen können. Es ist gut darin, was es tut, obwohl es einfach ist.

Sie können Trello kostenlos testen. Melden Sie sich an oder lesen Sie unseren Trello-Anfängerleitfaden, um Tipps für den Einstieg zu erhalten.

Für Teams steigt der Preis von Trello schnell an. Der Business Class-Plan kostet 9,99 USD pro Benutzer und Monat mit einer Dateigrößenbeschränkung von 250 MB und unbegrenzten Team-Boards. Der Enterprise-Plan beginnt bei 20,83 USD pro Benutzer und Monat für mindestens 20 Benutzer. Es bietet eine Dateigrößenbeschränkung von 250 MB, unbegrenzte Karten sowie erweiterte Sicherheitstools und -anpassungen.

Trello ist die beste Option, wenn Sie ein einfaches, kostenloses Kanban-Board für Ihr Team benötigen.

Asana

Asana ist eine benutzerfreundliche App, die Dateispeicher-, Kollaborations- und Projektmanagementelemente auf einer Plattform kombiniert, sodass Sie Ihre Aufgaben im gesamten Team verwalten können. Es war eines der ersten Tools am Arbeitsplatz, das für Furore sorgte und Teams dabei half, Aufgaben und laufende Arbeiten zu verfolgen und gleichzeitig die Zusammenarbeit und Kommunikation zu fördern.

Es ist ein solides, benutzerfreundliches Tool mit einer einfachen Oberfläche, die mit Projekten arbeitet, die nicht zu komplex sind. Dies ist ein großes Verkaufsargument für Leute, die gerade erst mit Projektmanagement-Software beginnen.

Die Hauptansicht ist eine Liste von Aufgaben, zu denen Sie Unteraufgaben hinzufügen können, um sie weiter aufzuschlüsseln. Sie können verfolgen, was jedes Teammitglied tut, Aufgabenlisten für die laufende Arbeit erstellen, Anfragen an Kollegen senden und Erinnerungen für bevorstehende Fristen festlegen. Es ermöglicht auch das Kommentieren von Beiträgen in der App.

Wie Sie in unserer Asana-Rezension lesen werden, können Sie Ihre Projekte in einem Board- oder Listenformat organisieren. Wenn Sie frühere Aufgaben schnell finden müssen, kann Ihnen die Suchfunktion dabei helfen.

Im Gegensatz zu Trello mit Einschränkungen der Dateigröße bietet Ihnen Asana unbegrenzten Speicherplatz für Ihre Dateianhänge. Dies ist auch eine effektive Möglichkeit, um gut organisiert zu bleiben und Projekte zu verwalten. Wie sich die beiden vergleichen, können Sie in unserem Vergleich zwischen Trello und Asana nachlesen.

Ein raffiniertes Feature sind die Feierlichkeiten, bei denen es sich um ein Einhorn, ein farbenfrohes Gesichts-Popup oder einen Narwal handeln kann, die Ihren Bildschirm überqueren, um Sie zu belohnen, wenn eine Aufgabe erledigt ist. Dies trägt wesentlich dazu bei, dass Sie bei der Arbeit produktiv bleiben. Lesen Sie unseren Asana-Anfängerleitfaden, wenn Sie lernen möchten, wie Sie die Software verwenden.

Wenn Sie Asana in Betracht ziehen, können Sie mit der nutzbaren kostenlosen Stufe beginnen, die sich ideal als schnelle Aufgabenliste oder zum Verwalten persönlicher Projekte eignet, jedoch ein Teamlimit von 15 Benutzern hat.

Wenn Sie jedoch weitere Funktionen benötigen, können Sie ein Upgrade auf die kostenpflichtigen Pläne von Asana durchführen. Sie beginnen bei 9,99 USD pro Benutzer und Monat für den Premium-Plan, steigen auf 19,99 USD pro Benutzer und Monat für den Business-Plan und wechseln zu benutzerdefinierten Preisen für das Enterprise-Paket, das vorrangigen Support und zusätzliche Sicherheit bietet.

Trello und Asana sind solide Projektmanagement-Tools, aber es gibt noch einige andere großartige Optionen, die Sie in unserem Artikel über die beste Projektmanagement-Software nachlesen können. Wenn Ihnen der Ansatz von Trello zu begrenzt ist, lesen Sie unseren Wrike-Test oder unseren monday.com-Test. Ihre übersichtlichen Schnittstellen und Standardfunktionen für das Projektmanagement machen die Arbeit unkompliziert und einfacher.

Zeiteinteilung

Es ist leicht, schlechte Gewohnheiten zu entwickeln, und es ist schwer, sich von ihnen zu lösen, wenn sie erst einmal tief verwurzelt sind. Ein wenig Hilfe von außen kann Sie manchmal wieder auf den richtigen Weg bringen und Ihre Zeit besser verbringen. Zeitmanagement-Apps helfen Ihnen, Ihre Zeit zu organisieren und optimal zu nutzen.

Zeitsprung

Timewarp teleportiert Sie automatisch zu einer produktiven Website, wenn Sie Websites besuchen, die Sie ablenken, z. B. soziale Medien oder Online-Nachrichten-Websites.

Es ist eine einfache, aber effektive App, die Sie ständig daran erinnert, nicht länger zu zögern, indem Sie “Wurmlöcher” einrichten, die Ihre Anforderungen an ablenkende Websites auf produktive umleiten.

Wenn Sie auf Instagram stecken bleiben und sich Familienfotos oder Kommentare zu Ihren neuesten Selfie-Uploads ansehen, erinnert Sie Timewarp daran, wo Sie waren, bevor Sie abgelenkt wurden, und kehrt zu einer produktiveren Website wie Ihrem Kalender oder Ihrer Online-Aufgabenliste zurück.

Sie können ein Wurmloch für unproduktive Websites einrichten. Wenn Sie also einen Link zu einer Website eingeben, werden Sie stattdessen zu einer produktiven Website geführt. Auf diese Weise verschwenden Sie keine Zeit.

Die Google Chrome-Erweiterung kann auch die Zeit anzeigen, die Sie jeden Tag auf jeder Website verbringen, und Sie können sich motivierende Zitate anzeigen lassen, damit Sie motiviert bleiben, mehr zu arbeiten und weniger zu zögern.

Überlegen Sie nach der Installation von Timewarp, auf welchen Websites Sie Zeit verschwenden und was Sie stattdessen mit Ihrer Zeit tun könnten. Richten Sie dann geeignete Regeln ein, nach denen solche Links umgeleitet werden sollen.

Obwohl das Tool kostenlos ist, hat es einige Nachteile, wie z. B. eingeschränkte Funktionen. Außerdem gibt es keinen Timer, um bestimmte Website-Domains für definierte Zeiträume zu blockieren. Außerdem können Sie keine Webseiten-URLs eingeben und funktionieren nur mit dem Chrome-Webbrowser.

Produktivität Eule

Productivity Owl ist eine Erweiterung, die wie Timewarp funktioniert, außer dass Sie nicht zurück zu produktiven Websites geleitet werden können. Stattdessen wird der Zugriff auf Websites blockiert, die Sie Ihrer Blacklist hinzufügen, sodass Sie diese während Ihrer Arbeitszeit nicht anzeigen können.

Die Eule folgt Ihnen zu jeder Seite, auf die Sie gehen, nur damit Sie nicht versucht sind, Ihre Aufgaben ungeschehen zu machen. Immer wenn Sie eine Website in die Liste der „ungezogenen“ Personen aufnehmen, schwebt die Eule über die Seite und schließt Ihre Registerkarten, um Zeit zu sparen.

Auf diese Weise können Sie arbeitsbezogene Websites zulassen und bekannte zeitraubende Websites blockieren. Wenn Sie Erholungsstunden einplanen möchten, können Sie diese einplanen, und die Eule wird Sie während dieser Zeit nicht stören.

Der Zorn der Urteilseule hilft Ihnen, sich auf das zu konzentrieren, was Sie tun müssen, und Sie werden mit der Zeit vermeiden, Websites abzulenken.

Andere bemerkenswerte Zeitmanagement-Tools, die es wert sind, erwähnt zu werden, sind StayFocusd und Toggl, die ebenfalls Chrome-Erweiterungen sind. StayFocusd ist ideal für den persönlichen Gebrauch, während Toggl eine gute Option für Teams ist. Möglicherweise benötigen Sie nicht alle Funktionen von Toggl, aber es zeigt Ihnen, wie gut Sie Ihre Timeline-Ziele erreichen.

Notizen

Inspiration und Ideen können überall auffallen, weshalb Sie eine Notiz-App benötigen, um alles zusammenzubinden. Unabhängig davon, ob es sich um einen langen Aufsatz, eine kurze Erinnerung oder eine Aufgabenliste handelt, bieten Ihnen Notizen-Apps einen Arbeitsbereich, in dem Sie alles hinzufügen können, was bei Ihren Projekten hilfreich sein kann.

Evernote

Evernote ist eine praktische App zum Notieren, mit der Sie ganz einfach Notizen erstellen und in Notizbüchern organisieren können.

Zu den Funktionen gehören die meisten Textformatierungswerkzeuge in einem Textverarbeitungsprogramm und gängigen Schriftarten sowie die Möglichkeit, Medien einzulegen, Dateien anzuhängen und sogar Sprachnotizen aufzuzeichnen. Sie können Ihre Notizen auch beschriften und benutzerdefinierte Tags verwenden, um sie für die spätere Verwendung zu sortieren. Notizen können ebenso wie bei einer persönlichen Website mit Querverbindungen verknüpft werden.

Evernote verwaltet die Verschlüsselung, wird jedoch von Saferoom unterstützt, einem Add-On von Drittanbietern, mit dem Sie Ihre Notebooks privat mit einem nur Ihnen bekannten Kennwort verschlüsseln können. Weitere Informationen hierzu finden Sie in unserem ausführlichen Evernote-Test.

Obwohl Evernote über eine großartige Desktop-App verfügt, ist es für Benutzer von Tablets und Phablets nützlicher. Die meisten Benutzer bevorzugen die kostenlose Version, aber Sie können auf einen der beiden kostenpflichtigen Pläne upgraden. Evernote Premium bietet 10 GB pro Monat für 7,99 USD, und Evernote Business kostet 14,99 USD pro Benutzer und Monat und bietet 200 GB plus 2 GB pro Benutzer.

Eine Note

Microsoft OneNote verfügt nicht über einige der praktischen Funktionen von Evernote, zählt jedoch zu den besten Notizen-Apps auf dem Markt. Lesen Sie unseren OneNote-Test, um herauszufinden, warum.

Mit OneNote können Sie Notizen flexibel und genau erstellen, da es ein tatsächliches Blatt Papier in einem Notizbuch nachahmt. Sie können Wörter und Diagramme neu erstellen, Videonotizen aufzeichnen und Vorlesungen im Klassenzimmer aufzeichnen, wenn Sie Schüler sind, die lieber zuhören als Text eingeben und platzieren möchten, wo immer Sie möchten.

Als Browser-Erweiterung ist ein Web-Clipper verfügbar, mit dem Sie Seiten in OneNote speichern und Beschriftungen oder Anmerkungen hinzufügen können, um Sie daran zu erinnern, warum Sie Forschungsseiten abgeschnitten haben. Außerdem erhalten Schüler und Lehrer ein kostenloses Office 365-Abonnement mit einer gültigen E-Mail-Adresse der Schule sowie 1 TB Cloud-Speicher.

Im Gegensatz zu Evernote, das unbegrenzten Speicherplatz in seinen Plänen bietet, bietet OneNote mit seiner kostenlosen Version nur 5 GB Speicherplatz, sodass Ihre Mediendateien und Dokumente diesen Speicherplatz gemeinsam nutzen. Das heißt, Sie können Pony bis zu 1 TB für nur 6,99 USD pro Monat und Office 365 kostenlos erhalten. Lesen Sie unseren OneDrive-Test, um einen umfassenderen Überblick über die besten Cloud-Speicherfunktionen zu erhalten.

Weitere Tools, die Sie zum Notieren verwenden können, sind Google Keep, das nicht so leistungsfähig ist wie Evernote oder OneNote. Es gibt keine praktischen Tools wie Notizbücher, Textformatierungsfunktionen, einen Desktop-Client oder die Möglichkeit, Dateianhänge hinzuzufügen.

Das heißt, es ist perfekt, um Erinnerungen, Sprachnotizen und unerwartete Inspirationsblitze im laufenden Betrieb zu speichern. Weitere Optionen finden Sie in unserem Test der besten Notizen-Apps.

Aufgabenliste

Viele Leute verwenden einen Stift und Papier, um ihre Aufgabenlisten zu zeichnen, aber es gibt mehrere Aufgabenlisten-Apps, die bei der Verfolgung von Aufgaben helfen können. Wir haben die besten To-Do-Listen-Apps ausgewählt, damit Sie nicht die richtige für den Job finden müssen.

Todoist

Todoist ist eine Cloud-basierte, plattformübergreifende Aufgabenlisten-App, die Leistung und Einfachheit in Einklang bringt.

Es funktioniert für den persönlichen Gebrauch, um einfache Alltagsaufgaben zu erledigen oder für die laufende Arbeit eines Teams. Wir mögen die farbcodierten Bereiche, in denen Sie persönliche oder berufliche Aufgaben verwalten können.

Obwohl es nicht die einfachste oder leistungsstärkste App ist, können Sie sie auf jeder Plattform ausführen. Dies ist das stärkste Verkaufsargument und wahrscheinlich der Grund, warum es mehr als 10 Millionen Benutzer hat.

Sie können Aufgaben schnell in Ihren „Posteingang“ einfügen und in verwandte Projekte verschieben, Fälligkeitstermine festlegen und Benachrichtigungen erhalten, wenn jede Aufgabe erledigt ist. Alle diese Funktionen sind kostenlos verfügbar. Wenn Sie jedoch benutzerdefinierte Filter und Beschriftungen oder Anhänge hinzufügen möchten, müssen Sie den kostenpflichtigen Tarif abonnieren.

Todoist Premium kostet 3 US-Dollar pro Monat und bietet Beschriftungen, Erinnerungen, Filter, die Möglichkeit, Dateien hochzuladen und Aufgaben zu kommentieren, automatische Sicherungen, Kalendersynchronisierung, Produktivitäts-Trendberichte und vieles mehr. Todoist Business kostet 6 US-Dollar pro Person und Monat, bietet jedoch eine kostenlose 30-Tage-Testversion und erweitert die Premium-Funktionen um Team-Posteingang sowie Administrator- und Mitgliederrollen.

Any.do

Wenn Sie vergessen, Aufgaben-Apps zu verwenden, hilft Any.do dabei.

Es macht es einfach und schnell, Aufgaben hinzuzufügen und sie in Listen mit Fälligkeitsterminen zu organisieren. Die Funktion “Planen Sie meinen Tag” zwingt Sie dazu, zu planen, wann Sie jede Aufgabe erledigen, damit Sie daran denken können, die Dinge zu erledigen. Sie können Aufgaben, Besprechungspläne, Erinnerungen und sogar Notizen aufschreiben, unabhängig davon, ob Sie offline oder online sind.

Any.do lässt sich in Google- und Outlook-Kalender integrieren, sodass Sie Ihre Aufgaben und Termine an einem Ort anzeigen und von jedem mobilen Gerät oder aus dem Internet aus schnell auf Ihre Liste zugreifen können.

Mit der Browser-Erweiterung können Sie Ihre täglichen Ein- und Ausgaben steigern. Sie können es kostenlos verwenden oder für die Premium-Version 2,99 USD pro Monat bezahlen, um mehr Funktionen wie Farbcodierung, wiederkehrende Aufgaben und standortbezogene Erinnerungen zu erhalten.

Todoist und Any.do sind nicht die einzigen Aufgabenlisten-Tools, die Sie verwenden können. Es gibt eine endlose Liste leistungsfähiger Listen-Apps wie Wunderlist, die benutzerfreundlich und plattformübergreifend ist. Die kostenlose Version bietet Ihnen Zugriff auf alle Funktionen. Es hilft Ihnen auch, organisiert zu bleiben und mit anderen zusammenzuarbeiten, wenn Sie mit einem Team arbeiten.

Abschließende Gedanken

Produktivität ist ein weites Feld mit einer großen Auswahl an Apps, mit denen Sie sich auf die anstehenden Aufgaben konzentrieren und Ihr persönliches Leben oder Ihr Team verbessern können. Unsere Liste der Produktivitäts-Apps konzentriert sich auf spezielle Tools, mit denen Sie loslegen können. Viele andere Programme können jedoch die oben genannten Aufgaben erledigen.

Passwortmanager, die Ihre Passwörter verschlüsseln und speichern, damit Sie schnell auf jede Website verweisen können, für die Sie sich anmelden, sind ebenfalls großartige Apps, um Zeit zu sparen und die Produktivität zu verbessern. Wenn Sie einen benötigen, sehen Sie sich unsere Liste der besten Passwort-Manager an.

In diesem Bereich gibt es keine wirklich schlechten Tools. Wie Trello, Todoist und Evernote bieten die meisten mobile Apps, die unter Android und iOS gut funktionieren. Unabhängig davon, mit welcher App Sie arbeiten, basierend auf den Bereichen, die Sie verbessern möchten, finden Sie etwas, das für Sie funktioniert. Außerdem werden alle Tools hier mit einer kostenlosen Version oder einer kostenlosen Testversion geliefert, sodass Sie sich einfach für eines dieser Tools anmelden und es testen können.

Schreiben Sie uns einen Kommentar in den folgenden Abschnitt und teilen Sie uns mit, ob Sie einen unserer Tipps ausprobiert haben oder welche Apps Sie am produktivsten halten. Danke fürs Lesen.