Aufgabenmanagement vs. Projektmanagement: Im Jahr 2023 organisiert bleiben

Es gibt alle Arten von Software, mit denen Sie sich besser organisieren können. Sie können damit alles von Ihren Einkäufen bis hin zu Großprojekten planen. Wir werden uns zwei Arten von Software ansehen, indem wir das Aufgabenmanagement mit dem Projektmanagement vergleichen.

Die Kategorien haben Gemeinsamkeiten, aber Projektmanagement-Software geht über Aufgaben-Tools hinaus, um Dinge für Sie zu erledigen. Lassen Sie uns darüber sprechen, was jeder Softwaretyp kann, und dann Beispiele betrachten. Hoffentlich kann Ihnen das dabei helfen, herauszufinden, welches für Ihre Bedürfnisse besser geeignet ist.

Was macht die Task Management Software??

Überraschenderweise können Sie mit der Aufgabenverwaltungssoftware Aufgaben erstellen. Sie können diese Aufgaben häufig in Listen gruppieren. Wenn die Aufgaben erledigt sind, können Sie sie als solche markieren und möglicherweise einen zufriedenstellenden „Klingelton“ erhalten, wie Sie es mit Wunderlist tun (lesen Sie unseren Wunderlist-Test)..

Darüber hinaus können Sie häufig Aufgaben mit Freunden oder Kollegen teilen. Sie können Fristen festlegen und Benachrichtigungen erhalten, wenn diese geschlossen sind.

In der Regel können Sie Daten mit anderen Anwendungen teilen, obwohl die Projektmanagement-Software häufig noch weiter geht und Ihnen die gemeinsame Nutzung von Daten mit vielen anderen Plattformen ermöglicht.

Die Aufgabenverwaltungssoftware bietet den Vorteil, dass Sie sehen, was Sie tun müssen, und die Dinge entsprechend planen können. Aufgabenverwaltungssoftware ist oft so einfach, dass sie leicht als trivial abgetan werden kann. In der Praxis kann jedoch die bloße Festlegung der zu erledigenden Aufgaben die Erledigung von Aufgaben erheblich vereinfachen. 

Für einige reicht das aus, und da die Aufgabenverwaltung einfacher ist, ist dies wahrscheinlich der beste Einstieg. Wenn Sie jedoch tiefer in die Dinge einsteigen möchten, benötigen Sie eine Projektmanagement-Software.

Was macht Projektmanagement-Software??

Projektmanagement-Software erledigt normalerweise alles, was Task-Management-Software kann und noch mehr. Das macht es jedoch nicht unbedingt besser. Wenn Sie nur Aufgabenverwaltung benötigen, können dedizierte Apps mit schnellen, übersichtlichen Schnittstellen ohne großen Aufwand das tun, was Sie möchten.

Mit der Projektmanagement-Software können Sie nicht nur Aufgabenlisten erstellen, sondern auch Beziehungen zwischen ihnen erstellen. Dies kann bedeuten, dass sie in einer Kanban-Tafel von Spalte zu Spalte verschoben werden, aber es kann auch bedeuten, dass in einem Gantt-Diagramm Abhängigkeiten zwischen ihnen erstellt werden. 

Wenn Sie dies tun, können Sie sehen, wie sich eine Verzögerung einer Aufgabe auf das gesamte Projekt auswirken kann. Wenn dies nützlich klingt, lesen Sie unsere Anleitung zur Verwendung eines Gantt-Diagrammhandbuchs.

Sie haben auch mehrere Möglichkeiten, Aufgaben in der Projektmanagement-Software anzuzeigen. Normalerweise gibt es eine Listenansicht, die den Aufgabenverwaltungstools am ähnlichsten ist. Oft gibt es auch ein Kanban-Board sowie einen Kalender und eine Zeitleiste.

Integrationen sind üblich. Mit fast allen Projektmanagement-Tools können Sie Daten mit anderen Plattformen teilen. Sie können Kommunikationsplattformen wie Slack oder Speicherplattformen enthalten, damit Sie Dateien hochladen können.

Obwohl Sie mit den meisten Tools Dateien als Anhänge hochladen können, kann eine dedizierte Speicherlösung hilfreich sein. In unserem besten Cloud-Speicherartikel finden Sie eine Anleitung zu den verfügbaren Informationen.

Sie können Tools häufig mit anderen Projektmanagementplattformen teilen, um deren unterschiedliche Funktionen zu nutzen. Die Integration in den Zapier-Dienst, mit dem Sie Daten für potenziell Tausende von Plattformen freigeben können, ist beliebt.

Projektmanagement-Software sieht oft schwieriger aus und hat visuell mehr zu bieten. Die fortgeschritteneren Werkzeuge haben eine Lernkurve, aber die einfachsten sind im Allgemeinen leicht zu erlernen.

Es gibt auch eine Frequenzweiche. Einige Tools aktivieren einige Kontrollkästchen für die Aufgabenverwaltung und einige Felder für die Projektverwaltung. Es gibt viele Möglichkeiten.

Die beste Task-Management-Software

Wunderlist

Wunderlist ist ein Aufgabenverwaltungstool, mit dem Sie Aufgaben erstellen und abhaken können, während Sie sie bearbeiten. Sie sortieren sie in Listen und können sie mit anderen teilen, wenn Sie an einem Gruppenprojekt arbeiten.

Es ist fast überall verfügbar. Sie können es im Browser ausführen oder Apps für Windows, MacOS, Android, iOS und Chrome OS herunterladen. Es hat auch Browser-Erweiterungen.

Die Hauptfunktionen sind hervorragend, sodass Sie Aufgaben erstellen und zu benannten Listen hinzufügen können. Wenn Sie sie abhaken, ertönt ein „Klingelton“, der Sie für eine gute Arbeit belohnt. Wie die meisten Aufgabenverwaltungs-Apps konzentriert es sich auf diese grundlegenden Funktionen und macht die Planung einfach und unterhaltsam.

Sie können auch Unteraufgaben erstellen, Fristen festlegen und Benachrichtigungen erhalten, wenn Dinge erledigt werden müssen. Sie können aus einer fröhlichen Auswahl an Hintergrundfotos auswählen und Dateien hochladen sowie Sprachaufnahmen machen, wenn Sie das Tippen satt haben.

Wenn Sie Audiodateien außerhalb von Wunderlist speichern müssen, schauen Sie sich unseren Artikel über den besten Cloud-Speicher für große Dateien an.

Es gibt noch einige andere Funktionen. Sie können Aufgaben mit anderen Plattformen wie Trello und Slack teilen. Zapier ist auch für die Verbindung mit vielen anderen Plattformen verfügbar. Wenn Sie über die technischen Voraussetzungen verfügen, können Sie diese mit ihrer API mit Ihrer eigenen Website oder App verbinden. 

Wunderlist ist schnell und reaktionsschnell, was Ihnen hilft, sich darauf einzulassen, da Sie nicht darauf warten, nachdem Sie Änderungen vorgenommen haben. Es enthält nette Usability-Funktionen wie Tastaturkürzel, mit denen Sie es noch schneller verwenden können. 

Obwohl es einfach ist, verfügt es über eine Wissensdatenbank und ein Support-Team, das Fragen beantworten kann, wenn Sie nicht weiterkommen. Dies kann passieren, wenn Sie die erweiterten Funktionen nutzen.

Die Sicherheit ist ebenfalls von höchster Qualität. Die 256-Bit-SSL-Verschlüsselung schützt Ihre Daten. In unserem Artikel über Cyberkriminalität erfahren Sie mehr über Online-Gefahren.

Die Verwendung ist kostenlos, Sie müssen sich jedoch mit einem Microsoft-Konto anmelden. Es wird erwartet, dass Microsoft es zugunsten seiner anderen Anwendung, Todoist, auslaufen lässt. Derzeit ist Wunderlist jedoch eine herausragende Anwendung für Aufgabenlisten, die Sie kostenlos verwenden können.

Wir haben es genossen, Wunderlist zu verwenden, und würden es jedem empfehlen, der mit Task-Management-Software beginnen möchte. Lesen Sie unseren Wunderlist-Test für weitere Details.

Dinge

Things ist ein weiteres einfaches Tool mit einigen grundlegenden Funktionen, die es gut macht. Es ist nur für MacOS und iOS verfügbar. Apple-Fans sollten sich auch unser bestes Projektmanagement für Mac ansehen. Weitere Informationen zur Software finden Sie in unserem Testbericht.

Mit Things können Sie Aufgaben erstellen, in Listen sortieren und Ihre Listen auf Projekte aufteilen, die Sie gruppieren können. Außerdem können Sie wiederkehrende Aufgaben erstellen. Dies ist eine gute Wahl, wenn Sie systematisch vorgehen möchten, da Aufgaben, die Sie regelmäßig ausführen, automatisch erstellt werden können. 

Dies kann viel Zeit sparen, wenn Sie eine lange Liste von Jobs haben, die jede Woche oder jeden Monat wiederholt werden. Dies bedeutet, dass Sie einen vollständigen Zeitplan erstellen können, ohne zusätzliche Arbeit leisten zu müssen. Es kann Ihnen auch Erinnerungen senden, um Vorsätze zu halten oder persönliche Ziele zu erreichen.

Vielleicht möchten Sie zum Beispiel jede Woche laufen oder eine neue Art von Mahlzeit kochen. Dinge können helfen, Sie daran zu erinnern, was Sie tun müssen.

Things ist eine altmodische App, die Sie sofort kaufen und dann alles, einschließlich Cloud-Funktionen, kostenlos erhalten. Die Desktop-Version ist mit 49,99 US-Dollar nicht billig, aber die iPhone-Version mit 9,99 US-Dollar bietet ein viel besseres Preis-Leistungs-Verhältnis. Diese Preise lassen sich auch gut mit Software mit monatlichen Gebühren vergleichen.

Wenn Sie Hilfe bei den erweiterten Funktionen benötigen, verfügt das Unternehmen über eine gründliche Wissensdatenbank und das Support-Team hat unsere Anfrage ausführlich und hilfreich beantwortet.

Es hat ein paar Fehler und wir haben kleinere Fehler in der Benutzeroberfläche gesehen, die den Glanz ein wenig beeinträchtigen. Es ist eine gute Wahl, wenn Sie eine einfache Anwendung wünschen, für deren Verwendung Sie keine Abonnementgebühr zahlen müssen.

Todoist

Todoist geht weiter als seine Konkurrenten im Bereich Aufgabenverwaltung und enthält viele Vorlagen, die Ihnen einen Vorsprung bei der ersten Verwendung verschaffen.

Sie können nicht nur Aufgaben mit Google Kalender teilen, sondern auch mit Zapier auf viele andere Apps zugreifen und über 50 direkte Integrationen durchführen.

Das Karma-System ermöglicht es Ihnen, Punkte für das Abhaken von Aufgaben zu sammeln. Sie erhalten Boni für verschiedene Dinge und können Karma verlieren, wenn Aufgaben überfällig werden. Wenn Sie Ihre Arbeit oder Ihr Leben spielerisch gestalten möchten, ist Todoist eine ausgezeichnete Wahl und motiviert diejenigen, die gerne gegen sich selbst oder andere antreten.

Sie können Ihr eigenes Thema aus mehreren bekannten Farben auswählen, darunter Mandarine und Klee. Es gibt auch Datei-Uploads, Kommentare und Analysefunktionen.

Zu den Plänen gehören ein kostenloses Angebot, mit dem Sie die Grundfunktionen nutzen können, und zwei kostenpflichtige Pläne, mit denen Sie für ein paar Dollar pro Monat erweiterte Funktionen erhalten. Sie können die Premium-Funktionen auch mit einer zweimonatigen Testversion testen, wenn Sie Kreditkartendaten angeben. Pädagogen und gemeinnützige Organisationen erhalten Rabatte. Sie erhalten vorrangige Unterstützung bei den Premium-Plänen sowie bei der Teamabrechnung.

Todoist ist eines der umfassendsten Task-Management-Systeme. Nutzen Sie alles, was es bietet, und Sie werden aus dem ruhigen Wasser des Task-Managements in den unruhigeren Ozean der Projektmanagement-Software segeln. 

Eine solche Skalierung ist jedoch nicht unbedingt eine schlechte Sache, und Todoist eignet sich möglicherweise für diejenigen, die einfach anfangen und später Platz zum Wachsen haben möchten.

Es ist für viele Geräte verfügbar, mit Apps für Windows, MacOS, Android und iOS. Browsererweiterungen und E-Mail-Plugins sind ebenfalls verfügbar. Es gibt auch tragbare Anwendungen und Linux-Apps von Drittanbietern. Das gibt ihm eine so große Reichweite, wie Sie möchten.

Irgendwo dazwischen

Sie müssen irgendwo eine Linie ziehen, und obwohl Sie darüber streiten können, wohin sie gehen soll, denken wir, dass Trello das Werkzeug ist, das am nächsten daran liegt. Es verfügt über einen fokussierten, kanbanbasierten Ansatz sowie verschiedene Funktionen, mit denen Sie darüber hinausgehen können, wenn Sie dies wünschen.

Trello

Trello ist ein gutes Beispiel für eine Plattform, die an der Grenze zwischen Projektmanagement und Aufgabenmanagement liegt. Die Kernfunktionen ähneln eher der Task-Management-Software, es gibt jedoch mehrere Erweiterungen, die es zu einer fortschrittlicheren Projektmanagement-Plattform machen können.

Trello ist ein Kanban-basiertes Tool. Wenn Sie noch keine verwendet haben, lesen Sie unsere Anleitung zur Verwendung einer Kanban-Anleitung. Die von Ihnen erstellten Aufgaben werden benannten Spalten hinzugefügt und Sie verschieben sie von Spalte zu Spalte, um ihren Status wiederzugeben. Wenn es richtig gemacht wird, sollten sie von links nach rechts fließen. Spalten können benannt werden, um Personen oder verschiedene Phasen Ihres Produktionsprozesses darzustellen.

Trello basiert wie die meisten Aufgabenverwaltungssoftware auf einer einzigen Ansicht. Das Kanban-Board bietet Ihnen jedoch mehr Möglichkeiten zur Steuerung als eine einfache Liste. Sie können mit den Trello-Erweiterungen auch verschiedene Ansichten hinzufügen.

Es gibt viele davon, und wenn Sie mehrere davon verwenden, können Sie es in ein Tool konvertieren, das einer komplexeren Projektmanagement-Software entspricht. Es verfügt auch über einzigartige Funktionen wie “Butler”, mit denen Sie Workflows automatisieren können. 

Sie können Schaltflächen erstellen, mit denen Aufgaben automatisch bearbeitet werden. Wenn Sie also Aufträge haben, die regelmäßig ausgeführt werden müssen, können Sie Trello so einstellen, dass sie diese sofort ausführen.

Mit seinen anpassbaren Hintergründen, Aufklebern und Emoji haben Sie viel Spielraum für Anpassungen, und viele Unternehmen verwenden Trello für öffentlich sichtbare Listen wie Menüs oder Zeitpläne. Sie können es auch für Sitzordnungen bei Veranstaltungen verwenden. Es ist ein flexibles System.

Die meisten Funktionen sind kostenlos, mit zusätzlichen Anpassungen, größeren Dateien und einer höheren Sicherheit der kostenpflichtigen Pläne.

Lesen Sie mehr darüber in unserem Trello-Test. Danach hilft Ihnen unser Trello-Anfängerleitfaden dabei, zu lernen, was Sie damit machen können.

Die beste Projektmanagement-Software

Es gibt alle Arten von Projektmanagement-Anwendungen, von seriöseren, geschäftsorientierten Anwendungen wie Wrike und Mavenlink bis hin zu entspannteren Tools wie Asana und Podio. 

monday.com

monday.com ist unser bevorzugtes Projektmanagement-Tool und hat sich in unserer Liste der besten Projektmanagement-Software durchgesetzt. Es kombiniert einen professionellen Funktionsumfang mit einer hervorragenden Benutzeroberfläche, die es einfacher macht, die erweiterten Funktionen in den Griff zu bekommen.

monday.com hat keine Unteraufgaben oder Abhängigkeiten, aber das ist eine Designauswahl. Es hält sie für böse. Stattdessen haben Sie großen Spielraum, um die Daten Ihrer Aufgaben anzupassen. 

Mit der Aufgabenverwaltungssoftware können Sie Aufgaben erstellen, die häufig nur aus einer Textzeile bestehen. Projektmanagement-Software bietet Ihnen mehrere Felder, aber mit monday.com können Sie auswählen, welche Daten Sie in jedes Element aufnehmen möchten. Das heißt, Sie können es für alle möglichen Dinge verwenden, wenn Sie es richtig eingerichtet haben.

monday.com bietet Vorlagen für den Einstieg und führt Sie zur richtigen Vorlage.

Es hat viele Ansichten, einschließlich einer Kanban-Tafel und eines Aktivitätsprotokolls. Es gibt eine Gantt-ähnliche Zeitleiste sowie einen Kalender. Eine Kartenansicht, eine Zeiterfassung und eine Diagrammansicht sind ebenfalls enthalten.

monday.com lässt sich in viele Plattformen wie Slack und Trello integrieren, und Sie können den Zapier-Dienst verwenden, um Daten mit anderen Apps zu teilen.

Die Benutzeroberfläche ist hervorragend, mit vielen kleinen Animationen, die Ihnen helfen, damit zu arbeiten und zu verstehen, was sich ändert, wenn Sie auf Dinge klicken.

Die Sicherheitsfunktionen sind ausgezeichnet, da eine AES-256-Bit-Verschlüsselung verwendet wird und eine Zwei-Faktor-Authentifizierung verfügbar ist. Sie können Ihre Sicherheit auch durch domänenbeschränkte Anmeldungen, Google-Authentifizierung und benutzerdefinierte Kennworteinstellungen verbessern.

Sie erhalten fantastische Unterstützung. Wir haben Fragen über das Kontaktformular gesendet und innerhalb von nur vier Minuten eine Antwort erhalten. Es verfügt über eine große Wissensdatenbank und eine effektive Soforthilfefunktion, mit der Sie Artikel schnell finden können.

Der größte Nachteil ist das Fehlen eines kostenlosen Plans, aber der Einstiegspunkt von 25 USD pro Monat für Teams mit fünf Personen ist ein ausgezeichnetes Preis-Leistungs-Verhältnis.

Insgesamt ist monday.com unsere erste Wahl für Projektmanagement-Tools. Seine Kombination aus Benutzerfreundlichkeit und Leistung macht es zu einem Hit.

Lesen Sie mehr darüber in unserem monday.com-Test und erhalten Sie Tipps dazu, wie Sie damit beginnen können, in unserem monday.com-Anfängerleitfaden.

Asana

Asana ist eine gute Wahl, wenn Sie sich in die Welt des Projektmanagements einarbeiten möchten. Die Benutzeroberfläche ist hell und fröhlich und es weiß, wie man Sie motiviert. Kreuzen Sie eine Aufgabe an und es besteht die Möglichkeit, dass Sie eine ihrer Feierlichkeiten auslösen, bei der ein süßes, farbenfrohes Tier über den Bildschirm fliegt.

Asana macht nicht nur Spaß, sondern macht auch das Ernsthafte richtig. Sie können so viele Projekte erstellen, wie Sie möchten. Sie können die Kanban-Board-, Listen- und Kalenderansichten auch kostenlos verwenden. Sie können auch den Projektfortschritt verfolgen, Gespräche mit Teammitgliedern führen und Dateien hochladen.

Obwohl der kostenlose Plan gut ist, bieten die kostenpflichtigen Pläne, die bei 9,99 USD pro Monat beginnen, auch nette Funktionen. Auf diesen können Sie die Gantt-ähnliche Zeitleistenansicht verwenden und Formulare erstellen, um Informationen zu erfassen. Wenn Sie ein spezielles Gantt-basiertes Tool bevorzugen, werfen Sie stattdessen einen Blick auf unseren TeamGantt-Test.

Mit der Zeitleiste können Sie Abhängigkeitsbeziehungen zwischen Aufgaben erstellen. Hier beginnt das Projektmanagement, die Aufgabenverwaltung in Bezug auf die Nützlichkeit voranzutreiben, fügt jedoch eine Komplexitätsebene hinzu, die Ihnen im Weg stehen kann, wenn Sie dies nicht möchten.

Dank der Integration von Asana können Sie es mit anderen Diensten verwenden, einschließlich Trello und Jira, über die Sie in unserem Jira-Test lesen können. Sie können Dateien mit einer Größe von bis zu 100 MB hochladen. Unser bester Online-Speicher für Teams hilft Ihnen, wenn dies nicht ausreicht.

Unser Asana-Test behandelt das Tool ausführlich und unser Asana-Anfängerleitfaden hilft Neulingen in der Software. Es ist eine gute Wahl für Anfänger, bietet aber auch Leistung mit seinem Abhängigkeitsmanagement.

Lesen Sie in unseren Vergleichen monday.com vs. Asana und Wrike vs. Asana, wie es mit einigen unserer anderen Lieblingswerkzeuge verglichen wird.

Wrike

Wrike ist ein weiterer großer Schlagmann, der in unseren Listen und Vergleichen gut abschneidet. Es hat sich beispielsweise in unserer Liste der besten Projektmanagement-Software für kleine Unternehmen durchgesetzt. Sie können auch sehen, wie es direkt mit Rivalen in unseren Matchups Wrike vs. Trello und Wrike vs. Basecamp verglichen wird.

Es verfügt über Abhängigkeitsverwaltung und Unteraufgaben, mit denen Sie Beziehungen zwischen Ihren Aufgaben festlegen können. Dies bedeutet, dass Sie sicherstellen können, dass Ihr Zeitplan durchführbar ist, und die Auswirkungen von Verzögerungen verfolgen können.

Sie können Ihren Arbeitsbereich mit seiner Auswahl an Themen personalisieren und Kalender aus verschiedenen Projekten überlagern, um zu sehen, wie Zeitpläne zusammenpassen.

Es verfügt über eine Proof-Funktion, mit der Sie Dateien kommentieren können, auch während Videos. Wenn viele Dateien gespeichert werden, ist die Integration in Dropbox und Google Drive hilfreich. Es lässt sich auch in andere Dienste wie Salesforce, Slack und Adobe Creative Cloud integrieren.

Wenn Sie Ihren Zeitplan verschieben möchten, können Sie dies mithilfe von Abhängigkeiten tun, ohne versehentlich Dinge unmöglich zu machen. Wenn Aufgaben voneinander abhängig sind, teilt Wrike Ihnen mit, ob ein Start geplant ist, bevor die vorherigen Aufgaben abgeschlossen sind.

Mit der Berichterstellung von Wrike können Sie Informationen zu Teilen Ihres Unternehmens erstellen. Sie können überfällige und nicht zugewiesene Aufgaben überprüfen, um sicherzustellen, dass jeder im Team etwas zu tun hat.

Wrike hat eine nutzbare kostenlose Stufe, aber die besten Funktionen sind die kostenpflichtigen Tarife, die ab 9,80 USD pro Benutzer und Monat beginnen. Zusätzlich zum Browser ist es für Windows, MacOS, Android und iOS verfügbar.

Wrike ist eines der stärksten Tools für Online-Sicherheit. Es verfügt über eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, über die Sie in unserem Artikel zur Zwei-Faktor-Authentifizierung mehr erfahren können.

Wenn Sie alles daran setzen, eine voll funktionsfähige Projektmanagement-Anwendung zu erhalten, die Ihnen bei Großprojekten helfen kann, ist Wrike eine gute Wahl. Lesen Sie mehr darüber in unserem Wrike-Test.

Abschließende Gedanken

Aufgaben- und Projektmanagement-Tools sind ein ernstes Geschäft, und die Auswahl der richtigen Tools kann Ihre Produktivität steigern. Es gibt viele Möglichkeiten und es kann verwirrend sein. Die verschiedenen Kategorien von Software machen unterschiedliche Dinge, obwohl es viele Überkreuzungen zwischen ihnen gibt.

Der beste Weg, um mehr über Software zu erfahren, ist, sie zu lesen. Fast alle Tools, die wir behandelt haben, haben eine kostenlose Testversion, und viele haben auch einen kostenlosen Plan. Beispiele finden Sie in unserer Liste der besten kostenlosen Projektmanagement-Software.

Wenn Sie eine der hier aufgeführten Software ausprobiert haben oder etwas anderes zu empfehlen haben, teilen Sie uns dies in den Kommentaren mit. Danke fürs Lesen.